采購部內(nèi)部工作協(xié)同及規(guī)范工具指南一、日常協(xié)同場景覆蓋采購部內(nèi)部工作協(xié)同工具適用于以下典型場景，保證各環(huán)節(jié)信息同步、流程順暢：跨部門需求對接：當(dāng)生產(chǎn)部、行政部等內(nèi)部部門提出采購需求時，通過工具規(guī)范需求提報與審核，避免信息遺漏或偏差。供應(yīng)商信息同步：新供應(yīng)商引入、現(xiàn)有供應(yīng)商資質(zhì)更新或績效評估時，統(tǒng)一記錄并共享供應(yīng)商檔案，保證全員掌握最新信息。訂單進(jìn)度跟蹤：從采購訂單下達(dá)、供應(yīng)商生產(chǎn)發(fā)貨到到貨驗(yàn)收，通過工具實(shí)時更新訂單狀態(tài)，便于內(nèi)部協(xié)同跟進(jìn)。合同審批流轉(zhuǎn)：采購合同擬定后，通過工具完成法務(wù)、財務(wù)、部門負(fù)責(zé)人等多級審批，縮短審批周期。付款申請協(xié)同：提交付款申請時，關(guān)聯(lián)合同、訂單、驗(yàn)收單等附件，財務(wù)部門可快速核對信息，保證付款合規(guī)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指引1.需求發(fā)起與審批流程目標(biāo)：明確采購需求內(nèi)容，完成內(nèi)部可行性審核，避免盲目采購。責(zé)任部門/人：需求部門發(fā)起，需求部門負(fù)責(zé)人審批，采購部接收并審核。操作說明：（1）需求部門填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途及到貨時間，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（2）采購部接收需求后，審核需求合理性（如預(yù)算是否符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格是否明確），對不明確的信息及時與需求部門溝通補(bǔ)充。（3）審核通過后，采購部在系統(tǒng)中登記需求編號，同步至采購專員后續(xù)處理。輸出物：《采購需求申請表》（審批版）、需求登記臺賬。2.供應(yīng)商選擇與評估流程目標(biāo)：篩選合格供應(yīng)商，保證采購物資質(zhì)量與性價比。責(zé)任部門/人：采購部負(fù)責(zé)，必要時邀請需求部門、質(zhì)量部參與。操作說明：（1）采購部根據(jù)需求類型（如物料采購、服務(wù)外包），從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選候選供應(yīng)商，或通過公開招標(biāo)、詢比價引入新供應(yīng)商。（2）對新供應(yīng)商，由采購部牽頭組織質(zhì)量部、需求部門進(jìn)行現(xiàn)場考察或資料審核，填寫《供應(yīng)商評估表》，重點(diǎn)評估資質(zhì)、產(chǎn)能、質(zhì)量體系、價格水平等。（3）評估通過后，將供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》，并同步更新供應(yīng)商檔案信息。輸出物：《供應(yīng)商評估表》、《合格供應(yīng)商名錄》更新記錄。3.訂單創(chuàng)建與執(zhí)行流程目標(biāo)：明確采購訂單細(xì)節(jié)，跟蹤供應(yīng)商履約進(jìn)度，保證按時到貨。責(zé)任部門/人：采購專員負(fù)責(zé)，倉庫/需求部門配合驗(yàn)收。操作說明：（1）采購專員根據(jù)審批后的需求及供應(yīng)商信息，創(chuàng)建《采購訂單》，注明訂單編號、物料規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨期、付款方式等，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送供應(yīng)商。（2）供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購專員在系統(tǒng)中更新訂單狀態(tài)為“已確認(rèn)”，并同步至倉庫部門準(zhǔn)備收貨。