企業(yè)資產(chǎn)采購流程管理標(biāo)準(zhǔn)模板一、模板適用范圍與場景說明部門因業(yè)務(wù)拓展、設(shè)備更新、日常辦公等產(chǎn)生的資產(chǎn)需求；企業(yè)新設(shè)立、分支機(jī)構(gòu)組建時(shí)的批量資產(chǎn)采購；單次采購金額達(dá)到企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（如人民幣5000元以上）的資產(chǎn)采購項(xiàng)目；涉及跨部門協(xié)調(diào)、需履行審批程序的專項(xiàng)資產(chǎn)采購。二、企業(yè)資產(chǎn)采購全流程操作步驟（一）需求申請與部門初審提交申請：需求部門根據(jù)工作需要，填寫《企業(yè)資產(chǎn)采購申請表》（見表1），明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、用途、到貨時(shí)間等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)支撐材料（如設(shè)備報(bào)價(jià)單、技術(shù)方案書、會(huì)議紀(jì)要等）。部門審核：部門負(fù)責(zé)人*對需求的合理性、必要性及預(yù)算準(zhǔn)確性進(jìn)行初審，確認(rèn)無誤后簽字，并提交至企業(yè)采購管理部門（或行政部/綜合管理部，下同）。（二）采購需求復(fù)核與預(yù)算審批需求復(fù)核：采購管理部門收到申請后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)審核：資產(chǎn)規(guī)格是否符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如辦公電腦需明確配置要求、品牌范圍等）；預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算部分是否已履行預(yù)算調(diào)整程序；到貨時(shí)間是否與項(xiàng)目計(jì)劃沖突，是否存在替代方案（如租用、內(nèi)部調(diào)配）。預(yù)算審批：采購金額在人民幣5000元-20000元的，由采購管理部門負(fù)責(zé)人*審批；金額在20000元-50000元的，需財(cái)務(wù)部門復(fù)核預(yù)算后，報(bào)分管副總審批；金額超過50000元的，需經(jīng)總經(jīng)理*審批，并提交企業(yè)總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（三）供應(yīng)商尋源與選擇供應(yīng)商尋源：采購管理部門通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源采購等方式篩選供應(yīng)商：公開招標(biāo)：適用于金額超過30000元或涉及重大資產(chǎn)的采購，通過企業(yè)官網(wǎng)、采購平臺等發(fā)布招標(biāo)公告，邀請3家及以上供應(yīng)商參與；詢比價(jià)：適用于5000元-30000元的采購，向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對比價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)后確定候選供應(yīng)商；單一來源采購：僅適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品）或緊急采購（需經(jīng)分管副總*書面批準(zhǔn)）。供應(yīng)商資質(zhì)審核：對候選供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、軟件企業(yè)認(rèn)證等）、財(cái)務(wù)狀況、履約能力進(jìn)行審核，優(yōu)先選擇合作滿1年、無不良記錄的供應(yīng)商。確定供應(yīng)商：根據(jù)“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、服務(wù)優(yōu)先”原則，填寫《供應(yīng)商評估表》（見表2），經(jīng)采購管理部門負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人共同簽字確認(rèn)后，確定最終供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂與審批合同擬定：采購管理部門根據(jù)采購結(jié)果，擬定《企業(yè)資產(chǎn)采購合同》（見表3），明確以下條款：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式；企業(yè)名稱、開戶行、賬號）；資產(chǎn)明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如符合國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、提供質(zhì)保期等）；交付要求（時(shí)間、地點(diǎn)、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點(diǎn)）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時(shí)的賠償標(biāo)準(zhǔn)）。合同審批：合同需經(jīng)法務(wù)部門（或企業(yè)法律顧問）審核條款合規(guī)性，財(cái)務(wù)部門審核付款條款，最終由總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字蓋章后生效。（五）采購執(zhí)行與訂單跟蹤下達(dá)訂單：采購管理部門根據(jù)生效合同，向供應(yīng)商發(fā)出《采購訂單》（見表4），同步抄送需求部門、財(cái)務(wù)部門。進(jìn)度跟蹤：采購專員定期與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按合同約定時(shí)間交付。