采購訂單審核與審批模板一、適用范圍與場景例如：行政部需采購一批辦公用打印機(jī)耗材，需提交采購訂單申請；生產(chǎn)部因新增生產(chǎn)線需采購特定規(guī)格的原材料，需經(jīng)多級審批；項(xiàng)目部為緊急客戶項(xiàng)目外聘技術(shù)服務(wù)人員，需快速完成服務(wù)類采購訂單審批。二、詳細(xì)操作流程（一）采購訂單發(fā)起操作主體：需求部門申請人（如行政專員、采購計(jì)劃員）操作步驟：填寫采購需求：申請人根據(jù)實(shí)際需求，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總金額、用途、期望交付日期等關(guān)鍵信息，保證需求描述清晰、無歧義。收集附件材料：若為固定資產(chǎn)采購，需附資產(chǎn)評估報(bào)告或可行性說明；若為新品類采購，需附至少3家供應(yīng)商的比價(jià)報(bào)價(jià)單（緊急采購可后補(bǔ)，但需注明原因）；若涉及預(yù)算外采購，需提交《預(yù)算外申請說明》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。提交系統(tǒng)/紙質(zhì)申請：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或填寫《采購訂單申請表》（見模板部分），提交至采購部門審核。（二）采購部門初審操作主體：采購專員、采購經(jīng)理審核重點(diǎn)：需求合理性：核對采購數(shù)量、規(guī)格是否符合實(shí)際工作需要，是否存在過量采購或重復(fù)采購情況。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商庫內(nèi)的供應(yīng)商，若為新供應(yīng)商，需核查其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等），保證供應(yīng)商具備履約能力；核對報(bào)價(jià)單是否符合市場價(jià)格（參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)或第三方比價(jià)平臺），價(jià)格是否合理。流程完整性：檢查附件材料是否齊全（如比價(jià)單、預(yù)算外說明等），申請信息是否填寫完整。處理結(jié)果：審核通過：流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門復(fù)審；審核不通過：注明原因（如“供應(yīng)商資質(zhì)不全”“價(jià)格偏離市場均價(jià)超10%”），退回需求部門補(bǔ)充或重新申請。（三）財(cái)務(wù)部門復(fù)審操作主體：會計(jì)、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核重點(diǎn)：預(yù)算匹配性：核對采購總金額是否在部門年度/月度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算科目是否正確（如“辦公費(fèi)”“原材料采購”等）。付款方式合理性：檢查付款條款是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、分期付款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金約定等），避免資金風(fēng)險(xiǎn)。成本合規(guī)性：大額采購需復(fù)核成本構(gòu)成（如運(yùn)輸費(fèi)、稅費(fèi)是否單獨(dú)列示），保證總價(jià)格計(jì)算準(zhǔn)確無誤。處理結(jié)果：復(fù)審?fù)ㄟ^：根據(jù)采購金額權(quán)限，流轉(zhuǎn)至對應(yīng)管理層終審；復(fù)審不通過：注明原因（如“超出預(yù)算未申請追加”“付款方式不符合規(guī)定”），退回采購部門或需求部門調(diào)整。（四）管理層終審操作主體：部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理*（根據(jù)企業(yè)權(quán)限劃分確定）審核重點(diǎn)：金額權(quán)限：根據(jù)企業(yè)《采購審批權(quán)限管理辦法》，不同金額對應(yīng)不同審批人（例如：1萬元以下：部門總監(jiān)審批；1萬-5萬元：分管副總審批；5萬元以上：總經(jīng)理審批）；戰(zhàn)略匹配性：重大采購項(xiàng)目（如新生產(chǎn)線設(shè)備、戰(zhàn)略物資采購）需評估是否符合企業(yè)長期發(fā)展規(guī)劃；風(fēng)險(xiǎn)控制：對高風(fēng)險(xiǎn)采購（如獨(dú)家供應(yīng)商、海外采購），需重點(diǎn)關(guān)注履約保障措施。處理結(jié)果：終審?fù)ㄟ^：審批意見確認(rèn)后，流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行采購；終審不通過：注明原因（如“不符合年度采購規(guī)劃”“風(fēng)險(xiǎn)過高”），終止流程并通知需求部門。（五）訂單確認(rèn)與歸檔操作主體：采購專員、檔案管理員操作步驟：訂單：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，在ERP系統(tǒng)中正式《采購訂單》，同步發(fā)送至供應(yīng)商確認(rèn)（需保留供應(yīng)商回執(zhí)憑證）。流程歸檔：將審批完成的《采購訂單申請表》、審批意見、附件材料（比價(jià)單、資質(zhì)文件等）整理成冊，按“訂單編號-日期”分類歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務(wù)器，保存期限不少于3年。三、采購訂單審核審批表（模板）采購訂單審核審批表基本信息訂單編號PO-2024-（由采購部門按規(guī)則自動）申請部門□行政部□生產(chǎn)部□項(xiàng)目部□市場部□其他：__________申請人__________（填寫姓名）聯(lián)系電話__________（內(nèi)部短號，無需對外公開）申請日期____年__月__日采購類型□辦公用品□原材料□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他：__________采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱1__________2__________……合計(jì)金額（大寫）___________________________元整合計(jì)金額（小寫）￥__________審批流程需求部門負(fù)責(zé)人□同意□不同意（請注明原因：_______________________）采購部門審核□同意□不同意（請注明原因：_______________________）財(cái)務(wù)部門復(fù)審□同意□不同意（請注明原因：_______________________）管理層終審□同意□不同意（請注明原因：_______________________）備注信息1.采購緊急程度：□常規(guī)□緊急（請注明緊急原因：_______________________）2.特殊要求：______________________________________________3.附件清單：□比價(jià)單□供應(yīng)商資質(zhì)□資產(chǎn)評估報(bào)告□預(yù)算外說明□其他：__________四、使用關(guān)鍵提示信息填寫規(guī)范：采購物品/服務(wù)名稱需準(zhǔn)確，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；規(guī)格型號、數(shù)量等需與實(shí)際需求一致，避免后期修改導(dǎo)致審批流程重復(fù)。供應(yīng)商名稱需填寫全稱，與營業(yè)執(zhí)照一致，避免簡稱導(dǎo)致后續(xù)對賬或合同糾紛。審批時(shí)效要求：常規(guī)采購訂單需在提交后3個(gè)工作日內(nèi)完成全流程審批；緊急采購訂單（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即采購備件）可啟動“綠色通道”，但需在申請中標(biāo)注“緊急”，審批人需在24小時(shí)內(nèi)反饋意見。審批人因出差等原因無法及時(shí)審批時(shí)，需委托同崗位人員代為審批，并在OA系統(tǒng)中備注說明。預(yù)算與風(fēng)險(xiǎn)控制：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門及管理層審批后方可發(fā)起采購訂單。單一來源采購（如專利產(chǎn)品、定制化服務(wù)）需在備注中說明唯一性原因，并附供應(yīng)商書面承諾函，避免采購壟斷風(fēng)險(xiǎn)。特殊情況處理：若供應(yīng)商在審批過程中調(diào)整報(bào)價(jià)，需重新提交采購訂單申請，原審批流程自動作廢，不得在原訂單上直接修改金額。采購訂單審批完成后，如需變更數(shù)量、交付日期等非核心條款，需由需求部門提交