機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理實(shí)施細(xì)則一、總則1.目的：為規(guī)范機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理工作，提升檔案管理效率與服務(wù)水平，保障檔案信息安全，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際制定本細(xì)則。2.適用范圍：本細(xì)則適用于本機(jī)關(guān)及所屬單位的檔案信息化建設(shè)、檔案數(shù)字化加工、電子檔案管理及檔案信息利用等工作。3.基本原則：堅(jiān)持“統(tǒng)一規(guī)劃、規(guī)范管理、安全可控、高效利用”原則，推動(dòng)檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存與便捷利用。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)統(tǒng)籌檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，制定年度計(jì)劃與實(shí)施方案；負(fù)責(zé)電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等日常管理，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、可用性；組織檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目的實(shí)施與質(zhì)量管控，審核數(shù)字化成果；開(kāi)展檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，提升全員檔案管理意識(shí)與技能。（二）信息技術(shù)部門(mén)提供檔案信息化建設(shè)的技術(shù)支持，包括硬件維護(hù)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與升級(jí)；保障檔案管理系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全穩(wěn)定運(yùn)行，定期開(kāi)展漏洞掃描與修復(fù)；協(xié)助檔案部門(mén)開(kāi)展數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)及安全防護(hù)工作，制定應(yīng)急預(yù)案；參與檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定與執(zhí)行，確保系統(tǒng)兼容性與擴(kuò)展性。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)檔案的形成、積累與移交，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整；配合檔案部門(mén)開(kāi)展檔案數(shù)字化加工的前期整理工作（如拆卷、編目）；遵守檔案信息化管理規(guī)定，規(guī)范使用檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)反饋系統(tǒng)優(yōu)化建議。三、信息化建設(shè)要求（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)硬件配置：根據(jù)檔案規(guī)模與業(yè)務(wù)需求，配備專用服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備（如高速掃描儀、平板掃描儀）及安全防護(hù)設(shè)備（防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)），確保性能滿足檔案管理需要。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：搭建內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通；保障網(wǎng)絡(luò)帶寬，支持檔案數(shù)據(jù)的傳輸與利用，涉密檔案需單獨(dú)部署專用網(wǎng)絡(luò)。機(jī)房建設(shè)：機(jī)房應(yīng)符合溫濕度控制（溫度18-24℃，濕度45%-60%）、防靜電、防雷擊等要求，配備不間斷電源（UPS）及消防設(shè)施。（二）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)功能要求：系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，支持多格式文件處理（如PDF、TIFF、XML）與OCR文字識(shí)別。兼容性：系統(tǒng)應(yīng)兼容主流辦公軟件與業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔與無(wú)縫對(duì)接，支持跨部門(mén)、跨層級(jí)的檔案共享。擴(kuò)展性：系統(tǒng)架構(gòu)應(yīng)具備可擴(kuò)展性，支持后續(xù)功能升級(jí)與數(shù)據(jù)容量擴(kuò)充，滿足長(zhǎng)期發(fā)展需求。（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)遵循《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位《電子檔案管理細(xì)則》《檔案數(shù)字化加工操作規(guī)范》。統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，明確電子檔案著錄項(xiàng)（題名、責(zé)任者、日期、分類號(hào)、主題詞等），確保數(shù)據(jù)規(guī)范一致。規(guī)范數(shù)字化加工流程，明確掃描分辨率（一般不低于300dpi）、圖像質(zhì)量（無(wú)歪斜、無(wú)漏掃）、文件命名規(guī)則（如“全宗號(hào)-年度-保管期限-件號(hào)”）。四、檔案數(shù)字化流程（一）鑒定與整理檔案部門(mén)會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行鑒定，優(yōu)先選擇永久、長(zhǎng)期保存的紙質(zhì)檔案，或利用頻率高、易損壞的檔案開(kāi)展數(shù)字化。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，拆除裝訂、修復(fù)破損檔案，編制數(shù)字化加工目錄，確保檔案頁(yè)碼連續(xù)、內(nèi)容完整。（二）數(shù)字化加工掃描：根據(jù)檔案類型選擇掃描方式（平板掃描適用于珍貴檔案，高速掃描適用于批量檔案），確保圖像清晰、色彩真實(shí)，特殊檔案（如藍(lán)圖、照片）采用專用設(shè)備掃描。錄入：對(duì)檔案中的文字信息進(jìn)行OCR識(shí)別或人工錄入，建立文本索引，確保識(shí)別準(zhǔn)確率不低于98%。質(zhì)檢：對(duì)掃描圖像、文本數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，不合格數(shù)據(jù)重新加工，直至符合“圖像清晰、索引準(zhǔn)確、命名規(guī)范”的要求。