企業(yè)銷售合同執(zhí)行管理制度（2025年版）一、總則1.1制定目的為解決當前銷售合同執(zhí)行過程中存在的職責不清、流程混亂、監(jiān)控缺失等問題，規(guī)范銷售合同從簽訂到履約完畢的全過程管理，明確各部門在合同執(zhí)行中的職責分工，建立有效的風險控制機制，確保合同條款得到準確執(zhí)行，維護企業(yè)合法權益，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構所有以公司名義簽訂的銷售合同的執(zhí)行管理。涉及產品銷售、服務提供、項目交付等各類銷售合同的履行過程均適用本制度。勞務派遣人員、外包人員參與合同執(zhí)行的，參照本制度相關條款執(zhí)行。1.3制定依據本制度依據《中華人民共和國民法典》相關合同規(guī)定、《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及公司現有《銷售管理制度》、《財務管理制度》等內部管理文件制定。二、職責分工2.1銷售部門銷售部門為合同執(zhí)行的第一責任部門，負責合同簽訂后的全程跟蹤管理。具體職責包括：建立合同執(zhí)行臺賬，記錄合同關鍵節(jié)點；協調內部資源確保按時交付；處理客戶在合同履行過程中提出的合理需求變更；定期向客戶了解履約滿意度；催收合同款項；合同履行完畢后組織客戶滿意度調查。2.2財務部門財務部門負責合同執(zhí)行的資金管理。具體職責包括：審核合同付款條件與公司財務政策的一致性；根據合同約定及時開具發(fā)票；跟蹤應收賬款，對逾期款項提出預警；辦理客戶付款的確認與入賬；參與合同執(zhí)行過程中的價格調整審核。2.3運營交付部門運營交付部門負責合同標的物的生產或服務提供。具體職責包括：根據合同約定制定交付計劃；組織資源確保按時按質完成交付；記錄交付過程中的質量數據；處理交付異常情況；提供必要的交付證明文件。2.4法務部門法務部門負責合同執(zhí)行的法律風險控制。具體職責包括：解釋合同條款的法律含義；參與處理合同履行爭議；審核重大合同變更的法律風險；指導違約事件的合法處理；參與合同糾紛的協商、調解或訴訟。2.5質量管理部門質量管理部門負責合同履行質量監(jiān)督。具體職責包括：制定合同交付物的質量標準；檢查交付物是否符合合同約定；處理質量異議；出具質量驗收報告。三、合同執(zhí)行流程3.1合同交接與啟動合同簽訂后3個工作日內，銷售部門需將合同關鍵信息錄入合同管理系統(tǒng)，生成唯一合同編號，并組織召開合同啟動會。啟動會需邀請財務、運營、質量等相關部門人員參加，明確合同履行要求、時間節(jié)點、質量標準和各部門職責。會議紀要需在會后1個工作日內分發(fā)至各參會部門。3.2履行計劃制定合同啟動后5個工作日內，運營交付部門需根據合同約定制定詳細的履行計劃，包括資源調配方案、生產或服務提供進度表、質量檢查節(jié)點等。履行計劃需經銷售部門確認，報分管領導批準后執(zhí)行。對于履行周期超過3個月的長周期合同，需制定月度執(zhí)行計劃。3.3過程監(jiān)控與記錄合同履行過程中，銷售部門需指定專人作為合同管理員，負責全程跟蹤。合同管理員需每周更新合同執(zhí)行臺賬，記錄重要節(jié)點完成情況、遇到的問題及解決方案。對于關鍵節(jié)點，需提前3個工作日提醒相關責任部門。所有履行過程中的溝通記錄、變更申請、驗收文件等均需歸檔保存。3.4交付與驗收交付物準備完成后，運營交付部門需提前5個工作日通知銷售部門和客戶方。交付過程需按照合同約定進行，由質量管理部門監(jiān)督執(zhí)行。驗收環(huán)節(jié)需由銷售部門組織，客戶、運營、質量等部門共同參與。驗收通過后，各方需在驗收報告上簽字確認。驗收不合格的，需在2個工作日內制定整改方案。3.5款項結算驗收合格后3個工作日內，銷售部門需向財務部門提交付款申請，附驗收報告等證明文件。財務部門需在收到申請后2個工作日內開具發(fā)票并寄送客戶。應收賬款管理員需根據合同約定的付款期限跟蹤款項到賬情況，逾期15天未到賬的需啟動催收程序。3.6合同關閉與歸檔合同全部義務履行完畢且款項結清后，銷售部門需在5個工作日內完成合同關閉手續(xù)。關閉前需確認所有履約文件齊全，包括合同正本、履行記錄、變更文件、驗收報告、付款憑證等。關閉后的合同檔案需移交檔案管理部門統(tǒng)一保存，保存期限不少于合同履行完畢后5年。