行政公文標(biāo)準(zhǔn)化撰寫規(guī)范工具指南一、適用范圍與常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)、事業(yè)單位及行政機(jī)關(guān)內(nèi)部各類行政公文的標(biāo)準(zhǔn)化撰寫，涵蓋日常事務(wù)通知、工作請(qǐng)示與報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、函件溝通等核心場(chǎng)景。具體包括：跨部門協(xié)作事項(xiàng)的正式告知、向上級(jí)單位匯報(bào)工作進(jìn)展、向下級(jí)單位部署任務(wù)、對(duì)外單位（如合作方、監(jiān)管機(jī)構(gòu)）進(jìn)行業(yè)務(wù)函詢等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化撰寫，保證公文內(nèi)容清晰、格式統(tǒng)一、流轉(zhuǎn)高效，避免因表述模糊或格式不規(guī)范導(dǎo)致的溝通障礙或執(zhí)行偏差。二、標(biāo)準(zhǔn)化撰寫步驟詳解（一）明確公文類型與核心目的動(dòng)筆前需根據(jù)發(fā)文目的確定公文類型（如通知、請(qǐng)示、報(bào)告、函等），不同類型公文的邏輯結(jié)構(gòu)與側(cè)重點(diǎn)差異顯著：通知：適用于發(fā)布規(guī)章、轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、告知事項(xiàng)等，需明確“為什么發(fā)、發(fā)什么、如何執(zhí)行”；請(qǐng)示：適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)，需突出“必要性、可行性、具體請(qǐng)求”；報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)，需聚焦“客觀事實(shí)、數(shù)據(jù)支撐、結(jié)論清晰”；函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，需體現(xiàn)“平等性、針對(duì)性、簡(jiǎn)潔性”。（二）規(guī)范公文格式要素按“從上至下、從左至右”順序依次完成以下要素的撰寫與排版：1.標(biāo)題構(gòu)成：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（規(guī)范化簡(jiǎn)稱）+事由+文種，三者缺一不可；要求：居中排布，字體為方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體二號(hào)，長(zhǎng)度一般不超過(guò)50字，避免使用模糊表述（如“有關(guān)事項(xiàng)”“相關(guān)情況”）；示例：集團(tuán)辦公室關(guān)于2024年度固定資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃的通知。2.主送機(jī)關(guān)位置：標(biāo)題下一行頂格書寫，后加全角冒號(hào)“：”；要求：明確公文的主要接收對(duì)象，如“各部門：”“各子公司：”“市市場(chǎng)監(jiān)督管理局：”；若涉及多個(gè)機(jī)關(guān)，用頓號(hào)“、”分隔，同類機(jī)關(guān)間用逗號(hào)“，”分隔；示例：集團(tuán)各部門、各分公司負(fù)責(zé)人：3.結(jié)構(gòu)：采用“開(kāi)頭（依據(jù)/目的）—主體（事項(xiàng)/內(nèi)容）—結(jié)尾（要求/請(qǐng)求）”三段式邏輯；開(kāi)頭：簡(jiǎn)述發(fā)文背景、依據(jù)（如“根據(jù)會(huì)議精神”“為落實(shí)工作要求”）或目的（如“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”），用“現(xiàn)將……如下”“……如下”等過(guò)渡句引出主體；主體：分條列項(xiàng)闡述核心內(nèi)容，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四級(jí)序號(hào)，每條內(nèi)容單一，避免交叉；若涉及數(shù)據(jù)或政策，需注明來(lái)源（如“據(jù)2023年第四季度統(tǒng)計(jì)”“依據(jù)《公司檔案管理辦法》第X條規(guī)定”）；結(jié)尾：根據(jù)公文類型提出具體要求，如通知類用“請(qǐng)各單位于X月X日前反饋落實(shí)情況”，請(qǐng)示類用“當(dāng)否，請(qǐng)批示”，報(bào)告類用“特此報(bào)告”。排版：首行縮進(jìn)2字符，字體為仿宋GB2312三號(hào)，行距為固定值28磅，段落間空一行。4.附件情形：內(nèi)容需補(bǔ)充說(shuō)明的圖表、名單、文件等，需在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后加全角冒號(hào)“：”；要求：附件名稱需準(zhǔn)確完整，不加書名號(hào)，如“附件：1.2024年度培訓(xùn)計(jì)劃表2.參會(huì)人員名單”；若附件不止一件，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注順序。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名位置：附件下空一行居中排布；要求：使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（如“集團(tuán)”“辦公室”），不得使用“本公司”“我單位”等模糊表述；聯(lián)合行文時(shí)，機(jī)關(guān)名稱按排序并列排列，其間空一字。6.成文日期位置：發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行，右空四字；要求：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱（如“2024年5月20日”），不得簡(jiǎn)化為“24年5月20日”。7.