企業(yè)人事檔案管理規(guī)范表格模板一、適用范圍二、操作流程1.檔案建立：新員工入職階段步驟1：資料收集新員工入職時(shí)，人力資源部門需向其收集以下材料（原件核對(duì)后留存復(fù)印件或掃描件）：證件號(hào)碼明文件（證件號(hào)碼復(fù)印件）；學(xué)歷/學(xué)位證書、職業(yè)資格證書復(fù)印件；與前單位的離職證明（應(yīng)屆生提供就業(yè)推薦表）；一寸免冠照片（近期）；銀行卡信息用于薪資發(fā)放（需隱去卡號(hào)部分?jǐn)?shù)字，如“6222”）；緊急聯(lián)系人信息（姓名、關(guān)系、聯(lián)系方式，聯(lián)系方式隱去中間四位數(shù)字）。步驟2：信息錄入人力資源專員根據(jù)收集的資料，填寫《員工基本信息表》（見模板1），保證信息與原件一致，重點(diǎn)核對(duì)姓名、證件號(hào)碼號(hào)、入職日期、崗位等關(guān)鍵字段，避免錯(cuò)漏。步驟3：審核與歸檔部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)員工崗位信息無誤后，在《員工基本信息表》簽字審批；人力資源部門將審批后的表格及附件材料裝入檔案袋，標(biāo)注“員工姓名+入職日期+工號(hào)”（如“*三+20240101+001”），按工號(hào)順序存入檔案柜。2.信息更新：?jiǎn)T工在職階段變更情形：?jiǎn)T工崗位調(diào)整、薪資變動(dòng)、學(xué)歷提升、聯(lián)系方式變更、家庭信息更新等。更新流程：?jiǎn)T工填寫《人事信息變更申請(qǐng)表》（見模板2），注明變更內(nèi)容及原因，附相關(guān)證明材料（如崗位調(diào)整通知函、學(xué)歷證書復(fù)印件等）；部門負(fù)責(zé)人審核變更事項(xiàng)的真實(shí)性并簽字；人力資源部門核對(duì)證明材料，更新《員工基本信息表》及對(duì)應(yīng)子檔案（如《崗位變更記錄表》），同步更新電子檔案系統(tǒng)；更新后的檔案材料在3個(gè)工作日內(nèi)歸入原檔案袋，并在檔案袋側(cè)面標(biāo)注“更新日期+變更事項(xiàng)”（如“20240515+崗位調(diào)整”）。3.檔案保管：存儲(chǔ)與維護(hù)階段存儲(chǔ)方式：紙質(zhì)檔案：存放在帶鎖的鐵皮檔案柜中，按部門-工號(hào)分類排列，檔案柜張貼《檔案索引目錄》（含姓名、工號(hào)、檔案位置）；電子檔案：掃描紙質(zhì)材料并存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部加密管理系統(tǒng)，設(shè)置分級(jí)訪問權(quán)限（僅人力資源專員及授權(quán)人員可查看/編輯）。定期檢查：每季度由人力資源主管牽頭檢查檔案完整性，核對(duì)紙質(zhì)與電子信息是否一致，防止材料缺失或損壞；對(duì)超過保管期限的檔案（如離職員工檔案滿2年），按流程啟動(dòng)銷毀程序。4.檔案利用：查閱與借閱階段查閱權(quán)限：僅限人力資源部門辦理員工入職、轉(zhuǎn)正、社保、職稱評(píng)定等業(yè)務(wù)時(shí)查閱，其他部門需經(jīng)人力資源負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)。借閱流程：申請(qǐng)人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見模板3），說明借閱事由、歸還時(shí)間；部門負(fù)責(zé)人及人力資源負(fù)責(zé)人審批；檔案管理員核對(duì)借閱權(quán)限，提供檔案復(fù)印件（如需原件，需經(jīng)總經(jīng)理審批）；借閱檔案需在2個(gè)工作日內(nèi)歸還，管理員檢查檔案完整性后簽字確認(rèn)，記錄借閱時(shí)間、借閱人、歸還狀態(tài)。5.檔案銷毀：到期處理階段銷毀條件：離職員工檔案（已辦結(jié)所有交接手續(xù)且離職滿2年）、重復(fù)材料、失效證明文件（如過期體檢報(bào)告）。銷毀流程：人力資源部門編制《檔案銷毀清單》（含檔案編號(hào)、員工姓名、銷毀原因、保管期限）；法務(wù)部門（或企業(yè)指定合規(guī)部門）審核清單內(nèi)容，確認(rèn)符合銷毀條件；由人力資源主管、法務(wù)專員、檔案管理員共同監(jiān)銷，采用粉碎或焚燒方式處理，并在《檔案銷毀清單》上簽字；銷毀記錄保存10年，以備追溯。三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板集模板1：?jiǎn)T工基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容工號(hào)001入職日期2024年1月1日姓名*三部門市場(chǎng)營(yíng)銷部性別男崗位銷售專員出生日期1995年5月10日勞動(dòng)合同期限2024年1月1日-2026年12月31日證件號(hào)碼號(hào)11010119950510聯(lián)系方式5678學(xué)歷大學(xué)本科銀行卡號(hào)6222緊急聯(lián)系人*四緊急聯(lián)系人關(guān)系父親緊急聯(lián)系人電話1399012備注無填表人*五（人力資源專員）填表日期2024年1月2日模板2：人事信息變更申請(qǐng)表變更項(xiàng)目原信息變更后信息變更原因證明材料崗位銷售專員銷售主管晉升《崗位調(diào)整通知函》（20240510）聯(lián)系方式56781396789手機(jī)號(hào)更換證件號(hào)碼復(fù)印件（變更頁）申請(qǐng)人*三部門負(fù)責(zé)人*六（市場(chǎng)營(yíng)銷部經(jīng)理）審批人*五（人力資源負(fù)責(zé)人）申請(qǐng)日期2024年5月12日處理日期2024年5月13日模板3：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人信息姓名*七部門人力資源部工號(hào)005借閱事由辦理員工轉(zhuǎn)正手續(xù)檔案信息員工姓名*三工號(hào)001檔案編號(hào)RL001-2024借閱內(nèi)容《員工基本信息表》原件審批信息部門負(fù)責(zé)人*六人力資源負(fù)責(zé)人*五借閱期限2024年5月14日-5月15日歸還狀態(tài)已歸還（2024年5月14日）檔案管理員*八四、管理要點(diǎn)信息準(zhǔn)確性：所有檔案材料需以原件為依據(jù)，嚴(yán)禁虛假信息錄入；員工信息變更時(shí)，必須附有效證明材料，保證“人檔一致”。保密性：人事檔案涉及員工隱私，嚴(yán)禁非授權(quán)人員查閱、復(fù)制或泄露；電子檔案需加密存儲(chǔ)，定期更新訪問權(quán)限密碼。完整性：檔案材料需涵蓋員工入職、在職、離職全流程，避免缺失關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如勞動(dòng)合同、離職證明）。及時(shí)