企業(yè)采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)操作指引一、采購(gòu)流程管理的核心目標(biāo)與適用范圍企業(yè)采購(gòu)流程的規(guī)范化實(shí)施，旨在通過(guò)需求精準(zhǔn)識(shí)別、供應(yīng)商科學(xué)管理、采購(gòu)全流程合規(guī)管控，實(shí)現(xiàn)物資/服務(wù)供應(yīng)的及時(shí)性、質(zhì)量穩(wěn)定性與成本可控性，同時(shí)防范商業(yè)賄賂、合同糾紛等合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。本指引適用于企業(yè)各部門(mén)（含子公司）的生產(chǎn)物資、辦公耗材、服務(wù)類(lèi)（如運(yùn)維、咨詢）等采購(gòu)活動(dòng)，特殊項(xiàng)目（如涉密采購(gòu)）可參照本指引制定專(zhuān)項(xiàng)流程。二、采購(gòu)全流程分步操作指南（一）需求發(fā)起與內(nèi)部確認(rèn)1.需求提出：需求部門(mén)需結(jié)合業(yè)務(wù)計(jì)劃，明確采購(gòu)標(biāo)的的核心參數(shù)（如物資型號(hào)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)交付成果）、數(shù)量、交付時(shí)間、預(yù)算金額等，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)附件1）。申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保需求真實(shí)、必要（如為替代采購(gòu)，需說(shuō)明原物資處置方案）。2.需求審核：部門(mén)內(nèi)部審核：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核需求的合理性（如是否與業(yè)務(wù)目標(biāo)匹配、是否存在重復(fù)采購(gòu)），簽字后提交至采購(gòu)部。跨部門(mén)協(xié)同：采購(gòu)部初步核對(duì)需求與年度預(yù)算/專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算的匹配性，若涉及技術(shù)參數(shù)（如設(shè)備采購(gòu)），需聯(lián)合技術(shù)部門(mén)進(jìn)行可行性評(píng)估（如是否兼容現(xiàn)有系統(tǒng)）。（二）預(yù)算審批與資金統(tǒng)籌1.預(yù)算匹配性核查：采購(gòu)部結(jié)合財(cái)務(wù)部門(mén)提供的預(yù)算臺(tái)賬，確認(rèn)需求金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)。若超預(yù)算，需由需求部門(mén)發(fā)起預(yù)算追加申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、分管副總審批后納入采購(gòu)計(jì)劃。2.分級(jí)審批權(quán)限：?jiǎn)喂P采購(gòu)金額≤5000元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。5000元＜金額≤2萬(wàn)元：分管副總經(jīng)理審批。金額＞2萬(wàn)元：總經(jīng)理辦公會(huì)審議（需附采購(gòu)必要性、市場(chǎng)調(diào)研說(shuō)明）。（三）供應(yīng)商管理與選擇1.供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制：新供應(yīng)商需提交資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證/服務(wù)資質(zhì)、近1年財(cái)務(wù)報(bào)表、無(wú)重大違法記錄承諾等），由采購(gòu)部聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)、使用部門(mén)進(jìn)行“四維度審核”：合規(guī)性：資質(zhì)文件真實(shí)有效，無(wú)失信被執(zhí)行人記錄。質(zhì)量能力：提供產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告（或服務(wù)案例），滿足采購(gòu)標(biāo)的技術(shù)要求。履約能力：近1年無(wú)重大交貨延誤、違約記錄。成本合理性：報(bào)價(jià)需在市場(chǎng)合理區(qū)間（可通過(guò)行業(yè)調(diào)研或歷史數(shù)據(jù)驗(yàn)證）。2.供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)估：每季度對(duì)合作供應(yīng)商開(kāi)展量化評(píng)分（權(quán)重：質(zhì)量30%、交貨及時(shí)性25%、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力25%、售后服務(wù)20%），評(píng)分結(jié)果作為下一次采購(gòu)的供應(yīng)商優(yōu)先級(jí)依據(jù)。連續(xù)兩次評(píng)分低于60分的供應(yīng)商，納入“觀察名單”，限期整改；整改無(wú)效則列入黑名單，禁止合作。