辦公設(shè)備采購與管理通用模板一、適用場景與背景本模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)等各類組織的辦公設(shè)備采購與管理工作，具體場景包括但不限于：新設(shè)部門/團隊成立：如新成立的市場部、研發(fā)部，需配置電腦、打印機、辦公桌椅等基礎(chǔ)設(shè)備；設(shè)備老化或故障報廢：現(xiàn)有設(shè)備使用超過5年或維修成本超過重置價值時，需申請采購新設(shè)備；業(yè)務(wù)擴張需求：公司規(guī)模擴大，新增辦公區(qū)域或人員，需補充設(shè)備；專項工作臨時需求：如大型會議、短期項目需臨時采購?fù)队皟x、會議系統(tǒng)等設(shè)備；設(shè)備管理規(guī)范：對現(xiàn)有辦公設(shè)備進行統(tǒng)一登記、維護、報廢等全生命周期管理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求提出與審批操作目標(biāo)：規(guī)范設(shè)備需求來源，保證采購必要性與預(yù)算合理性。操作步驟：需求發(fā)起：由部門負(fù)責(zé)人或指定人員（如行政專員*）填寫《辦公設(shè)備采購需求申請表》（詳見模板表格1），明確設(shè)備名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途及使用人等信息。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對需求的必要性進行審核，確認(rèn)設(shè)備數(shù)量與崗位匹配，簽字后提交至行政部/采購部。預(yù)算復(fù)核：行政部/采購部核查申請設(shè)備是否在部門年度預(yù)算內(nèi)，若超預(yù)算需說明理由并提交財務(wù)部審核。審批簽發(fā)：根據(jù)采購金額分級審批（如：5000元以下由行政總監(jiān)審批；5000-20000元由分管副總審批；20000元以上由總經(jīng)理*審批），審批通過后進入下一環(huán)節(jié)。（二）市場調(diào)研與供應(yīng)商篩選操作目標(biāo)：保證設(shè)備性價比最優(yōu)，供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)。操作步驟：信息收集：通過電商平臺（如京東企業(yè)購、蘇寧易購）、線下品牌授權(quán)店、行業(yè)展會等渠道，收集至少3家供應(yīng)商的報價單，包含設(shè)備型號、配置、價格、交付周期、質(zhì)保條款等信息。供應(yīng)商評估：填寫《供應(yīng)商評估表》（詳見模板表格2），從供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證）、產(chǎn)品質(zhì)量（品牌口碑、用戶評價）、售后服務(wù)（響應(yīng)時間、維修效率）、價格競爭力等維度進行綜合評分（滿分100分，70分以下淘汰）。確定供應(yīng)商：選擇評分最高且符合預(yù)算的供應(yīng)商，若多家評分相近，可優(yōu)先選擇合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（三）采購執(zhí)行與合同簽訂操作目標(biāo)：明確采購條款，保障雙方權(quán)益。操作步驟：下達(dá)訂單：與選定的供應(yīng)商確認(rèn)最終配置、價格、交付時間，簽訂《辦公設(shè)備采購合同》（模板表格3），合同需注明設(shè)備型號、數(shù)量、單價、總價、付款方式（如預(yù)付30%，驗收后付70%）、交付地址、質(zhì)保期（至少1年）、違約責(zé)任等條款。付款流程：根據(jù)合同約定，由財務(wù)部安排付款，需提供合同、采購申請單、發(fā)票等憑證。交付跟蹤：行政部/采購部與供應(yīng)商約定交付時間，提前1天確認(rèn)設(shè)備型號、數(shù)量，保證按時送達(dá)。（四）設(shè)備驗收與入庫操作目標(biāo)：核對設(shè)備信息，保證質(zhì)量與數(shù)量符合要求。操作步驟：現(xiàn)場驗收：設(shè)備送達(dá)后，由行政部、使用部門代表（如部門負(fù)責(zé)人*）共同開箱驗收，對照采購合同和清單檢查：設(shè)備外觀是否完好，無劃痕、損壞；型號、配置、數(shù)量是否與合同一致；附件（電源線、說明書、保修卡等）是否齊全。功能測試：對設(shè)備進行通電測試，如電腦開機是否正常、打印機打印是否清晰、投影儀畫面是否清晰等，保證功能正常。簽字確認(rèn)：驗收合格后，填寫《設(shè)備驗收單》（模板表格4），三方（行政部、使用部門、供應(yīng)商）簽字確認(rèn)；若不合格，當(dāng)場拍照留存證據(jù)，要求供應(yīng)商更換或退貨。入庫登記：驗收合格設(shè)備由行政部統(tǒng)一入庫，貼“資產(chǎn)標(biāo)簽”（含編號、名稱、購置日期、使用部門等信息），錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、用友等）。（五）資產(chǎn)領(lǐng)用與日常管理操作目標(biāo)：明確設(shè)備權(quán)責(zé)，規(guī)范使用與維護流程。操作步驟：領(lǐng)用登記：使用部門填寫《設(shè)備領(lǐng)用登記表》（模板表格5），注明領(lǐng)用日期、設(shè)備名稱、編號、領(lǐng)用人、保管人等信息，行政部核對后發(fā)放設(shè)備，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。使用規(guī)范：設(shè)備僅用于辦公用途，嚴(yán)禁外借、私拆、改裝；使用人需妥善保管，避免人為損壞（如液體浸入、磕碰）。維護保養(yǎng)：日常維護：使用人定期清潔設(shè)備（如電腦鍵盤、打印機灰塵），發(fā)覺故障及時報修；定期維護：行政部每半年組織一次全面檢查（如電腦除塵、打印機硒鼓更換），填寫《設(shè)備維護保養(yǎng)記錄表》（模板表格6）；故障報修：設(shè)備故障時，使用人填寫《維修申請單》，行政部聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員處理，維修后記錄故障原因及解決措施。