采購管理流程指南一、指南概述本指南旨在規(guī)范企業(yè)采購管理全流程，保證采購活動合規(guī)、高效、經(jīng)濟，滿足各部門業(yè)務(wù)需求的同時控制成本、防范風(fēng)險。指南適用于企業(yè)各類采購場景，涵蓋需求提出、供應(yīng)商管理、合同簽訂、訂單執(zhí)行、驗收付款等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為采購部門及相關(guān)協(xié)作部門提供標(biāo)準(zhǔn)化操作依據(jù)。二、適用范圍與場景（一）適用主體本指南適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及采購活動的部門，包括但不限于采購部、行政部、項目部、生產(chǎn)部等，以及參與采購流程的崗位人員（如采購專員、需求部門負責(zé)人、財務(wù)人員、倉庫管理員等）。（二）適用場景日常運營采購：辦公用品、低值易耗品、生產(chǎn)輔料等常規(guī)物資的采購；項目專項采購：新建/改造項目所需設(shè)備、材料、技術(shù)服務(wù)的采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）需快速響應(yīng)的采購；戰(zhàn)略采購：長期合作供應(yīng)商的選擇、年度框架協(xié)議簽訂等批量采購。三、采購全流程操作細則（一）需求提出與審批需求發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購需求申請表》（模板見第四章），明確采購內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算、用途、交付時間等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)或圖紙（如有）。示例：生產(chǎn)部因生產(chǎn)線擴產(chǎn)需采購“型號A精密零件100件，單價預(yù)算≤500元，15日內(nèi)交付”，需附零件技術(shù)圖紙。需求審核部門負責(zé)人審核需求的合理性（是否符合部門工作計劃、預(yù)算是否在可控范圍），簽字確認后提交至采購部。采購部復(fù)核需求的合規(guī)性（是否屬于企業(yè)采購目錄、是否履行必要審批流程），對超預(yù)算需求退回需求部門調(diào)整預(yù)算或說明理由。審批權(quán)限日常采購（金額≤1萬元）：需求部門負責(zé)人審批；一般采購（1萬元＜金額≤5萬元）：需求部門負責(zé)人+采購部經(jīng)理審批；大額采購（金額＞5萬元）：需求部門負責(zé)人+采購部經(jīng)理+分管副總審批；戰(zhàn)略采購/重大項目采購：需提交總經(jīng)理辦公會審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋源采購部根據(jù)需求類型通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價、單一來源采購等方式篩選供應(yīng)商。公開招標(biāo)：適用于金額較大（＞10萬元）或通用性強的采購項目，通過企業(yè)官網(wǎng)、采購平臺等發(fā)布招標(biāo)公告；邀請招標(biāo)：適用于技術(shù)復(fù)雜或供應(yīng)商范圍有限的項目，邀請3家及以上合格供應(yīng)商參與；詢價比價：適用于金額較?。ā?萬元）的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，向至少3家供應(yīng)商詢價，形成《比價議價記錄表》。供應(yīng)商評估與準(zhǔn)入采購部組織對候選供應(yīng)商進行資質(zhì)審查（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)許可證等）和現(xiàn)場考察（生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系、履約能力等），填寫《供應(yīng)商評估表》。評估維度包括：價格競爭力（權(quán)重30%）、產(chǎn)品質(zhì)量（權(quán)重25%）、交付及時性（權(quán)重20%）、售后服務(wù)（權(quán)重15%）、企業(yè)信譽（權(quán)重10%）。評估合格后，將供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》，并簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確合作期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等。