費(fèi)用申請(qǐng)及審批標(biāo)準(zhǔn)化操作指南一、引言為規(guī)范公司費(fèi)用管理流程，明確費(fèi)用申請(qǐng)與審批職責(zé)，保證費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性及可控性，提高工作效率，特制定本操作指南。本指南適用于公司全體員工因公發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用申請(qǐng)及審批管理，涵蓋日常辦公、業(yè)務(wù)開展、差旅等各類費(fèi)用場(chǎng)景，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管理的規(guī)范化、透明化。二、適用范圍與常見應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于公司各部門、全體員工因公產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用支出申請(qǐng)及審批，具體場(chǎng)景包括但不限于：日常辦公費(fèi)用：包括辦公用品采購(gòu)、打印復(fù)印費(fèi)、通訊費(fèi)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)費(fèi)等；業(yè)務(wù)開展費(fèi)用：包括客戶招待費(fèi)、市場(chǎng)推廣費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、樣品采購(gòu)費(fèi)等；差旅費(fèi)用：包括員工出差產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)等；項(xiàng)目專項(xiàng)費(fèi)用：包括研發(fā)項(xiàng)目、市場(chǎng)項(xiàng)目等專項(xiàng)活動(dòng)的直接支出（需結(jié)合項(xiàng)目預(yù)算單獨(dú)申請(qǐng)）；其他經(jīng)公司認(rèn)定的合理費(fèi)用：如固定資產(chǎn)零星購(gòu)置、維修費(fèi)等。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）申請(qǐng)前準(zhǔn)備明確費(fèi)用性質(zhì)與預(yù)算申請(qǐng)人需根據(jù)費(fèi)用類型，確認(rèn)其是否符合公司費(fèi)用管理制度及預(yù)算范圍（如部門年度預(yù)算、項(xiàng)目專項(xiàng)預(yù)算等）；超預(yù)算或預(yù)算外費(fèi)用需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)審批通過后方可啟動(dòng)費(fèi)用申請(qǐng)流程。收集費(fèi)用支撐材料根據(jù)費(fèi)用類型準(zhǔn)備相關(guān)證明材料，如：采購(gòu)類：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同（單筆金額≥5000元時(shí)需提供）；差旅類：出差審批單（含行程、事由、天數(shù)）、交通票據(jù)（需注明往返地點(diǎn)及日期）、住宿發(fā)票（需與出差標(biāo)準(zhǔn)匹配）；招待類：招待事由說明、參與人員名單、消費(fèi)清單；其他：費(fèi)用明細(xì)清單、發(fā)票（發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號(hào)準(zhǔn)確）。確認(rèn)審批權(quán)限根據(jù)費(fèi)用金額及類型，參照公司《權(quán)限審批表》確認(rèn)審批人（示例：?jiǎn)喂P費(fèi)用≤5000元由部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤20000元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞20000元由總經(jīng)理審批）。（二）填寫費(fèi)用申請(qǐng)表登錄系統(tǒng)/獲取模板通過公司OA系統(tǒng)或行政部獲取《費(fèi)用申請(qǐng)表》（模板詳見第四部分），電子版需填寫完整后線上提交，紙質(zhì)版需用黑色簽字筆工整填寫。填寫核心信息基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)人姓名、所屬部門、申請(qǐng)日期、聯(lián)系方式；費(fèi)用信息：費(fèi)用類型（勾選對(duì)應(yīng)類別）、費(fèi)用事由（需清晰說明“為何發(fā)生”“與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性”，如“項(xiàng)目客戶洽談?wù)写M(fèi)”）、預(yù)算金額、申請(qǐng)金額（大小寫需一致，大寫金額前加“人民幣”）；明細(xì)信息：按費(fèi)用類別逐項(xiàng)填寫明細(xì)（如差旅費(fèi)需分交通費(fèi)、住宿費(fèi)、補(bǔ)助費(fèi)等），注明單價(jià)、數(shù)量、金額及簡(jiǎn)要說明；附件清單：列出所附支撐材料名稱及數(shù)量（如“發(fā)票1張、出差審批單1份”）。簽字確認(rèn)申請(qǐng)人需在“申請(qǐng)人”處簽字確認(rèn)，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）提交審批提交方式線上提交：通過OA系統(tǒng)發(fā)起審批流程，依次附件、選擇審批人、抄送財(cái)務(wù)部；線下提交：將填寫完整的紙質(zhì)《費(fèi)用申請(qǐng)表》及附件材料提交至部門負(fù)責(zé)人（或第一審批人）處審批。審批流轉(zhuǎn)審批人需在收到申請(qǐng)后【1-2個(gè)工作日】?jī)?nèi)完成審批，可通過OA系統(tǒng)在線審批或簽署紙質(zhì)表；審批過程中若需補(bǔ)充材料，審批人需注明補(bǔ)充要求，申請(qǐng)人需在【1個(gè)工作日】?jī)?nèi)反饋，逾期未反饋視為撤回申請(qǐng)。