行政單位采購(gòu)合同管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范行政單位采購(gòu)合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障財(cái)政資金安全和國(guó)有資產(chǎn)權(quán)益，提高采購(gòu)效率和效益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》及其實(shí)施條例、《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于本單位所有通過政府采購(gòu)方式獲取貨物、工程和服務(wù)的采購(gòu)合同（以下簡(jiǎn)稱“合同”）的訂立、履行、變更、解除、歸檔等管理活動(dòng)。非政府采購(gòu)項(xiàng)目的合同管理，可參照本辦法執(zhí)行。第三條基本原則采購(gòu)合同管理應(yīng)當(dāng)遵循合法合規(guī)、權(quán)責(zé)對(duì)等、風(fēng)險(xiǎn)可控、效益優(yōu)先、公開透明的原則。合同的訂立和履行應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)經(jīng)紀(jì)律，維護(hù)國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和單位合法權(quán)益。第四條管理職責(zé)單位應(yīng)明確采購(gòu)合同管理的牽頭部門（通常為采購(gòu)管理部門或辦公室），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)合同管理工作。財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)需求部門、法律顧問（或指定法務(wù)審核人員）及合同承辦人在各自職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)合同的相關(guān)管理工作。采購(gòu)管理部門（或辦公室）：負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一登記、編號(hào)、審核（側(cè)重采購(gòu)流程合規(guī)性）、備案及歸檔管理。業(yè)務(wù)需求部門：負(fù)責(zé)提出明確的采購(gòu)需求，參與合同文本的起草與審核（側(cè)重技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等），跟蹤合同履行情況，組織或參與合同標(biāo)的的驗(yàn)收。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同價(jià)款、支付方式、稅務(wù)條款等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核，按合同約定辦理款項(xiàng)支付，并對(duì)合同資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督。法律顧問（或指定法務(wù)審核人員）：負(fù)責(zé)對(duì)合同文本的合法性、合規(guī)性、完整性和嚴(yán)密性進(jìn)行審核，提供法律意見，協(xié)助處理合同糾紛。合同承辦人：是合同訂立、履行、變更、解除等全過程管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體事務(wù)的辦理和信息反饋。第二章合同訂立第五條合同訂立的前提采購(gòu)合同的訂立必須以合法有效的采購(gòu)結(jié)果為依據(jù)，即通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等法定采購(gòu)方式確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商后，方可簽訂合同。第六條合同文本的起草與選用合同文本應(yīng)優(yōu)先選用國(guó)家或行業(yè)發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)（示范）合同文本。無(wú)標(biāo)準(zhǔn)文本的，可由業(yè)務(wù)需求部門會(huì)同采購(gòu)管理部門根據(jù)采購(gòu)文件和中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的響應(yīng)文件起草。合同文本應(yīng)做到條款完整、權(quán)責(zé)清晰、表述準(zhǔn)確、用語(yǔ)規(guī)范。第七條合同主要條款采購(gòu)合同一般應(yīng)包含以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的（貨物、工程或服務(wù)的具體內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或服務(wù)要求；合同價(jià)款或報(bào)酬及其支付方式、支付時(shí)間；履行期限、地點(diǎn)和方式；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法（協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟）；合同的生效條件、變更與解除條件；其他根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)需要明確的條款（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款、售后服務(wù)等）。第八條合同審核合同文本在正式簽訂前，必須履行審核程序。1.承辦人填寫《合同審核單》，連同合同文本、采購(gòu)文件、中標(biāo)（成交）通知書、供應(yīng)商響應(yīng)文件等相關(guān)資料，依次送業(yè)務(wù)需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.涉及重大、復(fù)雜或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，必須送法律顧問（或指定法務(wù)審核人員）進(jìn)行法律審核。3.各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，提出明確的審核意見。審核未通過的，承辦人應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改后重新提交審核。第九條合同談判合同的實(shí)質(zhì)性條款（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限等）原則上不得背離采購(gòu)文件和中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的響應(yīng)文件確定的內(nèi)容。