標(biāo)準(zhǔn)文書歸檔命名和分類指引表一、適用范圍與場景說明本指引表適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下簡稱“單位”）在日常運(yùn)營中產(chǎn)生或收到的各類標(biāo)準(zhǔn)文書的歸檔管理，包括但不限于：行政類文書：通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃/總結(jié)等；業(yè)務(wù)類文書：合同/協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目方案、驗(yàn)收報(bào)告、客戶函件等；人事類文書：勞動(dòng)合同、員工手冊、薪酬文件、培訓(xùn)記錄、離職手續(xù)等；財(cái)務(wù)類文書：發(fā)票、報(bào)銷單、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算文件等；其他專項(xiàng)文書：資質(zhì)證書、證照、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、合規(guī)性材料等。通過規(guī)范文書的命名與分類，保證文書歸檔的系統(tǒng)性、可檢索性，滿足日常查閱、審計(jì)檢查、歷史追溯等需求，同時(shí)提升檔案管理效率。二、文書歸檔命名與分類實(shí)操步驟（一）第一步：明確文書核心屬性在歸檔前，需識(shí)別文書的關(guān)鍵信息，包括：文書類型：如合同、報(bào)告、通知等（參考本指引表“文書類別”列）；所屬部門：如行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部等（若為跨部門文書，以主辦部門為準(zhǔn)）；形成日期：文書最終定稿的日期（格式：YYYYMMDD，如20231025）；文號/編號：單位內(nèi)部賦予的文書編號（如“行通知〔2023〕15號”）；核心主題：文書標(biāo)題中的核心內(nèi)容（簡潔概括，避免冗余，如“2024年春節(jié)放假安排”“項(xiàng)目采購合同”）。（二）第二步：建立分類層級體系單位可根據(jù)自身規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，采用“一級分類+二級分類”的層級結(jié)構(gòu)，保證分類邏輯清晰、無交叉重疊。一級分類：按部門或職能模塊劃分（如“行政部”“財(cái)務(wù)部”“人力資源部”“業(yè)務(wù)一部”等）；二級分類：按文書類型或用途劃分（如“行政部”下分“通知類”“會(huì)議紀(jì)要類”“制度規(guī)范類”；“財(cái)務(wù)部”下分“憑證類”“報(bào)表類”“審計(jì)類”）。示例：一級分類：行政部→二級分類：會(huì)議紀(jì)要類一級分類：業(yè)務(wù)一部→二級分類：合同管理類（三）第三步：制定統(tǒng)一命名規(guī)則文書命名需遵循“核心要素+簡潔描述”原則，保證唯一性和可識(shí)別性，推薦格式為：YYYYMMDD-部門代碼-文書類型代碼-序號-核心主題1.代碼規(guī)則說明部門代碼：采用部門名稱首字母縮寫（如“行政部”=“XZB”，“財(cái)務(wù)部”=“CWB”，“人力資源部”=“RLZYB”），若部門名稱首字母重復(fù)，可增加區(qū)分字母（如“業(yè)務(wù)一部”=“YWB1”，“業(yè)務(wù)二部”=“YWB2”）；文書類型代碼：參考本指引表“文書類別”對應(yīng)的固定代碼（如“合同/協(xié)議”=“HT”，“會(huì)議紀(jì)要”=“HYJY”，“報(bào)告”=“BG”）；序號：按同類型文書年度內(nèi)形成順序，統(tǒng)一為3位數(shù)字（如“001”“002”），從“001”開始累計(jì)，每年1月1日重置。2.命名示例行政部2023年10月25日下發(fā)的《關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》：20231025-XZB-TZ-001-2024年春節(jié)放假安排業(yè)務(wù)一部2023年9月10日簽訂的《項(xiàng)目采購合同》（編號：YWC2023091001）：20230910-YWB1-HT-001-項(xiàng)目采購合同人力資源部2023年11月15日形成的《2023年第四季度員工培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告》：20231115-RLZYB-BG-001-2023年Q4員工培訓(xùn)總結(jié)（四）第四步：填寫歸檔指引表根據(jù)上述分類和命名規(guī)則，將文書信息錄入《標(biāo)準(zhǔn)文書歸檔命名與分類指引表》（詳見第三部分），保證以下信息完整準(zhǔn)確：文書全稱、形成日期、文號/編號；所屬一級分類、二級分類；規(guī)范命名結(jié)果、歸檔部門、經(jīng)辦人（某某）；保管期限（如“永久”“10年”“5年”，參考單位檔案管理規(guī)定或國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)）。