行政公文撰寫與格式標(biāo)準(zhǔn)化指南引言行政公文是政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹方針政策、部署指導(dǎo)工作、請示答復(fù)問題、交流溝通情況的重要工具。規(guī)范撰寫與格式標(biāo)準(zhǔn)化公文，不僅能提升工作效率，更能保證公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和可執(zhí)行性。本指南從適用場景、操作流程、模板參考及常見問題四個(gè)維度，為行政公文撰寫提供標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)。一、適用場景：這些工作場景需規(guī)范公文寫作行政公文廣泛應(yīng)用于各類組織的管理活動中，具體場景包括：（一）內(nèi)部工作部署發(fā)布規(guī)章制度（如《公司考勤管理制度》）、工作計(jì)劃（如《2024年度行政工作要點(diǎn)》）、通知事項(xiàng)（如《關(guān)于五一放假安排的通知》），用于明確工作要求、統(tǒng)一行動標(biāo)準(zhǔn)。（二）跨部門溝通協(xié)調(diào)與平行部門就協(xié)作事項(xiàng)發(fā)函（如《關(guān)于協(xié)助開展年度體檢的函》），或就工作爭議進(jìn)行答復(fù)（如《關(guān)于項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)調(diào)整的復(fù)函》），保證部門間信息傳遞準(zhǔn)確、協(xié)作順暢。（三）向上級匯報(bào)請示向主管部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展（如《2023年度工作總結(jié)報(bào)告》）、反映問題（如《關(guān)于辦公場地不足的情況反映》）、請示事項(xiàng)（如《關(guān)于舉辦員工培訓(xùn)的請示》），爭取支持與批示。（四）對外公務(wù)往來與合作單位簽訂意向書（如《項(xiàng)目合作意向書》）、發(fā)函商洽事務(wù)（如《關(guān)于邀請參加行業(yè)峰會的函》），或?qū)姲l(fā)布公告（如《公司招聘公告》），維護(hù)組織對外形象。（五）會議事項(xiàng)記錄記錄會議主要內(nèi)容、議定事項(xiàng)（如《公司2024年第一次股東會會議紀(jì)要》），作為后續(xù)工作落實(shí)的依據(jù)。二、撰寫流程：從構(gòu)思到印發(fā)的八步規(guī)范操作行政公文撰寫需遵循“目標(biāo)明確—內(nèi)容充實(shí)—格式規(guī)范—審核嚴(yán)謹(jǐn)”的原則，具體步驟（一）明確主題與撰寫目的動筆前需清晰回答“為什么寫、寫給誰、寫什么”：目的：是部署工作、匯報(bào)情況還是請求支持？需保證核心目標(biāo)單一明確（如“通知各部門提交年度總結(jié)”而非“同時(shí)通知總結(jié)與放假安排”）。受眾：主送機(jī)關(guān)是誰（上級、平級、下級或外部單位）？決定行文語氣（如對上級用“懇請批示”，對下級用“務(wù)必執(zhí)行”）。（二）收集資料與數(shù)據(jù)支撐圍繞主題收集必要信息，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確：政策依據(jù)：如引用上級文件，需注明文號及標(biāo)題（如“根據(jù)《市國資委關(guān)于開展合規(guī)管理提升行動的通知》（X國資發(fā)〔2023〕12號）要求……”）。數(shù)據(jù)事實(shí)：涉及工作進(jìn)展、問題分析的，需用具體數(shù)據(jù)（如“2023年部門經(jīng)費(fèi)支出同比下降15%”）、案例（如“項(xiàng)目因協(xié)調(diào)及時(shí)，提前10天完成”）支撐，避免空泛表述。