供應(yīng)商動態(tài)管理每年度對合格供應(yīng)商進行復(fù)評，根據(jù)履約情況（交貨準(zhǔn)時率、合格率、投訴率等）調(diào)整供應(yīng)商等級（A/B/C級），C級供應(yīng)商限期整改，連續(xù)兩年評為C級的予以淘汰。（三）合同簽訂與執(zhí)行合同起草采購部根據(jù)供應(yīng)商報價、需求specifications及談判結(jié)果，起草采購合同，明確以下條款：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式；企業(yè)名稱、開戶行、賬號）；采購物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)/行標(biāo)/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法）；交付要求（時間、地點、方式、運輸費用承擔(dān)）；付款方式（預(yù)付款比例、到貨付款、質(zhì)保金比例及支付條件）；違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量不達標(biāo)等的處理措施）；爭議解決方式（協(xié)商/仲裁/訴訟）。合同審批采購部經(jīng)理審核合同條款的完整性、合規(guī)性；法務(wù)部審核法律風(fēng)險（如條款歧義、違約責(zé)任是否明確）；分管副總/總經(jīng)理審批最終合同文本。合同簽訂與執(zhí)行審批通過后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或分管副總）與供應(yīng)商簽訂正式合同，加蓋企業(yè)公章及合同專用章；采購部將合同復(fù)印件抄送財務(wù)部、需求部門及倉庫，同步錄入采購管理系統(tǒng)，跟蹤合同履行進度。（四）訂單下達與交付跟進訂單下達采購部根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確訂單編號、物資信息、交付時間、交付地點、聯(lián)系人等，并加蓋采購專用章。交付跟進供應(yīng)商發(fā)貨前需通知采購部，采購部協(xié)調(diào)需求部門/倉庫做好收貨準(zhǔn)備；若供應(yīng)商無法按期交付，需提前3個工作日書面告知采購部，說明原因并明確新的交付時間，逾期超過5個工作日的，采購部有權(quán)終止合同并追究違約責(zé)任。（五）驗收與付款物資驗收需求部門/倉庫根據(jù)采購訂單和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對到貨物資進行驗收：數(shù)量驗收：核對送貨單與訂單數(shù)量是否一致，點件、稱重或測量；質(zhì)量驗收：查驗產(chǎn)品合格證、檢驗報告，必要時送第三方檢測機構(gòu)檢測（如特種設(shè)備、關(guān)鍵原材料）；外觀驗收：檢查包裝是否完好、有無破損、標(biāo)識是否清晰。驗收合格后，填寫《物資驗收單》，需求部門負責(zé)人、倉庫管理員、采購專員簽字確認；驗收不合格的，填寫《拒收/退貨通知單》，說明不合格原因，要求供應(yīng)商在3個工作日內(nèi)退換貨，并留存相關(guān)證據(jù)（照片、檢測報告等）。發(fā)票審核與付款供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、項目等）與合同、訂單、驗收單是否一致，填寫《付款申請單》附相關(guān)單據(jù)提交財務(wù)部；財務(wù)部審核發(fā)票真實性、付款條件（是否達到付款節(jié)點、質(zhì)保金是否扣除）及預(yù)算余額，無誤后安排付款；付款方式原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬，禁止現(xiàn)金支付大額款項（＞5萬元）。（六）采購檔案管理檔案收集采購部負責(zé)收集采購全流程文件，包括：采購需求申請表、比價議價記錄表、供應(yīng)商評估表、合同文本、采購訂單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等。歸檔與保存按采購項目編號整理檔案，電子檔案錄入企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案分類存放于檔案室，保存期限不少于5年（戰(zhàn)略采購/重大項目檔案保存不少于10年）；檔案借閱需經(jīng)采購部經(jīng)理審批，借閱期限不超過7個工作日，嚴(yán)禁涂改、損毀或外泄。