學校綜合辦公室會議程序###一、會議準備

####（一）確定會議主題與目的

1.明確會議核心議題，如工作安排、資源協(xié)調(diào)、流程優(yōu)化等。

2.制定會議目標，確保討論聚焦于實際問題解決。

####（二）時間與地點安排

1.選擇合適的會議時間，避免與重要工作沖突。

2.預定會議室，提前檢查設備（投影儀、音響等）是否正常。

####（三）參會人員通知

1.列出必須參會人員名單，包括部門負責人及相關人員。

2.提前3天發(fā)出會議通知，注明時間、地點、議題及需準備材料。

####（四）會議材料準備

1.整理與議題相關的數(shù)據(jù)、圖表或報告。

2.打印紙質版材料，或確保電子版材料在會前共享。

###二、會議召開

####（一）會議簽到

1.安排專人負責簽到，記錄參會人員名單。

2.檢查是否全員到齊，如有缺席需記錄并后續(xù)跟進。

####（二）主持人開場

1.介紹會議主題、目的及議程。

2.強調(diào)會議紀律，如發(fā)言時間控制、手機靜音等。

####（三）議題討論

1.按照預定順序逐一討論議題，主持人引導發(fā)言。

-**分步驟操作**：

-第一步：明確議題背景，由負責人陳述現(xiàn)狀。

-第二步：參會人員提出意見或建議。

-第三步：記錄關鍵討論點及待辦事項。

2.鼓勵所有參會者發(fā)言，確保意見多樣性。

####（四）決策與總結

1.對討論結果進行匯總，形成決議或行動方案。

-示例：將“優(yōu)化報銷流程”列為優(yōu)先事項，指定兩人負責后續(xù)推進。

2.主持人總結會議成果，明確各事項負責人及完成時限。

###三、會議后續(xù)工作

####（一）會議紀要整理

1.實時記錄討論要點、決議及分配任務。

2.在會議結束后2小時內(nèi)完成紀要初稿，發(fā)送給參會者確認。

####（二）任務跟進

1.將決議事項錄入工作臺賬，設定跟蹤周期（如每周匯報進度）。

2.定期檢查任務完成情況，協(xié)調(diào)資源解決阻礙。

####（三）資料歸檔

1.將會議紀要、材料電子版存入共享文件夾。

2.紙質版材料分類歸檔，便于查閱。

###四、注意事項

1.如遇特殊情況需取消或延期會議，提前1天通知所有參會者。

2.每次會議后收集參會者反饋，持續(xù)改進程序效率。

3.嚴格控制會議時長，一般不超過預定時間的20%。

###二、會議召開（續(xù)）

####（一）會議簽到（續(xù)）

1.簽到表應包含以下項目：

-參會人姓名

-所屬部門

-簽到時間

-備注（如“代簽”需注明原參會者姓名及原因）

2.對于未按時簽到的參會者，由簽到負責人在會后通過即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）確認其參會狀態(tài)，避免遺漏重要信息。

####（二）主持人開場（續(xù)）

1.開場白應簡明扼要，例如：

-“各位同事，歡迎參加本次綜合辦公室會議，本次會議共有X位同事出席，議題包括……，請大家提前調(diào)好手機至靜音模式?！?/p>

2.如有外部人員（如其他部門代表）列席，需提前告知并安排座位，確保會議秩序。

####（三）議題討論（續(xù)）

1.**分步驟操作（續(xù)）**：

-**第一步：明確議題背景**

-負責人需用3-5分鐘陳述議題背景，包括：

-當前工作遇到的具體問題（如“近期辦公耗材使用量激增，需討論采購優(yōu)化方案”）。

-數(shù)據(jù)支撐（如“本月復印紙用量較上月增長30%，具體情況見附件”）。

-需達成的目標（如“通過討論，制定下季度耗材采購預算及流程改進建議”）。

-**第二步：參會人員發(fā)言**

-主持人按順序引導每位參會者發(fā)言，每人發(fā)言時間控制在3-5分鐘內(nèi)。

-鼓勵參會者提出具體建議，例如：

-“是否可以推行無紙化辦公，減少一次性耗材使用？”

-“能否與其他部門共享部分資源，避免重復采購？”

