好用的檔案管理制度(校外民辦培訓(xùn)機(jī)構(gòu))為加強(qiáng)校外民辦培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合校外民辦培訓(xùn)機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，特制定本檔案管理制度。一、總則1.校外民辦培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案是指培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在教學(xué)、管理、招生、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理工作是培訓(xùn)機(jī)構(gòu)管理的重要組成部分，對(duì)于總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、提高教學(xué)質(zhì)量、維護(hù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和師生合法權(quán)益具有重要意義。3.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立健全檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)-貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案管理規(guī)章制度。-負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的各類檔案，確保檔案的完整和安全。-對(duì)各部門和人員的文件材料歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查歸檔情況。-開(kāi)展檔案的編目、檢索、鑒定、銷毀等工作，做好檔案的開(kāi)發(fā)利用。-組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。-參與重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。2.檔案管理人員職責(zé)-遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案秘密。-負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案的規(guī)范管理。-做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施。-按照規(guī)定的程序和要求，為有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好查閱、借閱登記工作。-對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保存的意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后按規(guī)定進(jìn)行處理。-定期向檔案管理部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。三、檔案的收集與整理1.收集范圍-教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)評(píng)估材料、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、考試等。-學(xué)生檔案：包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)證書(shū)存根等。-教師檔案：包括教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、教師資格證書(shū)、學(xué)歷證書(shū)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)證書(shū)、教學(xué)成果、科研成果、培訓(xùn)記錄等。-行政檔案：包括培訓(xùn)機(jī)構(gòu)章程、董事會(huì)或理事會(huì)會(huì)議記錄、行政文件、管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。-招生檔案：包括招生簡(jiǎn)章、招生廣告、報(bào)名登記表、錄取通知書(shū)、招生工作總結(jié)等。-財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。-設(shè)備檔案：包括教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備的采購(gòu)合同、說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。-聲像檔案：包括培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的照片、錄像、錄音等資料。2.收集要求-各部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將辦理完畢的文件材料及時(shí)移交檔案管理部門或檔案管理人員。-收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。-對(duì)電子文件的收集，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和背景信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.整理方法-檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。-紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制檔號(hào)和目錄。-電子檔案應(yīng)按照電子文件的格式和類型進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立索引和檢索系統(tǒng)。-聲像檔案應(yīng)按照載體類型、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注說(shuō)明信息。四、檔案的保管與保護(hù)1.保管設(shè)施-培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。-檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。-檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。2.保管要求-檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)的順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。-對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等。-定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。-對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.保護(hù)措施-采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等措施，確保檔案的安全。-對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行定期消毒，防止檔案受到蟲(chóng)害和霉菌的侵害。-對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、加密傳輸?shù)却胧乐箶?shù)據(jù)丟失和泄露。五、檔案的利用與服務(wù)1.查閱與借閱-本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱（借閱）申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。-校外單位或個(gè)人因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效身份證件，經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。-查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記，注明查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息。-查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。-借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。2.檔案信息開(kāi)發(fā)利用-檔案管理部門應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具、參考資料、專題匯編等，為培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的教學(xué)、管理、決策等提供服務(wù)。-利用檔案信息編寫(xiě)的各類參考資料和專題匯編，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，方可對(duì)外提供。-檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作-檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組。-檔案鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的銷毀或繼續(xù)保存。-對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。2.銷毀程序-對(duì)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。-《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。-銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷毀日期。-《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交1.統(tǒng)計(jì)工作-檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。-檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和上級(jí)主管部門。2.移交工作-培訓(xùn)機(jī)構(gòu)因合并、分立、終止等原因需要移交檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，編制檔案移交清冊(cè)，辦理檔案移交手續(xù)。-檔案移交清冊(cè)應(yīng)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、移交時(shí)間等信息，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。-檔案移交工作應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，確保檔案的安全和完整。八、檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。-監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等方面的工作情況。-對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，限期整改。2.考核評(píng)價(jià)