保密文件處置辦法一、概述

保密文件處置是指對含有敏感信息的文件，在失去使用價值或不再需要保密時，按照規(guī)定程序進行安全銷毀或轉(zhuǎn)移的過程。其目的是防止信息泄露，維護信息安全，保障組織或個人的利益。規(guī)范的保密文件處置辦法應(yīng)包括文件分類、處置方式、操作流程、責(zé)任管理等方面。

二、文件分類

根據(jù)文件密級和敏感程度，可將保密文件分為以下幾類：

（一）絕密文件

（二）機密文件

（三）秘密文件

（四）內(nèi)部文件

1.絕密文件：涉及國家重大利益或高度敏感信息，泄露可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。

2.機密文件：涉及重要信息，泄露可能造成較大損害。

3.秘密文件：涉及一般敏感信息，泄露可能造成一定損害。

4.內(nèi)部文件：僅限于組織內(nèi)部使用，泄露可能造成輕微損害。

三、處置方式

根據(jù)文件類型和需求，可選擇以下處置方式：

（一）銷毀

（二）歸檔

（三）轉(zhuǎn)移

1.銷毀

（1）物理銷毀：使用碎紙機、焚燒等方式徹底破壞文件內(nèi)容，確保無法恢復(fù)。

（2）電子銷毀：對存儲在計算機或移動設(shè)備中的文件進行加密刪除或物理銷毀存儲介質(zhì)。

2.歸檔

（1）長期歸檔：將具有歷史價值或法律效力的文件整理后存入檔案庫。

（2）短期歸檔：將暫時需要保存的文件分類存檔，定期清理。

3.轉(zhuǎn)移

（1）內(nèi)部轉(zhuǎn)移：將文件移交至其他部門或人員，需記錄轉(zhuǎn)移過程。

（2）外部轉(zhuǎn)移：將文件交由可信第三方處理，需簽訂保密協(xié)議。

四、操作流程

1.申請?zhí)幹?/p>

（1）填寫《保密文件處置申請表》，注明文件類型、數(shù)量、處置方式等。

（2）經(jīng)部門負責(zé)人審核批準(zhǔn)后，提交至保密管理部門。

2.執(zhí)行處置

（1）保密管理部門根據(jù)申請，安排專人執(zhí)行處置任務(wù)。

（2）記錄處置過程，包括時間、地點、執(zhí)行人、監(jiān)督人等。

3.復(fù)核確認

（1）處置完成后，由監(jiān)督人對銷毀結(jié)果進行檢查確認。

（2）填寫《保密文件處置復(fù)核表》，存檔備查。

五、責(zé)任管理

1.申請人責(zé)任

（1）確保申請信息準(zhǔn)確無誤。

（2）對文件處置前的安全負責(zé)。

2.審核人責(zé)任

（1）嚴(yán)格審核處置申請，防止不當(dāng)處置。

（2）對審核結(jié)果負責(zé)。

3.執(zhí)行人責(zé)任

（1）按照規(guī)定方式處置文件，確保安全。

（2）記錄并保管處置憑證。

4.監(jiān)督人責(zé)任

（1）全程監(jiān)督處置過程，防止違規(guī)操作。

（2）對處置結(jié)果負責(zé)。

六、注意事項

1.處置前，需確認文件是否已完成歸檔或轉(zhuǎn)移需求。

2.電子文件處置時，應(yīng)使用專業(yè)軟件進行數(shù)據(jù)擦除。

3.銷毀過程中產(chǎn)生的廢料，應(yīng)按照規(guī)定分類處理。

4.定期對保密文件處置流程進行評估，優(yōu)化管理措施。

---

**（接上文）**

**四、操作流程**

1.**申請?zhí)幹?*

（1）**填寫《保密文件處置申請表》：**申請表應(yīng)包含以下核心信息，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確：

***(a)申請部門/申請人信息：**明確提出申請的部門全稱或個人姓名、所屬單位、聯(lián)系方式。

***(b)文件基本信息：**詳細描述待處置文件的內(nèi)容，如項目名稱、報告編號、會議紀(jì)要主題等。盡可能提供唯一標(biāo)識，如文件編號、版本號、創(chuàng)建日期范圍等。

***(c)文件密級與數(shù)量：**準(zhǔn)確標(biāo)明文件的密級（絕密、機密、秘密、內(nèi)部），并統(tǒng)計文件數(shù)量（如：XX份紙質(zhì)文件，XX個電子文件夾）。對于電子文件，應(yīng)注明存儲位置（如：服務(wù)器路徑、個人電腦、移動硬盤）。