-**第三步：記錄關鍵討論點**

-會議記錄員需詳細記錄以下內(nèi)容：

-主要觀點及論證過程

-潛在解決方案及其優(yōu)缺點

-待進一步確認的事項

2.**爭議處理**：

-若出現(xiàn)分歧，主持人需：

-引導雙方陳述理由，確保邏輯清晰。

-必要時引入第三方（如相關領域專家）提供意見。

-最終由主持人根據(jù)討論結果做出初步結論，會后進一步核實。

####（四）決策與總結（續(xù)）

1.**決議形成**：

-對討論結果進行分類匯總，形成明確決議，例如：

-**決議項1**：由采購部負責制定新的耗材采購清單，需在下周提交。

-**決議項2**：各部門指定1名聯(lián)絡人，負責后續(xù)無紙化辦公試點工作。

2.**個人任務分配**：

-每項決議需明確負責人及完成時限，例如：

-負責人：張三（采購部）

-任務：整理2024年第一季度辦公耗材預算（完成時限：3月5日前）

-負責人：李四（行政部）

-任務：收集各部門無紙化辦公需求（完成時限：3月10日前）

3.**總結發(fā)言**：

-主持人用1-2分鐘重申會議核心成果，例如：

-“本次會議明確了耗材采購優(yōu)化方向，各負責人需按計劃推進，行政部將在3月15日組織首次無紙化辦公培訓。”

