通用采購(gòu)流程與規(guī)范模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)化公司）的日常采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)原材料、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包（如保潔、IT運(yùn)維）等不同類型物資及服務(wù)的采購(gòu)需求。典型場(chǎng)景包括：常規(guī)物資補(bǔ)充：如辦公用紙、文具等消耗品的定期采購(gòu)；專項(xiàng)設(shè)備購(gòu)置：如生產(chǎn)設(shè)備、辦公自動(dòng)化設(shè)備的采購(gòu)；服務(wù)類采購(gòu)：如年度審計(jì)、營(yíng)銷推廣、系統(tǒng)維護(hù)等服務(wù)外包；應(yīng)急采購(gòu)：如突發(fā)故障導(dǎo)致的備件緊急采購(gòu)（需明確應(yīng)急流程特殊處理規(guī)則）。二、采購(gòu)全流程操作指南（一）需求發(fā)起與審批需求提出采購(gòu)需求部門（如行政部、生產(chǎn)部）填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確以下信息：物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額、用途說明、期望交付時(shí)間；如為首次采購(gòu)或特殊規(guī)格物資，需附技術(shù)規(guī)格書或樣品要求。示例：生產(chǎn)部需采購(gòu)“型號(hào)為XYZ-200的傳感器100個(gè)，用于產(chǎn)線升級(jí)，預(yù)算總額5萬(wàn)元，需在15日內(nèi)交付”。部門審批需求部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)的合理性（如是否符合部門工作計(jì)劃、預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)），簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部門。特殊情況（如超預(yù)算、采購(gòu)金額超過部門審批權(quán)限）需逐級(jí)上報(bào)至分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批。（二）采購(gòu)方式確定與供應(yīng)商選擇采購(gòu)方式匹配根據(jù)采購(gòu)金額、物資類型及企業(yè)規(guī)定，選擇對(duì)應(yīng)采購(gòu)方式：公開招標(biāo)：適用于單筆采購(gòu)金額≥50萬(wàn)元（或企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）的標(biāo)準(zhǔn)化物資/服務(wù)，需通過第三方招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，接受3家及以上供應(yīng)商投標(biāo)；詢比價(jià)采購(gòu)：適用于5萬(wàn)-50萬(wàn)元采購(gòu)金額，向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，綜合評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、交付周期后選擇供應(yīng)商；單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)（如專利產(chǎn)品）、發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況需從原供應(yīng)商補(bǔ)購(gòu)等特殊情形，需提供書面說明并經(jīng)總經(jīng)理審批；零星采購(gòu)：適用于5萬(wàn)元以下小額采購(gòu)，可通過電商平臺(tái)（如企業(yè)采購(gòu)平臺(tái)、京東企業(yè)購(gòu)）或定點(diǎn)供應(yīng)商直接采購(gòu)，需留存采購(gòu)憑證。供應(yīng)商尋源與評(píng)估采購(gòu)部門通過企業(yè)合格供應(yīng)商名錄、公開招標(biāo)、行業(yè)推薦等渠道收集供應(yīng)商信息；對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等），必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察；填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》，從價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、產(chǎn)品質(zhì)量、交付及時(shí)性、售后服務(wù)、財(cái)務(wù)狀況等維度評(píng)分（總分100分，70分以下不合格），評(píng)估合格后方可納入候選范圍。（三）合同簽訂與訂單下達(dá)合同擬定采購(gòu)部門與選定供應(yīng)商擬定《采購(gòu)合同》，明確以下核心條款：雙方基本信息、物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、付款方式（如預(yù)付款比例、到貨付款、質(zhì)保金條款）、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式；如為定制化產(chǎn)品，需附技術(shù)協(xié)議作為合同附件。合同審批采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核合同條款的合規(guī)性、與采購(gòu)需求的一致性；法務(wù)部門審核法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）；按審批權(quán)限報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字蓋章（合同需加蓋騎縫章，保證文本完整性）。訂單下達(dá)審批通過后，采購(gòu)部門向供應(yīng)商發(fā)出《采購(gòu)訂單》（可加蓋合同章或公章），明確交付時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人及聯(lián)系方式，并同步抄送需求部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門。（四）執(zhí)行跟蹤與交付驗(yàn)收進(jìn)度跟蹤采購(gòu)部門定期（如每周）與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按訂單交付；如遇可能延遲交付（如供應(yīng)商生產(chǎn)異常、物流問題），需第一時(shí)間通知需求部門，協(xié)商調(diào)整交付時(shí)間或啟動(dòng)備選方案。物資/服務(wù)驗(yàn)收到貨驗(yàn)收：倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)采購(gòu)訂單、合同條款核對(duì)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量，如為設(shè)備類物資需進(jìn)行通電測(cè)試；需求部門參與技術(shù)參數(shù)驗(yàn)收（如傳感器精度、設(shè)備功能），填寫《入庫(kù)驗(yàn)收單》，驗(yàn)收人簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：當(dāng)場(chǎng)拒收并通知采購(gòu)部門，供應(yīng)商需在3個(gè)工作日內(nèi)完成退/換貨，逾期未處理則啟動(dòng)違約條款。服務(wù)驗(yàn)收：服務(wù)完成后，需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如審計(jì)報(bào)告完整性、系統(tǒng)故障修復(fù)時(shí)效）填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》，雙方確認(rèn)服務(wù)成果。