會議紀要編寫及歸檔標準一、適用范圍與會議類型本標準適用于公司各類會議的紀要編寫及后續(xù)歸檔管理，涵蓋但不限于以下場景：定期會議：如周例會、月度總結(jié)會、季度規(guī)劃會等固定周期會議；專題會議：如項目啟動會、問題研討會、流程優(yōu)化會等針對特定議題的會議；臨時會議：如突發(fā)事件處理會、緊急任務(wù)部署會等臨時召集的會議；跨部門會議：如資源協(xié)調(diào)會、聯(lián)合項目推進會等需多部門協(xié)作的會議；決策會議：如年度預算會、戰(zhàn)略評審會等需形成正式?jīng)Q議的重要會議。二、會議紀要編寫全流程（一）會前準備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議基本信息提前獲取會議通知，確認以下核心信息：會議名稱、時間（起止時間）、地點（會議室/線上會議）、參會人員（主持人、核心參會人、列席人）、缺席人員（需注明原因）、會議議程及議題優(yōu)先級。準備記錄工具電子記錄：優(yōu)先使用公司統(tǒng)一的會議紀要模板（如Word/在線文檔），提前錄入會議基本信息；準備錄音設(shè)備（需提前征得主持人同意）或速記軟件輔助記錄。紙質(zhì)記錄：若需手寫，提前準備專用會議記錄本，標注頁碼及日期，保證書寫工整。熟悉議題背景提前查閱與會議議題相關(guān)的資料（如項目方案、問題報告、歷史紀要等），知曉討論背景及關(guān)鍵爭議點，避免記錄時出現(xiàn)信息盲區(qū)。（二）會中記錄：保證信息完整準確記錄核心要素按會議議程順序，重點記錄以下內(nèi)容：會議基本信息：實時補充主持人、參會人員簽到情況（如“應到15人，實到12人，缺席3人：（銷售部）、（研發(fā)部）、*（客服部），均提前請假”）；討論過程：針對每個議題，記錄發(fā)言人（如“總監(jiān)提出”“主管補充”）、核心觀點、不同意見及爭議焦點（如“經(jīng)理認為A方案成本過高，建議采用B方案；總工程師則強調(diào)A方案技術(shù)可行性更強，需進一步測算”）；決議事項：明確結(jié)論（如“最終確定采用A方案，優(yōu)化后實施”）、決策依據(jù)（如“基于客戶反饋及成本核算數(shù)據(jù)”）；行動項：詳細記錄任務(wù)內(nèi)容、負責人、完成時間及交付成果（如“1.由（市場部）負責完成競品分析報告，需包含3家主要對手的產(chǎn)品對比，于2024年X月X日前提交；2.（技術(shù)部）牽頭制定A方案技術(shù)落地計劃，需明確資源需求及時間節(jié)點，同步抄送*（項目經(jīng)理）審核”）；其他關(guān)鍵信息：如臨時增加的議題、需后續(xù)跟進的懸而未決問題、會議結(jié)束時間等。記錄技巧使用“關(guān)鍵詞+短句”代替完整句子，提高記錄速度（如“成本問題：反對A方案，預算超20%；支持，認為長期收益更高”）；對專業(yè)術(shù)語、數(shù)據(jù)、時間節(jié)點等關(guān)鍵信息務(wù)必核對準確性（如“Q3銷售額目標：5000萬元（較Q2增長15%）”）；若遇爭議較大或討論復雜的議題，可標注“需重點確認”，會后及時與發(fā)言人核對。（三）會后整理：規(guī)范紀要內(nèi)容整理初稿會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，根據(jù)會中記錄完成紀要初稿，重點檢查：信息完整性：是否涵蓋所有議程、決議事項及行動項，無遺漏；邏輯清晰性：按“會議基本信息-議程討論-決議事項-后續(xù)行動”順序組織內(nèi)容，避免條目混亂；語言簡潔性：刪除口語化表達、重復內(nèi)容，使用書面語（如將“這個方案我覺得不行”改為“該方案存在風險，暫不采納”）。