企業(yè)行政管理常用表格模板集引言在企業(yè)日常運營中，規(guī)范的行政管理表格是提升工作效率、明確責任分工、實現(xiàn)流程標準化的重要工具。本模板集涵蓋辦公用品管理、會議室使用、差旅報銷、固定資產(chǎn)登記、訪客接待、會議紀要、文件借閱及采購申請等8類高頻場景，通過清晰的適用情境、操作流程、模板示例及使用提示，幫助企業(yè)行政人員快速上手，保證行政管理工作有序、高效開展。一、辦公用品申領(lǐng)表適用情境適用于員工因日常辦公需要（如文具、耗材、設(shè)備配件等）向行政部申領(lǐng)辦公用品的場景，可規(guī)范申領(lǐng)流程，避免資源浪費。操作流程填寫申領(lǐng)信息：申領(lǐng)人根據(jù)實際需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。部門負責人審批：申領(lǐng)人將表格提交至部門負責人*經(jīng)理處，審核申領(lǐng)的必要性與合理性。行政部審核：行政專員*核對庫存情況，確認物品是否可滿足申領(lǐng)需求，若庫存不足需標注“待采購”。領(lǐng)用與登記：審批通過后，申領(lǐng)人至行政部領(lǐng)用物品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記冊》上簽字確認，行政人員同步更新庫存臺賬。模板示例辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)日期申領(lǐng)部門申領(lǐng)人聯(lián)系方式序號物品名稱規(guī)格型號單位1A4打印紙80g包2簽字筆0.5mm支部門審批意見：行政部審核意見：經(jīng)辦人：*經(jīng)理日期：經(jīng)辦人：*專員日期：領(lǐng)用簽字：_____________發(fā)放人：_____________日期：_____________使用提示申領(lǐng)需提前1-2個工作日提交，避免緊急申領(lǐng)影響辦公；耐用性辦公用品（如計算器、U盤）需注明“領(lǐng)用后個人保管”，離職時需歸還；每月末行政部匯總申領(lǐng)數(shù)據(jù)，分析各部門用量，優(yōu)化采購計劃。二、會議室使用申請表適用情境適用于部門或員工因會議、培訓、面試等需求，需使用公司內(nèi)部會議室的場景，可避免會議室沖突，保證資源合理分配。操作流程填寫申請信息：申請人提前1個工作日填寫《會議室使用申請表》，注明會議主題、時間、人數(shù)及所需設(shè)備。部門負責人審批：申請人將表格提交至部門負責人*主管處，確認會議的必要性。行政部協(xié)調(diào)確認：行政專員*根據(jù)會議室使用情況，協(xié)調(diào)空閑時段并反饋結(jié)果，若沖突需與申請人協(xié)商調(diào)整時間。使用與反饋：會議前30分鐘，申請人至行政部領(lǐng)取會議室鑰匙，檢查設(shè)備是否正常；使用后清理現(xiàn)場并歸還鑰匙，行政人員檢查設(shè)施完好情況。模板示例會議室使用申請表申請日期申請部門申請人聯(lián)系方式會議主題參會人數(shù)會議時間開始時間：__________結(jié)束時間：__________所需設(shè)備□投影儀□白板□麥克風□視頻會議系統(tǒng)□其他：__________部門審批意見：行政部確認意見：經(jīng)辦人：*主管日期：經(jīng)辦人：*專員日期：領(lǐng)用鑰匙簽字：_____________歸還鑰匙時間：_____________使用提示會議室使用遵循“先申請、后使用”原則，緊急會議需提前2小時電話聯(lián)系行政部；使用期間保持安靜，禁止吸煙或攜帶易燃物品，會議結(jié)束后關(guān)閉設(shè)備、清理垃圾；長時間使用（超過4小時）需中途確認會議室狀態(tài)，避免超時影響后續(xù)安排。三、員工差旅報銷單適用情境適用于員工因公出差（如客戶拜訪、項目會議、培訓等）后，報銷交通、住宿、餐費等場景，規(guī)范費用報銷流程，保證合規(guī)性。操作流程出差前申請：員工填寫《出差申請表》，注明出差事由、時間、地點及預算，經(jīng)部門負責人*總監(jiān)審批后交行政部備案。票據(jù)收集：出差期間，員工保留真實、合規(guī)的發(fā)票（發(fā)票抬頭需為公司全稱），并在票據(jù)背面注明消費事由及日期。