（三）確定公文類型與文種根據(jù)《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，15種法定公文需按適用場景選用，常見類型及用途文種適用場景示例通知發(fā)布規(guī)章、轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、批轉(zhuǎn)意見《關(guān)于開展安全生產(chǎn)大檢查的通知》報(bào)告向上級匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問《2023年度環(huán)保工作完成情況報(bào)告》請示向上級請求指示、批準(zhǔn)《關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示》函不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問答復(fù)《關(guān)于商請協(xié)助解決人才公寓的函》紀(jì)要記錄會議主要情況和議定事項(xiàng)《項(xiàng)目推進(jìn)會會議紀(jì)要》注意：避免文種混用（如“請示”與“報(bào)告”不能混用，“請示”需一事一請，不得夾帶報(bào)告事項(xiàng)）。（四）擬定公文標(biāo)題標(biāo)題需準(zhǔn)確概括公文內(nèi)容，格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”（可發(fā)文機(jī)關(guān)，但需在版頭標(biāo)注）：規(guī)范格式：《公司辦公室關(guān)于舉辦新員工入職培訓(xùn)的通知》（發(fā)文機(jī)關(guān)：公司辦公室；事由：舉辦新員工入職培訓(xùn)；文種：通知）。錯(cuò)誤示例：《通知》（過于籠統(tǒng)）、《關(guān)于培訓(xùn)的通知》（事由不明確）、《公司關(guān)于新員工入職的請示》（文種與事由不匹配，“入職”無需請示）。（五）撰寫內(nèi)容需邏輯清晰、層次分明，一般包含“開頭—主體—結(jié)尾”三部分：1.開頭：說明依據(jù)與目的簡明扼要闡述發(fā)文背景（如“為貫徹落實(shí)會議精神”“根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示”）、目的（如“保證工作順利開展”“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”）。示例：“為提升員工業(yè)務(wù)能力，幫助新員工快速融入團(tuán)隊(duì)，經(jīng)研究決定，舉辦2024年第一期新員工入職培訓(xùn)?，F(xiàn)將具體安排通知”2.主體：闡述具體事項(xiàng)按邏輯順序分條列項(xiàng)（用“一、”“二、”“（一）”“（二）”等層級），每條說明一項(xiàng)核心內(nèi)容，避免交叉重復(fù)。通知類：需明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、內(nèi)容、要求（如“一、培訓(xùn)時(shí)間：2024年X月X日9:00-17:00；二、培訓(xùn)地點(diǎn)：總部三樓會議室……”）。請示類：需說明事項(xiàng)、理由、具體請求（如“因現(xiàn)有辦公電腦使用超5年，故障頻發(fā)，影響工作效率，擬購置20臺筆記本電腦，預(yù)算萬元，懇請批準(zhǔn)”）。報(bào)告類：需先陳述情況，再分析問題，最后提出建議（如“2023年銷售額同比增長20%，但客戶投訴率上升5%，主要原因是……建議從……方面改進(jìn)”）。3.結(jié)尾：提出執(zhí)行要求或規(guī)范用語通知/函：常用“請遵照執(zhí)行”“特此函告”等。請示：用“以上請示妥否，請批示”“懇請批準(zhǔn)”等。報(bào)告：用“特此報(bào)告”“請審閱”等。紀(jì)要：用“會議議定如下事項(xiàng)”“請各部門按要求抓好落實(shí)”等。（六）格式排版與要素標(biāo)注嚴(yán)格按照《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）排版，核心要素及規(guī)范要素位置格式要求示例發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志版頭居中小標(biāo)宋體字，紅色公司文件發(fā)文字號版頭下方右側(cè)由“機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號號”組成，年份用六角括號X行發(fā)〔2024〕5號簽發(fā)人發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人：”+姓名（后加冒號）簽發(fā)人：*經(jīng)理標(biāo)題紅色線下方居中二號小標(biāo)宋體字，分一行或多行（回行時(shí)詞義完整）關(guān)于召開年度總結(jié)大會的通知主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下方頂格機(jī)關(guān)名稱后加冒號，多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號分隔各部門、各子公司：主送機(jī)關(guān)下另起一行三號仿宋體字，行距28磅，首行縮進(jìn)2字符（內(nèi)容略）附件說明下空一行左空二字“附件：1.X”附件：1.