3.供應(yīng)商選擇策略：公開(kāi)招標(biāo)：適用于貨物類(lèi)≥2萬(wàn)元、服務(wù)類(lèi)≥3萬(wàn)元的項(xiàng)目，通過(guò)企業(yè)官網(wǎng)/招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布公告，組建由技術(shù)、財(cái)務(wù)、采購(gòu)人員組成的評(píng)標(biāo)小組，遵循“低價(jià)優(yōu)先、綜合評(píng)分”原則確定中標(biāo)方。邀請(qǐng)招標(biāo)：向3家以上“合格供應(yīng)商庫(kù)”內(nèi)企業(yè)發(fā)邀請(qǐng)，流程同公開(kāi)招標(biāo)（適用于供應(yīng)商資源有限的細(xì)分領(lǐng)域，如特殊設(shè)備采購(gòu)）。競(jìng)爭(zhēng)性談判：針對(duì)技術(shù)復(fù)雜、無(wú)明確市場(chǎng)價(jià)格的項(xiàng)目（如定制化軟件開(kāi)發(fā)），與3家以上供應(yīng)商談判，重點(diǎn)評(píng)估方案可行性、成本透明度。單一來(lái)源采購(gòu)：僅限“唯一供應(yīng)商”場(chǎng)景（如專(zhuān)利技術(shù)采購(gòu)、原有項(xiàng)目配套升級(jí)），需提交《單一來(lái)源采購(gòu)說(shuō)明》（附市場(chǎng)調(diào)研記錄），經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后實(shí)施。（四）采購(gòu)合同簽訂與履約管理1.合同條款標(biāo)準(zhǔn)化：采用企業(yè)《采購(gòu)合同模板》（法務(wù)部審定版），明確以下核心條款：標(biāo)的與質(zhì)量：引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，或附技術(shù)協(xié)議（需雙方簽字）。交付與驗(yàn)收：約定交貨時(shí)間、地點(diǎn)（如“甲方倉(cāng)庫(kù)”）、驗(yàn)收周期（如“到貨后3個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收”）、抽樣比例（如“按批次抽檢，比例不低于5%”）。付款與發(fā)票：付款節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%，到貨驗(yàn)收合格后付60%，尾款10%質(zhì)保期滿支付”）、發(fā)票類(lèi)型（增值稅專(zhuān)用發(fā)票）。違約責(zé)任：量化違約成本（如“逾期交貨每日按合同金額的0.5%支付違約金”）、爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先協(xié)商，協(xié)商不成提交甲方所在地法院）。2.合同審核與簽署：合同需經(jīng)三級(jí)審核：法務(wù)部審核合法性（如條款是否符合《民法典》）、財(cái)務(wù)部審核付款邏輯（如發(fā)票與付款節(jié)點(diǎn)匹配）、使用部門(mén)審核技術(shù)條款（如設(shè)備參數(shù)是否達(dá)標(biāo)）。審核通過(guò)后，雙方簽字蓋章，采購(gòu)部留存原件，掃描件同步發(fā)至需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部備案。3.履約跟蹤與變更管理：采購(gòu)專(zhuān)員需建立《采購(gòu)履約跟蹤表》，記錄供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度、物流信息（如使用“順豐速運(yùn)”“京東物流”等可追蹤物流）。若需變更合同（如調(diào)整交貨時(shí)間、增減數(shù)量），需雙方簽署《合同變更協(xié)議》，重新走審批流程（金額變更需按原審批權(quán)限復(fù)核）。（五）驗(yàn)收與質(zhì)量閉環(huán)管理1.驗(yàn)收組織與流程：由使用部門(mén)牽頭，采購(gòu)部、質(zhì)檢部（如需）參與，對(duì)照合同與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)送貨單與訂單數(shù)量是否一致，簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗(yàn)收：外觀檢查（如無(wú)破損、變形）、功能測(cè)試（如設(shè)備開(kāi)機(jī)運(yùn)行30分鐘無(wú)故障）、抽樣檢測(cè)（如原材料送檢第三方機(jī)構(gòu)）。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》（需注明“合格”“不合格”“待整改”），參與人員簽字確認(rèn)。2.不合格品處置：驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)專(zhuān)員需在24小時(shí)內(nèi)通知供應(yīng)商，協(xié)商處置方案：退貨：供應(yīng)商承擔(dān)往返運(yùn)費(fèi)，3個(gè)工作日內(nèi)退款。換貨：供應(yīng)商7個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)發(fā)合格產(chǎn)品，逾期按合同違約金條款執(zhí)行。