合同條款審核與審批流程工具書一、工具書概述與適用范圍本工具書旨在規(guī)范企業(yè)合同條款的審核與審批全流程，保證合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、完整性與可執(zhí)行性，降低合同履行風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益。適用于企業(yè)對外簽訂的所有類型合同（包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作開發(fā)合同等）的條款審核與審批環(huán)節(jié)，涉及業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門（如需）及企業(yè)管理層等相關(guān)主體。二、合同條款審核全流程指引（一）合同提交與登記提交主體：業(yè)務(wù)部門為合同提交的第一責(zé)任部門，負(fù)責(zé)在合同談判基本達(dá)成一致后，將合同草案及相關(guān)附件（如對方主體資格證明、技術(shù)協(xié)議、報價單等）整理提交至法務(wù)部門。提交材料：合同草案（需為最新版本，明確標(biāo)注“合同草案”字樣）；對方當(dāng)事人主體資格證明文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等，加蓋對方公章）；與合同相關(guān)的背景資料（如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、會議紀(jì)要、需求說明等）；業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審核記錄（需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。登記環(huán)節(jié)：法務(wù)部門收到材料后，1個工作日內(nèi)完成登記，建立《合同審核臺賬》（模板1），記錄合同名稱、編號、提交部門、提交日期、審核狀態(tài)、預(yù)計完成時間等基本信息，并反饋至業(yè)務(wù)部門。（二）業(yè)務(wù)部門初步審核審核時機(jī)：在合同提交至法務(wù)部門前，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組織完成內(nèi)部初步審核。審核重點(diǎn)：合同主體與標(biāo)的：對方當(dāng)事人是否具備履約資格（如是否為合法存續(xù)的企業(yè)、是否具備相關(guān)資質(zhì)許可等）；合同標(biāo)的（貨物、服務(wù)、項(xiàng)目等）是否符合企業(yè)經(jīng)營范圍及業(yè)務(wù)需求。核心條款：合同金額、付款方式、履行期限、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等是否與談判結(jié)果一致，是否符合企業(yè)成本控制及業(yè)務(wù)規(guī)劃要求。商務(wù)條款：價格構(gòu)成是否合理、是否包含稅費(fèi)及附加費(fèi)用、違約責(zé)任是否對等（如對方違約責(zé)任是否明確，我方違約責(zé)任是否可控）。資料完整性：合同附件是否齊全，與內(nèi)容是否沖突（如技術(shù)協(xié)議與合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否一致）。審核處理：初審?fù)ㄟ^：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在《合同條款審核表》（模板2）中簽署“初審?fù)ㄟ^”意見，連同合同材料提交至法務(wù)部門。初審不通過：業(yè)務(wù)部門需與對方重新協(xié)商，修訂合同條款后再次提交內(nèi)部審核，直至通過。（三）法務(wù)專項(xiàng)審核審核時機(jī)：收到業(yè)務(wù)部門提交的完整材料及初審?fù)ㄟ^記錄后，法務(wù)部門啟動專項(xiàng)審核。審核重點(diǎn)：合法性審核：合同主體、內(nèi)容、形式是否符合《民法典》《公司法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定；是否存在違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的條款（如“霸王條款”、禁止轉(zhuǎn)租但約定轉(zhuǎn)租有效等）。合規(guī)性審核：合同條款是否符合企業(yè)內(nèi)部管理制度（如采購流程、資金支付規(guī)定、反商業(yè)賄賂要求等）；是否涉及重大合規(guī)風(fēng)險（如數(shù)據(jù)安全、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、壟斷行為等）。條款明確性審核：合同用語是否規(guī)范、無歧義（如“合理期限”“重大違約”等模糊表述是否明確界定）；權(quán)利義務(wù)是否清晰、對等（如雙方的權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任是否明確劃分，是否存在單方免責(zé)條款）。風(fēng)險點(diǎn)審核：違約責(zé)任是否具體、可量化（如逾期付款的違約金計算標(biāo)準(zhǔn)是否明確，是否超過法定上限）；爭議解決方式是否明確（如約定訴訟管轄法院是否符合“原告就被告”原則，或仲裁機(jī)構(gòu)是否合法有效）；不可抗力條款是否合理（如是否定義不可抗力事件、是否約定通知及證明義務(wù)）。審核處理：審核通過：法務(wù)部門在《合同條款審核表》中簽署“審核通過”意見，注明“無修改意見”或“建議微調(diào)（不影響核心權(quán)利義務(wù)）”，并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。審核不通過：法務(wù)部門列出具體修改意見（含條款位置、問題描述、修改建議），反饋至業(yè)務(wù)部門，要求3個工作日內(nèi)完成修訂并重新提交審核；如涉及重大爭議（如核心條款違法、對方不接受必要修改），法務(wù)部門需報請分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理。（四）財務(wù)/技術(shù)等輔助審核（如需）審核時機(jī)：法務(wù)部門審核通過后，根據(jù)合同性質(zhì)啟動輔助審核。