年度總結(jié)大會參會名單發(fā)文機(jī)關(guān)署名成文日期上方居中全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)在前公司辦公室成文日期署名下方右空四字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱2024年1月15日印章成文日期中間上不壓，下壓成文日期（加蓋公章）頁碼頁腳外側(cè)四號宋體體字，阿拉伯?dāng)?shù)字?jǐn)?shù)字-1-特殊要求：紅頭文件（帶發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的正式文件）需套紅印刷；涉密公文需標(biāo)注密級（如“秘密”“機(jī)密”）和保密期限；電子公文需使用PDF格式，保證版式不可編輯。（七）審核與校對公文需經(jīng)“起草人擬稿—部門負(fù)責(zé)人審核—分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)”三級審核流程，重點(diǎn)檢查：內(nèi)容準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、事由是否真實(shí)無誤；邏輯嚴(yán)密性：結(jié)構(gòu)是否清晰，條理是否分明；格式規(guī)范性：要素是否齊全，排版是否符合標(biāo)準(zhǔn)；語言規(guī)范性：有無錯(cuò)別字、語病，用詞是否莊重、簡潔（避免口語化表述如“搞定”“盡快”）。（八）印發(fā)與歸檔印發(fā)：紙質(zhì)公文需用A4紙打印，左側(cè)裝訂；電子公文通過OA系統(tǒng)或指定郵箱發(fā)送，并確認(rèn)接收方已簽收。歸檔：公文辦理完畢后，在次年3月底前按“年度—文種—順序號”分類整理，移交檔案室保管（電子公文需同時(shí)備份至檔案管理系統(tǒng)）。三、模板參考：四類常見公文標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)模板（一）通知模板公司行政部文件X行發(fā)〔2024〕5號簽發(fā)人：*經(jīng)理關(guān)于召開2024年度安全生產(chǎn)工作會議的通知各部門、各子公司：為全面貫徹落實(shí)《市安全生產(chǎn)條例》及上級部門關(guān)于安全生產(chǎn)工作的部署要求，總結(jié)2023年安全生產(chǎn)情況，分析當(dāng)前風(fēng)險(xiǎn)隱患，部署2024年重點(diǎn)任務(wù)，經(jīng)公司研究決定召開安全生產(chǎn)工作會議?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、會議時(shí)間2024年3月20日（星期三）上午9:00-12:00，下午14:00-16:30。二、會議地點(diǎn)總部三樓第一會議室（主會場）、各子公司視頻會議室（分會場）。三、參會人員公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員；各部門負(fù)責(zé)人、安全專員；各子公司主要負(fù)責(zé)人、分管安全負(fù)責(zé)人。四、會議內(nèi)容傳達(dá)國務(wù)院安委會及市關(guān)于2024年安全生產(chǎn)工作的最新指示精神；通報(bào)2023年公司安全生產(chǎn)情況及典型案例分析；安全生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人作《2023年安全生產(chǎn)工作報(bào)告》；各子公司匯報(bào)安全生產(chǎn)隱患排查整改情況；總經(jīng)理*部署2024年安全生產(chǎn)重點(diǎn)工作。五、有關(guān)要求請參會人員提前15分鐘入場，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)；各子公司需準(zhǔn)備2023年安全生產(chǎn)工作總結(jié)（書面材料，一式三份）；如確有特殊情況不能參會，請于3月18日前向行政部*請假，聯(lián)系方式：-X。