（六）報廢處置操作目標(biāo)：規(guī)范閑置/報廢設(shè)備處理，避免資產(chǎn)流失。操作步驟：報廢申請：設(shè)備達(dá)到以下條件之一可申請報廢：使用年限超過8年且維修成本超過重置價值50%；嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)；技術(shù)淘汰，無維修配件。由使用部門填寫《設(shè)備報廢申請表》（模板表格7），注明設(shè)備名稱、編號、購置日期、報廢原因、評估意見。技術(shù)鑒定：行政部聯(lián)合技術(shù)部（或外部專業(yè)人員）對設(shè)備進行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否達(dá)到報廢標(biāo)準(zhǔn)，簽字確認(rèn)。審批處置：根據(jù)金額分級審批（參考審批權(quán)限），審批通過后，由行政部聯(lián)系有資質(zhì)的回收公司（需提供回收資質(zhì)證明）進行環(huán)保處置，殘值收入上繳財務(wù)部。資產(chǎn)核銷：報廢設(shè)備信息從資產(chǎn)系統(tǒng)中刪除，保留報廢申請表、鑒定報告等檔案，存檔期限不少于5年。三、配套工具表格表格1：辦公設(shè)備采購需求申請表申請部門申請人申請日期設(shè)備名稱□電腦□打印機□投影儀□辦公桌椅□其他________型號規(guī)格（如：聯(lián)想ThinkPad14Pro，i5/16G/512G）單位□臺□套□個數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明（如：新入職員工辦公使用，需滿足設(shè)計軟件運行需求）使用人部門負(fù)責(zé)人意見簽字：________日期：________行政部審核意見簽字：________日期：________財務(wù)部審核意見簽字：________日期：________審批意見（根據(jù)金額分級）簽字：________日期：________表格2：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話地址主營產(chǎn)品評估項目評分標(biāo)準(zhǔn)得分（滿分100分）資質(zhì)文件（20分）營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證（如ISO9001）齊全，20分；缺少1項扣10分產(chǎn)品質(zhì)量（30分）行業(yè)一線品牌，用戶評價≥4.5分，30分；二線品牌25分；雜牌≤15分價格競爭力（25分）最低報價，25分；每高于最低報價5%扣5分售后服務(wù)（25分）24小時響應(yīng)，48小時上門維修，25分；響應(yīng)時間延長扣10分總分評估結(jié)論□推薦□備選□淘汰評估人簽字：________日期：________表格3：辦公設(shè)備采購合同（簡版）甲方（采購方）：____________________乙方（供應(yīng)商）：____________________合同編號：____________________設(shè)備信息型號規(guī)格單位數(shù)量單價（元）總價（元）合計金額（大寫）交付條款：交付時間：____年_月_日；交付地址：____________________；運輸方式：乙方承擔(dān)。付款方式：預(yù)付30%（合同簽訂后3個工作日），驗收合格后付70%（____年_月_日前）。質(zhì)保條款：質(zhì)保期1年，非人為損壞免費維修；終身提供技術(shù)支持。違約責(zé)任：逾期交付，每日按合同總額0.5%支付違約金；設(shè)備質(zhì)量問題，無條件退換。其他：本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，簽字蓋章后生效。甲方（蓋章）乙方（蓋章）代表人：______代表人：______日期：______日期：______表格4：設(shè)備驗收單驗收日期設(shè)備名稱型號規(guī)格序列號數(shù)量驗收項目□外觀完好□配置符合合同□附件齊全□功能正常驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格原因：____________________）供應(yīng)商代表簽字：________行政部驗收人簽字：________使用部門代表簽字：________表格5：設(shè)備領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期設(shè)備名稱編號領(lǐng)用人部門保管人用途歸還日期設(shè)備狀態(tài)歸還人確認(rèn)人備注□正?！鯎p壞（損壞說明：______）表格6：設(shè)備維護保養(yǎng)記錄表維護日期設(shè)備名稱編號維護類型維護內(nèi)容維護人下次維護時間□日常清潔□定期檢修□故障維修故障描述處理結(jié)果使用人簽字表格7：設(shè)備報廢申請表申請部門申請人申請日期設(shè)備名稱編號購置日期報廢原因□達(dá)到使用年限□嚴(yán)重?fù)p壞□技術(shù)淘汰□其他：______技術(shù)鑒定意見□符合報廢標(biāo)準(zhǔn)□可維修繼續(xù)使用（維修費用：______元）鑒定人簽字：________日期：________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：________日期：________行政部意見簽字：________日期：________審批意見簽字：________日期：________處置結(jié)果□回收公司：______殘值：______元□其他：______四、關(guān)鍵風(fēng)險提示預(yù)算控制：嚴(yán)禁超預(yù)算采購，特殊情況需提交書面說明并經(jīng)高層審批；供應(yīng)商資質(zhì)：優(yōu)先選擇品牌授權(quán)商或合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，避免采購“三無”