（四）審批流程跟蹤查詢審批狀態(tài)申請(qǐng)人可通過OA系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度（如“已提交-部門審批中-分管審批中-已通過”）；若審批被駁回，需根據(jù)駁回原因修改申請(qǐng)后重新提交。特殊情況處理緊急費(fèi)用（如突發(fā)維修、臨時(shí)客戶接待）可先通過電話向部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備，獲批后先行處理，但需在【24小時(shí)】?jī)?nèi)補(bǔ)填《費(fèi)用申請(qǐng)表》及附件，完成正式審批流程。（五）費(fèi)用報(bào)銷與支付報(bào)銷申請(qǐng)審批通過后，申請(qǐng)人需在費(fèi)用發(fā)生后的【15個(gè)工作日】?jī)?nèi)，將《費(fèi)用申請(qǐng)表》（審批完成版）、原始發(fā)票及附件材料提交至財(cái)務(wù)部；發(fā)票需為合規(guī)增值稅發(fā)票，項(xiàng)目齊全（含發(fā)票代碼、號(hào)碼、開票日期、金額、稅率、稅額等），且與申請(qǐng)表信息一致。財(cái)務(wù)審核與支付財(cái)務(wù)部在收到報(bào)銷材料后【3-5個(gè)工作日】?jī)?nèi)完成審核，重點(diǎn)核查：費(fèi)用是否符合預(yù)算及審批權(quán)限；發(fā)票真實(shí)性與合規(guī)性；附件是否完整、邏輯是否一致（如出差天數(shù)與住宿天數(shù)匹配）；審核通過后，財(cái)務(wù)部按公司財(cái)務(wù)制度安排支付（如銀行轉(zhuǎn)賬、備用金報(bào)銷等）；審核不通過的，注明原因并退回申請(qǐng)人。（六）資料歸檔財(cái)務(wù)部對(duì)已審批完成的《費(fèi)用申請(qǐng)表》、發(fā)票、附件等資料按月整理歸檔，保存期限不少于【5年】；申請(qǐng)人可向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)查閱本人相關(guān)費(fèi)用資料，查閱需登記備案。四、費(fèi)用申請(qǐng)表模板及填寫說明（一）費(fèi)用申請(qǐng)表模板費(fèi)用申請(qǐng)表編號(hào)：申請(qǐng)日期：年月日申請(qǐng)人信息姓名：*部門：*聯(lián)系方式：*費(fèi)用基本信息費(fèi)用類型：□辦公費(fèi)□差旅費(fèi)□招待費(fèi)□會(huì)議費(fèi)□培訓(xùn)費(fèi)□其他______費(fèi)用事由：*（請(qǐng)?jiān)敿?xì)說明，如“項(xiàng)目調(diào)研差旅費(fèi)”）預(yù)算金額：￥_________申請(qǐng)金額：￥_________（大寫：人民幣_(tái)___________________元整）費(fèi)用明細(xì)序號(hào)費(fèi)用項(xiàng)目12……附件清單序號(hào)附件名稱12審批流程申請(qǐng)人簽字：*日期：年月日部門負(fù)責(zé)人審批：*日期：年月日（權(quán)限內(nèi)）分管領(lǐng)導(dǎo)審批：*日期：年月日（權(quán)限內(nèi)）總經(jīng)理審批：*日期：年月日（權(quán)限內(nèi)）財(cái)務(wù)審核：*日期：年月日?qǐng)?bào)銷信息報(bào)銷人簽字：*報(bào)銷日期：年月日財(cái)務(wù)支付方式：□銀行轉(zhuǎn)賬□備用金□其他______備注如：緊急費(fèi)用請(qǐng)注明“急”字，附報(bào)備說明（二）填寫說明編號(hào)規(guī)則：編號(hào)由行政部統(tǒng)一編制，格式為“部門簡(jiǎn)稱+年份+月份+序號(hào)”（如“行-2024-05-001”）；費(fèi)用類型：勾選對(duì)應(yīng)選項(xiàng)，“其他”需注明具體類型；費(fèi)用事由：需簡(jiǎn)潔明了，避免模糊表述（如“辦公費(fèi)”需注明“采購(gòu)部門打印機(jī)硒鼓”）；費(fèi)用明細(xì)：至少填寫1條明細(xì)，數(shù)量、單價(jià)、金額需邏輯一致；附件清單：按實(shí)際材料填寫，名稱需與附件一致；審批流程：按權(quán)限逐級(jí)審批，不得越級(jí)審批；電子版審批需通過OA系統(tǒng)完成，紙質(zhì)版審批人需手寫簽字并注明日期。五、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）操作要點(diǎn)提前溝通：大額費(fèi)用（≥10000元）或特殊費(fèi)用（如海外差旅、大型會(huì)議）需提前與部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部溝通，確認(rèn)預(yù)算及審批可行性；材料完整：附件材料需與費(fèi)用申請(qǐng)表一一對(duì)應(yīng)，缺失關(guān)鍵材料（如發(fā)票、合同）將導(dǎo)致審批或報(bào)銷失??；時(shí)效管理：費(fèi)用申請(qǐng)需在費(fèi)用發(fā)生前提交（緊急情況除外），報(bào)銷需在費(fèi)用發(fā)生后15個(gè)工作日內(nèi)完成，逾期將影響財(cái)務(wù)核算；信息準(zhǔn)確：申請(qǐng)人需對(duì)填寫信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，虛報(bào)、瞞報(bào)費(fèi)用將按公司制度追責(zé)。（二）風(fēng)險(xiǎn)提示審批權(quán)限錯(cuò)誤：未按權(quán)限審批可能導(dǎo)致流程無效，需重新提交；發(fā)票不合規(guī)：發(fā)票抬頭、稅號(hào)錯(cuò)誤、項(xiàng)目不全或?yàn)榧侔l(fā)票，財(cái)務(wù)部將拒收，需重新開具；超預(yù)算支出：未提前申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整的超預(yù)算費(fèi)用，審批