啤酒廠行政員文件歸檔規(guī)定一總則為規(guī)范啤酒廠行政文件歸檔管理，確保文件資料安全、完整、系統(tǒng)、有序，便于查閱利用，提高工作效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合啤酒廠實際情況，制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于啤酒廠全體員工及客戶在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理等活動中形成的各類文件材料的歸檔管理。啤酒廠行政文件歸檔管理堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范管理、安全保密”的原則，以服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營、提升管理效能、維護企業(yè)利益為目標(biāo)，體現(xiàn)企業(yè)文化、經(jīng)營理念，推動扁平化管理，兼顧社會效益與經(jīng)濟效益，強化績效考核與人力資源管理，保障安全生產(chǎn)，踐行人文關(guān)懷。二適用范圍1.本規(guī)定適用于啤酒廠各部門、各崗位員工在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價值的文件材料的歸檔管理。2.本規(guī)定涵蓋但不限于以下文件類別：（1）行政決策類文件，如會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、重要決策文件等；（2）經(jīng)營管理類文件，如生產(chǎn)計劃、銷售報表、采購合同、財務(wù)憑證等；（3）人力資源管理類文件，如招聘記錄、培訓(xùn)檔案、績效考核、員工獎懲等；（4）安全生產(chǎn)類文件，如安全檢查記錄、事故報告、應(yīng)急預(yù)案等；（5）客戶服務(wù)類文件，如客戶投訴記錄、服務(wù)協(xié)議、市場調(diào)研報告等；（6）企業(yè)文化類文件，如企業(yè)文化手冊、宣傳資料、員工活動記錄等；（7）法律事務(wù)類文件，如合同文本、訴訟材料、知識產(chǎn)權(quán)文件等；（8）其他具有保存價值的文件材料，如照片、錄音、錄像等。3.本規(guī)定適用于客戶在啤酒廠業(yè)務(wù)往來過程中形成的文件材料的歸檔管理，包括但不限于訂單、反饋意見、技術(shù)支持等文件。三組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部負(fù)責(zé)全廠行政文件歸檔管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、制度制定、組織實施、監(jiān)督考核等工作，是文件歸檔管理的歸口部門。2.各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門文件的形成、積累、整理、歸檔工作。3.各部門文員或指定人員負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集、整理、分類、標(biāo)識、移交等工作。4.檔案室負(fù)責(zé)行政文件的接收、保管、利用、鑒定、銷毀等工作，確保文件安全、完整、有序。5.各部門員工有義務(wù)按照本規(guī)定履行文件歸檔職責(zé)，不得擅自處理、損毀、遺失文件材料。四管理內(nèi)容與流程1.文件材料形成與積累（1）各部門在履行職責(zé)過程中形成的文件材料，應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，符合檔案管理要求。（2）文件材料應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式保存，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并定期備份。（3）文件材料應(yīng)按時間順序、業(yè)務(wù)類別、保管期限等進行分類積累，不得擅自銷毀或處理。2.文件材料整理與分類（1）文件材料整理應(yīng)遵循“一事一檔”的原則，按文件類型、業(yè)務(wù)流程、保管期限等進行分類。（2）文件材料分類應(yīng)采用分層分類法，一級類包括行政決策、經(jīng)營管理、人力資源管理、安全生產(chǎn)、客戶服務(wù)、企業(yè)文化、法律事務(wù)等；二級類包括會議紀(jì)要、生產(chǎn)計劃、招聘記錄等；三級類包括具體文件名稱。（3）文件材料分類應(yīng)編制分類目錄，并附詳細(xì)說明。3.文件材料標(biāo)識與編號（1）文件材料標(biāo)識應(yīng)包括文件標(biāo)題、密級、保管期限、所屬部門、形成時間等要素。（2）文件材料編號應(yīng)采用“部門代碼—年份—序號”的格式，如“行政部—2023—001”。（3）文件材料編號應(yīng)打印在文件首頁，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)。4.文件材料歸檔與移交（1）文件材料整理完成后，應(yīng)及時歸檔或移交檔案室。（2）歸檔文件應(yīng)編制移交清單，并辦理移交手續(xù)。（3）檔案室接收文件后，應(yīng)進行核對、登記、入庫，并編制檔案目錄。5.文件材料保管與利用（1）檔案室應(yīng)配備專業(yè)的保管設(shè)施，確保文件材料安全、防潮、防火、防盜。（2）文件材料利用應(yīng)遵循“誰利用誰申請、誰審批誰簽字”的原則，并登記利用情況。（3）涉密文件材料應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播。6.文件材料鑒定與銷毀（1）文件材料保管期滿后，應(yīng)進行鑒定，對無保存價值的文件材料應(yīng)辦理銷毀手續(xù)。（2）文件材料銷毀應(yīng)采用碎紙機銷毀，并登記銷毀情況。（3）銷毀記錄應(yīng)存檔備查。五權(quán)利與義務(wù)1.權(quán)利（1）各部門有權(quán)按照本規(guī)定履行文件歸檔職責(zé)，并對文件材料的質(zhì)量、完整性負(fù)責(zé)。（2）各部門有權(quán)申請利用檔案室保存的文件材料，并得到檔案室的積極支持。（3）員工有權(quán)對文件歸檔工作進行監(jiān)督，并提出合理化建議。2.義務(wù)（1）各部門應(yīng)按時完成文件材料的整理、歸檔工作，不得拖延或推諉。（2）各部門應(yīng)加強對文件材料的保護，防止損毀、遺失。（3）員工應(yīng)積極配合文件歸檔工作，提供必要的支持和協(xié)助。六監(jiān)督與考核機制1.行政部定期對各部門文件歸檔工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檔案室定期對文件材料保管情況進行檢查，確保文件材料安全、完整。3.將文件歸檔工作納入績效考核體系，對工作表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰獎勵，對工作不力的部門和個人進行批評教育。4.建立文件歸檔工作責(zé)任追究制度，對擅自處理、損毀、遺失文件材料的責(zé)任人進行嚴(yán)肅處理。七附則1.本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。2.本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。3.本規(guī)定未盡事宜，由行政部另行規(guī)