（3）訂單執(zhí)行期間，采購專員定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/發(fā)貨進(jìn)度，若遇延期風(fēng)險，及時協(xié)調(diào)并通知需求部門。（4）物料到貨后，倉庫部門按訂單驗(yàn)收，填寫《到貨驗(yàn)收單》，采購專員同步更新訂單狀態(tài)為“已完成”。輸出物：《采購訂單》、《到貨驗(yàn)收單》、訂單進(jìn)度跟蹤表。4.合同擬定與審批流程目標(biāo)：規(guī)范合同條款，規(guī)避法律風(fēng)險，明確雙方權(quán)責(zé)。責(zé)任部門/人：采購部擬定，法務(wù)部審核，財務(wù)部審核，采購部負(fù)責(zé)人審批。操作說明：（1）采購專員根據(jù)訂單條款及雙方協(xié)商結(jié)果，擬定采購合同，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等核心內(nèi)容。（2）合同提交法務(wù)部審核，重點(diǎn)核查條款合法性、完整性；法務(wù)審核通過后，交財務(wù)部審核付款條款及資金安排。（3）雙部門審核通過后，報采購部負(fù)責(zé)人審批，審批通過后加蓋公司公章，掃描件存檔至系統(tǒng)，原件交財務(wù)部保存。輸出物：《采購合同》（審批版）、合同臺賬。5.付款申請與跟蹤流程目標(biāo)：保證付款依據(jù)充分，流程合規(guī)，維護(hù)供應(yīng)商合作關(guān)系。責(zé)任部門/人：采購專員提交，財務(wù)部審核，財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。操作說明：（1）采購專員根據(jù)合同約定（如到貨付款、驗(yàn)收后付款），收集《采購合同》《到貨驗(yàn)收單》《發(fā)票》等附件，填寫《付款申請表》。（2）提交財務(wù)部審核，財務(wù)核對合同條款、驗(yàn)收單與發(fā)票信息是否一致，金額是否準(zhǔn)確。（3）審核通過后，報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，審批通過后由財務(wù)部安排付款，采購專員同步更新供應(yīng)商付款狀態(tài)。輸出物：《付款申請表》（審批版）、付款記錄臺賬。三、核心工作表單模板模板1：采購需求申請表適用場景：需求部門發(fā)起采購需求時填寫字段名稱填寫說明示例（部分）需求部門提出需求的部門生產(chǎn)部需求日期填寫表單日期2023-10-08需求編號采購部統(tǒng)一分配（如CGQ-20231008-01）CGQ-20231008-01物料/服務(wù)名稱具體采購內(nèi)容A型號生產(chǎn)原料規(guī)格型號詳細(xì)的規(guī)格參數(shù)純度≥99.5%，50kg/袋需求數(shù)量采購數(shù)量200袋預(yù)算金額（元）含稅預(yù)估總價50,000需求描述用途、特殊要求等用于11月生產(chǎn)計劃，需環(huán)保認(rèn)證緊急程度□普通□緊急□特急□緊急需求部門負(fù)責(zé)人審批簽字+日期*（簽字）：2023-10-08采購部審核意見審核結(jié)果（通過/不通過）及說明通過，規(guī)格明確，預(yù)算合理模板2：供應(yīng)商評估表適用場景：新供應(yīng)商引入或現(xiàn)有供應(yīng)商復(fù)評時填寫字段名稱填寫說明示例（部分）供應(yīng)商名稱供應(yīng)商全稱化工有限公司聯(lián)系人供應(yīng)商對接人姓名聯(lián)系方式電話/郵箱供應(yīng)產(chǎn)品/服務(wù)本次評估的品類A型號生產(chǎn)原料合作年限與公司合作時間（新供應(yīng)商填“無”）2年質(zhì)量評估合格率（%）、質(zhì)量認(rèn)證（如ISO9001）合格率98%，ISO9001認(rèn)證價格評估與市場均價對比（高/持平/低）持平，付款賬期30天交期評估準(zhǔn)時交貨率（%）、響應(yīng)速度準(zhǔn)時交貨率95%，響應(yīng)及時服務(wù)評估售后響應(yīng)、問題解決能力售后24小時內(nèi)響應(yīng)，問題解決率100%綜合評分（100分）各項(xiàng)指標(biāo