合同信息登記及管理標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與工作場(chǎng)景新簽合同的初始登記與信息歸集；合同履行過程中的變更、續(xù)簽或終止信息更新；合同到期前的履約跟蹤與預(yù)警；審計(jì)、合規(guī)檢查時(shí)的合同信息調(diào)取；部門間合同數(shù)據(jù)共享與協(xié)同管理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：合同信息收集與前置審核信息收集：在合同簽訂前，由業(yè)務(wù)部門收集合同核心要素，包括合同主體信息、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、金額、履行期限、違約責(zé)任等，保證信息完整、準(zhǔn)確。前置審核：法務(wù)或合規(guī)部門對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性及潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查主體資質(zhì)、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、爭(zhēng)議解決方式等，審核通過后方可進(jìn)入登記環(huán)節(jié)。步驟2：填寫《合同信息登記表單》登記人需依據(jù)審核通過的合同文本，完整填寫標(biāo)準(zhǔn)化表單（詳見第三部分），保證所有字段信息與合同原件一致，無漏填、錯(cuò)填。特殊說明：若合同涉及附件（如技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充函等），需在“備注”欄注明附件名稱及數(shù)量，并同步歸檔。步驟3：三級(jí)審核與信息錄入一級(jí)審核（業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人）：確認(rèn)登記信息與合同內(nèi)容、業(yè)務(wù)實(shí)際一致，簽字批準(zhǔn)后提交至管理部門。二級(jí)審核（法務(wù)/合規(guī)部門）：核對(duì)法律條款與登記信息是否匹配，重點(diǎn)修正描述偏差，審核通過后轉(zhuǎn)交檔案管理部門。三級(jí)審核（檔案管理部門）：檢查表單格式規(guī)范性、信息完整性，確認(rèn)無誤后在系統(tǒng)中錄入電子檔案，同步唯一合同編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：[年份]-[部門代碼]-[合同類型代碼]-[流水號(hào)]，如“2024-CG-SC-001”）。步驟4：合同歸檔與分類存儲(chǔ)電子歸檔：將合同掃描件（含附件、審批流程記錄）至指定服務(wù)器或管理系統(tǒng)，按“合同編號(hào)”命名文件夾，存儲(chǔ)路徑需統(tǒng)一規(guī)范（如“/合同檔案/2024年/采購合同/”）。紙質(zhì)歸檔：將合同原件、審批表、附件等紙質(zhì)材料裝訂成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)后存入專用檔案柜，存儲(chǔ)環(huán)境需防火、防潮、防蟲。步驟5：履行跟蹤與動(dòng)態(tài)更新履行部門需按合同約定跟蹤進(jìn)度（如付款節(jié)點(diǎn)、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等），在《合同履行跟蹤表》中記錄關(guān)鍵事項(xiàng)，并及時(shí)反饋至檔案管理部門。若發(fā)生合同變更（如金額調(diào)整、期限延長(zhǎng)），需重新填寫變更登記表單，經(jīng)原審批流程審核后更新原合同信息，并標(biāo)注“變更版本號(hào)”（如“V1.1”）。步驟6：到期預(yù)警與檔案處置系統(tǒng)根據(jù)合同到期日自動(dòng)觸發(fā)預(yù)警（提前30天、15天、7天提醒），履行部門需確認(rèn)是否續(xù)簽、終止或清算。合同終止后，檔案管理部門對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行封存，保存期限按行業(yè)規(guī)定執(zhí)行（如一般合同保存不少于5年，重要合同保存不少于10年）；到期需銷毀的，需經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并記錄銷毀清單。三、合同信息登記模板表單字段分類登記項(xiàng)目填寫規(guī)范示例基本信息合同編號(hào)按編號(hào)規(guī)則填寫，唯一不可重復(fù)2024-CG-SC-001合同名稱以合同文本標(biāo)題為準(zhǔn)，簡(jiǎn)潔清晰采購辦公設(shè)備服務(wù)合同合同類型按性質(zhì)選擇（采購/銷售/服務(wù)/租賃/合作等）服務(wù)簽訂日期格式：YYYY-MM-DD2024-03-15生效日期格式：YYYY-MM-DD（與簽訂日期一致或以約定條件為準(zhǔn)）2024-03-20到期日期格式：YYYY-MM-DD（無固定期限的填“長(zhǎng)期”）2025-03-19主體信息甲方信息單位全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人（經(jīng)理）、聯(lián)系方式（電話：）科技有限公司；91110000；市區(qū)路號(hào)；經(jīng)理；電話：乙方信息同甲方信息商貿(mào)有限公司；91110000；市區(qū)路號(hào)；經(jīng)理；電話：權(quán)利義務(wù)合同金額大小寫一致，幣種（人民幣/CNY/美元/USD等）￥100,000.00（人民幣壹拾萬元整）支付方式一次性/分期/預(yù)付款/驗(yàn)收款等分期支付（30%預(yù)付款，70%驗(yàn)收款）履行期限起止時(shí)間或約定條件自2024-03-20至2025-03-19主要標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容簡(jiǎn)述核心內(nèi)容（可附頁）采購筆記本電腦50臺(tái)，品牌聯(lián)想，型號(hào)ThinkPad審批流程業(yè)務(wù)部門審核人簽字確認(rèn)*（業(yè)務(wù)經(jīng)理）法務(wù)部門審核人簽字確認(rèn)*（法務(wù)主管）檔案管理部門登記人簽字確認(rèn)*（檔案專員）備注附件說明列出附件名稱及頁數(shù)附件1：技術(shù)參數(shù)書（共5頁）其他說明如特殊條款、備注事項(xiàng)等本合同含保密條款四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)1.信息準(zhǔn)確性管理合同編號(hào)一經(jīng)不可修改，若因編號(hào)規(guī)則調(diào)整需重編，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批并記錄原因。主體信息（名稱、信用代碼）必須與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，避免因名稱錯(cuò)誤導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)。金額、日期等關(guān)鍵數(shù)值字段需核對(duì)大小寫、格式，保證無邏輯矛盾（如到期日期早于生效日期）。2.保密與權(quán)限管控合同信息涉及商業(yè)秘密的，需設(shè)置訪問權(quán)限（如僅業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門可查看敏感條款），嚴(yán)禁無關(guān)人員復(fù)制、外泄。紙質(zhì)檔案存放于帶鎖檔案柜，電子檔案加密存儲(chǔ)，密碼由檔案管理員專人保管，每季度更換一次。3.流程追溯與責(zé)任明確審批流程中各環(huán)節(jié)審核人需對(duì)審核意見負(fù)責(zé)，表單需保留簽字記錄，保證全程可追溯。合同履行出現(xiàn)問題時(shí)，由履行部門牽頭追溯，檔案管理部門配合提供原