供應(yīng)商信息登記與審核管理工具一、工具定位與適用場景本工具旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范供應(yīng)商信息的登記、審核與動(dòng)態(tài)管理，保證供應(yīng)商信息的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性。適用于企業(yè)采購部門、供應(yīng)鏈管理團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目組等場景，具體包括：新供應(yīng)商合作前的準(zhǔn)入審核、現(xiàn)有供應(yīng)商資質(zhì)年度復(fù)核、供應(yīng)商信息變更更新等環(huán)節(jié)，幫助企業(yè)建立可追溯、可管控的供應(yīng)商管理體系，降低合作風(fēng)險(xiǎn)。二、全流程操作步驟（一）供應(yīng)商端信息登記發(fā)起登記申請供應(yīng)商通過企業(yè)指定渠道（如采購管理系統(tǒng)、線下登記表）提交供應(yīng)商信息登記申請，明確登記類型（新供應(yīng)商準(zhǔn)入/信息變更/資質(zhì)更新）。填寫基礎(chǔ)信息按照模板要求完整填寫供應(yīng)商基本信息，包括但不限于：公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊地址、經(jīng)營地址、成立時(shí)間、注冊資本、經(jīng)營范圍、開戶銀行及賬號(hào)（僅用于合作結(jié)算，需加密存儲(chǔ)）、主營業(yè)務(wù)簡介等。資質(zhì)文件需同步掃描以下資質(zhì)文件（PDF格式，單個(gè)文件不超過10MB）：營業(yè)執(zhí)照（副本，需在有效期內(nèi)）；行業(yè)相關(guān)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，根據(jù)行業(yè)要求提供）；法定代表人證件號(hào)碼明復(fù)印件；授權(quán)委托書（若由經(jīng)辦人辦理，需注明委托事項(xiàng)及權(quán)限，并由法定代表人簽字蓋章）；近一年度財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表，新成立供應(yīng)商可提供成立至今）；產(chǎn)品/服務(wù)認(rèn)證證書（如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、環(huán)境管理體系認(rèn)證等，如有）。提交審核確認(rèn)信息無誤后提交系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)登記編號(hào)（如“CG-Supplier-2024”），并同步發(fā)送接收通知至供應(yīng)商預(yù)留聯(lián)系方式。（二）采購部門初審接收與完整性核驗(yàn)采購專員在收到供應(yīng)商登記信息后1個(gè)工作日內(nèi)，核驗(yàn)信息及資料的完整性：檢查必填項(xiàng)是否全部填寫，無遺漏；核驗(yàn)資質(zhì)文件是否齊全、清晰，關(guān)鍵信息（如公司名稱、信用代碼、有效期）是否完整?；A(chǔ)合規(guī)性檢查通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方信用平臺(tái)核驗(yàn)供應(yīng)商信用記錄，是否存在經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信等情況；檢查營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍是否與申請合作業(yè)務(wù)匹配；核對法定代表人及授權(quán)委托人信息是否一致。初審結(jié)果反饋若初審?fù)ㄟ^，將資料流轉(zhuǎn)至對應(yīng)業(yè)務(wù)部門（如生產(chǎn)部、研發(fā)部）進(jìn)行復(fù)審；若初審不通過，注明原因（如“資質(zhì)文件不齊全”“信用記錄異?！保?，并通過系統(tǒng)/郵件通知供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充修正，逾期未修正則視為放棄登記。（三）業(yè)務(wù)部門復(fù)審業(yè)務(wù)匹配度評估業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購需求（如產(chǎn)品規(guī)格、服務(wù)能力、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等），結(jié)合供應(yīng)商提供的業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品案例、技術(shù)方案等，評估其是否滿足合作要求：對供應(yīng)商過往合作項(xiàng)目（如有）進(jìn)行背景調(diào)查，核實(shí)項(xiàng)目真實(shí)性；需現(xiàn)場考察的（如生產(chǎn)型企業(yè)），由業(yè)務(wù)部門組織2人以上考察小組，重點(diǎn)核查生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備配置、質(zhì)量控制流程等，并形成《現(xiàn)場考察記錄表》。