辦公室設(shè)備維護(hù)與采購管理模板一、適用范圍與場(chǎng)景說明本模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等組織的日常辦公設(shè)備管理與維護(hù)工作，具體場(chǎng)景包括但不限于：日常設(shè)備維護(hù)：如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、電腦等設(shè)備的定期檢查、簡(jiǎn)單故障處理及保養(yǎng)記錄；設(shè)備采購管理：新設(shè)備申購、供應(yīng)商篩選、采購執(zhí)行、驗(yàn)收及資產(chǎn)入庫全流程；故障應(yīng)急處理：設(shè)備突發(fā)故障時(shí)的報(bào)修、跟蹤及維修結(jié)果確認(rèn)；資產(chǎn)盤點(diǎn)與報(bào)廢：定期清點(diǎn)設(shè)備數(shù)量、狀態(tài)，評(píng)估報(bào)廢設(shè)備并處理殘值。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與表格，可規(guī)范設(shè)備管理職責(zé)，降低故障率，控制采購成本，提升辦公設(shè)備使用效率。二、核心操作流程詳解（一）辦公設(shè)備日常維護(hù)流程制定維護(hù)計(jì)劃每月末由行政主管主管組織，根據(jù)設(shè)備使用頻率（如打印機(jī)每月1次、空調(diào)每季度1次）制定《月度維護(hù)計(jì)劃》，明確維護(hù)設(shè)備、時(shí)間、執(zhí)行人（如工、*師傅）及維護(hù)內(nèi)容（如清潔內(nèi)部粉塵、檢查耗材余量等）。執(zhí)行維護(hù)操作執(zhí)行人按計(jì)劃上門維護(hù)，填寫《設(shè)備日常維護(hù)記錄表》（詳見模板三），記錄維護(hù)時(shí)間、設(shè)備狀態(tài)、維護(hù)內(nèi)容及更換配件（如打印機(jī)硒鼓、空調(diào)濾網(wǎng)等）。若發(fā)覺潛在故障（如電腦運(yùn)行緩慢、復(fù)印機(jī)卡紙頻繁），需在備注欄標(biāo)注并上報(bào)*主管，安排后續(xù)檢修。結(jié)果確認(rèn)與歸檔設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)人（如市場(chǎng)部*經(jīng)理）在維護(hù)記錄上簽字確認(rèn)，保證維護(hù)到位；行政助理*助理于每月5日前匯總上月維護(hù)記錄，分類存檔電子版及紙質(zhì)版，同步更新《設(shè)備臺(tái)賬》（詳見模板三）。（二）辦公設(shè)備采購管理流程需求提報(bào)與審批各部門因新增、替換或報(bào)廢設(shè)備需采購時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人填寫《設(shè)備采購申請(qǐng)表》（詳見模板三），注明設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及緊急程度，并附《報(bào)廢設(shè)備處理單》（若涉及替換報(bào)廢設(shè)備）。審批流程：部門負(fù)責(zé)人→行政主管主管→財(cái)務(wù)部經(jīng)理→總經(jīng)理（單筆金額≥5000元時(shí)需總經(jīng)理審批）。供應(yīng)商篩選與比價(jià)行政部根據(jù)采購需求，從《合格供應(yīng)商名錄》（詳見模板三）中篩選3家及以上供應(yīng)商，要求提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)單、資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)設(shè)備授權(quán)書等）；若《合格供應(yīng)商名錄》無合適供應(yīng)商，需通過公開渠道（如采購網(wǎng)、行業(yè)展會(huì)）收集信息，由*主管組織評(píng)審小組（含行政、財(cái)務(wù)、使用部門代表）進(jìn)行比價(jià)，綜合評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、售后后確定供應(yīng)商。采購執(zhí)行與合同簽訂與選定供應(yīng)商簽訂《設(shè)備采購合同》（模板三），明確設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保修條款及違約責(zé)任；付款方式：原則上采用“驗(yàn)收合格后付款”，預(yù)付款比例不超過30%（需總經(jīng)理審批）。驗(yàn)收與資產(chǎn)入庫設(shè)備到貨后，由行政部*主管牽頭，組織使用部門、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收：核對(duì)設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、外觀是否完好；測(cè)試設(shè)備功能是否符合采購要求（如復(fù)印機(jī)打印清晰度、電腦運(yùn)行速度）；驗(yàn)收合格后，填寫《設(shè)備驗(yàn)收單》（模板三），三方簽字確認(rèn)；行政助理*助理將驗(yàn)收單、《采購合同》等資料交至財(cái)務(wù)部，更新《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（模板三），粘貼設(shè)備資產(chǎn)標(biāo)簽（編號(hào)格式：設(shè)備拼音縮寫-年份-序號(hào)，如“FYJ-2024-001”）。（三）設(shè)備故障應(yīng)急處理流程故障報(bào)修設(shè)備使用人發(fā)覺故障后，立即通過OA系統(tǒng)或電話聯(lián)系行政部*助理，填寫《設(shè)備故障報(bào)修單》（模板三），注明故障設(shè)備、現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間及使用人聯(lián)系方式。