***(d)文件狀態(tài)說明：**簡述文件當(dāng)前狀況，如：已使用完畢、已完成歸檔、不再需要等。

***(e)建議處置方式：**根據(jù)文件性質(zhì)和需求，提出具體的處置建議，如：全部銷毀（物理）、歸檔至XX庫、轉(zhuǎn)移至XX部門等。

***(f)附件清單（如需）：**如涉及大量文件或特殊載體（如光盤、U盤），需附帶詳細附件清單。

（2）**提交審核：**申請表填寫完畢后，需按照組織內(nèi)部規(guī)定的審批權(quán)限提交。通常情況下：

***(a)部門負責(zé)人審核：**第一級審核，確保申請的合理性，并由負責(zé)人簽字確認。

***(b)保密管理部門審核：**第二級審核，專業(yè)部門對文件密級、處置方式是否符合規(guī)定進行復(fù)核，并簽字確認。對于高密級文件或大批量處置申請，可能需要更高級別領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.**執(zhí)行處置**

（1）**接收任務(wù)與準(zhǔn)備：**保密管理部門或指定處置人員收到經(jīng)批準(zhǔn)的《保密文件處置申請表》后：

***(a)核對信息：**仔細核對申請表中的文件描述、數(shù)量、密級、處置要求等信息，與實際待處置文件進行比對。

***(b)準(zhǔn)備工具與場地：**根據(jù)處置方式，準(zhǔn)備相應(yīng)的設(shè)備或材料。例如：

***物理銷毀：**準(zhǔn)備符合安全標(biāo)準(zhǔn)的碎紙機（推薦選擇能碎成條狀和粒狀的多級碎紙機，并具備防夾功能）、保密銷毀袋/桶、焚燒設(shè)備（如適用且合規(guī)）、防護手套、垃圾袋等。確保處置場地符合安全、環(huán)保要求，并有足夠空間進行操作。

***電子銷毀：**準(zhǔn)備專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件（需驗證軟件的有效性和合規(guī)性）、硬盤/服務(wù)器/移動存儲介質(zhì)、數(shù)據(jù)線、必要的授權(quán)賬號等。確保操作環(huán)境安全，防止數(shù)據(jù)在擦除過程中泄露。

***歸檔/轉(zhuǎn)移：**準(zhǔn)備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒/袋、標(biāo)簽、運輸車輛（如需）、安全存儲設(shè)施等。

***(c)通知申請人/文件持有者：**提前通知相關(guān)部門或個人，確認文件已準(zhǔn)備好進行處置，并告知大致的處置時間。

（2）**執(zhí)行物理銷毀（以碎紙為例）：**

***(a)文件整理：**將待銷毀的紙質(zhì)文件清理出來，去除所有金屬物（如回形針、訂書釘）。對于裝訂文件，根據(jù)情況決定是否先拆訂（拆訂需在申請中注明并獲批準(zhǔn)）。確保碎紙機進紙口暢通。

***(b)分批銷毀：**按照碎紙機的處理能力，分批次喂入文件。避免一次性喂入過多導(dǎo)致堵塞。

***(c)監(jiān)督操作：**操作人員應(yīng)全程監(jiān)控碎紙過程，確保所有文件都被充分粉碎。對于高密級文件，需確保達到規(guī)定的粉碎粒度（如：P-4或更高標(biāo)準(zhǔn)）。

***(d)清理與確認：**銷毀完畢后，徹底清理碎紙機出口，確保沒有紙片殘留。將粉碎后的紙屑收集到符合保密要求的保密銷毀袋或桶中，封口。

（3）**執(zhí)行電子銷毀：**

***(a)確認介質(zhì)：**識別需要銷毀數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)類型（硬盤、SSD、U盤、服務(wù)器數(shù)據(jù)等）。

***(b)備份數(shù)據(jù)（如需歸檔）：**若相關(guān)數(shù)據(jù)需在其他地方保留，應(yīng)在銷毀前完成合規(guī)備份。

***(c)使用專業(yè)軟件擦除：**登錄存儲介質(zhì)，運行批準(zhǔn)的數(shù)據(jù)擦除軟件。嚴(yán)格按照軟件的操作指南和預(yù)設(shè)的擦除標(biāo)準(zhǔn)（如NISTSP800-88Rev.1建議的標(biāo)準(zhǔn)：DoD5220.22-M、Gutmann、DODShort、NIST800-88Clear等，選擇適合介質(zhì)和密級要求的級別）進行數(shù)據(jù)覆蓋或刪除。