若遇延期，供應(yīng)商需書面說明原因并承諾新交付時(shí)間，采購管理部門及時(shí)向需求部門及分管領(lǐng)導(dǎo)反饋。（六）驗(yàn)收入庫與資產(chǎn)登記到貨驗(yàn)收：資產(chǎn)到貨后，由需求部門牽頭，采購管理部門、行政部（或資產(chǎn)管理部門）共同參與驗(yàn)收：核對資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀是否與合同一致，有無破損；檢測技術(shù)參數(shù)、功能指標(biāo)是否符合要求（如需專業(yè)檢測，可邀請第三方機(jī)構(gòu)參與）；核對供應(yīng)商提供的合格證、保修卡、發(fā)票等資料是否齊全。出具驗(yàn)收意見：驗(yàn)收合格后，填寫《資產(chǎn)驗(yàn)收入庫單》（見表5），需求部門負(fù)責(zé)人、驗(yàn)收人、采購人*共同簽字；驗(yàn)收不合格的，當(dāng)場出具《不合格報(bào)告》，供應(yīng)商需在3個(gè)工作日內(nèi)負(fù)責(zé)退換或整改。資產(chǎn)登記：行政部（或資產(chǎn)管理部門）憑《資產(chǎn)驗(yàn)收入庫單》登記《企業(yè)資產(chǎn)臺賬》（見表6），錄入資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、使用部門、責(zé)任人、入賬價(jià)值、折舊年限等信息，并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。（七）付款結(jié)算與財(cái)務(wù)處理付款申請：供應(yīng)商提交發(fā)票后，采購管理部門核對合同、驗(yàn)收單、發(fā)票信息，填寫《付款申請單》（見表7），附相關(guān)憑證，按審批權(quán)限報(bào)批：5000元以下：采購管理部門負(fù)責(zé)人*審批；5000元-20000元：財(cái)務(wù)部門審核，分管副總審批；20000元以上：總經(jīng)理*審批。財(cái)務(wù)支付：財(cái)務(wù)部門收到審批通過的《付款申請單》后，按合同約定方式付款（如銀行轉(zhuǎn)賬），并同步更新應(yīng)付賬款臺賬。（八）采購檔案歸檔檔案收集：采購?fù)瓿珊?，采購管理部門整理全套資料，包括：采購申請表、審批文件、供應(yīng)商資料、招標(biāo)/詢價(jià)文件、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等。檔案保存：檔案按“一采購一檔”原則分類歸檔，電子檔案保存至企業(yè)服務(wù)器（期限不少于5年），紙質(zhì)檔案交企業(yè)檔案室保管（期限不少于10年），保證可追溯、可查詢。三、核心流程配套表格模板表1：企業(yè)資產(chǎn)采購申請表申請部門申請日期年月日資產(chǎn)類別□固定資產(chǎn)□低值易耗品□無形資產(chǎn)預(yù)算編號資產(chǎn)明細(xì)名稱：____________________規(guī)格型號：____________________數(shù)量：____________________預(yù)估單價(jià)：____________________預(yù)算總價(jià)：____________________用途：____________________到貨時(shí)間：____年_月_日支撐材料：□報(bào)價(jià)單□方案書□其他______需求部門意見負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：____年_月_日采購管理部門復(fù)核意見復(fù)核人：______________日期：____年_月_日審批意見□5000元以下：采購負(fù)責(zé)人簽字：______________□5000-20000元：分管副總簽字：______________□20000元以上：總經(jīng)理簽字：______________表2：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話地址合作年限□＜1年□1-3年□＞3年評估項(xiàng)目評估內(nèi)容（滿分100分）得分備注資質(zhì)條件（20分）營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書齊全，符合行業(yè)要求價(jià)格水平（30分）報(bào)價(jià)≤預(yù)算：30分；報(bào)價(jià)超預(yù)算≤5%：20分；超預(yù)算＞5%：0分質(zhì)量保障（25分）提供質(zhì)保期≥1年（15分），有完善售后方案（10分）履約能力（15分）產(chǎn)能充足，承諾交付時(shí)間≤合同要求（10分），過往無延期記錄（5分）服務(wù)評價(jià)（10分）售后響應(yīng)速度≤24小時(shí)（5分），客戶投訴率≤1%（5分）總分評估結(jié)論□推薦合作□備選□不推薦評估人日期年月日審批人日期年月日表3：企業(yè)資產(chǎn)采購合同（簡化版）合同編號：______________甲方（采購方）：______________企業(yè)地址：______________聯(lián)系人：______________乙方（供應(yīng)商）：______________地址：______________聯(lián)系人：______________第一條采購標(biāo)的資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）合計(jì)金額（大寫）：______________（小寫）：______________第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)保期資產(chǎn)質(zhì)量符合國家______________標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T19001-2016），提供出廠合格證、檢測報(bào)告；質(zhì)保期______年，質(zhì)保期內(nèi)非人為損壞免費(fèi)維修/更換，24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)。