財務(wù)審核：適用于涉及資金支付、成本核算、稅務(wù)處理的合同，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)。審核重點(diǎn)：合同金額與預(yù)算是否匹配；付款條件、進(jìn)度、方式是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定；稅費(fèi)承擔(dān)約定是否合規(guī)（如是否約定“稅費(fèi)由對方承擔(dān)”但未明確是否含增值稅）；發(fā)票類型、開具時間是否符合財務(wù)入賬要求。技術(shù)審核：適用于涉及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量驗(yàn)收的技術(shù)類合同，由技術(shù)部門（或相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)團(tuán)隊）負(fù)責(zé)。審核重點(diǎn)：技術(shù)參數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)是否符合企業(yè)需求及行業(yè)規(guī)范；驗(yàn)收流程、標(biāo)準(zhǔn)、方法是否具體可行；技術(shù)服務(wù)內(nèi)容是否明確（如培訓(xùn)次數(shù)、維護(hù)響應(yīng)時間等）。審核處理：輔助審核通過：審核部門在《合同條款審核表》中簽署“審核通過”意見；輔助審核不通過：審核部門列出修改意見，反饋至業(yè)務(wù)部門修訂后重新流轉(zhuǎn)審核。（五）問題反饋與修訂確認(rèn)修訂責(zé)任：業(yè)務(wù)部門為合同修訂的第一責(zé)任方，需根據(jù)法務(wù)、財務(wù)、技術(shù)等部門的審核意見，與對方當(dāng)事人溝通協(xié)商，完成合同條款修訂。確認(rèn)流程：修訂完成后，業(yè)務(wù)部門將合同草案及修訂說明（注明修改條款及修改原因）反饋至各審核部門，確認(rèn)是否滿足審核要求；如存在爭議，由業(yè)務(wù)部門報請分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決，直至所有審核部門確認(rèn)通過。（六）審核通過確認(rèn)所有審核環(huán)節(jié)均通過后，法務(wù)部門在《合同條款審核表》中簽署“最終審核通過”意見，并更新《合同審核臺賬》狀態(tài)為“審核完成”，反饋至業(yè)務(wù)部門，進(jìn)入審批環(huán)節(jié)。三、審批環(huán)節(jié)操作規(guī)范（一）審批權(quán)限劃分根據(jù)合同金額、類型及風(fēng)險等級，審批權(quán)限劃分如下（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況調(diào)整）：合同類型金額區(qū)間審批人層級日常經(jīng)營類合同10萬元（含）以下部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)日常經(jīng)營類合同10萬-50萬元（含）分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理日常經(jīng)營類合同50萬元以上總經(jīng)理+董事長/決策委員會重大投資類合同不限金額董事長/決策委員會涉及核心技術(shù)/知識產(chǎn)權(quán)合同不限金額董事長/決策委員會（二）審批流程部門負(fù)責(zé)人審批：審核重點(diǎn)：合同業(yè)務(wù)必要性、是否符合部門年度工作計劃、資源投入是否合理。處理：在《合同審批流轉(zhuǎn)單》（模板3）中簽署意見，同意后流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：審核重點(diǎn)：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略方向、跨部門協(xié)作是否順暢、風(fēng)險是否可控。處理：簽署意見，同意后流轉(zhuǎn)至總經(jīng)理（或按權(quán)限至董事長/決策委員會）?？偨?jīng)理/決策層審批：審核重點(diǎn)：重大合同的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性、對企業(yè)整體利益的影響。處理：簽署“同意簽訂”“不同意簽訂”或“補(bǔ)充說明后簽訂”意見；如不同意，需注明理由，退回業(yè)務(wù)部門。（三）審批時限要求部門負(fù)責(zé)人審批：1個工作日；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：2個工作日；總經(jīng)理/決策層審批：3個工作日（重大合同可延長至5個工作日，需提前告知業(yè)務(wù)部門）。因?qū)徍?審批人原因?qū)е鲁诘?，需向業(yè)務(wù)部門說明情況并承諾完成時限。（四）用印申請與管理用印條件：審批完成后，業(yè)務(wù)部門憑《合同審批流轉(zhuǎn)單》《合同條款審核表》及最終版合同（雙方簽字蓋章頁復(fù)印件），向行政部門申請合同用印。用印流程：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》（模板4），注明合同編號、用印份數(shù)、用印原因；行政部門核對審批材料是否齊全，用印內(nèi)容與審批合同是否一致；核對無誤后，加蓋企業(yè)合同專用章或公章，并在《合同用印登記臺賬》中記錄用印日期、用印人、經(jīng)辦人等信息。用印規(guī)范：嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同或?qū)徟鷥?nèi)容與實(shí)際合同不一致的文件上用??；用印文件需留存原件或復(fù)印件歸檔。四、常用模板與填寫說明模板1：合同審核臺賬合同編號合同名稱提交部門提交日期審核狀態(tài)（待審核/審核中/審核完成/已歸檔）預(yù)計完成日期審核人完成日期備注2024–001采購設(shè)備合同采購部2024–01審核完成2024–05*法2024–03已用印………填寫說明：由法務(wù)部門統(tǒng)一填寫，編號規(guī)則為“年份-部門代碼-序號”（如2024-CG-001，CG為采購部代碼），每更新一次狀態(tài)需及時記錄。