***(d)驗證與記錄：**擦除完成后，軟件通常會生成報告。操作人員需核對報告，確認擦除操作成功完成。記錄擦除的介質(zhì)信息、軟件名稱、擦除標(biāo)準(zhǔn)、完成時間、操作人等。

（4）**執(zhí)行歸檔：**

***(a)裝具準(zhǔn)備：**將文件按類別、日期或項目等規(guī)則整理，放入符合檔案要求的檔案盒或文件夾中。

***(b)標(biāo)簽制作與粘貼：**制作清晰的標(biāo)簽，包含檔案號、標(biāo)題、密級、所屬部門、歸檔日期等信息，并粘貼在檔案盒/文件夾的指定位置。

***(c)登記入庫：**將歸檔文件送至指定的檔案存儲區(qū)域，并在《檔案入庫登記簿》中詳細記錄，包括檔案號、數(shù)量、所屬部門、交接人、日期等。

***(d)環(huán)境控制：**確保存儲環(huán)境（溫濕度、防火、防盜、防蟲鼠等）符合要求。

（5）**執(zhí)行轉(zhuǎn)移：**

***(a)包裝與標(biāo)識：**將待轉(zhuǎn)移的文件或介質(zhì)進行妥善包裝，確保運輸過程中不受損。在包裝外顯著位置粘貼帶有收件信息、密級、注意事項（如防潮、防靜電）的標(biāo)簽。

***(b)清點與登記：**轉(zhuǎn)移前，由交接雙方進行清點，并填寫《文件/介質(zhì)轉(zhuǎn)移清點單》，詳細記錄物品清單、數(shù)量、密級、轉(zhuǎn)移原因、接收單位、交接人、日期等，雙方簽字確認。

***(c)安全運輸：**選擇安全的運輸方式，如使用有資質(zhì)的物流公司或內(nèi)部安全車輛。對于高密級文件，應(yīng)安排專人護送或使用加密傳輸。

***(d)到達確認：**接收單位收到文件/介質(zhì)后，進行清點核對，確認無誤后在《文件/介質(zhì)轉(zhuǎn)移清點單》上簽字確認接收。

3.**復(fù)核確認**

（1）**現(xiàn)場檢查：**處置完成后，必須由保密管理部門或指定的獨立監(jiān)督人進行現(xiàn)場復(fù)核。

***(a)物理銷毀復(fù)核：**檢查碎紙后的紙屑是否充分粉碎，殘留量是否極少；檢查保密銷毀袋/桶的密封性是否完好；核對處置數(shù)量是否與申請一致。

***(b)電子銷毀復(fù)核：**確認數(shù)據(jù)擦除軟件生成的報告是否完整、有效，擦除標(biāo)準(zhǔn)是否得到執(zhí)行。必要時，可進行抽樣驗證（如嘗試恢復(fù)數(shù)據(jù)，應(yīng)無法成功）。

***(c)歸檔復(fù)核：**檢查歸檔文件是否完整、有序，標(biāo)簽是否清晰準(zhǔn)確，入庫登記是否規(guī)范。

***(d)轉(zhuǎn)移復(fù)核：**核對《文件/介質(zhì)轉(zhuǎn)移清點單》的雙方簽字情況，確認文件已安全送達接收方。

（2）**記錄復(fù)核結(jié)果：**監(jiān)督人需填寫《保密文件處置復(fù)核記錄表》，詳細記錄復(fù)核時間、地點、處置內(nèi)容、復(fù)核方式、復(fù)核結(jié)果（合格/不合格）、存在問題（如有）、復(fù)核人簽字。對于不合格的，需注明原因及處理意見。

（3）**存檔備查：**所有與處置相關(guān)的文件，包括申請表、審批單、執(zhí)行記錄、復(fù)核記錄、清點單、銷毀后廢料處理證明（如適用）等，均需按照檔案管理規(guī)定進行整理和歸檔，保存期限根據(jù)組織規(guī)定執(zhí)行，以備后續(xù)查閱和審計。