折價(jià)接收：需經(jīng)需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部同意，折價(jià)部分從尾款中扣除。（六）付款結(jié)算與賬務(wù)處理1.付款申請(qǐng)與憑證：采購(gòu)部或需求部門(mén)填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附以下憑證：合同原件（或掃描件）、驗(yàn)收單、合規(guī)發(fā)票（需與合同金額、付款節(jié)點(diǎn)匹配）。預(yù)付款需額外提供“供應(yīng)商預(yù)付款申請(qǐng)函”（注明用途）。2.財(cái)務(wù)審核與支付：財(cái)務(wù)部核對(duì)憑證真實(shí)性（如發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)驗(yàn)證真?zhèn)危?、邏輯一致性（如?yàn)收單與合同標(biāo)的一致），無(wú)誤后按付款節(jié)點(diǎn)支付。支付后，財(cái)務(wù)部需在ERP系統(tǒng)中更新“應(yīng)付賬款”“采購(gòu)成本”等科目，定期與供應(yīng)商對(duì)賬（每季度一次）。（七）采購(gòu)檔案管理與復(fù)盤(pán)優(yōu)化1.檔案歸集與保存：采購(gòu)全流程文件（需求申請(qǐng)、審批單、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）需紙質(zhì)+電子雙歸檔：紙質(zhì)檔案：采購(gòu)部按項(xiàng)目編號(hào)裝訂，存放于專(zhuān)用檔案柜，保存至合同履行完畢后3年（固定資產(chǎn)采購(gòu)保存至資產(chǎn)報(bào)廢后3年）。電子檔案：上傳至企業(yè)OA系統(tǒng)“采購(gòu)檔案”模塊，設(shè)置權(quán)限（僅采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部可查閱）。2.復(fù)盤(pán)與持續(xù)改進(jìn)：每季度末，采購(gòu)部牽頭召開(kāi)“采購(gòu)復(fù)盤(pán)會(huì)”，分析以下維度：成本節(jié)約率：實(shí)際采購(gòu)價(jià)與預(yù)算價(jià)的差額占預(yù)算的比例。供應(yīng)商表現(xiàn)：履約評(píng)分前3名與后3名的典型案例。流程效率：需求到付款的平均周期，識(shí)別“審批環(huán)節(jié)冗余”“供應(yīng)商響應(yīng)慢”等痛點(diǎn)。復(fù)盤(pán)結(jié)果形成《采購(gòu)優(yōu)化報(bào)告》，提交管理層，推動(dòng)流程簡(jiǎn)化、供應(yīng)商汰換等改進(jìn)措施。三、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)（一）合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防控廉潔管理：嚴(yán)禁采購(gòu)人員接受供應(yīng)商回扣、禮品，建立“利益沖突申報(bào)制”（如與供應(yīng)商存在親屬關(guān)系需主動(dòng)報(bào)備并回避）。流程留痕：所有采購(gòu)環(huán)節(jié)需通過(guò)OA系統(tǒng)留痕，關(guān)鍵審批（如招標(biāo)評(píng)標(biāo)、合同變更）需雙人復(fù)核。審計(jì)監(jiān)督：審計(jì)部每半年開(kāi)展“采購(gòu)合規(guī)審計(jì)”，重點(diǎn)核查“單一來(lái)源采購(gòu)合理性”“供應(yīng)商資質(zhì)真實(shí)性”。（二）質(zhì)量與進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)防控質(zhì)量追溯：要求供應(yīng)商提供“質(zhì)量追溯碼”，出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題可反向追溯生產(chǎn)批次、原材料來(lái)源。進(jìn)度預(yù)警：在合同中約定“交貨延誤3日預(yù)警”，采購(gòu)專(zhuān)員需提前介入?yún)f(xié)調(diào)（如更換物流方式、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃）。備選機(jī)制：關(guān)鍵物資（如生產(chǎn)原材料）需儲(chǔ)備2-3家備選供應(yīng)商，避免單一供應(yīng)商斷供。（三）成本風(fēng)險(xiǎn)防控集中采購(gòu)：將分散的部門(mén)采購(gòu)需求整合（如辦公耗材、IT設(shè)備），通過(guò)“量大議價(jià)”降低單價(jià)。長(zhǎng)期協(xié)議：與核心供應(yīng)商簽訂“年度框架協(xié)議”，約定“量?jī)r(jià)掛鉤”（如采購(gòu)量每增加10%，單價(jià)下浮2%）。比價(jià)機(jī)制：非招標(biāo)項(xiàng)目需至少獲取3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫(xiě)《采購(gòu)比價(jià)單》（附報(bào)價(jià)截圖），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施。四、附則