風(fēng)險(xiǎn)綜合評定業(yè)務(wù)部門結(jié)合供應(yīng)商行業(yè)口碑、履約能力、財(cái)務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、現(xiàn)金流情況）等，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分（低風(fēng)險(xiǎn)/中風(fēng)險(xiǎn)/高風(fēng)險(xiǎn)），并填寫《供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)評定表》，明確推薦合作意見（“推薦合作”“暫緩合作”“不推薦合作”）。復(fù)審結(jié)果確認(rèn)復(fù)審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門將審核資料（含考察記錄、風(fēng)險(xiǎn)評定表）反饋至采購部門；若不通過，說明具體原因（如“技術(shù)參數(shù)不達(dá)標(biāo)”“履約能力不足”），由采購部門通知供應(yīng)商。（四）歸檔與動(dòng)態(tài)更新信息歸檔采購部門匯總審核通過的供應(yīng)商資料，建立供應(yīng)商檔案，分類存儲(chǔ)電子版及紙質(zhì)版（如有），檔案編號(hào)規(guī)則：“[年份]-[供應(yīng)商類型]-[登記編號(hào)]”，如“2024-原材料-CG-Supplier-2024001”。系統(tǒng)信息錄入將供應(yīng)商關(guān)鍵信息錄入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)，包括基本信息、資質(zhì)有效期、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、合作項(xiàng)目記錄等，設(shè)置“待更新”“正?！薄皟鼋Y(jié)”等狀態(tài)標(biāo)簽。動(dòng)態(tài)更新機(jī)制供應(yīng)商需在資質(zhì)文件到期前3個(gè)月提交更新材料，采購部門提前1個(gè)月發(fā)送《資質(zhì)更新提醒通知》；若供應(yīng)商發(fā)生重大變更（如股權(quán)結(jié)構(gòu)、經(jīng)營范圍、注冊地址等），需在變更后10個(gè)工作日內(nèi)提交變更申請及證明材料，由采購部門重新啟動(dòng)審核流程；每年12月開展供應(yīng)商年度復(fù)核，結(jié)合合作履約情況（如交貨準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量合格率）更新供應(yīng)商狀態(tài)，不合格者暫停合作或清退。三、供應(yīng)商信息登記模板登記類型□新供應(yīng)商準(zhǔn)入□信息變更□資質(zhì)更新登記編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)）供應(yīng)商基本信息公司名稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊地址經(jīng)營地址成立時(shí)間年月日注冊資本（萬元）公司類型□有限責(zé)任公司□股份有限公司□其他經(jīng)營范圍（以營業(yè)執(zhí)照為準(zhǔn)）開戶銀行銀行賬號(hào)（加密填寫）[僅顯示后4位]資質(zhì)文件清單（請勾選并對應(yīng)PDF文件）□營業(yè)執(zhí)照（副本）□法定代表人證件號(hào)碼明□行業(yè)許可證（如需）□授權(quán)委托書（如需）□近一年度財(cái)務(wù)報(bào)表□產(chǎn)品/服務(wù)認(rèn)證證書（如需）□其他（請注明）聯(lián)系人信息法定代表人姓名：*先生/女士聯(lián)系方式[請?zhí)顚懝淘捇蚴謾C(jī)號(hào)]電子郵箱[請?zhí)顚懝ぷ鬣]箱]經(jīng)辦人（若非法定代表人）姓名：*先生/女士職務(wù)聯(lián)系方式[請?zhí)顚懝淘捇蚴謾C(jī)號(hào)]業(yè)務(wù)范圍說明主要產(chǎn)品/服務(wù)名稱（可附清單）合作案例（如有，請簡要說明項(xiàng)目名稱、合作時(shí)間、合作單位）聲明與承諾本公司承諾所提交信息及材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如有虛假，愿承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切責(zé)任。供應(yīng)商蓋章（公章）：法定代表人簽字：日期：年月日日期：年月日四、使用與管理要點(diǎn)信息真實(shí)性核驗(yàn)供應(yīng)商對提交信息的真實(shí)性負(fù)全責(zé)，采購部門可通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核驗(yàn)信用信息，必要時(shí)要求供應(yīng)商提供公證文件或現(xiàn)場核實(shí)，杜絕虛假登記。資質(zhì)文件時(shí)效管理資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、許可證、認(rèn)證證書）需在有效期內(nèi)，臨近到期前1個(gè)月由采購專員發(fā)起更新流程，未及時(shí)更新導(dǎo)致合作受阻的，由供應(yīng)商自行承擔(dān)責(zé)任。信息變更規(guī)范供應(yīng)商發(fā)生名稱、法定代表人、注冊地址等重大變更時(shí)，需重新提交全套資料（僅變更項(xiàng)可提供證明文件），審核通過后更新檔案，原檔案標(biāo)注“變更”字樣及變更日期，保證歷史信息可追溯。保密與權(quán)限控制供應(yīng)商信息僅限采購部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)管理人員因工作需要查閱，嚴(yán)禁泄露供應(yīng)商商業(yè)秘密（如核心技術(shù)、客戶信息等），系統(tǒng)需設(shè)置分級(jí)權(quán)限，不同角色僅可查看授權(quán)范圍內(nèi)的信息。