**五、責(zé)任管理**

1.**申請人/文件持有者責(zé)任**

***(1)信息準(zhǔn)確性：**確保申請表中關(guān)于文件內(nèi)容、密級、數(shù)量的信息真實、準(zhǔn)確。錯誤的信息可能導(dǎo)致不當(dāng)處置。

***(2)文件處置前安全：**在文件提交處置前，負責(zé)保管好，防止在等待處置期間發(fā)生信息泄露或文件丟失、被盜。

***(3)配合審核與處置：**積極配合保密管理部門的審核工作，按要求提供所需材料。配合執(zhí)行處置過程中的必要操作（如拆訂文件）。

2.**審核人（部門負責(zé)人、保密管理人員）責(zé)任**

***(1)審核嚴(yán)謹(jǐn)性：**負責(zé)對申請表進行認真審核，從業(yè)務(wù)需求和保密要求角度評估處置申請的合理性。防止不符合規(guī)定的文件被錯誤處置或未能及時處置。

***(2)批準(zhǔn)規(guī)范性：**嚴(yán)格按照組織的審批權(quán)限和流程進行批準(zhǔn)。對不明確或可疑的情況，應(yīng)要求申請人進一步說明或咨詢保密管理部門。

***(3)監(jiān)督執(zhí)行：**對批準(zhǔn)的處置申請，應(yīng)關(guān)注其執(zhí)行過程，確保按照批準(zhǔn)的方式和要求進行。

3.**執(zhí)行人（保密管理人員、指定人員）責(zé)任**

***(1)嚴(yán)格遵守規(guī)程：**必須嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的處置方式和本操作流程的規(guī)定，安全、規(guī)范地執(zhí)行處置任務(wù)。

***(2)專業(yè)操作：**熟悉所使用的設(shè)備（碎紙機、擦除軟件等）和材料，掌握正確的操作方法。確保處置效果達到要求（如粉碎粒度、數(shù)據(jù)擦除標(biāo)準(zhǔn)）。

***(3)詳細記錄：**準(zhǔn)確、完整地記錄處置過程中的關(guān)鍵信息，包括操作時間、地點、使用的工具/軟件、處置數(shù)量、參與人員等。

***(4)負責(zé)到底：**對自己執(zhí)行的具體處置任務(wù)負責(zé)，確保處置后的文件信息無法恢復(fù)或被不當(dāng)獲取。

4.**監(jiān)督人責(zé)任**

***(1)獨立監(jiān)督：**在處置過程中，獨立于執(zhí)行人，對處置活動的合規(guī)性、安全性進行監(jiān)督。

***(2)現(xiàn)場檢查：**對處置結(jié)果進行現(xiàn)場檢查和驗證，確認處置方式得當(dāng)、效果達標(biāo)。

***(3)記錄確認：**客觀、公正地記錄復(fù)核情況，明確確認處置結(jié)果。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出，并要求糾正。

***(4)責(zé)任追溯：**對復(fù)核環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性負責(zé)，其記錄是處置工作合規(guī)性的重要證明。

**六、注意事項與特殊規(guī)定**

1.**處置前確認：**在執(zhí)行處置前，必須再次確認該文件或數(shù)據(jù)：

***(a)已完成所有必要的業(yè)務(wù)使用：**確保不再用于任何當(dāng)前或預(yù)期的目的。

***(b)不再需要保留任何形式（包括備份）：**對于電子文件，需確認沒有其他地方保留有價值的副本。

***(c)是否滿足歸檔或轉(zhuǎn)移要求：**如果文件符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)優(yōu)先歸檔；如果需要轉(zhuǎn)移，應(yīng)先完成轉(zhuǎn)移流程。

2.**特殊載體處置：**

***(a)硬盤/SSD：**電子銷毀是首選。如果物理銷毀，需確保硬盤被徹底物理破壞（如鉆孔、粉碎），以防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。

***(b)光盤/U盤/移動硬盤：**電子文件應(yīng)先進行擦除。物理銷毀時，需破壞盤片或存儲芯片。

***(c)傳真紙/打印紙（含磁記錄）：**如果紙張表面有磁記錄層（少見但存在），應(yīng)采用物理銷毀。普通打印紙可按一般紙質(zhì)文件處理，但建議使用碎紙機。

3.**銷毀后廢料處理：**

***(a)分類收集：**銷毀產(chǎn)生的廢料（紙屑、粉碎件、破碎介質(zhì)等）應(yīng)使用符合保密要求的專用容器收集。

***(b)安全運輸：**定期或根據(jù)積存量，將廢料交由有資質(zhì)的廢品回收或安全處置公司處理。必須簽訂保密協(xié)議，并獲取處置證明。

***(c)記錄存檔：**保留廢料安全處置的合同、協(xié)議和處置證明文件，作為處置工作完成的依據(jù)。

4.**定期審查與更新：**

***(a)流程審查：**保密管理部門應(yīng)至少每年對保密文件處置流程進行一次審查，評估其有效性、合規(guī)性。

***(b)標(biāo)準(zhǔn)更新：**根據(jù)技術(shù)發(fā)展（如新的存儲介質(zhì)、數(shù)據(jù)擦除標(biāo)準(zhǔn)）、組織變化（如部門調(diào)整、業(yè)務(wù)增減）和外部環(huán)境（如新的安全威脅），及時更新處置辦法和操作規(guī)范。

