工程項目催款函規(guī)范模板在工程項目管理實踐中，款項的及時回籠是保障項目順利推進、維護企業(yè)正常運營秩序的關鍵環(huán)節(jié)。當出現(xiàn)合同約定付款期限已至而款項尚未到賬的情況時，一份規(guī)范、專業(yè)的催款函不僅是企業(yè)主張合法權益的必要手段，也有助于維護雙方合作關系，避免矛盾激化。本文旨在提供一套工程項目催款函的規(guī)范模板及撰寫要點，以期為相關從業(yè)人員提供務實參考。一、催款函撰寫的核心原則在著手撰寫催款函前，應明確其核心目標：清晰、禮貌、堅定地提醒對方履行付款義務。因此，函件內(nèi)容需遵循以下原則：1.事實清晰，依據(jù)充分：準確陳述合同依據(jù)、項目進展、欠款金額及逾期事實，避免模糊表述或情緒化言辭。2.語氣得體，不卑不亢：保持專業(yè)、禮貌的溝通姿態(tài)，既要明確表達催收意圖，也要為對方保留必要的溝通余地。3.內(nèi)容完整，要素齊全：確保函件包含所有必要信息，使對方能夠快速核實情況并采取相應措施。4.留有余地，促進溝通：在提出我方要求的同時，應提供明確的聯(lián)系方式，鼓勵對方就相關事宜進行溝通協(xié)商。二、工程項目催款函規(guī)范模板---關于[項目全稱]項目[第幾期/何種性質(zhì)，如：進度款/結(jié)算款]款項支付事宜的函致：[對方單位全稱]發(fā)函單位：[我方單位全稱]日期：YYYY年MM月DD日事由：催付[項目全稱]項目[款項性質(zhì)]款項尊敬的[對方單位相關負責人，如：XX經(jīng)理/先生/女士]：現(xiàn)就我司與貴司于[YYYY年MM月DD日]簽訂的《[項目合同全稱]》（合同編號：[合同編號]，以下簡稱“合同”）項下，關于[項目全稱]（以下簡稱“本項目”）的[款項性質(zhì)，如：第X期工程進度款/工程結(jié)算款]支付事宜，特致函如下：根據(jù)合同第[X]條第[X]款約定：“[引用合同中關于該筆款項支付條件、支付金額、支付期限的具體條款內(nèi)容]”。截至本函發(fā)出之日，我司已按合同約定及貴司要求，完成了[簡述已完成的工程內(nèi)容、節(jié)點或提交結(jié)算報告等事實依據(jù)，例如：本項目XX階段的施工任務，并經(jīng)貴司驗收合格/已于YYYY年MM月DD日向貴司提交完整的工程結(jié)算報告及相關資料，貴司已于YYYY年MM月DD日簽收]。該筆款項的應付金額為人民幣[具體金額]元（大寫：人民幣[金額大寫]元整），約定付款日期為[YYYY年MM月DD日]。截至YYYY年MM月DD日，該筆款項已逾期[X]日（或：該筆款項付款期限已屆滿），但我司尚未收到貴司支付的上述款項。為確保本項目后續(xù)工作的順利開展（如適用），并維護雙方良好的合作關系，我司懇請貴司高度重視此事，盡快核實相關情況，并積極安排資金，務必于[YYYY年MM月DD日]前將上述拖欠款項足額支付至我司以下指定賬戶：開戶名：[我方單位全稱]開戶行：[開戶銀行全稱]賬號：[銀行賬號]款項到賬后，請及時通知我司，以便我司進行賬務核對。我們理解，貴司可能面臨一些付款安排上的協(xié)調(diào)工作。若對此筆款項的支付存在任何疑問或需要我司提供進一步資料配合，請隨時與我司聯(lián)系。我司聯(lián)系人：[聯(lián)系人姓名]，聯(lián)系電話：[聯(lián)系電話]，電子郵箱：[聯(lián)系郵箱]。感謝貴司的理解與配合。期待貴司的積極回應與款項的盡快落實。順祝商祺！[我方單位全稱]（加蓋公章）[經(jīng)辦人簽字，可選][聯(lián)系部門，可選]---三、模板要素說明與填寫指導1.函件標題：應直接點明事由，包含項目名稱及款項性質(zhì)，使對方快速了解函件核心內(nèi)容。2.致送單位：務必填寫對方單位全稱，確保法律意義上的相對方準確無誤。3.發(fā)函單位與日期：清晰標注發(fā)函主體及發(fā)函時間，日期以發(fā)出當日為準。4.事由：簡潔概括函件目的。5.稱謂：使用對方單位相關負責人的尊稱，如知曉具體姓名及職務，應準確填寫。6.合同依據(jù)與項目背景：清晰闡述合同簽訂情況、項目名稱，并準確引用合同中關于付款條件、金額、期限的具體條款，這是催款的法律基礎。7.履約事實陳述：詳細說明我方已完成的合同義務、項目進展情況，以及對方確認或應確認的事實（如驗收合格、結(jié)算報告簽收等），證明付款條件已成就。8.欠款明細：明確列出應收款項金額（大小寫均需填寫，確保一致）、原約定付款日期、逾期天數(shù)（如有），使對方對欠款事實一目了然。9.付款請求與期限：明確提出我方要求對方付款的具體期限，給予對方合理的準備時間，同時體現(xiàn)我方的緊迫性。10.收款賬戶信息：務必準確、完整地提供公司賬戶信息，包括開戶名、開戶行、賬號，避免因信息錯誤導致付款延誤。11.溝通與配合意愿：表達愿意就相關事宜進行溝通的態(tài)度，并提供清晰的聯(lián)系方式，有助于問題的解決。12.落款：發(fā)函單位需加蓋公章，以示正式和法律效力。如有必要，可添加經(jīng)辦人簽字及聯(lián)系部門。四、催款函發(fā)送與后續(xù)注意事項1.發(fā)送方式：建議采用書面形式（打印并加蓋公章）通過EMS或順豐等可追蹤的快遞方式寄送，并保留快遞底單及簽收記錄。同時，可將掃描件通過郵件或即時通訊工具發(fā)送給對方聯(lián)系人，確保對方及時收到。2.內(nèi)容核實：發(fā)出前，務必仔細核對函中所有信息，特別是合同條款引用、金額、日期、賬戶信息等關鍵數(shù)據(jù)，確保準確無誤。3.語氣把握：根據(jù)逾期情況及雙方關系，可適當調(diào)整函件語氣。首次催款宜相對溫和，后續(xù)視情況可逐步加強語氣，但始終應保持專業(yè)和克制。4.證據(jù)留存：對催款函的正本、發(fā)送憑證、對方簽收憑證、以及與對方就款項支付進行溝通的所有記錄（如郵件往來、通話記錄、會議紀要等），均應妥善保存，以備可能發(fā)生的法律糾紛。5.后續(xù)行動：發(fā)送催款函后，應主動與對方聯(lián)系，了解其處理進展。如對方仍不付款或無明確答復，應根據(jù)公司規(guī)定及合同約定，及時采取進一步的追討措施，包括但不限于上門溝通、發(fā)送律師函等。規(guī)范撰