四、關(guān)鍵流程模板與表單（一）采購需求申請表項目內(nèi)容說明需求部門填寫申請部門全稱（如：生產(chǎn)一部）需求日期填寫提交申請的日期（YYYY-MM-DD）聯(lián)系人及電話需求部門對接人姓名（*經(jīng)理）及聯(lián)系電話采購內(nèi)容物資/服務(wù)的具體名稱（如：A4打印紙、設(shè)備維修服務(wù)）規(guī)格型號詳細參數(shù)（如：80gA4紙白色500張/包；維修服務(wù)包含電路檢測）需求數(shù)量明確單位及總數(shù)（如：100包；1次）預(yù)算金額含稅總價（大寫：壹仟元整；小寫：￥1000.00）用途說明采購目的（如：部門日常辦公使用；生產(chǎn)線故障維修）交付時間要求到貨的具體日期（YYYY-MM-DD）附件清單附技術(shù)圖紙、參數(shù)表等文件名稱（如：A4紙技術(shù)參數(shù)V1.0）需求部門負責(zé)人簽字_______________日期：_________采購部審核意見□同意□調(diào)整預(yù)算□退回（說明：_________________）簽字：*主管日期：___（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱_______________評估日期YYYY-MM-DD評估維度具體指標(biāo)評分（1-10分）權(quán)重價格競爭力同類產(chǎn)品市場對比、報價合理性___30%產(chǎn)品質(zhì)量合格率、認證資質(zhì)、樣品測試結(jié)果___25%交付及時性過去12個月準(zhǔn)時交貨率___20%售后服務(wù)響應(yīng)速度、問題解決率、服務(wù)態(tài)度___15%企業(yè)信譽合作年限、訴訟記錄、行業(yè)口碑___10%綜合得分100%評估結(jié)論□推薦納入合格名錄□有條件采納（整改項：___）□不予采納評估人簽字*采購專員審核人簽字*采購經(jīng)理（三）物資驗收單驗收單編號CGY-2024-001驗收日期YYYY-MM-DD供應(yīng)商名稱_______________采購訂單編號PO-2024-005物資名稱_______________規(guī)格型號_______________需求數(shù)量___實收數(shù)量___驗收項目驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收結(jié)果備注數(shù)量與訂單一致□合格□不合格___外觀包裝完好、無破損□合格□不合格___質(zhì)量符合合同約定技術(shù)參數(shù)□合格□不合格___檢測報告附合格證/第三方檢測報告□有□無___驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格原因：___）需求部門簽字*負責(zé)人倉庫管理員簽字*倉管員采購專員簽字*專員五、執(zhí)行風(fēng)險與注意事項（一）合規(guī)性風(fēng)險嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)（如將5萬元采購拆分為3筆1.5萬元采購）；大額采購（＞10萬元）必須通過公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)，特殊情況需說明理由并經(jīng)總經(jīng)理審批；合同條款必須符合《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，法務(wù)審核環(huán)節(jié)不可。（二）成本控制風(fēng)險采購預(yù)算需嚴(yán)格執(zhí)行，超預(yù)算采購需重新履行審批流程，杜絕無預(yù)算采購；詢價比價過程中需留存供應(yīng)商書面報價記錄，保證價格公允，防止利益輸送；戰(zhàn)略采購可通過批量談判爭取長期優(yōu)惠價，降低單次采購成本。（三）履約風(fēng)險供應(yīng)商交付前需進行現(xiàn)場考察或資質(zhì)復(fù)核，避免與無生產(chǎn)能力/信譽不良的合作；驗收環(huán)節(jié)需嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，杜絕“先收后檢”或“人情驗收”；質(zhì)保金按合同約定預(yù)留（一般為合同金額的5%-10%），質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付。（四）跨部門協(xié)作風(fēng)險需求部門需提前3個工作日提交采購需求，緊急采購需說明原因并經(jīng)分管副總特批，保證采購部有充足時間尋源；采購部需及時向需求部門反饋采購進度（如供應(yīng)商報價、交期變動），避免信息滯后導(dǎo)致業(yè)務(wù)延誤；財務(wù)部需在收到完整單據(jù)后5個工作日內(nèi)完成付款審核，保證供應(yīng)商按時履約。（五）檔案管理風(fēng)險采購檔案需保證“單據(jù)齊全、信息一致”，禁止缺失關(guān)鍵文件（如合同、驗收單）；電子檔案需定期備份，防止系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失；嚴(yán)禁將供應(yīng)商商業(yè)秘密（如報價策略、技