四、合同變更管理4.1變更情形合同履行過程中可能出現以下變更情形：客戶需求變更導致合同內容調整；履行期限需要延長或縮短；合同金額需要增加或減少；履行方式需要調整；其他可能影響合同執(zhí)行的重大變化。4.2變更流程變更申請需由提出方書面說明變更理由、內容和影響。銷售部門收到變更申請后，需在2個工作日內組織運營、財務、法務等部門進行評估。評估內容主要包括技術可行性、成本影響、法律風險和履約周期變化等。評估通過后，需與客戶協商簽訂補充協議。重大變更（涉及合同金額變動超過10%或履行期限變動超過20%）需報總經理批準。4.3變更記錄所有合同變更均需詳細記錄變更原因、變更內容、審批流程、實施情況等。變更文件需作為原合同的組成部分一并歸檔保存。五、風險控制5.1履行風險識別合同履行過程中需重點關注以下風險：交付物不符合約定標準的質量風險；未按時履行的時效風險；客戶經營狀況惡化的信用風險；外部環(huán)境變化導致的履約障礙風險；內部資源不足的操作風險。5.2風險預警機制建立三級風險預警機制。一級預警為一般風險，由合同管理員在日常監(jiān)控中發(fā)現并記錄，部門內部處理。二級預警為較重風險，可能影響合同正常履行，需在發(fā)現后24小時內向部門負責人報告，由銷售部門牽頭處理。三級預警為重大風險，可能導致合同無法履行或重大損失，需立即向分管領導報告，啟動應急預案。5.3風險處置對于識別出的風險，責任部門需在規(guī)定的時限內制定處置方案。一般風險需在3個工作日內處理完畢；較重風險需在48小時內提出解決方案；重大風險需立即處置，必要時可召開專題會議研究決定。所有風險處置過程需有書面記錄。六、績效考核6.1考核指標合同執(zhí)行情況納入相關部門和人員的績效考核體系。主要考核指標包括：合同按時履行率（權重30%）、客戶滿意度（權重25%）、款項回收率（權重20%）、合同變更率（權重15%）、檔案完整率（權重10%）。其中合同按時履行率指按約定時間完成履行的合同數量占總合同數量的比例，目標值為95%以上。6.2考核周期合同執(zhí)行考核按月進行過程考核，按季度進行結果考核。月度考核側重于執(zhí)行進度和問題解決情況，季度考核側重于整體履行效果和客戶反饋。年度考核綜合四個季度的平均得分，作為部門和個人年度績效評價的重要依據。6.3結果應用考核結果與績效獎金掛鉤。得分90分以上的為優(yōu)秀，績效系數1.2；80-89分為良好，績效系數1.0；70-79分為合格，績效系數0.8；70分以下為待改進，績效系數0.5。連續(xù)兩個季度待改進的部門，需向公司提交整改報告。七、違規(guī)處理7.1違規(guī)情形違規(guī)行為分為三個等級。一般違規(guī)包括：未及時更新合同臺賬；履行記錄不完整；未按時提交相關報告等程序性違規(guī)。較重違規(guī)包括：因內部原因導致履行延遲；交付物質量不達標；未經批準擅自承諾客戶變更要求等實質性違規(guī)。嚴重違規(guī)包括：惡意隱瞞履約問題；與客戶串通損害公司利益；造成重大經濟損失或聲譽損害等重大違規(guī)。7.2處理措施一般違規(guī)首次口頭警告，第二次書面警告，第三次扣除當月績效獎金的5%。較重違規(guī)一經查實，扣除當月績效獎金的15%，部門負責人需向公司提交書面說明。嚴重違規(guī)根據造成的損失程度，給予警告、記過、降職、解除勞動合同等處分，涉嫌違法犯罪的移交司法機關處理。7.3申訴機制員工對處理決定有異議的，可在收到處理通知后5個工作日內向人力資源部提交書面申訴。人力資源部需在收到申訴后3個工作日內組織復核，復核期間原處理決定不停止執(zhí)行。復核結論為最終決定。八、附則8.1制度解釋本制度由銷售部負責解釋。執(zhí)行過程中如遇疑問，可向銷售部合同管理崗咨詢。8.2特別規(guī)定對于涉密合同、重大合同（合同金額超過100萬元）或特殊類型合同，可根據實際情況制定補充執(zhí)行細則，但不得與本制度的基本原則相沖突。8.3生效時間本制度自2025年1月1日起施行。原《銷售合同執(zhí)行管理辦法》（2022年版）同時廢止。說明一：關于合同啟動會的參會人員要求。合同金額在10萬元以下的，可由銷售經理指定人員參會；10萬至50萬元的，需部門負責人參會；50萬元以上的，需分管領導參會。特殊情況無法參會的，需提前向銷售部門報備并授權代理人參加。說明二：關于合同履行過程中的客戶溝通記錄要求。所有與客戶的正式溝通，包括會議、電話、郵件等，均需保留記錄。重要溝通需形成紀要并經雙方確認。非正式溝通中涉及合同履行實質性內容的，需在24小時內補辦書面記錄。說明三：關于合同變更的"重大變更"認定標準。除金額和期限標準