（五）發(fā)票核對(duì)與付款結(jié)算發(fā)票審核供應(yīng)商開具合法合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），發(fā)票信息需與合同、訂單、驗(yàn)收單一致（名稱、稅號(hào)、金額等）；采購(gòu)部門核對(duì)發(fā)票真實(shí)性（通過稅務(wù)局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)），財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票與付款申請(qǐng)單的匹配性。付款申請(qǐng)與審批財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)（如到貨后30日內(nèi)、驗(yàn)收合格后），填寫《付款申請(qǐng)單》，附合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等憑證；按審批權(quán)限報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批，審批通過后安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯）。資料歸檔采購(gòu)部門將采購(gòu)申請(qǐng)表、審批文件、詢比價(jià)記錄、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料整理成冊(cè)，按年度分類存檔（保存期限≥5年）。三、核心工具表單模板（一）采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購(gòu)類型（□物資□服務(wù)）物資/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算總額（元）期望交付時(shí)間用途說明（可附頁(yè)）審批流程需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)部門審核意見：審核人：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（如需）：簽字：日期：（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話地址評(píng)估維度權(quán)重（%）評(píng)分（1-10分）加權(quán)得分價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比）30產(chǎn)品質(zhì)量（資質(zhì)認(rèn)證、樣品測(cè)試、歷史合格率）25交付及時(shí)性（歷史交付延遲次數(shù)、應(yīng)急響應(yīng)速度）20售后服務(wù)（質(zhì)保期、問題解決效率、培訓(xùn)支持）15財(cái)務(wù)狀況（審計(jì)報(bào)告、銀行資信、負(fù)債情況）10總分100評(píng)估結(jié)論（□合格□不合格）評(píng)估人：日期：（三）采購(gòu)合同（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)：__________甲方（采購(gòu)方）：____________________（公司全稱）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：__________________地址：______________________________聯(lián)系人：__________電話：______________乙方（供應(yīng)商）：____________________（公司全稱）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：__________________地址：______________________________聯(lián)系人：__________電話：______________第一條采購(gòu)內(nèi)容物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）交付時(shí)間交付地點(diǎn)第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：____________________（如：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、甲方提供的技術(shù)規(guī)格書）第三條付款方式：預(yù)付款：合同簽訂后_個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總價(jià)的_%；到貨款：物資交付并驗(yàn)收合格后_個(gè)工作日內(nèi)，支付至總價(jià)的_%；質(zhì)保金：總價(jià)的_%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期（_個(gè)月）無(wú)質(zhì)量問題后____個(gè)工作日內(nèi)支付。第四條違約責(zé)任：乙方延遲交付：每延遲1日，按合同總額的_%支付違約金，延遲超過_日，甲方有權(quán)解除合同；甲方延遲付款：每延遲1日，按應(yīng)付未付金額的____%支付違約金；物資不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：乙方需在____日內(nèi)退換貨，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的費(fèi)用。第五條爭(zhēng)議解決：雙方友好協(xié)商解決，協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：____________________乙方（蓋章）：____________________簽訂日期：____年_月_日（四）入庫(kù)驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)驗(yàn)收日期采購(gòu)信息采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)合同編號(hào)供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果外觀檢查（□合格□不合格，問題描述：________________）技術(shù)參數(shù)測(cè)試（□合格□不合格，測(cè)試數(shù)據(jù)：________________）數(shù)量核對(duì)（□與訂單一致□不一致，實(shí)際數(shù)量：________________）驗(yàn)收結(jié)論（□合格□不合格）倉(cāng)庫(kù)管理員簽字：需求部門驗(yàn)收人簽字：采購(gòu)部門確認(rèn)：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）合規(guī)性要求采購(gòu)過程需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》（如適用企業(yè)為國(guó)企或事業(yè)單位）及企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)；涉及敏感崗位（如采購(gòu)負(fù)責(zé)人、審批人）需定期輪崗，避免利益沖突，嚴(yán)禁收受供應(yīng)商回扣、禮品等不正當(dāng)利益。（二）預(yù)算控制采購(gòu)金額不得超過部門年度預(yù)算，超預(yù)算采購(gòu)需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可執(zhí)行；大額采購(gòu)（如≥100萬(wàn)元）需開展成本分析，評(píng)估采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)性。（三）供應(yīng)商管理建立“合格供應(yīng)商名錄”，定期（如每年度）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，淘汰評(píng)分低于70分或出現(xiàn)重大質(zhì)量問題的供應(yīng)商；核心物資（如生產(chǎn)設(shè)備、關(guān)鍵原材料）需開發(fā)備用供應(yīng)商，降低單一供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。（四）文檔留存所有采購(gòu)環(huán)節(jié)需留存書