文檔歸檔及管理制度模板一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范組織內(nèi)各類文檔的歸檔、保管與利用工作，保證文檔的完整性、安全性及可追溯性，提高管理效率，依據(jù)國家《檔案法》及相關(guān)行業(yè)管理規(guī)范，結(jié)合組織實際情況，制定本制度。（二）基本原則文檔歸檔及管理遵循“及時歸檔、分類規(guī)范、安全保管、高效利用”的原則，保證文檔管理流程清晰、責(zé)任明確。二、適用范圍與場景本制度適用于組織內(nèi)部所有部門及員工在公務(wù)活動中形成的具有保存價值的各類文檔，具體場景包括但不限于：行政管理類：規(guī)章制度、會議紀(jì)要、請示報告、工作計劃與總結(jié)、通知公告等；業(yè)務(wù)管理類：合同協(xié)議、項目方案、招投標(biāo)文件、客戶資料、業(yè)務(wù)報表等；人事管理類：員工招聘檔案、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)資料、離職手續(xù)等；財務(wù)管理類：財務(wù)憑證、賬簿、報表、審計報告等（需符合財務(wù)專項管理規(guī)定）；技術(shù)管理類：研發(fā)文檔、技術(shù)圖紙、專利資料、設(shè)備說明書等；其他需長期保存的具有查考利用價值的文檔。三、職責(zé)分工（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善文檔歸檔及管理制度，指導(dǎo)各部門規(guī)范文檔管理流程；負(fù)責(zé)接收、分類、整理、保管、鑒定、銷毀各部門歸檔的文檔；負(fù)責(zé)建立文檔檢索系統(tǒng)，提供文檔借閱、復(fù)制等服務(wù)；定期組織文檔管理培訓(xùn)及監(jiān)督檢查。（二）業(yè)務(wù)部門指定專人（兼職文檔管理員*）負(fù)責(zé)本部門文檔的收集、初步整理及歸檔工作；保證本部門形成的文檔內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合歸檔要求；配合檔案管理部門完成文檔移交及后續(xù)利用工作。（三）檔案管理員*負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集、分類、排序、編目，填寫《文件歸檔登記表》；按規(guī)定時間將整理完畢的文檔移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)；跟蹤本部門文檔的借閱、歸還情況，保證文檔安全。（四）部門負(fù)責(zé)人*審核本部門歸檔文檔的完整性及規(guī)范性，簽署歸檔意見；批準(zhǔn)本部門文檔的借閱申請，監(jiān)督文檔使用情況。四、歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)（一）歸檔范圍反映組織主要職能活動和基本歷史面貌的文檔；在工作中形成的具有查考利用價值的各種形式（紙質(zhì)、電子、聲像等）的原始記錄；對組織未來發(fā)展具有參考價值的各類方案、報告、數(shù)據(jù)等；其他按規(guī)定需納入歸檔管理的文檔。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)按年度分類：以文檔形成的自然年度為第一分類層級（如“2023年”）；按部門分類：以文檔形成或承辦的部門為第二分類層級（如“行政部”“財務(wù)部”）；按問題分類：以文檔反映的內(nèi)容屬性為第三分類層級（如“行政管理類”“合同協(xié)議類”）；保管期限分類：分為永久、長期（10年以上）、短期（10年及以下）三種。五、文檔歸檔操作流程（一）文件收集業(yè)務(wù)部門文檔管理員*于每月月底前收集本部門當(dāng)月形成的各類需歸檔文檔，保證無遺漏；對收集的文檔進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無保存價值的文件（如草稿、臨時通知等），僅保留正本或最終定稿。（二）文件整理檢查核對：檢查文檔內(nèi)容是否完整、字跡是否清晰、簽批手續(xù)是否齊全，對缺失或不規(guī)范的文檔及時補(bǔ)充完善；去除金屬物：紙質(zhì)文檔需去除訂書釘、回形針等金屬物，避免銹蝕文件；裝訂成冊：對需裝訂的文檔采用線裝或膠裝方式，保證牢固、平整，每冊文檔厚度一般不超過2厘米；編寫頁碼：用鉛筆在每頁文檔右上角編寫連續(xù)頁碼，空白頁不編號。（三）文件分類與編號按照前述“分類標(biāo)準(zhǔn)”對整理后的文檔進(jìn)行分類，確定檔號結(jié)構(gòu)為“年度-部門代號-類別代號-流水號”（如“2023-01-01-001”，其中“01”為行政部代號，“01”為行政管理類）；檔號應(yīng)唯一且規(guī)范，避免重復(fù)或跳號，電子文檔需同時標(biāo)注電子檔號及存儲路徑。（四）填寫歸檔登記表每份歸檔文檔需填寫《文件歸檔登記表》（詳見附件1），內(nèi)容包含：文件名稱、文號、形成部門、形成日期、頁數(shù)、保管期限、檔號、歸檔人、歸檔日期等；登記表一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由歸檔部門備查。（五）移交與接收業(yè)務(wù)部門于每季度最后一個月的25日前，將整理完畢的文檔及《文件歸檔登記表》一并移交至檔案管理部門；檔案管理部門接收文檔時，逐項核對登記表信息與實物文檔是否一致，檢查文檔整理質(zhì)量，符合要求的辦理交接簽字手續(xù)；對不符合要求的，退回業(yè)務(wù)部門重新整理。