中藥加工廠采購合同管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定適用于中藥加工廠全體涉及采購合同相關(guān)工作的員工以及與本加工廠有采購業(yè)務(wù)往來的客戶。旨在規(guī)范采購合同管理，保障加工廠物資供應(yīng)，維護雙方合法權(quán)益，促進加工廠經(jīng)濟效益與社會效益的協(xié)同發(fā)展。中藥加工廠秉持“傳承中藥精髓，服務(wù)大眾健康”的經(jīng)營理念，以扁平化管理模式提高工作效率。在采購合同管理中，遵循公平、公正、誠信的原則，確保采購活動的順利進行，同時注重合同管理對企業(yè)文化建設(shè)的促進作用。二、采購合同管理職責(zé)分工（一）采購部門1.負責(zé)市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，篩選合格供應(yīng)商，確保所采購的中藥原材料及相關(guān)物資符合加工廠質(zhì)量要求。2.主導(dǎo)采購合同的起草、談判工作，根據(jù)加工廠需求和供應(yīng)商實際情況，擬定合同條款，保障加工廠利益。在談判過程中，充分考慮經(jīng)濟效益，爭取有利的采購價格和付款條件。3.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)，滿足生產(chǎn)需求。（二）法務(wù)部門1.對采購合同的合法性、合規(guī)性進行審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險。在審查過程中，結(jié)合中藥行業(yè)相關(guān)法規(guī)政策，保障合同的有效性。2.為采購合同談判提供法律支持，協(xié)助采購部門制定談判策略，處理合同糾紛，維護加工廠的合法權(quán)益。通過法律手段，保障加工廠在采購活動中的正當利益，樹立良好的企業(yè)法律形象。（三）財務(wù)部門1.參與采購合同中付款條款的審核，根據(jù)加工廠財務(wù)狀況和資金計劃，合理確定付款方式和時間節(jié)點，保障資金安全和合理使用。2.負責(zé)采購合同的財務(wù)核算和付款結(jié)算工作，嚴格按照合同約定進行賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和及時性，為加工廠的成本控制和經(jīng)濟效益分析提供支持。（四）質(zhì)量部門1.在采購合同簽訂前，對供應(yīng)商提供的樣品進行質(zhì)量檢驗，提出質(zhì)量要求和標準，作為合同條款的重要組成部分。確保所采購的中藥原材料和物資符合加工廠的質(zhì)量標準，為生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品奠定基礎(chǔ)。2.在合同執(zhí)行過程中，對到貨物資進行質(zhì)量驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與采購部門溝通，依據(jù)合同條款處理，保障生產(chǎn)的順利進行和產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。三、采購合同的簽訂（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、信譽狀況等。對潛在供應(yīng)商進行實地考察，評估其生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系等是否符合加工廠要求。2.建立供應(yīng)商評估指標體系，從質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面對供應(yīng)商進行綜合評估。定期對供應(yīng)商進行績效評價，根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系，激勵供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量，保障物資供應(yīng)的穩(wěn)定性。（二）合同起草1.采購部門根據(jù)與供應(yīng)商達成的初步意向，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方基本信息、采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。2.在合同起草過程中，充分考慮中藥行業(yè)的特點和加工廠的實際需求，明確雙方權(quán)利義務(wù)。對于涉及中藥原材料質(zhì)量標準的條款，應(yīng)參照國家相關(guān)標準和加工廠內(nèi)部標準詳細約定，確保合同具有可操作性。（三）合同審核1.采購合同起草完成后，首先由采購部門負責(zé)人進行內(nèi)部審核，檢查合同條款是否完整、準確，是否符合加工廠利益和采購需求。審核通過后，提交法務(wù)部門進行法律審查。2.法務(wù)部門從法律法規(guī)角度對合同進行全面審查，重點審查合同的合法性、合規(guī)性以及條款的嚴謹性，防止出現(xiàn)法律漏洞和風(fēng)險。同時，財務(wù)部門對合同的付款條款進行審核，確保資金安排合理。質(zhì)量部門對合同中的質(zhì)量條款進行審核，確保質(zhì)量標準明確、可行。3.各部門審核意見應(yīng)書面反饋給采購部門，采購部門根據(jù)反饋意見對合同進行修改完善。修改后的合同再次提交相關(guān)部門審核，直至各方達成一致。（四）合同簽訂1.經(jīng)各部門審核通過的采購合同，由采購部門負責(zé)與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，雙方加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字確認。2.在簽訂合同前，采購部門應(yīng)再次核實供應(yīng)商的簽約資格和授權(quán)情況，確保合同簽訂的有效性。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給法務(wù)、財務(wù)、質(zhì)量等相關(guān)部門，以便各部門履行相應(yīng)職責(zé)。四、采購合同的執(zhí)行與跟蹤（一）合同執(zhí)行1.采購部門負責(zé)采購合同的具體執(zhí)行，按照合同約定及時向供應(yīng)商下達采購訂單，明確物資規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求。同時，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解物資生產(chǎn)進度和運輸情況。2.供應(yīng)商按照合同約定將物資發(fā)運至指定交貨地點后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門進行驗收。質(zhì)量部門按照合同約定的質(zhì)量標準對到貨物資進行檢驗，檢驗合格后出具驗收報告。3.財務(wù)部門根據(jù)驗收報告和合同約定的付款方式，辦理付款手續(xù)。在付款過程中，嚴格審核相關(guān)票據(jù)和憑證，確保付款金額準確無誤，保障資金安全。（二）合同跟蹤1.采購部門建立采購合同跟蹤臺賬，對合同執(zhí)行情況進行實時記錄。定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量不符等問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改。2.