（三）歸檔與著錄將數(shù)字化成果（圖像、文本、元數(shù)據(jù)）導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行分類、編號(hào)與著錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)關(guān)系清晰。對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，優(yōu)先采用PDF/A格式確保長(zhǎng)期可讀，視頻、音頻檔案采用通用格式（如MP4、MP3）并保留原始格式備份。（四）數(shù)據(jù)備份實(shí)行“雙套制”備份，即電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，重要檔案需異地備份（如備份至上級(jí)主管部門(mén)或?qū)I(yè)數(shù)據(jù)中心）。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行全量或增量備份，備份介質(zhì)包括磁帶、光盤(pán)、云存儲(chǔ)等，建立備份日志（記錄備份時(shí)間、內(nèi)容、人員），確?？勺匪荨Ｎ?、安全管理（一）數(shù)據(jù)安全權(quán)限管理：實(shí)行分級(jí)授權(quán)，管理員（系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)管理）、業(yè)務(wù)人員（檔案移交、利用申請(qǐng)）、普通用戶（檔案查閱）分別設(shè)置不同權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。加密存儲(chǔ)：對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，關(guān)鍵數(shù)據(jù)采用國(guó)密算法（如SM4）加密，存儲(chǔ)介質(zhì)定期進(jìn)行病毒查殺。防篡改：采用數(shù)字簽名、哈希校驗(yàn)等技術(shù)，確保電子檔案的真實(shí)性與完整性，定期開(kāi)展數(shù)據(jù)校驗(yàn)。（二）系統(tǒng)安全網(wǎng)絡(luò)安全：部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）、入侵防御系統(tǒng)（IPS），阻斷非法訪問(wèn)；涉密檔案系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。漏洞管理：定期開(kāi)展系統(tǒng)漏洞掃描與修復(fù)，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，每季度至少進(jìn)行一次全面安全評(píng)估。（三）實(shí)體安全機(jī)房安全：實(shí)行門(mén)禁管理，無(wú)關(guān)人員禁止進(jìn)入機(jī)房；定期檢查機(jī)房環(huán)境（溫濕度、電力、消防），確保設(shè)備正常運(yùn)行。設(shè)備維護(hù)：建立設(shè)備臺(tái)賬，定期對(duì)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，及時(shí)更換老化設(shè)備，避免因硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（四）人員安全培訓(xùn)教育：定期開(kāi)展檔案信息化安全培訓(xùn)，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)保密、系統(tǒng)操作、應(yīng)急處置等，每年至少組織1次全員培訓(xùn)。保密協(xié)議：與參與檔案信息化工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任與義務(wù)，嚴(yán)禁泄露檔案信息。人員離崗：人員離職或崗位調(diào)整時(shí)，及時(shí)收回系統(tǒng)權(quán)限、移交工作資料，確保數(shù)據(jù)安全。六、利用與服務(wù)（一）檢索利用建立線上利用流程，簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)，緊急需求可通過(guò)“綠色通道”快速響應(yīng)，確保檔案利用“便捷、高效、可控”。（二）編研開(kāi)發(fā)利用信息化手段開(kāi)展檔案編研，如制作檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)（黨史、業(yè)務(wù)成果等）、多媒體檔案資料（音頻、視頻、圖片集），為單位文化建設(shè)與決策提供支撐。結(jié)合大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，挖掘檔案資源價(jià)值（如統(tǒng)計(jì)高頻利用主題、分析業(yè)務(wù)趨勢(shì)），形成《檔案利用分析報(bào)告》。（三）服務(wù)方式線上服務(wù)：通過(guò)單位檔案信息網(wǎng)、移動(dòng)終端APP提供檔案查詢、咨詢服務(wù)，支持預(yù)約查檔、在線答疑。線下服務(wù)：在檔案閱覽室配備電子檔案查閱設(shè)備，提供紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步查閱服務(wù)，配備專人指導(dǎo)利用。特色服務(wù)：針對(duì)重點(diǎn)工作、專題活動(dòng)，提供定制化檔案服務(wù)（如匯編專題檔案、制作可視化檔案產(chǎn)品）。七、監(jiān)督考核（一）考核機(jī)制檔案管理部門(mén)會(huì)同紀(jì)檢監(jiān)察、信息技術(shù)等部門(mén)，建立檔案信息化管理考核機(jī)制，將考核結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核?？己藘?nèi)容包括檔案信息化建設(shè)進(jìn)度、數(shù)據(jù)質(zhì)量、安全管理、利用服務(wù)等，設(shè)置“優(yōu)秀、合格、不合格”三個(gè)等級(jí)。（二）檢查整改定期開(kāi)展檔案信息化工作檢查（每半年至少1次），重點(diǎn)檢查系統(tǒng)運(yùn)行、數(shù)據(jù)安全、利用服務(wù)等情況，形成《檢查報(bào)告》。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，下達(dá)整改通知書(shū)，限期整改；跟蹤整改落實(shí)情況，確保問(wèn)題“閉環(huán)解決”。（三）責(zé)任追究對(duì)違反本細(xì)則規(guī)定，造成檔案丟失、泄密、系統(tǒng)故障等后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，移送司法機(jī)關(guān)處理。對(duì)在檔案信息化工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)與個(gè)人，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)（如評(píng)選“檔案信息化先進(jìn)集體/個(gè)人”）。八、附則1.本細(xì)則由本單位檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。2.本細(xì)則未盡事宜，按