第三條交付與驗(yàn)收交付時(shí)間：______年______月______日前；交付地點(diǎn)：甲方指定地點(diǎn)（______________）；驗(yàn)收：甲方收到資產(chǎn)后______個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《驗(yàn)收入庫單》。第四條付款方式預(yù)付款：合同簽訂后______個(gè)工作日內(nèi)，甲方支付總款的______%（即______元）；到貨款：驗(yàn)收合格后______個(gè)工作日內(nèi)，支付總款的______%（即______元）；質(zhì)保金：總款的______%（即______元）質(zhì)保期滿后無質(zhì)量問題支付。第五條違約責(zé)任乙方逾期交付，每逾期1日按合同總額的0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每逾期1日按應(yīng)付未付款項(xiàng)的0.5%支付違約金。第六條合同生效本合同一式肆份，甲乙雙方各執(zhí)貳份，自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：______________法定代表人/授權(quán)人（簽字）：______________日期：______年______月______日乙方（蓋章）：______________法定代表人/授權(quán)人（簽字）：______________日期：______年______月______日表4：采購訂單訂單編號：______________供應(yīng)商名稱：______________采購部門交貨日期年月日資產(chǎn)明細(xì)名稱：____________________規(guī)格型號：____________________數(shù)量：____________________單價(jià)：____________________總價(jià)：____________________幣種：人民幣備注□含運(yùn)費(fèi)□含稅費(fèi)□質(zhì)保期：______年采購部門負(fù)責(zé)人簽字：______________采購人簽字：______________供應(yīng)商確認(rèn)簽字：______________（蓋章）日期：____年_月_日表5：資產(chǎn)驗(yàn)收入庫單驗(yàn)收單號：______________驗(yàn)收日期：____年_月_日供應(yīng)商名稱資產(chǎn)名稱數(shù)量驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)果（□合格□不合格）數(shù)量核對外觀檢查技術(shù)參數(shù)資料齊全性驗(yàn)收結(jié)論□合格，準(zhǔn)予入庫□不合格，退換貨處理需求部門負(fù)責(zé)人：______________驗(yàn)收人：______________采購人：______________倉庫管理員：______________表6：企業(yè)資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號使用部門責(zé)任人入賬價(jià)值（元）入賬日期折舊年限凈值（元）備注表7：付款申請單申請部門申請日期年月日供應(yīng)商名稱采購合同號付款事由□預(yù)付款□到貨款□質(zhì)保金付款金額（大寫）：______________付款金額（小寫）：______________付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□支票□其他______開戶行：______________賬號：____________________附件清單□采購合同□驗(yàn)收單□發(fā)票□其他______申請人簽字：______________部門負(fù)責(zé)人簽字：______________采購管理部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：____年_月_日財(cái)務(wù)部門審核：經(jīng)辦人：______________負(fù)責(zé)人：______________日期：____年_月_日審批意見：□5000元以下：采購負(fù)責(zé)人簽字：______________□5000-20000元：分管副總簽字：______________□20000元以上：總經(jīng)理簽字：______________四、執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）合規(guī)性管理采購流程需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國采購法》（如適用）、《中華人民共和國民法典》等法律法規(guī)，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)；金額超過企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的采購，必須履行集體決策程序，審批文件需完整存檔；禁止采購部門與供應(yīng)商存在關(guān)聯(lián)關(guān)系（如親屬持股、利益輸送），相關(guān)人員需主動(dòng)申明并回避。（二）風(fēng)險(xiǎn)控制供應(yīng)商選擇需堅(jiān)持“公開、公平、公正”原則，優(yōu)先通過企業(yè)合格供應(yīng)商名錄（定期評估更新）選擇；合同條款需明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、違約責(zé)任等，避免口頭約定；資質(zhì)資產(chǎn)（如特種設(shè)備、消防器材）需保證供應(yīng)