補充細節(jié)與核對對記錄模糊的討論內(nèi)容（如未明確具體數(shù)據(jù)的結(jié)論），及時聯(lián)系相關(guān)參會人確認（如“*總，關(guān)于‘客戶滿意度提升’的具體目標百分比，需您補充確認”）；補充附件信息（如會議PPT、調(diào)研報告、數(shù)據(jù)圖表等），在紀要中注明“詳見附件1：《項目方案》”；檢查行動項的“負責人-任務(wù)-時間”是否明確無歧義（如避免“盡快完成”“相關(guān)部門配合”等模糊表述）。格式規(guī)范統(tǒng)一使用公司模板，格式要求“[會議類型]會議紀要”，如“2024年Q3銷售部周例會會議紀要”；字體：宋體小四，一級標題黑體三號，二級標題黑體四號，行距1.5倍；編號：決議事項及行動項使用“1.1”“1.2”等層級編號（如“1.1決議事項”“1.1.1采用方案”）；簽名：記錄人、審核人（主持人或部門負責人）需手寫或電子簽名，注明日期。（四）審核與定稿：保證正式性與權(quán)威性審核流程初稿完成后，提交至主持人審核，重點確認決議事項的準確性及行動項的可行性；涉及跨部門行動項的，需同步抄送相關(guān)部門負責人確認，避免責任推諉；審核通過后，由記錄人根據(jù)反饋意見修改，形成最終版紀要。分發(fā)范圍最終版紀需在審核通過后1個工作日內(nèi)，分發(fā)至所有參會人員、列席人員及相關(guān)部門，并同步抄送公司檔案管理部門。三、標準會議紀要模板[會議類型]會議紀要一、會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱例：2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃專題會議會議時間2024年X月X日14:00-16:30會議地點公司3樓會議室A（線上會議：X）主持人*（產(chǎn)品總監(jiān)）記錄人*（產(chǎn)品部助理）應到人數(shù)15人實到人數(shù)13人缺席人員及原因（市場部經(jīng)理）：出差；（研發(fā)部主管）：病假（均提前請假）列席人員（財務(wù)部專員）、（設(shè)計部主管）會議議程1.Q2產(chǎn)品復盤總結(jié)；2.Q3產(chǎn)品需求評審；3.資源分配與時間節(jié)點確認二、議程討論內(nèi)容2.1Q2產(chǎn)品復盤總結(jié)發(fā)言人：*（產(chǎn)品經(jīng)理）主要內(nèi)容：Q2上線3款產(chǎn)品，其中A產(chǎn)品用戶增長20%，B產(chǎn)品轉(zhuǎn)化率提升5%，C產(chǎn)品因功能未匹配需求，用戶留存率僅10%。問題反饋：（市場部專員）補充：C產(chǎn)品上線前未充分進行用戶調(diào)研，導致核心功能缺失；（研發(fā)部主管）回應：開發(fā)周期緊張，需求變更頻繁影響了功能落地。2.2Q3產(chǎn)品需求評審核心議題：Q3重點推進D產(chǎn)品（智能推薦模塊）開發(fā)，需確認需求優(yōu)先級。討論過程：*（設(shè)計部主管）：建議優(yōu)先開發(fā)“個性化推薦”功能，用戶調(diào)研顯示78%需求此項；*（財務(wù)部專員）：需測算開發(fā)成本，當前預算是否覆蓋（初步估算需增加15萬元人力成本）；*（產(chǎn)品總監(jiān)）：同意優(yōu)先推進“個性化推薦”，預算問題需提交管理層審批。三、決議事項編號決議內(nèi)容決策依據(jù)3.1確定Q3重點開發(fā)D產(chǎn)品“個性化推薦”功能，分兩階段上線（第一階段：基礎(chǔ)推薦，第二階段：深度個性化）用戶需求優(yōu)先級、市場反饋3.2*（市場部）負責補充C產(chǎn)品用戶調(diào)研報告，明確優(yōu)化方向，于X月X日前提交解決C產(chǎn)品留存率低問題3.3*（財務(wù)部）牽頭編制D產(chǎn)品預算調(diào)整方案，增加15萬元人力成本，同步提交管理層審批資源需求測算四、后續(xù)行動項編號任務(wù)內(nèi)容負責