###三、會議后續(xù)工作（續(xù)）

####（一）會議紀要整理（續(xù)）

1.**紀要模板**：

-會議名稱

-日期、時間、地點

-參會人員名單

-缺席人員名單及原因

-議題及討論要點（按時間順序記錄）

-決議事項（含負責人、完成時限）

-附件（如數(shù)據(jù)圖表、方案草案）

2.**發(fā)送與確認**：

-紀要初稿發(fā)送后24小時內(nèi)，需收集參會者反饋，如有遺漏或錯誤需及時修正。

-示例：通過企業(yè)微信群發(fā)送紀要，要求在48小時內(nèi)回復“已閱”。

####（二）任務跟進（續(xù)）

1.**跟進方式**：

-每周召開簡短站會（5-10分鐘），匯報決議事項進展。

-使用項目管理工具（如釘釘任務、飛書清單）實時更新任務狀態(tài)。

2.**阻礙處理**：

-若某項任務因資源不足或外部因素受阻，負責人需在站會上說明，會議記錄員整理后提交給主持人協(xié)調(diào)。

####（三）資料歸檔（續(xù)）

1.**電子檔案**：

-紀要、材料等需歸檔至統(tǒng)一文件夾，命名規(guī)范為“[年份]-[月份]-[會議主題]紀要”。

-建立版本管理機制，重要修訂需標注說明。

2.**紙質檔案**：

-對于關鍵決議（如預算方案），需打印兩份，一份存檔一份分發(fā)給負責人。

-紙質檔案存放于檔案柜，定期檢查防潮防火。

###四、注意事項（續(xù)）

1.**會議效率優(yōu)化**：

-對于重復性討論的議題（如每月例會固定流程），可提前通過共享文檔收集意見，減少會議冗余。

2.**技術支持**：

-安排專人負責會議設備調(diào)試，會前測試投影儀亮度、麥克風靈敏度等。

3.**反饋機制**：

-每季度開展一次會議效果評估，通過匿名問卷收集參會者對會議頻率、議題設置、流程安排的滿意度，持續(xù)改進。

###一、會議準備

####（一）確定會議主題與目的

1.明確會議核心議題，如工作安排、資源協(xié)調(diào)、流程優(yōu)化等。

2.制定會議目標，確保討論聚焦于實際問題解決。

####（二）時間與地點安排

1.選擇合適的會議時間，避免與重要工作沖突。

2.預定會議室，提前檢查設備（投影儀、音響等）是否正常。

####（三）參會人員通知

1.列出必須參會人員名單，包括部門負責人及相關人員。

2.提前3天發(fā)出會議通知，注明時間、地點、議題及需準備材料。

####（四）會議材料準備

1.整理與議題相關的數(shù)據(jù)、圖表或報告。

2.打印紙質版材料，或確保電子版材料在會前共享。

###二、會議召開

####（一）會議簽到

1.安排專人負責簽到，記錄參會人員名單。

2.檢查是否全員到齊，如有缺席需記錄并后續(xù)跟進。

####（二）主持人開場

1.介紹會議主題、目的及議程。

2.強調(diào)會議紀律，如發(fā)言時間控制、手機靜音等。

####（三）議題討論

1.按照預定順序逐一討論議題，主持人引導發(fā)言。

-**分步驟操作**：

-第一步：明確議題背景，由負責人陳述現(xiàn)狀。

-第二步：參會人員提出意見或建議。

-第三步：記錄關鍵討論點及待辦事項。

2.鼓勵所有參會者發(fā)言，確保意見多樣性。

####（四）決策與總結

1.對討論結果進行匯總，形成決議或行動方案。

-示例：將“優(yōu)化報銷流程”列為優(yōu)先事項，指定兩人負責后續(xù)推進。

2.主持人總結會議成果，明確各事項負責人及完成時限。

###三、會議后續(xù)工作

####（一）會議紀要整理

1.實時記錄討論要點、決議及分配任務。

2.在會議結束后2小時內(nèi)完成紀要初稿，發(fā)送給參會者確認。

####（二）任務跟進

1.將決議事項錄入工作臺賬，設定跟蹤周期（如每周匯報進度）。

2.定期檢查任務完成情況，協(xié)調(diào)資源解決阻礙。

####（三）資料歸檔

1.將會議紀要、材料電子版存入共享文件夾。

2.紙質版材料分類歸檔，便于查閱。

###四、注意事項

1.如遇特殊情況需取消或延期會議，提前1天通知所有參會者。

2.每次會議后收集參會者反饋，持續(xù)改進程序效率。

3.嚴格控制會議時長，一般不超過預定時間的20%。

###二、會議召開（續(xù)）

####（一）會議簽到（續(xù)）

1.簽到表應包含以下項目：

-參會人姓名

-所屬部門

-簽到時間

-備注（如“代簽”需注明原參會者姓名及原因）

2.對于未按時簽到的參會者，由簽到負責人在會后通過即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）確認其參會狀態(tài)，避免遺漏重要信息。

####（二）主持人開場（續(xù)）

1.開場白應簡明扼要，例如：

-“各位同事，歡迎參加本次綜合辦公室會議，本次會議共有X位同事出席，議題包括……，請大家提前調(diào)好手機至靜音模式?！?/p>

2.如有外部人員（如其他部門代表）列席，需提前告知并安排座位，確保會議秩序。

####（三）議題討論（續(xù)）

1.**分步驟操作（續(xù)）**：

-**第一步：明確議題背景**

-負責人需用3-5分鐘陳述議題背景，包括：

-當前工作遇到的具體問題（如“近期辦公耗材使用量激增，需討論采購優(yōu)化方案”）。

-數(shù)據(jù)支撐（如“本月復印紙用量較上月增長30%，具體情況見附件”）。

-需達成的目標（如“通過討論，制定下季度耗材采購預算及流程改進建議”）。

-**第二步：參會人員發(fā)言**

-主持人按順序引導每位參會者發(fā)言，每人發(fā)言時間控制在3-5分鐘內(nèi)。

-鼓勵參會者提出具體建議，例如：

-“是否可以推行無紙化辦公，減少一次性耗材使用？”

-“能否與其他部門共享部分資源，避免重復采購？”

-**第三步：記錄關鍵討論點**

-會議記錄員需詳細記錄以下內(nèi)容：

-主要觀點及論證過程

-潛在解決方案及其優(yōu)缺點

-待進一步確認的事項

2.**爭議處理**：

-若出現(xiàn)分歧，主持人需：

-引導雙方陳述理由，確保邏輯清晰。

-必要時引入第三方（如相關領域專家）提供意見。

-最終由主持人根據(jù)討論結果做出初步結論，會后進一步核實。

####（四）決策與總結（續(xù)）

1.**決議形成**：

-對討論結果進行分類匯總，形成明確決議，例如：

-**決議項1**：由采購部負責制定新的耗材采購清單，需在下周提交。

-**決議項2**：各部門指定1名聯(lián)絡人，負責后續(xù)無紙化辦公試點工作。

2.**個人任務分配**：

-每項決議需明確負責人及完成時限，例如：

-負責人：張三（采購部）

-任務：整理2024年第一季度辦公耗材預算（完成時限：3月5日前）

-負責人：李四（行政部）

-任務：收集各部門無紙化辦公需求（完成時限：3月10日前）

3.**總結發(fā)言**：

-主持人用1-2分鐘重申會議核心成果，例如：

-“本次會議明確了耗材采購優(yōu)化方向，各負責人需按計劃推進，行政部將在3月15日組織首次無紙化辦公培訓?！?/p>

###三、會議后續(xù)工作（續(xù)）

####（一）會議紀要整理（續(xù)）

1.**紀要模板**：

-會議名稱

-日期、時間、地點

-參會人員名單

-缺席人員名單及原因

-議題及討論要點（按時間順序記錄）

-決議事項（含負責人、完成時限）

-附件（如數(shù)據(jù)圖表、方案草案）

2.**發(fā)送與確認**：

-紀要初稿發(fā)送后24小時內(nèi)，需收集參會者反饋，如有遺漏或錯誤需及時修正。

-示例：通過企業(yè)微信群發(fā)送紀要，要求在48小時內(nèi)回復“已閱”。

####（二）任務跟進（續(xù)）

1.**跟進方式**：

-每周召開簡短站會（5-10分鐘），匯報決議事項進展。

-使用項目管理工具（如釘釘任務、飛書清單）實時更新任務狀態(tài)。

2.**阻礙處理**：

-若某項任務因資源不足或外部因素受阻，負責人需在站會上說明，會議記錄員整理后提交給主持人協(xié)調(diào)。

####（三）資料歸檔（續(xù)）

1.**電子檔案**：

-紀要、材料等需歸檔至統(tǒng)一文件夾，命名規(guī)范為“[年份]-[月份]-[會議主題]紀要”。

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