***(c)培訓(xùn)與宣貫：**定期對相關(guān)人員進行保密文件處置辦法的培訓(xùn)，確保人人知曉規(guī)定、理解要求、掌握方法。

5.**應(yīng)急處理：**

***(a)意外泄露：**如果在處置過程中發(fā)生文件信息意外泄露的緊急情況，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，包括：隔離現(xiàn)場、評估影響、上報情況、采取補救措施等。相關(guān)人員需記錄事件經(jīng)過和處理情況。

***(b)設(shè)備故障：**如碎紙機卡紙、擦除軟件運行失敗等，應(yīng)立即停止處置操作，保護好剩余文件/介質(zhì)，并向保密管理部門報告，由專業(yè)人員按規(guī)程處理。

**七、相關(guān)表單清單**

為確保處置流程有據(jù)可查，以下是一些關(guān)鍵表單的示例清單，組織可根據(jù)實際情況制定正式文件：

1.《保密文件處置申請表》

2.《保密文件處置復(fù)核記錄表》

3.《文件/介質(zhì)轉(zhuǎn)移清點單》

4.《物理銷毀（碎紙/焚燒）記錄單》

5.《電子數(shù)據(jù)擦除記錄單》

6.《歸檔文件接收/入庫登記簿》

7.《保密銷毀廢料處置合同/協(xié)議》

8.《保密銷毀廢料處置證明文件》

---

一、概述

保密文件處置是指對含有敏感信息的文件，在失去使用價值或不再需要保密時，按照規(guī)定程序進行安全銷毀或轉(zhuǎn)移的過程。其目的是防止信息泄露，維護信息安全，保障組織或個人的利益。規(guī)范的保密文件處置辦法應(yīng)包括文件分類、處置方式、操作流程、責(zé)任管理等方面。