印章規(guī)范：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，印章用紅色，不得出現(xiàn)“印章”“印”等字樣；聯(lián)合行文時(shí)，所有機(jī)關(guān)均需加蓋印章，印章間互不相交或相切。（三）審核與定稿自查：檢查標(biāo)題是否完整、主送機(jī)關(guān)是否準(zhǔn)確、邏輯是否清晰、附件是否齊全、成文日期是否規(guī)范；復(fù)核：交由部門負(fù)責(zé)人審核重點(diǎn)內(nèi)容的準(zhǔn)確性（如數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、執(zhí)行要求）；簽發(fā)：根據(jù)公文重要性提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（如一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，重大事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)），簽發(fā)人需在發(fā)文機(jī)關(guān)署名左側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人：X”（X為領(lǐng)導(dǎo)姓名，用號(hào)代替示例：“簽發(fā)人：經(jīng)理”）。三、通用公文格式模板與填寫示例（一）通知類模板要素填寫說(shuō)明示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種公司人力資源部關(guān)于2024年度員工體檢安排的通知主送機(jī)關(guān)頂格書寫，明確接收對(duì)象各部門、全體員工：開(kāi)頭說(shuō)明發(fā)文依據(jù)或目的為保障員工身體健康，根據(jù)公司年度福利計(jì)劃安排，現(xiàn)將2024年度員工體檢有關(guān)事項(xiàng)通知主體（分條）分項(xiàng)列明體檢時(shí)間、地點(diǎn)、項(xiàng)目、注意事項(xiàng)等一、體檢時(shí)間：2024年6月1日-6月15日（各部門具體安排詳見(jiàn)附件1）；二、體檢地點(diǎn)：市第一人民醫(yī)院體檢中心（地址：路號(hào)）；三、體檢項(xiàng)目：常規(guī)體檢（含血常規(guī)、心電圖、胸片等）及專項(xiàng)篩查（詳見(jiàn)附件2）。結(jié)尾提出執(zhí)行要求請(qǐng)各部門提前協(xié)調(diào)工作，保證員工按時(shí)參加；體檢報(bào)告將在體檢后10個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放至個(gè)人。附件注明附件名稱及數(shù)量附件：1.2024年度各部門體檢時(shí)間安排表2.2024年度員工體檢項(xiàng)目清單發(fā)文機(jī)關(guān)署名居中書寫全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱公司人力資源部成文日期右空四字，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全2024年5月20日（二）請(qǐng)示類模板要素填寫說(shuō)明示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種分公司關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)頂格書寫，為上級(jí)主管單位集團(tuán)總部行政部：開(kāi)頭說(shuō)明請(qǐng)示背景與必要性因分公司現(xiàn)有辦公設(shè)備使用年限超過(guò)5年，故障頻發(fā)，影響日常工作效率，為保障業(yè)務(wù)順利開(kāi)展，特申請(qǐng)購(gòu)置一批新辦公設(shè)備。主體（分條）闡述請(qǐng)示事項(xiàng)的具體內(nèi)容、依據(jù)及預(yù)算一、擬購(gòu)置設(shè)備清單：筆記本電腦10臺(tái)（型號(hào)：Pro）、打印機(jī)2臺(tái)（型號(hào)：LaserJet）；二、購(gòu)置依據(jù)：《公司固定資產(chǎn)管理辦法》第X條關(guān)于“設(shè)備使用年限超期可申請(qǐng)更新”的規(guī)定；三、預(yù)算金額：共計(jì)8.5萬(wàn)元（含稅費(fèi)，詳見(jiàn)附件1《設(shè)備購(gòu)置預(yù)算表》）。結(jié)尾明確請(qǐng)示請(qǐng)求當(dāng)否，請(qǐng)集團(tuán)總部審批。附件注明附件名稱及數(shù)量附件：1.2024年辦公設(shè)備購(gòu)置預(yù)算表發(fā)文機(jī)關(guān)署名居中書寫全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱分公司成文日期右空四字，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全2024年5月18日四、撰寫過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)（一）語(yǔ)言規(guī)范使用書面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)（如“搞定”“沒(méi)問(wèn)題”）及模糊表述（如“大概”“可能”）；用詞準(zhǔn)確，如“請(qǐng)示”與“報(bào)告”不得混用（請(qǐng)示需上級(jí)批復(fù)，報(bào)告僅為告知）；語(yǔ)氣得體，對(duì)上級(jí)用“懇請(qǐng)”“擬”，對(duì)平級(jí)或下級(jí)用“建議”“請(qǐng)”。（二）格式統(tǒng)一嚴(yán)格按照模板排版，字體、字號(hào)、行距、序號(hào)層級(jí)等需保持一致；頁(yè)碼位于頁(yè)面底端居中，頁(yè)碼起始從開(kāi)始（不含封面、附件頁(yè)）；若公文涉及密級(jí)，需在版頭左上角標(biāo)注密級(jí)（如“秘密”“機(jī)密”）和保密期限。（三）內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)數(shù)據(jù)、政策依據(jù)需準(zhǔn)確無(wú)誤，重要內(nèi)容需經(jīng)多方核實(shí)；附