確需進(jìn)行補(bǔ)充或細(xì)化談判的，應(yīng)在不改變合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的前提下，由合同承辦人組織，必要時(shí)邀請(qǐng)相關(guān)部門人員參加，并形成談判記錄。第十條合同簽訂合同文本經(jīng)各方審核通過后，由單位法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽署，并加蓋單位合同專用章或單位公章。供應(yīng)商方應(yīng)由其法定代表人或授權(quán)代表簽署并加蓋公章。嚴(yán)禁在合同簽訂前向供應(yīng)商支付預(yù)付款或提供其他形式的擔(dān)保（采購(gòu)文件另有明確規(guī)定且符合法定程序的除外）。第三章合同履行第十一條合同交底合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)將合同主要內(nèi)容向業(yè)務(wù)需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)履行部門進(jìn)行交底，明確各方在合同履行中的責(zé)任和義務(wù)。第十二條履行跟蹤業(yè)務(wù)需求部門是合同履行跟蹤的主要責(zé)任部門，應(yīng)密切關(guān)注供應(yīng)商的合同履行情況，包括但不限于貨物的生產(chǎn)、運(yùn)輸、安裝調(diào)試進(jìn)度，工程的施工進(jìn)展、質(zhì)量安全，服務(wù)的提供過程等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，并向采購(gòu)管理部門和單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十三條驗(yàn)收管理合同標(biāo)的交付或服務(wù)完成后，業(yè)務(wù)需求部門應(yīng)根據(jù)合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收過程應(yīng)有書面記錄，參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。大型或復(fù)雜項(xiàng)目可邀請(qǐng)第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，方可辦理后續(xù)付款手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)依據(jù)合同約定要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任，如返工、更換、扣減費(fèi)用等。第十四條款項(xiàng)支付財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的支付方式、支付條件和支付時(shí)間辦理款項(xiàng)支付。支付前需審核合同、驗(yàn)收證明、合規(guī)票據(jù)等相關(guān)憑證的完整性和有效性。嚴(yán)禁超合同約定支付款項(xiàng)。第十五條合同變更與解除在合同履行過程中，因特殊情況確需變更或解除合同的，應(yīng)由合同承辦人會(huì)同業(yè)務(wù)需求部門提出變更或解除理由及方案，按原合同審核程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，與供應(yīng)商簽訂書面變更協(xié)議或解除協(xié)議。涉及采購(gòu)內(nèi)容重大變更的，應(yīng)重新履行相應(yīng)的采購(gòu)程序。第十六條違約責(zé)任與爭(zhēng)議處理對(duì)供應(yīng)商違反合同約定的行為，合同承辦人應(yīng)及時(shí)上報(bào)，并根據(jù)合同約定和實(shí)際情況，采取相應(yīng)措施追究其違約責(zé)任。發(fā)生合同爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式處理。處理過程中，應(yīng)注意保存相關(guān)證據(jù)。第四章合同歸檔與后評(píng)價(jià)第十七條合同歸檔合同履行完畢或終止后，合同承辦人應(yīng)將以下資料整理齊全，移交采購(gòu)管理部門（或辦公室）統(tǒng)一歸檔：合同正本及副本；合同審核單及各部門審核意見；采購(gòu)文件、中標(biāo)（成交）通知書、供應(yīng)商響應(yīng)文件；合同變更、解除協(xié)議（如有）；驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)證明材料；付款憑證、發(fā)票等財(cái)務(wù)資料；往來(lái)函件、談判記錄、爭(zhēng)議處理文件等其他與合同相關(guān)的重要資料。檔案保管期限應(yīng)符合國(guó)家及本單位檔案管理規(guī)定。第十八條合同臺(tái)賬管理采購(gòu)管理部門（或辦公室）應(yīng)建立健全合同管理臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除、付款、歸檔等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，確保合同信息的可追溯性。第十九條合同后評(píng)價(jià)單位可定期或不定期對(duì)采購(gòu)合同的履行情況、管理效果進(jìn)行后評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善合同管理制度和流程，提高合同管理水平和資金使用效益。后評(píng)價(jià)可結(jié)合年度工作總結(jié)或?qū)ｍ?xiàng)檢查進(jìn)行。第五章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第二十條監(jiān)督檢查單位應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同管理情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同訂立的合規(guī)性、合同條款的完整性、履行的及時(shí)性、款項(xiàng)支付的規(guī)范性以及檔案管理的完善性等。第二十一條責(zé)任追究對(duì)在合同管理過程中出現(xiàn)以下行為，造成單位損失或不良影響的，應(yīng)視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處分直至紀(jì)律處分；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自簽訂、變更或解除合同的；簽訂存在重大缺陷或無(wú)效合同的；在合同簽訂或履行中收受賄賂、徇私舞弊的；未按合同約定履行驗(yàn)收義務(wù)或驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)，造成損失的；違規(guī)支付合同款項(xiàng)的；合同履行跟蹤不到位，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題的；擅自泄露合同涉密信息