二、文件分類

根據(jù)文件密級和敏感程度，可將保密文件分為以下幾類：

（一）絕密文件

（二）機密文件

（三）秘密文件

（四）內(nèi)部文件

1.絕密文件：涉及國家重大利益或高度敏感信息，泄露可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。

2.機密文件：涉及重要信息，泄露可能造成較大損害。

3.秘密文件：涉及一般敏感信息，泄露可能造成一定損害。

4.內(nèi)部文件：僅限于組織內(nèi)部使用，泄露可能造成輕微損害。

三、處置方式

根據(jù)文件類型和需求，可選擇以下處置方式：

（一）銷毀

（二）歸檔

（三）轉(zhuǎn)移

1.銷毀

（1）物理銷毀：使用碎紙機、焚燒等方式徹底破壞文件內(nèi)容，確保無法恢復(fù)。

（2）電子銷毀：對存儲在計算機或移動設(shè)備中的文件進行加密刪除或物理銷毀存儲介質(zhì)。

2.歸檔

（1）長期歸檔：將具有歷史價值或法律效力的文件整理后存入檔案庫。

（2）短期歸檔：將暫時需要保存的文件分類存檔，定期清理。

3.轉(zhuǎn)移

（1）內(nèi)部轉(zhuǎn)移：將文件移交至其他部門或人員，需記錄轉(zhuǎn)移過程。

（2）外部轉(zhuǎn)移：將文件交由可信第三方處理，需簽訂保密協(xié)議。

四、操作流程

1.申請?zhí)幹?/p>

（1）填寫《保密文件處置申請表》，注明文件類型、數(shù)量、處置方式等。

（2）經(jīng)部門負責(zé)人審核批準(zhǔn)后，提交至保密管理部門。

2.執(zhí)行處置

（1）保密管理部門根據(jù)申請，安排專人執(zhí)行處置任務(wù)。

（2）記錄處置過程，包括時間、地點、執(zhí)行人、監(jiān)督人等。

3.復(fù)核確認

（1）處置完成后，由監(jiān)督人對銷毀結(jié)果進行檢查確認。

（2）填寫《保密文件處置復(fù)核表》，存檔備查。

五、責(zé)任管理

1.申請人責(zé)任

（1）確保申請信息準(zhǔn)確無誤。

（2）對文件處置前的安全負責(zé)。

2.審核人責(zé)任

（1）嚴(yán)格審核處置申請，防止不當(dāng)處置。

（2）對審核結(jié)果負責(zé)。

3.執(zhí)行人責(zé)任

（1）按照規(guī)定方式處置文件，確保安全。

（2）記錄并保管處置憑證。

4.監(jiān)督人責(zé)任

（1）全程監(jiān)督處置過程，防止違規(guī)操作。

（2）對處置結(jié)果負責(zé)。

六、注意事項

1.處置前，需確認文件是否已完成歸檔或轉(zhuǎn)移需求。

2.電子文件處置時，應(yīng)使用專業(yè)軟件進行數(shù)據(jù)擦除。

3.銷毀過程中產(chǎn)生的廢料，應(yīng)按照規(guī)定分類處理。

4.定期對保密文件處置流程進行評估，優(yōu)化管理措施。

---

**（接上文）**

**四、操作流程**

1.**申請?zhí)幹?*

（1）**填寫《保密文件處置申請表》：**申請表應(yīng)包含以下核心信息，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確：

***(a)申請部門/申請人信息：**明確提出申請的部門全稱或個人姓名、所屬單位、聯(lián)系方式。

***(b)文件基本信息：**詳細描述待處置文件的內(nèi)容，如項目名稱、報告編號、會議紀(jì)要主題等。盡可能提供唯一標(biāo)識，如文件編號、版本號、創(chuàng)建日期范圍等。

***(c)文件密級與數(shù)量：**準(zhǔn)確標(biāo)明文件的密級（絕密、機密、秘密、內(nèi)部），并統(tǒng)計文件數(shù)量（如：XX份紙質(zhì)文件，XX個電子文件夾）。對于電子文件，應(yīng)注明存儲位置（如：服務(wù)器路徑、個人電腦、移動硬盤）。

***(d)文件狀態(tài)說明：**簡述文件當(dāng)前狀況，如：已使用完畢、已完成歸檔、不再需要等。

***(e)建議處置方式：**根據(jù)文件性質(zhì)和需求，提出具體的處置建議，如：全部銷毀（物理）、歸檔至XX庫、轉(zhuǎn)移至XX部門等。

***(f)附件清單（如需）：**如涉及大量文件或特殊載體（如光盤、U盤），需附帶詳細附件清單。

（2）**提交審核：**申請表填寫完畢后，需按照組織內(nèi)部規(guī)定的審批權(quán)限提交。通常情況下：

***(a)部門負責(zé)人審核：**第一級審核，確保申請的合理性，并由負責(zé)人簽字確認。

***(b)保密管理部門審核：**第二級審核，專業(yè)部門對文件密級、處置方式是否符合規(guī)定進行復(fù)核，并簽字確認。對于高密級文件或大批量處置申請，可能需要更高級別領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.**執(zhí)行處置**

（1）**接收任務(wù)與準(zhǔn)備：**保密管理部門或指定處置人員收到經(jīng)批準(zhǔn)的《保密文件處置申請表》后：

***(a)核對信息：**仔細核對申請表中的文件描述、數(shù)量、密級、處置要求等信息，與實際待處置文件進行比對。

***(b)準(zhǔn)備工具與場地：**根據(jù)處置方式，準(zhǔn)備相應(yīng)的設(shè)備或材料。例如：

***物理銷毀：**準(zhǔn)備符合安全標(biāo)準(zhǔn)的碎紙機（推薦選擇能碎成條狀和粒狀的多級碎紙機，并具備防夾功能）、保密銷毀袋/桶、焚燒設(shè)備（如適用且合規(guī)）、防護手套、垃圾袋等。確保處置場地符合安全、環(huán)保要求，并有足夠空間進行操作。

***電子銷毀：**準(zhǔn)備專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件（需驗證軟件的有效性和合規(guī)性）、硬盤/服務(wù)器/移動存儲介質(zhì)、數(shù)據(jù)線、必要的授權(quán)賬號等。確保操作環(huán)境安全，防止數(shù)據(jù)在擦除過程中泄露。