模板2：合同條款審核表合同編號合同名稱審核階段2024–001采購設(shè)備合同法務(wù)專項(xiàng)審核審核項(xiàng)目審核標(biāo)準(zhǔn)審核意見主體資格營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，無經(jīng)營異常無異常違約責(zé)任明確逾期付款違約金計算標(biāo)準(zhǔn)未約定違約金上限爭議解決約定由甲方所在地法院管轄符合“原告就被告”原則財務(wù)審核意見付款進(jìn)度與預(yù)算匹配，發(fā)票類型為增值稅專用發(fā)票無意見審核結(jié)論□審核通過□需修改后再次審核□審核不通過（請注明理由）填寫說明：每個審核環(huán)節(jié)（業(yè)務(wù)初審、法務(wù)審核、財務(wù)審核等）需單獨(dú)填寫此表，“審核標(biāo)準(zhǔn)”可根據(jù)企業(yè)制度或法律法規(guī)要求細(xì)化，“修改建議”需具體到條款位置及修改內(nèi)容。模板3：合同審批流轉(zhuǎn)單合同名稱合同編號提交日期金額（萬元）采購設(shè)備合同2024–0012024–0135.00審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批日期業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*業(yè)務(wù)同意簽訂2024–01分管領(lǐng)導(dǎo)*分管同意，按流程用印2024–02總經(jīng)理*總同意簽訂2024–03審批結(jié)論□同意□不同意□補(bǔ)充說明：__________________________填寫說明：由業(yè)務(wù)部門發(fā)起，按審批權(quán)限依次流轉(zhuǎn)，各審批人需明確簽署“同意”“不同意”或具體補(bǔ)充意見，不同意時需注明理由。模板4：合同用印申請表合同名稱合同編號用印份數(shù)采購設(shè)備合同2024–0014份（正本2份，副本2份）用印原因與公司簽訂采購設(shè)備合同，用于設(shè)備采購及付款附件清單1.《合同審批流轉(zhuǎn)單》原件；2.《合同條款審核表》復(fù)印件；3.最終版合同（雙方簽字蓋章頁）復(fù)印件申請部門采購部申請人行政部門審核□材料齊全，同意用印□材料不齊，需補(bǔ)充：__________________________審核人用印日期______年_月_日用印人填寫說明：業(yè)務(wù)部門填寫，附件需齊全，行政部門核對無誤后方可用印，用印后返還《合同審批流轉(zhuǎn)單》原件至業(yè)務(wù)部門歸檔。五、關(guān)鍵風(fēng)險提示與合規(guī)要點(diǎn)（一）合同主體風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：對方當(dāng)事人為無民事行為能力人或限制民事行為能力人（如未年檢的營業(yè)執(zhí)照、被吊銷營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)），或超越經(jīng)營范圍簽訂合同。防范措施：審核對方營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明（如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等），通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢其經(jīng)營狀態(tài)、涉訴信息；必要時要求對方提供法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（如簽約人為代理人）。（二）條款明確性風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合同條款模糊（如“驗(yàn)收合格后付款”“合理時間內(nèi)交付”），導(dǎo)致履行爭議或權(quán)利義務(wù)不清。防范措施：避免使用模糊表述，明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如“驗(yàn)收合格”需約定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、流程及期限；“交付時間”需約定具體日期或“收到預(yù)付款后日內(nèi)”）。（三）違約責(zé)任風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：違約責(zé)任不對等（如我方違約責(zé)任過高，對方違約責(zé)任過低）、違約金計算標(biāo)準(zhǔn)不明確或超過法定上限（LPR的4倍）。防范措施：違約責(zé)任應(yīng)與違約情節(jié)相當(dāng)，明確違約金計算方式（如“逾期付款違約金以應(yīng)付未付金額為基數(shù)，按LPR3倍計算，自逾期之日起至實(shí)際付清之日止”）。（四）審核流程風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：未經(jīng)審核擅自簽訂合同、超越審批權(quán)限簽訂合同，或?qū)徍谁h(huán)節(jié)遺漏關(guān)鍵部門（如未進(jìn)行財務(wù)審核導(dǎo)致資金風(fēng)險）。防范措施：嚴(yán)格執(zhí)行“先審核、后審批、再簽訂”流程，嚴(yán)禁“邊審核、邊簽訂”；明確各審核部門職責(zé)，保證無遺漏；審批人需在權(quán)限內(nèi)審批，不得越權(quán)。（五）用印管理風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：在空白合同、未審批合同或?qū)徟鷥?nèi)容與實(shí)際合同不一致的文件上用印，導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)不必要的法律風(fēng)險。防范措施：用印前需核對審批材料與合同內(nèi)容是否一致，嚴(yán)禁在空白文件上用?。唤ⅰ逗贤糜〉怯浥_賬》，定期核查用印記錄。（六）合同歸檔風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合同原件丟失、歸檔不及時，導(dǎo)致發(fā)生爭議時無法提供有效證據(jù)。防范措施：合同簽訂后，業(yè)務(wù)