（六）入庫保管檔案管理部門對接收的文檔進(jìn)行入庫登記，按分類順序上架存放，紙質(zhì)文檔存放于符合檔案保管要求的專用檔案柜（防火、防潮、防蟲、防盜）；電子文檔存儲于專用服務(wù)器或加密存儲設(shè)備，定期進(jìn)行備份（雙備份制，一主一備），防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案保管與利用（一）保管要求庫房內(nèi)溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，每日記錄溫濕度變化，保證符合檔案保管標(biāo)準(zhǔn)；定期檢查檔案柜及存儲設(shè)備，做好防火、防蟲、防霉、防盜措施，配備消防器材（如滅火器、煙霧報警器）；對涉密或敏感文檔（如財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)專利等）設(shè)置單獨(dú)保管區(qū)域，實行“雙人雙鎖”管理，限制查閱權(quán)限。（二）借閱與利用借閱申請：員工因工作需要借閱檔案時，需填寫《檔案借閱申請表》（詳見附件2），說明借閱事由、檔案名稱、檔號、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報檔案管理部門審批；涉密檔案需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱時限：一般檔案借閱期限不超過7個工作日，特殊檔案（如歷史檔案、重大項目檔案）可延長至15個工作日，到期需辦理續(xù)借手續(xù)。借閱注意事項：借閱檔案時需當(dāng)面核對檔案名稱及數(shù)量，檢查檔案是否完好；檔案原則上不得帶出檔案庫房，確需帶出的須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人*批準(zhǔn)，并指定專人負(fù)責(zé)攜帶；借閱人需愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制或拍照；借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，由檔案管理員*檢查檔案完整性無誤后，辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制與摘錄因工作需要復(fù)制檔案的，需經(jīng)檔案管理部門審批，由檔案管理員*負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制章”方為有效；摘錄檔案內(nèi)容需保持原意，注明檔號及頁碼，經(jīng)檔案管理員*核對無誤后簽字確認(rèn)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表及相關(guān)專家組成鑒定小組；鑒定小組對到期檔案的保管價值進(jìn)行評估，區(qū)分繼續(xù)保存或銷毀，對需延長保管期限的檔案重新劃定保管期限。（二）檔案銷毀對鑒定需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》（詳見附件3），注明檔案名稱、檔號、保管期限、數(shù)量、銷毀理由等信息，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人*審批后，方可銷毀；銷毀檔案時需由兩人以上（含兩人）監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，保證檔案徹底銷毀且信息無法恢復(fù)；《檔案銷毀清冊》需永久保存，以備查考。八、監(jiān)督與責(zé)任追究檔案管理部門每半年對各部門文檔歸檔及管理情況進(jìn)行一次檢查，檢查結(jié)果納入部門年度績效考核；對在文檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，給予表彰或獎勵；對違反本制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予處理：未按規(guī)定及時歸檔，導(dǎo)致文檔丟失或損壞的，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育；擅自涂改、損毀、丟失、銷毀檔案的，視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分；造成重大損失的，依法追究責(zé)任；違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案秘密的，按保密規(guī)定處理；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。九、附則本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂，未盡事宜可根據(jù)實際情況補(bǔ)充規(guī)定；本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。附件：附件1：《文件歸檔登記表》文件名稱文號形成部門形成日期頁數(shù)保管期限檔號歸檔人歸檔日期接收人接收日期備注附件2：《檔案借閱申請表》借閱部門借閱人借閱日期歸還日期檔案名稱及檔號借閱事由部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理部門審批借閱人簽字歸還時檢查情況（完好/有損）備注附件3：《檔案銷毀清冊》序號檔案名稱檔號保管期限形成日期數(shù)量（頁/份）銷毀理由鑒定小組意見部門負(fù)責(zé)人意見單位負(fù)責(zé)人審批監(jiān)銷人銷毀日期備注管理要點(diǎn)與注意事項及時性：文檔需在辦理完畢后的1個月內(nèi)完成歸檔，避免因拖延導(dǎo)致文件丟失或損壞；完整性：保證歸檔文件為最終版本，包含所有簽批手續(xù)及附件，不得遺漏關(guān)鍵信息