)加權(quán)得分92分評估人評估人姓名+部門*（采購專員）評估日期填寫表單日期2023-10-10是否推薦□推薦□不推薦□推薦模板3：采購訂單表適用場景：向供應(yīng)商下達(dá)正式采購訂單時使用字段名稱填寫說明示例（部分）訂單編號采購部唯一編號（如PO-20231008-01）PO-20231008-01訂單日期下達(dá)訂單日期2023-10-11需求編號關(guān)聯(lián)的采購需求編號CGQ-20231008-01供應(yīng)商名稱訂單接收方化工有限公司物料名稱采購物料全稱A型號生產(chǎn)原料規(guī)格型號與需求一致純度≥99.5%，50kg/袋訂單數(shù)量本次采購數(shù)量200袋單價（元/袋）不含稅單價240訂單金額（元）不含稅總價48,000交貨日期供應(yīng)商需交付的日期2023-10-25交貨地點(diǎn)物料送達(dá)地址公司1號倉庫付款方式如“月結(jié)30天”月結(jié)30天訂單狀態(tài)□待確認(rèn)□已確認(rèn)□已發(fā)貨□已完成□待確認(rèn)采購員負(fù)責(zé)訂單的專員*（采購專員）供應(yīng)商確認(rèn)簽字供應(yīng)商聯(lián)系人簽字+日期（供應(yīng)商蓋章）模板4：合同審批表適用場景：采購合同審批流程中使用字段名稱填寫說明示例（部分）合同編號財務(wù)部統(tǒng)一編號（如HT-2023-1001）HT-2023-1001合同名稱如“A型號生產(chǎn)原料采購合同”A型號生產(chǎn)原料采購合同供應(yīng)商名稱合同簽訂方化工有限公司合同金額（元）含稅總價56,400（稅率13%）合同期限合同起止日期2023-10-11至2024-10-10主要條款摘要質(zhì)量、交貨期、付款方式、違約責(zé)任質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：純度≥99.5%；交貨期：2023-10-25前；違約金：0.5%/天擬定部門采購部采購部擬定人合同擬定人*（采購主管）擬定日期擬定合同日期2023-10-12法務(wù)審核意見審核結(jié)果+簽字+日期無歧義，條款合法，*（法務(wù)）：2023-10-13財務(wù)審核意見審核結(jié)果+簽字+日期付款條款合規(guī)，*（財務(wù)）：2023-10-13部門負(fù)責(zé)人審批審批結(jié)果+簽字+日期同意執(zhí)行，*（采購總監(jiān)）：2023-10-14最終審批狀態(tài)□待審批□已審批□已駁回□已審批模板5：付款申請表適用場景：申請支付采購款項(xiàng)時填寫字段名稱填寫說明示例（部分）申請編號財務(wù)部統(tǒng)一編號（如FK-2023-1001）FK-2023-1001申請日期提交申請日期2023-10-26合同編號/訂單編號關(guān)聯(lián)的合同或訂單編號HT-2023-1001/PO-20231008-01供應(yīng)商名稱收款方名稱化工有限公司付款金額（元）本次申請支付金額56,400付款事由□預(yù)付款□到貨款□尾款□到貨款附件清單合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等1.采購合同；2.增值稅專用發(fā)票；3.到貨驗(yàn)收單申請人提交申請的專員*（采購專員）采購部負(fù)責(zé)人審批審核意見+簽字+日期情況屬實(shí)，同意付款，*（采購總監(jiān)）：2023-10-26財務(wù)審核意見審核結(jié)果+簽字+日期單據(jù)齊全，金額正確，*（財務(wù)經(jīng)理）：2023-10-27付款狀態(tài)□待支付□已支付□已支付四、關(guān)鍵協(xié)同要點(diǎn)提示信息準(zhǔn)確性：所有表單中的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商信息等需與實(shí)際一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購偏差或糾紛。流程規(guī)范性：嚴(yán)格按照“需求-供應(yīng)商-訂單-合同-付款”流程操作，不得跳過審批環(huán)節(jié)，特殊情況需書面說明并經(jīng)負(fù)責(zé)人簽