填寫報銷單：出差結(jié)束后3個工作日內(nèi)，員工填寫《差旅報銷單》，分類粘貼票據(jù)（交通費、住宿費、餐費等），注明報銷金額及明細。審批與報銷：報銷單經(jīng)部門負責人審核、財務部復核無誤后，交至出納處，5個工作日內(nèi)完成款項支付。模板示例員工差旅報銷單報銷人部門出差事由出差時間自___年_月__日至__月__日出差地點交通方式住宿天數(shù)預算總額費用類型發(fā)票張數(shù)金額（元）備注說明交通費住宿費餐補按公司標準____元/天其他報銷總額（大寫）：_____________元（小寫）：￥_____________部門審批意見：財務審核意見：經(jīng)辦人：*總監(jiān)日期：經(jīng)辦人：*會計日期：出納付款簽字：_____________付款日期：_____________使用提示交通費需注明往返時間及行程，住宿費不得超過公司標準（如一線城市不超過400元/晚）；餐補按出差實際天數(shù)計算，無需提供發(fā)票，但需附出差審批單；票據(jù)需真實有效，涂改、偽造票據(jù)將不予報銷并追究責任。四、固定資產(chǎn)登記表適用情境適用于公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具等）的入庫、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、報廢等全生命周期管理場景，保證資產(chǎn)賬實相符。操作流程資產(chǎn)入庫登記：采購資產(chǎn)到貨后，行政部與財務部共同驗收，填寫《固定資產(chǎn)登記表》，分配唯一資產(chǎn)編號，粘貼資產(chǎn)標簽。領(lǐng)用登記：資產(chǎn)領(lǐng)用時，領(lǐng)用人填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負責人審批后，行政部更新登記表，領(lǐng)用人簽字確認保管責任。定期盤點：每季度末，行政部組織各部門盤點資產(chǎn)，核對臺賬與實物，差異情況需書面說明并報總經(jīng)理*審批。報廢與處置：資產(chǎn)無法使用時，使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)技術(shù)部鑒定、財務部評估殘值后，按流程處置并更新臺賬。模板示例固定資產(chǎn)登記表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購買日期購買金額（元）使用部門保管人BG-2024-001聯(lián)想臺式機ThinkCentreM7002024-03-154500市場部*員工BG-2024-002惠普打印機LaserJetP11082024-03-201800行政部*專員資產(chǎn)狀態(tài)□在用□閑置□維修□報廢報廢日期殘值收入（元）備注使用提示固定資產(chǎn)編號需唯一，格式為“類別-年份-序號”（如“BG-2024-001”代表“辦公設(shè)備-2024年-001號”）；領(lǐng)用人離職時，需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，行政部核對無誤后方可辦理離職；盤點發(fā)覺盤盈、盤虧，需在3個工作日內(nèi)提交原因分析報告，經(jīng)審批后調(diào)整臺賬。五、來訪人員登記表適用情境適用于外部訪客（如客戶、合作伙伴、應聘者等）到公司前臺辦理登記的場景，加強安全管理，明確訪客動態(tài)。操作流程信息登記：訪客到達前臺，出示有效身份證件，前臺人員填寫《來訪人員登記表》，記錄姓名、單位、聯(lián)系方式、到訪事由等信息。聯(lián)系被訪人：前臺人員提前電話通知被訪部門（如銷售部、人力資源部），確認是否接待及到訪時間。發(fā)放訪客證：登記完成后，前臺發(fā)放訪客證（佩戴于左胸前），指引訪客至電梯間或被訪部門。離館登記：訪客離開時，至前臺歸還訪客證，前臺人員在登記表上記錄離開時間，確認無遺留物品。模板示例來訪人員登記表到訪日期到訪時間離館時間訪客姓名性別年齡訪客單位聯(lián)系方式被訪部門到訪事由□業(yè)務洽談□面試□設(shè)備維修□其他：__________接待人職務訪客證號前臺登記人：_____________接待人簽字：_____________使用提示涉密部門（如財務部、研發(fā)部）需提前確認是否允許訪客進入，必要時需辦理“訪客準入申請”；訪客證僅限當日使用，離館時必須歸還，遺失需賠償（成本費10元/個）；前臺人員需每日核對登記表，保證訪客信息真實、完整，異常情況及時上報行政部。