合同管理審查及歸檔工具集一、適用場景：覆蓋多行業(yè)合同管理需求本工具集適用于各類企業(yè)及組織的合同全生命周期管理，尤其適合以下場景：企業(yè)采購管理：規(guī)范供應(yīng)商合同審查流程，保證采購條款合規(guī)、價(jià)格合理，規(guī)避履約風(fēng)險(xiǎn)。人力資源協(xié)作：標(biāo)準(zhǔn)化勞動合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等文件的審查與歸檔，保障勞資雙方權(quán)益。銷售業(yè)務(wù)拓展：統(tǒng)一客戶合同模板，快速審查銷售條款（如付款方式、交付周期、違約責(zé)任），提升簽約效率。項(xiàng)目合作管理：針對聯(lián)合研發(fā)、工程外包等項(xiàng)目合同，明確各方權(quán)責(zé)，保證項(xiàng)目按約定推進(jìn)。行政事務(wù)統(tǒng)籌：對辦公場地租賃、服務(wù)外包等行政類合同進(jìn)行集中審查與歸檔，實(shí)現(xiàn)合同信息透明化。二、操作流程：從起草到歸檔的全環(huán)節(jié)指引（一）合同起草：明確需求，規(guī)范模板需求對接：由業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部）提出合同需求，明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、核心條款（如金額、期限、交付標(biāo)準(zhǔn)）。模板選擇：從企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同庫中匹配對應(yīng)模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），若無合適模板，由法務(wù)部門牽頭起草。內(nèi)容填寫：根據(jù)需求填寫合同主體信息（甲方/乙方名稱、地址、法定代表人）、標(biāo)的物詳情、權(quán)利義務(wù)條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等，保證關(guān)鍵信息無遺漏。（二）合同審查：多維度把關(guān)，降低風(fēng)險(xiǎn)形式審查：檢查合同文本完整性（是否包含封面、附件、簽字頁）、編號規(guī)范性（按“年份-部門-序號”編號，如“2024-采-001”）、雙方主體信息準(zhǔn)確性（核對營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明）。內(nèi)容審查：合法性：由法務(wù)部門審查條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，如“格式條款是否無效”“違約責(zé)任是否明確”。商務(wù)條款：由業(yè)務(wù)部門審查金額、付款方式、交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等是否與談判一致，如“付款節(jié)點(diǎn)是否與項(xiàng)目進(jìn)度匹配”。合規(guī)性：由合規(guī)部門審查合同內(nèi)容是否符合行業(yè)監(jiān)管要求（如數(shù)據(jù)安全合同需遵守《數(shù)據(jù)安全法》）。意見反饋與修改：審查人填寫《合同審查意見表》（見模板），列出問題及修改建議，起草人根據(jù)意見修訂后再次提交審查，直至通過。（三）合同審批：分級管理，明確責(zé)任審批流程設(shè)定：根據(jù)合同金額、類型及風(fēng)險(xiǎn)等級，設(shè)定審批權(quán)限（如金額≤5萬元由部門經(jīng)理審批；5萬-50萬元由分管副總審批；≥50萬元由總經(jīng)理審批）。審批執(zhí)行：通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)審批單流轉(zhuǎn)，各審批人需在1個工作日內(nèi)完成審批，明確簽署意見（“同意”“修改后同意”“不同意”）。審批歸檔：審批完成后，將審批單與合同文本合并存檔，作為后續(xù)履約及爭議解決的依據(jù)。（四）合同簽署：規(guī)范簽署，保證效力簽署準(zhǔn)備：確認(rèn)合同文本最終版本，準(zhǔn)備雙方公章、法定代表人簽字章或個人簽字（自然人合同）。簽署方式：紙質(zhì)簽署：雙方當(dāng)面簽署，避免代簽（如需代簽，需提供授權(quán)委托書）；簽署頁需注明“合同簽訂日期”，騎縫章加蓋完整。電子簽署：通過合規(guī)電子簽名平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署人身份真實(shí)、文件不可篡改。簽署確認(rèn)：簽署完成后，雙方各執(zhí)一份正本，企業(yè)留存復(fù)印件或掃描件，同步更新《合同臺賬》（見模板）。（五）合同歸檔：分類存儲，便于追溯歸檔分類：按合同類型（采購、銷售、人力資源等）、年份或部門分類，每類合同按編號順序排列。歸檔內(nèi)容：包括合同正本/復(fù)印件、審批單、審查意見表、簽署頁、附件（如技術(shù)協(xié)議、資質(zhì)證明）等完整資料。存儲管理：紙質(zhì)歸檔：使用檔案盒分類存放，標(biāo)注“合同類型-編號-年份”（如“采購合同-2024-采-001”），存放于干燥、安全的檔案室。電子歸檔：將合同掃描件（PDF格式）存儲至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置關(guān)鍵詞檢索功能（如合同名稱、合作方名稱），支持權(quán)限管理（僅相關(guān)人員可查閱）。歸檔登記：填寫《合同歸檔登記表》（見模板），記錄歸檔編號、合同名稱、歸檔日期、保管期限、存放位置等信息，保證賬實(shí)相符。三、實(shí)用模板：標(biāo)準(zhǔn)化表格助力高效管理模板1：合同基本信息表合同編號合同名稱甲方名稱乙方名稱簽訂日期合同金額（元）合同類型負(fù)責(zé)人狀態(tài)歸檔日期2024-采-001辦公設(shè)備采購合同*科技有限公司*商貿(mào)有限公司2024-03-1558,000采購合同已歸檔2024-03-202024-銷-002軟件銷售協(xié)議*科技有限公司*集團(tuán)股份有限公司2024-03-18120,000銷售合同待歸檔-模板2：合同審查意見表合同名稱審查環(huán)節(jié)審查人審查日期審查要點(diǎn)存在問題修改建議結(jié)論辦公設(shè)備采購合同合法性審查2024-03-16違約責(zé)任條款未約定逾期付款違約金增加“逾期付款按日0.05%支付違約金”修改后通過辦公設(shè)備采購合同商務(wù)條款審查趙六2024-03-17交付周期未明確具體交付日期補(bǔ)充“乙方需于2024-04-15前交付”修改后通過模板3：合同歸檔登記表歸檔編號合同名稱合同編號歸檔日期保管期限存放位置（檔案盒編號）借閱記錄（借閱人、日期、歸還日期）備注2024-采-001辦公設(shè)備采購合同2024-采-0012024-03-2010年采購-01-03-含審批單2024-銷-002軟件銷售協(xié)議2024-銷-0022024-03-2210年銷售-02-01-電子歸檔四、關(guān)鍵提醒：規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)與提升效率的注意事項(xiàng)法律合規(guī)性優(yōu)先：合同條款需嚴(yán)格遵循法律法規(guī)，避免“霸王條款”；涉及特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療）的合同，需咨詢專業(yè)律師保證符合行業(yè)監(jiān)管要求。信息保密管理：合同文本及審查意見屬于企業(yè)機(jī)密，僅限相關(guān)人員查閱；電子合同需加密存儲，防止信息泄露。流程規(guī)范執(zhí)行：嚴(yán)禁“先簽署后審查”或“跳過審批流程”，保證每環(huán)節(jié)責(zé)任到人；審批過程中如遇爭議，需由法務(wù)部門牽頭協(xié)調(diào)，避免主觀臆斷。動態(tài)更新管理：定期（如每年）更新標(biāo)準(zhǔn)合同模板，根據(jù)法律法規(guī)變化及業(yè)務(wù)需求優(yōu)化條款；建立合同履約跟蹤機(jī)制，對即將到期或存在履約風(fēng)險(xiǎn)的合同