***歸檔/轉(zhuǎn)移：**準(zhǔn)備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒/袋、標(biāo)簽、運輸車輛（如需）、安全存儲設(shè)施等。

***(c)通知申請人/文件持有者：**提前通知相關(guān)部門或個人，確認文件已準(zhǔn)備好進行處置，并告知大致的處置時間。

（2）**執(zhí)行物理銷毀（以碎紙為例）：**

***(a)文件整理：**將待銷毀的紙質(zhì)文件清理出來，去除所有金屬物（如回形針、訂書釘）。對于裝訂文件，根據(jù)情況決定是否先拆訂（拆訂需在申請中注明并獲批準(zhǔn)）。確保碎紙機進紙口暢通。

***(b)分批銷毀：**按照碎紙機的處理能力，分批次喂入文件。避免一次性喂入過多導(dǎo)致堵塞。

***(c)監(jiān)督操作：**操作人員應(yīng)全程監(jiān)控碎紙過程，確保所有文件都被充分粉碎。對于高密級文件，需確保達到規(guī)定的粉碎粒度（如：P-4或更高標(biāo)準(zhǔn)）。

***(d)清理與確認：**銷毀完畢后，徹底清理碎紙機出口，確保沒有紙片殘留。將粉碎后的紙屑收集到符合保密要求的保密銷毀袋或桶中，封口。

（3）**執(zhí)行電子銷毀：**

***(a)確認介質(zhì)：**識別需要銷毀數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)類型（硬盤、SSD、U盤、服務(wù)器數(shù)據(jù)等）。

***(b)備份數(shù)據(jù)（如需歸檔）：**若相關(guān)數(shù)據(jù)需在其他地方保留，應(yīng)在銷毀前完成合規(guī)備份。

***(c)使用專業(yè)軟件擦除：**登錄存儲介質(zhì)，運行批準(zhǔn)的數(shù)據(jù)擦除軟件。嚴(yán)格按照軟件的操作指南和預(yù)設(shè)的擦除標(biāo)準(zhǔn)（如NISTSP800-88Rev.1建議的標(biāo)準(zhǔn)：DoD5220.22-M、Gutmann、DODShort、NIST800-88Clear等，選擇適合介質(zhì)和密級要求的級別）進行數(shù)據(jù)覆蓋或刪除。

***(d)驗證與記錄：**擦除完成后，軟件通常會生成報告。操作人員需核對報告，確認擦除操作成功完成。記錄擦除的介質(zhì)信息、軟件名稱、擦除標(biāo)準(zhǔn)、完成時間、操作人等。

（4）**執(zhí)行歸檔：**

***(a)裝具準(zhǔn)備：**將文件按類別、日期或項目等規(guī)則整理，放入符合檔案要求的檔案盒或文件夾中。

***(b)標(biāo)簽制作與粘貼：**制作清晰的標(biāo)簽，包含檔案號、標(biāo)題、密級、所屬部門、歸檔日期等信息，并粘貼在檔案盒/文件夾的指定位置。

***(c)登記入庫：**將歸檔文件送至指定的檔案存儲區(qū)域，并在《檔案入庫登記簿》中詳細記錄，包括檔案號、數(shù)量、所屬部門、交接人、日期等。

***(d)環(huán)境控制：**確保存儲環(huán)境（溫濕度、防火、防盜、防蟲鼠等）符合要求。

（5）**執(zhí)行轉(zhuǎn)移：**

***(a)包裝與標(biāo)識：**將待轉(zhuǎn)移的文件或介質(zhì)進行妥善包裝，確保運輸過程中不受損。在包裝外顯著位置粘貼帶有收件信息、密級、注意事項（如防潮、防靜電）的標(biāo)簽。

***(b)清點與登記：**轉(zhuǎn)移前，由交接雙方進行清點，并填寫《文件/介質(zhì)轉(zhuǎn)移清點單》，詳細記錄物品清單、數(shù)量、密級、轉(zhuǎn)移原因、接收單位、交接人、日期等，雙方簽字確認。

***(c)安全運輸：**選擇安全的運輸方式，如使用有資質(zhì)的物流公司或內(nèi)部安全車輛。對于高密級文件，應(yīng)安排專人護送或使用加密傳輸。

***(d)到達確認：**接收單位收到文件/介質(zhì)后，進行清點核對，確認無誤后在《文件/介質(zhì)轉(zhuǎn)移清點單》上簽字確認接收。

3.**復(fù)核確認**

（1）**現(xiàn)場檢查：**處置完成后，必須由保密管理部門或指定的獨立監(jiān)督人進行現(xiàn)場復(fù)核。

***(a)物理銷毀復(fù)核：**檢查碎紙后的紙屑是否充分粉碎，殘留量是否極少；檢查保密銷毀袋/桶的密封性是否完好；核對處置數(shù)量是否與申請一致。

***(b)電子銷毀復(fù)核：**確認數(shù)據(jù)擦除軟件生成的報告是否完整、有效，擦除標(biāo)準(zhǔn)是否得到執(zhí)行。必要時，可進行抽樣驗證（如嘗試恢復(fù)數(shù)據(jù)，應(yīng)無法成功）。