六、會議紀要表適用情境適用于企業(yè)各類會議（如周例會、項目推進會、年度總結(jié)會等）后，記錄會議內(nèi)容、決議事項及行動分工的場景，保證會議精神落地。操作流程會前準備：會議組織者明確會議主題、時間、參會人員，提前分發(fā)會議議程。會中記錄：記錄人（一般為行政專員或指定人員）實時記錄會議討論要點、決議事項及負責人、完成時限。會后整理：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理會議紀要，經(jīng)會議主持人*總經(jīng)理審核無誤后，分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門。跟蹤落實：行政部負責跟蹤決議事項的執(zhí)行進度，每周更新《會議決議跟蹤表》，保證按時完成。模板示例會議紀要表會議名稱會議時間會議地點主持人參會人員□總監(jiān)□經(jīng)理□*專員□其他：__________缺席人員及原因：________________________會議議題討論內(nèi)容決議事項負責人議題1：Q2銷售目標分析市場數(shù)據(jù)，調(diào)整銷售策略目標定為500萬元，*經(jīng)理負責分解部門指標*經(jīng)理議題2：新員工培訓確定培訓方案及講師培訓時間為5月10-12日，*專員負責協(xié)調(diào)講師*專員分發(fā)范圍：□全體參會人員□相關(guān)部門□存檔主持人審核簽字：_____________日期：_____________使用提示會議紀要需客觀、簡潔，避免主觀表述，重點突出“決議事項”與“行動分工”；決議事項需明確“負責人”與“完成時限”，便于后續(xù)跟蹤；會議紀需一式三份（行政部、財務部、參會部門各執(zhí)一份），電子版同步存檔至公司共享服務器。七、文件借閱登記表適用情境適用于員工因工作需要借閱公司內(nèi)部文件（如合同、制度、項目資料等）的場景，規(guī)范文件管理，防止文件丟失或泄露。操作流程借閱申請：員工填寫《文件借閱登記表》，注明文件名稱、編號、借閱用途及預計歸還時間。審批：借閱人將表格提交至部門負責人經(jīng)理審批，涉密文件（如財務報表、技術(shù)專利）需經(jīng)總經(jīng)理簽字。借閱登記：審批通過后，文件管理員*核對文件狀態(tài)，確認文件完好后交予借閱人，在登記表上記錄借閱信息。歸還與檢查：借閱人需在預計歸還時間內(nèi)歸還文件，文件管理員檢查文件完整性，確認無誤后注銷借閱記錄。模板示例文件借閱登記表借閱日期歸還日期借閱人部門文件名稱文件編號密級借閱用途2024年銷售合同XS-2024-005□公開□內(nèi)部□秘密客戶對賬員工手冊（2024版）ZD-2024-001公開新員工培訓審批意見：文件管理員簽字：經(jīng)辦人：*經(jīng)理日期：經(jīng)辦人：*管理員日期：歸還檢查：□完好□損壞（說明：________________）使用提示涉密文件嚴禁復印、外帶，確需復印需經(jīng)總經(jīng)理審批并注明“復印件僅供工作使用”；借閱期限一般不超過3個工作日，超期需辦理續(xù)借手續(xù)（續(xù)借不超過2次）；文件管理員需每月匯總借閱記錄，分析高頻借閱文件，優(yōu)化文件存儲與共享方式。八、辦公用品采購申請表適用情境適用于行政部根據(jù)各部門辦公用品申領(lǐng)需求及庫存情況，集中采購辦公用品的場景，保證采購計劃性、控制成本。操作流程需求統(tǒng)計：每月25日前，各部門提交《辦公用品需求清單》，行政部匯總并核對庫存，形成《采購需求匯總表》。填寫申請單：行政專員填寫《辦公用品采購申請表》，注明采購物品、數(shù)量、預估單價、總價及供應商信息。審批：申請表經(jīng)行政部負責人主管審核、財務部復核預算后，報總經(jīng)理審批。采購與入庫：審批通過后，行政部聯(lián)系供應商下單，貨到后與財務部共同驗收，填寫《辦公用品入庫單》，更新庫存臺賬。模板示例辦公用品采購申請表申請日期申請部門申請人聯(lián)系方式采購周期□緊急□常規(guī)（本月__日前到貨）預算總額（元）序號物品名稱規(guī)格型號單位1A4打印紙80g包2文件夾A4個部門審核意見：財務復核意見：經(jīng)辦人：*主管日期：經(jīng)辦人：*會計日期：