（五）第五步：歸檔審核與動(dòng)態(tài)調(diào)整審核：由部門檔案管理員或指定負(fù)責(zé)人對文書命名、分類的規(guī)范性進(jìn)行審核，保證符合本指引要求；歸檔：審核通過后，按分類層級將文書存放至對應(yīng)檔案盒/柜，并在指引表中標(biāo)記“已歸檔”及歸檔日期；調(diào)整：若新增文書類型或部門職能調(diào)整，需及時(shí)更新分類代碼和命名規(guī)則，并在指引表中備注修訂說明（如“2024年1月新增‘法務(wù)部’，部門代碼‘FWB’”）。三、標(biāo)準(zhǔn)文書歸檔命名與分類指引表模板文書全稱形成日期文號/編號一級分類二級分類規(guī)范命名示例歸檔部門經(jīng)辦人（某某）保管期限備注（如修訂說明）關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知20231025行通知〔2023〕15號行政部通知類20231025-XZB-TZ-001-2024年春節(jié)放假安排行政部**10年—項(xiàng)目采購合同20230910YWC2023091001業(yè)務(wù)一部合同管理類20230910-YWB1-HT-001-項(xiàng)目采購合同業(yè)務(wù)一部**永久合同金額50萬元，已備案2023年Q4員工培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告20231115RLZYBG202311003人力資源部培訓(xùn)管理類20231115-RLZYB-BG-001-2023年Q4員工培訓(xùn)總結(jié)人力資源部**10年含培訓(xùn)簽到表及考核結(jié)果關(guān)于產(chǎn)品提價(jià)的請示20231205YWB1QJ202312002業(yè)務(wù)一部請示報(bào)告類20231205-YWB1-QS-001-產(chǎn)品提價(jià)請示業(yè)務(wù)一部趙六5年附成本核算明細(xì)表2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告20240110CWBJZ2024001財(cái)務(wù)部審計(jì)類20240110-CWB-SJ-001-2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告財(cái)務(wù)部錢七永久第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)出具四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）命名一致性原則同一類型文書的命名格式需嚴(yán)格統(tǒng)一，避免混用“YYYY-MM-DD”“YYYY年MM月DD日”等不同日期格式，或“部門簡稱”“部門全稱”混用的情況；核心主題應(yīng)簡潔明了，避免使用“文件”“資料”等模糊詞匯，需直接體現(xiàn)文書核心內(nèi)容（如“合同”而非“合同文件”，“報(bào)告”而非“報(bào)告資料”）。（二）分類層級清晰化分類體系一旦確定，不得隨意更改，確需調(diào)整需經(jīng)檔案管理部門審批，并在指引表中記錄修訂原因和時(shí)間；二級分類應(yīng)遵循“從屬關(guān)系明確”原則，例如“行政部”下可按“通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要”等類型分類，避免與“財(cái)務(wù)部”等一級分類交叉。（三）特殊文書處理規(guī)范跨部門文書：以主辦部門為準(zhǔn)進(jìn)行分類，協(xié)辦部門可在備注中注明協(xié)辦信息（如“主辦：業(yè)務(wù)一部，協(xié)辦：財(cái)務(wù)部”）；系列文書：如“項(xiàng)目2023年1-12月月度報(bào)告”，命名中需體現(xiàn)系列屬性，可標(biāo)注為“20230101-YWB1-BG-001-項(xiàng)目1月報(bào)告”“20230201-YWB1-BG-002-項(xiàng)目2月報(bào)告”等，序號按月度順序遞增；修訂版文書：需在命名中注明版本號，如“20231025-XZB-TZ-001-2024年春節(jié)放假安排（V1.0）”，修訂后更新為“20231110-XZB-TZ-001-2024年春節(jié)放假安排（V2.0）”。（四）檔案安全與檢索效率電子文書歸檔時(shí)，命名規(guī)則需與紙質(zhì)文書保持一致，存儲(chǔ)路徑按分類層級設(shè)置（如“D:/歸檔/行政部/通知類/2023年/”）；定期對歸檔文書進(jìn)行檢索測試，保證通過“日期、部門、主題”等關(guān)鍵詞可快速定位文書，避免因命名錯(cuò)誤導(dǎo)致檢索失??；涉及敏感信息的文書（如人事任免、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)），需在備注中標(biāo)注“保密”，并按單位保密管理規(guī)定存儲(chǔ)，限制查閱權(quán)限。（五）動(dòng)態(tài)更新與培訓(xùn)每年年末組織檔案管理員對指引表進(jìn)行復(fù)盤，根據(jù)當(dāng)年新增文書類型