故障響應(yīng)與處理*助理接報(bào)后30分鐘內(nèi)響應(yīng)：簡(jiǎn)單故障（如打印機(jī)缺紙、卡紙）：電話指導(dǎo)使用人自行處理；復(fù)雜故障（如設(shè)備無法啟動(dòng)、部件損壞）：1小時(shí)內(nèi)聯(lián)系維修工程師（優(yōu)先選擇設(shè)備原廠或《合格供應(yīng)商名錄》中的售后人員），明確上門時(shí)間。維修工程師到場(chǎng)后，*助理全程跟蹤，記錄故障原因、維修內(nèi)容及更換配件（若有）。結(jié)果確認(rèn)與反饋維修完成后，使用人現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試設(shè)備功能，確認(rèn)故障排除，在《設(shè)備故障報(bào)修單》上簽字；助理更新《設(shè)備臺(tái)賬》中的“維修記錄”欄，將報(bào)修單、維修憑證等存檔，并于每周五匯總故障情況，分析常見問題（如某型號(hào)打印機(jī)頻繁卡紙），反饋至主管提出改進(jìn)措施（如更換耗材型號(hào)、調(diào)整使用規(guī)范）。三、常用管理表格模板表3.1設(shè)備臺(tái)賬表設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格品牌購置日期啟用日期使用部門責(zé)任人使用狀態(tài)（正常/維修/報(bào)廢）最近維護(hù)日期維護(hù)記錄保修期至DNJ-2024-001激光打印機(jī)HPLaserJetProM404dnHP2024-03-152024-03-18行政部*助理正常2024-06-10清潔硒鼓，更換粉盒2025-03-14PC-2024-002臺(tái)式電腦聯(lián)想啟天M540聯(lián)想2024-01-102024-01-12市場(chǎng)部*經(jīng)理正常2024-05-20清理內(nèi)部灰塵，升級(jí)系統(tǒng)2026-01-09表3.2設(shè)備日常維護(hù)記錄表維護(hù)日期設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱維護(hù)類型（日常/定期/故障維修）維護(hù)內(nèi)容執(zhí)行人更換配件（名稱/型號(hào)/數(shù)量）維護(hù)前狀態(tài)維護(hù)后狀態(tài)使用人確認(rèn)簽字2024-06-10DNJ-2024-001激光打印機(jī)日常維護(hù)清理進(jìn)紙器粉塵，檢查硒鼓余量*工無打印輕微模糊打印清晰*助理2024-06-12KQ-2024-003空調(diào)定期維護(hù)清潔濾網(wǎng)，檢查制冷劑壓力*師傅濾網(wǎng)/1個(gè)制冷效果一般制冷正常*主管表3.3設(shè)備采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)人聯(lián)系方式市場(chǎng)部2024-06-15*經(jīng)理1385678設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）投影儀EPSONCB-X0513500是否替換報(bào)廢設(shè)備是（報(bào)廢設(shè)備編號(hào)：TZJ-2020-005）資金來源部門預(yù)算附件清單《報(bào)廢設(shè)備處理單》、會(huì)議演示需求說明部門負(fù)責(zé)人簽字*經(jīng)理行政主管意見同意采購，建議比選3家供應(yīng)商財(cái)務(wù)部意見符合預(yù)算流程，同意總經(jīng)理審批同意，按流程執(zhí)行表3.4設(shè)備故障報(bào)修單報(bào)修日期報(bào)修時(shí)間報(bào)修人聯(lián)系方式使用部門2024-06-1814:30*助理139行政部設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱故障現(xiàn)象PC-2023-005筆記本電腦無法開機(jī)，電源指示燈不亮是否影響工作是（影響文件處理）優(yōu)先級(jí)（高/中/低）高處理結(jié)果維修工程師到場(chǎng)檢測(cè)，電源適配器損壞，更換新適配器后恢復(fù)正常維修時(shí)間2024-06-1815:20維修費(fèi)用（元）150維修人員簽字*師傅使用人確認(rèn)簽字*助理表3.5合格供應(yīng)商名錄供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式主營(yíng)設(shè)備資質(zhì)等級(jí)（原廠/一級(jí)代理/二級(jí)代理）合作期限備注科技有限公司*經(jīng)理1389876打印機(jī)、電腦一級(jí)代理2023-2025價(jià)格優(yōu)惠，售后響應(yīng)及時(shí)家電維修服務(wù)部*師傅1375566空調(diào)、冰箱維修資質(zhì)2022-2024維修技術(shù)專業(yè)，配件原廠四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示信息準(zhǔn)確性：設(shè)備臺(tái)賬、采購申請(qǐng)單等表格中的設(shè)備編號(hào)、型號(hào)、責(zé)任人等信息需與實(shí)物一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致管理混亂；審批權(quán)限：嚴(yán)格執(zhí)行采購審批流程，單筆金額≥5000元需總經(jīng)理簽字，保證資金使用合規(guī)；記錄歸檔：維護(hù)記錄、采購合同、驗(yàn)收單等資料需保存至少3年，電子版?zhèn)浞葜猎贫朔?wù)器，紙質(zhì)版分類存放于檔案柜；供應(yīng)商管理：每半年對(duì)《合格供應(yīng)商名錄》評(píng)審一次，淘汰合作中存在價(jià)格虛高、售后滯后問題的供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核及樣品測(cè)試；成本控制：采購時(shí)優(yōu)先選擇能耗低、