***(c)歸檔復(fù)核：**檢查歸檔文件是否完整、有序，標(biāo)簽是否清晰準(zhǔn)確，入庫登記是否規(guī)范。

***(d)轉(zhuǎn)移復(fù)核：**核對《文件/介質(zhì)轉(zhuǎn)移清點單》的雙方簽字情況，確認文件已安全送達接收方。

（2）**記錄復(fù)核結(jié)果：**監(jiān)督人需填寫《保密文件處置復(fù)核記錄表》，詳細記錄復(fù)核時間、地點、處置內(nèi)容、復(fù)核方式、復(fù)核結(jié)果（合格/不合格）、存在問題（如有）、復(fù)核人簽字。對于不合格的，需注明原因及處理意見。

（3）**存檔備查：**所有與處置相關(guān)的文件，包括申請表、審批單、執(zhí)行記錄、復(fù)核記錄、清點單、銷毀后廢料處理證明（如適用）等，均需按照檔案管理規(guī)定進行整理和歸檔，保存期限根據(jù)組織規(guī)定執(zhí)行，以備后續(xù)查閱和審計。

**五、責(zé)任管理**

1.**申請人/文件持有者責(zé)任**

***(1)信息準(zhǔn)確性：**確保申請表中關(guān)于文件內(nèi)容、密級、數(shù)量的信息真實、準(zhǔn)確。錯誤的信息可能導(dǎo)致不當(dāng)處置。

***(2)文件處置前安全：**在文件提交處置前，負責(zé)保管好，防止在等待處置期間發(fā)生信息泄露或文件丟失、被盜。

***(3)配合審核與處置：**積極配合保密管理部門的審核工作，按要求提供所需材料。配合執(zhí)行處置過程中的必要操作（如拆訂文件）。

2.**審核人（部門負責(zé)人、保密管理人員）責(zé)任**

***(1)審核嚴(yán)謹(jǐn)性：**負責(zé)對申請表進行認真審核，從業(yè)務(wù)需求和保密要求角度評估處置申請的合理性。防止不符合規(guī)定的文件被錯誤處置或未能及時處置。

***(2)批準(zhǔn)規(guī)范性：**嚴(yán)格按照組織的審批權(quán)限和流程進行批準(zhǔn)。對不明確或可疑的情況，應(yīng)要求申請人進一步說明或咨詢保密管理部門。

***(3)監(jiān)督執(zhí)行：**對批準(zhǔn)的處置申請，應(yīng)關(guān)注其執(zhí)行過程，確保按照批準(zhǔn)的方式和要求進行。

3.**執(zhí)行人（保密管理人員、指定人員）責(zé)任**

***(1)嚴(yán)格遵守規(guī)程：**必須嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的處置方式和本操作流程的規(guī)定，安全、規(guī)范地執(zhí)行處置任務(wù)。

***(2)專業(yè)操作：**熟悉所使用的設(shè)備（碎紙機、擦除軟件等）和材料，掌握正確的操作方法。確保處置效果達到要求（如粉碎粒度、數(shù)據(jù)擦除標(biāo)準(zhǔn)）。

***(3)詳細記錄：**準(zhǔn)確、完整地記錄處置過程中的關(guān)鍵信息，包括操作時間、地點、使用的工具/軟件、處置數(shù)量、參與人員等。

***(4)負責(zé)到底：**對自己執(zhí)行的具體處置任務(wù)負責(zé)，確保處置后的文件信息無法恢復(fù)或被不當(dāng)獲取。

4.**監(jiān)督人責(zé)任**

***(1)獨立監(jiān)督：**在處置過程中，獨立于執(zhí)行人，對處置活動的合規(guī)性、安全性進行監(jiān)督。

***(2)現(xiàn)場檢查：**對處置結(jié)果進行現(xiàn)場檢查和驗證，確認處置方式得當(dāng)、效果達標(biāo)。

***(3)記錄確認：**客觀、公正地記錄復(fù)核情況，明確確認處置結(jié)果。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出，并要求糾正。

***(4)責(zé)任追溯：**對復(fù)核環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性負責(zé)，其記錄是處置工作合規(guī)性