一、前言本手冊圍繞公司財務報銷全流程梳理操作要點，旨在幫助員工高效合規(guī)完成費用報銷，同時保障財務數(shù)據(jù)準確性與資金使用規(guī)范性。手冊結合2024年最新財務政策及公司管理要求制定，全體在職員工（含試用期）均適用，特殊崗位或業(yè)務可結合專項制度執(zhí)行。二、報銷前準備工作（一）報銷范圍確認員工需結合業(yè)務性質，對照《公司費用報銷管理辦法》判斷費用是否合規(guī)。常見可報銷項目如下：差旅費：因公出差產生的交通、住宿、伙食補助等（補助標準以最新差旅制度為準）；辦公費：日常辦公消耗的文具、耗材，或設備租賃/維修費用；業(yè)務招待費：因業(yè)務需要招待客戶、合作伙伴產生的餐飲、禮品等（單次招待金額需提前申請備案）；研發(fā)/項目費：與項目直接相關的物料采購、測試費、專家咨詢費等（需關聯(lián)項目編號）。不可報銷項目包括個人消費、超標準娛樂支出、與業(yè)務無關的禮品等。若對費用性質存疑，可提前咨詢財務部或直屬領導。（二）報銷憑證要求1.發(fā)票類憑證：需為正規(guī)機打發(fā)票（電子/紙質），完整填寫公司名稱、納稅人識別號（稅號）、開票日期、項目名稱、金額（大小寫一致），并加蓋銷售方發(fā)票專用章。定額發(fā)票需確保票面清晰、無涂改且在有效期內。2.非發(fā)票類憑證：如行政事業(yè)單位收據(jù)、境外消費憑證（需附翻譯件及匯率說明）、內部審批單等，需滿足“業(yè)務真實、簽字完整、事由清晰”的要求。3.輔助附件：根據(jù)費用類型補充材料，例如：差旅費需附《出差申請單》《行程單》（機票/高鐵票）、酒店水單；采購類費用需附《采購申請單》《驗收單》（實物類）、合同（金額≥XX元時，按公司合同管理要求執(zhí)行）；會議費需附《會議通知》《參會人員名單》《會議紀要》。所有憑證需保持整潔、無破損，建議用膠水或回形針固定發(fā)票（避免訂書釘直接裝訂），附件按“報銷單-發(fā)票-輔助材料”的順序整理。三、報銷申請流程（一）填寫報銷單1.單據(jù)選擇：根據(jù)費用類型選擇對應報銷單（如《差旅費報銷單》《費用報銷單》《借款單》等），紙質單據(jù)可至財務部領取，線上可通過OA系統(tǒng)/財務系統(tǒng)直接填寫。2.內容填寫規(guī)范：表頭：填寫部門、姓名、報銷日期、聯(lián)系電話（便于財務溝通）；費用明細：按“日期-事由-金額-附件張數(shù)”逐項填寫，同一項目/事由的多筆費用可合并填寫，但需備注明細；總計金額：大小寫需一致，小寫金額前加“￥”，大寫金額需頂格書寫（如“壹仟元整”）；簽字確認：報銷人需本人簽字，代報需附《代報銷委托書》（需雙方簽字）。（二）附件整理與提交1.按“報銷單→發(fā)票→輔助附件”的順序整理，發(fā)票需均勻粘貼在粘貼單上（避免重疊、遮蓋關鍵信息），附件較多時可分頁并標注“共X頁第X頁”。2.提交方式：線上提交：將報銷單（簽字掃描件）、發(fā)票（電子發(fā)票需上傳原件，紙質發(fā)票需拍照/掃描清晰件）、輔助附件（PDF格式）上傳至財務系統(tǒng)，提交后需同步通知部門初審人；線下提交：將紙質單據(jù)交至部門文員/初審人，由其統(tǒng)一送財務部。四、審核與審批流程（一）部門初審（1個工作日內完成）直屬領導或部門指定初審人需審核：業(yè)務真實性：費用是否因公司業(yè)務產生，事由描述是否清晰；金額合理性：是否符合公司標準（如差旅費補助、招待費限額）；單據(jù)完整性：報銷單填寫是否規(guī)范，附件是否齊全。審核通過后，初審人在報銷單上簽字并注明日期；若需補充材料或調整金額，需及時反饋報銷人修改后重新提交。（二）財務初審（2個工作日內完成）財務部審核崗重點檢查：憑證合規(guī)性：發(fā)票真?zhèn)危赏ㄟ^稅務系統(tǒng)查驗）、抬頭/稅號是否正確、附件是否滿足要求；預算符合性：費用是否在部門預算/項目預算內，超預算需提前走預算調整流程；單據(jù)邏輯性：報銷單金額與發(fā)票、附件金額是否一致，費用歸屬部門/項目是否正確。審核通過后轉審批崗；若存在問題（如發(fā)票不合規(guī)、填寫錯誤），財務將通過OA/郵件反饋報銷人，待修正后重新提交。（三）分級審批根據(jù)費用金額及性質，按以下權限審批：常規(guī)費用（≤XX元）：由分管副總審批；大額/特殊費用（>XX元或涉及戰(zhàn)略項目）：需總經理審批（審批時效：收到單據(jù)后2個工作日內）。審批人需確認費用的必要性、合規(guī)性，簽字后單據(jù)返回財務部。五、支付與反饋（一）支付方式與周期1.支付方式：默認轉賬至報銷人工資卡（需與財務系統(tǒng)登記的銀行卡信息一致），特殊情況（如現(xiàn)金報銷、對公付款）需在報銷單備注說明。2.支付周期：財務部每周[X]集中處理報銷支付，提交完整且審核通過的單據(jù)，將在[X]個工作日內完成支付（遇節(jié)假日順延）。（二）進度查詢與反饋1.員工可通過財務系統(tǒng)/OA系統(tǒng)查詢報銷單狀態(tài)（“部門初審中”“財務審核中”“已支付”等）；3.若報銷單被退回，需根據(jù)財務反饋的“退回原因”（如“發(fā)票抬頭錯誤”“附件缺失”）及時修正，重新提交。六、注意事項（一）報銷時效費用發(fā)生后需在3個月內完成報銷，逾期將不予受理（因客觀原因延遲的，需提交《延期報銷說明》經部門領導及財務總監(jiān)審批）。（二）特殊情況處理1.發(fā)票丟失：需取得開票方出具的《發(fā)票存根聯(lián)復印件》（加蓋公章），并附《發(fā)票丟失情況說明》（部門領導簽字）；2.費用分攤：多人共同產生的費用（如團隊聚餐），需指定主報銷人，附《費用分攤表》（列明分攤人、金額、事由）；3.跨部門報銷：需由費用歸屬部門領導審批，在報銷單備注“費用歸屬部門：XXX”。（三）常見問題解答Q：發(fā)票