公司行政部（印章）2024年3月15日（二）請示模板市人民辦公室文件X市政辦發(fā)〔2024〕12號簽發(fā)人：*主任關(guān)于批準(zhǔn)建設(shè)市政務(wù)服務(wù)中心新址的請示市人民：市政務(wù)服務(wù)中心成立于2010年，位于路號，現(xiàn)有辦公面積2000平方米，日均接待群眾500余人次。政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)增加（目前已達(dá)1560項(xiàng)），現(xiàn)有場地已無法滿足“一窗受理、集成服務(wù)”需求，主要存在以下問題：一是窗口數(shù)量不足（僅設(shè)20個(gè)綜合窗口，高峰期群眾排隊(duì)等候超1小時(shí)）；二是功能區(qū)劃分不合理（缺少獨(dú)立等候區(qū)、檔案室）；三是設(shè)施老化（電路、空調(diào)等設(shè)備故障頻發(fā)）。為提升政務(wù)服務(wù)效能，優(yōu)化營商環(huán)境，擬在區(qū)路建設(shè)政務(wù)服務(wù)中心新址，具體一、項(xiàng)目概況建設(shè)地點(diǎn)：區(qū)路（原廠區(qū)地塊，面積15畝）；建筑面積：10000平方米（地上8層、地下1層）；主要功能：設(shè)置綜合受理窗口200個(gè)、后臺審批區(qū)、自助服務(wù)區(qū)、檔案室、會議室等；總投資：8000萬元（資金來源：市財(cái)政撥款）。二、建設(shè)周期計(jì)劃2024年6月開工，2025年12月竣工。三、請示事項(xiàng)懇請批準(zhǔn)建設(shè)市政務(wù)服務(wù)中心新址，并列入2024年市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃。妥否，請批示。項(xiàng)目用地規(guī)劃許可證（復(fù)印件）市人民辦公室（印章）2024年3月10日（三）報(bào)告模板集團(tuán)人力資源部文件X集人發(fā)〔2024〕8號簽發(fā)人：*總監(jiān)2023年度員工培訓(xùn)工作總結(jié)報(bào)告集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：2023年，人力資源部圍繞“提升專業(yè)能力、支撐業(yè)務(wù)發(fā)展”目標(biāo)，組織開展各類培訓(xùn)46場，覆蓋員工3200人次，培訓(xùn)計(jì)劃完成率100%，員工滿意度92%?，F(xiàn)將具體情況報(bào)告一、主要工作及成效分層分類培訓(xùn)體系完善針對新員工：開展“入職啟航計(jì)劃”12場，覆蓋800人，培訓(xùn)內(nèi)容包括企業(yè)文化、規(guī)章制度、崗位技能，考核通過率98%；針對中層干部：舉辦“領(lǐng)導(dǎo)力提升研修班”6場，覆蓋300人，邀請外部專家授課，學(xué)員管理能力評分提升25%；針對業(yè)務(wù)骨干：開展“專業(yè)技術(shù)攻堅(jiān)培訓(xùn)”28場，覆蓋2100人，涉及研發(fā)、營銷、財(cái)務(wù)等領(lǐng)域，助力3個(gè)項(xiàng)目提前完成研發(fā)目標(biāo)。培訓(xùn)方式創(chuàng)新引入“線上+線下”混合式培訓(xùn)，搭建內(nèi)部學(xué)習(xí)平臺，上線課程120門，學(xué)習(xí)時(shí)長累計(jì)超5萬小時(shí)；組織“崗位練兵”“技能比武”等活動8場，激發(fā)員工學(xué)習(xí)熱情。培訓(xùn)效果評估通過課后測試、工作跟蹤、滿意度調(diào)查等方式評估，培訓(xùn)后員工崗位勝任力平均提升18%，客戶投訴率下降12%。二、存在的問題培訓(xùn)資源不足：內(nèi)部講師僅15人，難以滿足多樣化培訓(xùn)需求；需求調(diào)研不夠深入：部分培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作脫節(jié)，如“財(cái)務(wù)合規(guī)培訓(xùn)”未區(qū)分業(yè)務(wù)部門與職能部門需求；培訓(xùn)效果轉(zhuǎn)化機(jī)制不健全：未建立“培訓(xùn)-考核-晉升”聯(lián)動機(jī)制，員工參與積極性有待提升。