對于因不可抗力等特殊原因?qū)е潞贤瑹o法正常執(zhí)行的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如變更交貨時間、調(diào)整物資數(shù)量等。同時，將相關(guān)情況及時反饋給法務(wù)、財務(wù)等部門，共同研究應(yīng)對措施，降低對加工廠生產(chǎn)經(jīng)營的影響。五、采購合同的變更與解除（一）合同變更1.在采購合同執(zhí)行過程中，如因加工廠生產(chǎn)計劃調(diào)整、物資需求變化等原因需要變更合同內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并以書面形式提出變更申請。變更申請應(yīng)詳細說明變更的原因、內(nèi)容以及對合同執(zhí)行的影響。2.供應(yīng)商同意變更申請后，雙方應(yīng)簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更后的合同條款以及雙方的權(quán)利義務(wù)，經(jīng)雙方蓋章簽字后生效。采購部門將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門按照變更后的合同執(zhí)行。（二）合同解除1.如出現(xiàn)供應(yīng)商嚴重違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行等法定或約定的解除合同情形，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商解除合同，并以書面形式說明解除合同的原因和依據(jù)。2.合同解除后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商辦理相關(guān)清算手續(xù)，如已支付貨款的退還、物資的返還等。同時，法務(wù)部門協(xié)助處理合同解除過程中可能出現(xiàn)的法律糾紛，維護加工廠的合法權(quán)益。六、采購合同的風(fēng)險管理（一）法律風(fēng)險防范1.法務(wù)部門定期組織采購人員進行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識和風(fēng)險防范能力。在采購合同簽訂和執(zhí)行過程中，法務(wù)部門提供全程法律支持，確保合同的合法性和有效性。2.建立合同法律風(fēng)險預(yù)警機制，及時關(guān)注法律法規(guī)政策的變化，對可能影響采購合同的法律風(fēng)險進行評估和預(yù)警。針對潛在的法律風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，降低法律風(fēng)險對加工廠的影響。（二）市場風(fēng)險應(yīng)對1.采購部門加強市場調(diào)研，關(guān)注中藥原材料及相關(guān)物資的市場價格波動、供求關(guān)系變化等市場動態(tài)。通過與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系、簽訂價格調(diào)整條款等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對因市場供應(yīng)短缺等原因?qū)е碌奈镔Y供應(yīng)中斷風(fēng)險。如尋找備用供應(yīng)商、調(diào)整生產(chǎn)計劃等，確保加工廠生產(chǎn)經(jīng)營的連續(xù)性。（三）信用風(fēng)險管控1.對供應(yīng)商進行信用評估，建立供應(yīng)商信用檔案。在合同執(zhí)行過程中，密切關(guān)注供應(yīng)商的信用狀況，如付款記錄、交貨準時率等。對于信用不良的供應(yīng)商，及時采取措施，如減少訂單、暫停合作等。2.要求供應(yīng)商提供一定形式的擔(dān)保，如銀行保函、保證金等，以降低因供應(yīng)商違約給加工廠帶來的損失。七、采購合同的績效管理（一）績效指標設(shè)定1.建立采購合同績效評估指標體系，從合同執(zhí)行的及時性、物資質(zhì)量合格率、采購成本控制、供應(yīng)商滿意度等方面設(shè)定具體的績效指標。各項指標應(yīng)具有可量化、可考核的特點，能夠客觀反映采購合同管理工作的成效。2.明確各項績效指標的權(quán)重，根據(jù)加工廠的戰(zhàn)略目標和實際需求，合理確定不同指標在整體績效評估中的重要程度。例如，對于質(zhì)量要求較高的中藥原材料采購合同，物資質(zhì)量合格率指標的權(quán)重可適當提高。（二）績效評估1.定期對采購合同進行績效評估，評估周期可根據(jù)實際情況設(shè)定為季度或年度。采購部門收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，對照績效指標進行自評。同時，法務(wù)、財務(wù)、質(zhì)量等相關(guān)部門提供協(xié)作和支持，確保評估數(shù)據(jù)的準確性和全面性。2.組織相關(guān)部門和人員對采購合同績效進行綜合評價，根據(jù)評估結(jié)果對采購人員進行績效考核。績效評估結(jié)果作為采購人員薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等的重要依據(jù)，激勵采購人員提高工作質(zhì)量和效率。（三）績效改進1.針對采購合同績效評估中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，采購部門制定詳細的績效改進計劃。明確改進目標、措施和責(zé)任人，確保改進工作能夠有效落實。2.定期對績效改進計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，及時調(diào)整改進措施，不斷提高采購合同管理水平。通過持續(xù)的績效改進，提升加工廠的采購效益和整體運營效率。八、采購合同的檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責(zé)采購合同檔案的收集工作，確保合同簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料完整收集。檔案資料包括合同文本、談判記錄、供應(yīng)商資質(zhì)文件、驗收報告、付款憑證等。2.建立合同檔案收集清單，明確檔案收集的范圍和要求。采購人員在合同執(zhí)行過程中及時整理和移交相關(guān)文件資料，確保檔案資料的及時性和完整性。（二）檔案整理與歸檔1.對收集到的采購合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間等進行編號和歸檔。建立電子檔案目錄和紙質(zhì)檔案索引，方便檔案的查詢和利用。2.檔案管理人員對整理后的檔案進行審核，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整。審核通過后，將檔案存放在專門的檔案庫房或存儲設(shè)備中，進行妥善保管。（三）檔案查閱與借閱1.建立檔案查閱和借閱制度，明確查閱和借閱的流程和權(quán)限。內(nèi)部員工因工作需要查閱或借閱采購合同檔案的，應(yīng)填寫申請單，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案管理人員按照規(guī)定的權(quán)限和流程提供檔案查閱和借閱服務(wù)，做好登記工作，確保檔案的安全和保密。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本規(guī)定由中藥加工廠行政主管部門負責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有條