人完成時間交付成果4.1補充C產(chǎn)品用戶調(diào)研報告，明確核心優(yōu)化需求*（市場部專員）2024年X月X日《C產(chǎn)品用戶調(diào)研報告》4.2編制D產(chǎn)品預算調(diào)整方案，提交管理層審批*（財務(wù)部經(jīng)理）2024年X月X+3日《D產(chǎn)品預算調(diào)整申請表》4.3制定D產(chǎn)品第一階段開發(fā)計劃，明確時間節(jié)點及資源需求*（研發(fā)部主管）2024年X月X+5日《D產(chǎn)品V1.0開發(fā)計劃》五、附件《Q2產(chǎn)品數(shù)據(jù)復盤報告》（附件1）《D產(chǎn)品需求文檔V3.0》（附件2）六、簽字確認角色姓名簽名日期記錄人*______2024年X月X日審核人（主持人）*______2024年X月X日四、歸檔管理規(guī)范（一）歸檔范圍所有正式會議的最終版紀要（含附件）均需歸檔，包括但不限于：定期會議紀要（周/月/季/年度）；專題會議紀要（項目、問題、流程等）；臨時及決策會議紀要；紀要修改記錄（若有版本更新需保留歷史版本）。（二）歸檔時間與方式歸檔時間：最終版紀要審核通過后1個工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔方式：電子歸檔：統(tǒng)一存儲至公司指定服務(wù)器（如“OA系統(tǒng)-檔案管理-會議紀要”文件夾），按“部門-年份-會議類型”分類（例：“產(chǎn)品部-2024-專題會議”），文件名格式為“[部門]-[會議名稱]-[日期]-[版本號]”（例：“產(chǎn)品部-Q3產(chǎn)品規(guī)劃會議-20240515-V1”）；紙質(zhì)歸檔：需打印紙質(zhì)版（A4紙，雙面打印，左側(cè)裝訂），交至公司檔案室，按年度分類存放，標注歸檔編號（與電子版一致）。（三）歸檔編號規(guī)則歸檔編號統(tǒng)一為“部門-YYYY–X”，其中：“部門”：部門簡稱（如“銷售部”簡稱為“XS”）；“YYYY”：年份（如2024年）；“”：會議類型代碼（定期會議“DQ”、專題會議“ZT”、臨時會議“LS”、決策會議“JC”）；“X”：流水號（按歸檔順序從001開始）。示例：“產(chǎn)品部-2024-ZT-015”表示“產(chǎn)品部2024年第15次專題會議紀要”。（四）查閱與保密查閱權(quán)限：參會人員及相關(guān)部門負責人可通過OA系統(tǒng)申請查閱本部門會議紀要；涉及公司戰(zhàn)略、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的會議紀要，需經(jīng)部門負責人及以上領(lǐng)導審批后方可查閱。保密要求：嚴禁將會議紀要外傳至無關(guān)人員，電子版需設(shè)置訪問密碼（初始密碼為會議日期，修改后需通知檔案管理員），紙質(zhì)版歸檔時需加蓋“保密章”。五、編寫與歸檔關(guān)鍵注意事項（一）內(nèi)容準確性禁止主觀臆斷：記錄討論內(nèi)容時，需客觀呈現(xiàn)發(fā)言人觀點，避免加入個人評價（如“經(jīng)理的錯誤觀點”應改為“經(jīng)理提出不同意見”）；數(shù)據(jù)與時間核對：所有涉及數(shù)據(jù)（如銷售額、增長率、完成時間）、時間節(jié)點（如會議時間、截止日期）需與原始資料或參會人確認無誤。（二）決議與行動項明確性決議事項需“一事一議”，避免模糊表述（如“盡快推進工作”應明確“X月X日前啟動工作”）；行動項必須包含“負責人-任務(wù)-時間-交付成果”四要素，避免責任不清（如“相關(guān)部門配合”需明確具體部門及負責人）。（三）歸檔及時性與完整性嚴禁拖延歸檔：保證紀要在審核通過后1個工作日內(nèi)完成電子及紙質(zhì)歸檔，避免資料丟失；附件齊全：歸檔時需同步提交會議相關(guān)附件（如