三、2024年工作計(jì)劃優(yōu)化培訓(xùn)資源：擴(kuò)充內(nèi)部講師隊(duì)伍至30人，引入10家優(yōu)質(zhì)外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)；精準(zhǔn)需求調(diào)研：每季度開展培訓(xùn)需求問卷調(diào)研，按部門、崗位定制培訓(xùn)方案；強(qiáng)化效果轉(zhuǎn)化：將培訓(xùn)考核結(jié)果與績效考核、崗位晉升掛鉤，建立“培訓(xùn)檔案”跟蹤員工成長。特此報(bào)告，請審閱。集團(tuán)人力資源部（印章）2024年1月20日（四）會議紀(jì)要模板項(xiàng)目推進(jìn)會會議紀(jì)要會議時(shí)間：2024年3月25日14:30-16:00會議地點(diǎn)：公司二樓會議室主持人：*副總經(jīng)理參會人員：項(xiàng)目部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部總監(jiān)、研發(fā)部主管、市場部專員（詳見附件1：參會名單）記錄人：*秘書會議議題：關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)度滯后及解決方案的研討會議內(nèi)容：主持人副總經(jīng)理首先通報(bào)：項(xiàng)目原計(jì)劃3月15日完成一期研發(fā)，目前進(jìn)度滯后10天，主要原因是研發(fā)部核心技術(shù)人員月離職，導(dǎo)致關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)延遲。隨后，各部門負(fù)責(zé)人發(fā)言項(xiàng)目部*經(jīng)理：項(xiàng)目滯后已影響客戶交付，需在4月5日前完成一期研發(fā)，建議從研發(fā)部抽調(diào)2名工程師支援，同時(shí)申請加班經(jīng)費(fèi)5萬元。財(cái)務(wù)部*總監(jiān)：加班經(jīng)費(fèi)可在“項(xiàng)目專項(xiàng)預(yù)算”中列支，但需提交加班明細(xì)表，經(jīng)審批后3個(gè)工作日內(nèi)撥付。研發(fā)部*主管：已協(xié)調(diào)3名工程師加入項(xiàng)目組，每日延長工作2小時(shí)，周末加班，預(yù)計(jì)可追回7天進(jìn)度；剩余3天需簡化部分測試流程（非核心功能），但需客戶確認(rèn)。會議議定事項(xiàng)：研發(fā)部牽頭，于3月28日前制定《項(xiàng)目追趕計(jì)劃》（含每日任務(wù)、人員分工），報(bào)*副總經(jīng)理審批；項(xiàng)目部于3月27日前與客戶溝通，確認(rèn)“簡化測試流程”方案，書面反饋研發(fā)部；財(cái)務(wù)部于3月30日前完成5萬元加班經(jīng)費(fèi)審批并撥付至項(xiàng)目部；全體項(xiàng)目組成員需每日17:00前向*經(jīng)理匯報(bào)當(dāng)日進(jìn)度，保證信息暢通。散會時(shí)間：16:00報(bào)送：總經(jīng)理、副總經(jīng)理分送：項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、研發(fā)部、市場部公司辦公室（印章）2024年3月25日四、常見問題：避免公文寫作的六大誤區(qū)（一）格式不規(guī)范：“小細(xì)節(jié)”影響“大形象”問題表現(xiàn)：標(biāo)題字體用宋體而非小標(biāo)宋體，發(fā)文字號年份用“2024）”而非“〔2024〕”，頁碼缺失或位置錯(cuò)誤（如頁腳居中而非外側(cè)）。規(guī)避方法：嚴(yán)格對照《政機(jī)關(guān)公文格式》模板，使用公文寫作軟件（如WPS公文模塊）或模板，打印前預(yù)覽排版效果。（二）內(nèi)容邏輯混亂：“想到哪寫到哪”問題表現(xiàn)：請示類公文先寫請求事項(xiàng)，再寫理由；通知類將時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等要素混雜在一起，分條不清晰。規(guī)避方法：撰寫前先列提綱，明確“開頭—主體—結(jié)尾”邏輯，主體部分按“重要性”或“時(shí)間順序”分條，每條只說一件事。（三）用詞不當(dāng)：“口語化”“歧義”影響嚴(yán)肅性問題表現(xiàn)：使用“我