銷售合同審核與簽訂流程標(biāo)準(zhǔn)化模板合同管理手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)銷售合同的全生命周期管理，通過標(biāo)準(zhǔn)化審核與簽訂流程，明確各部門職責(zé)分工，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)與商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，保證合同條款的合規(guī)性、完整性與可執(zhí)行性，提升合同管理效率，為企業(yè)業(yè)務(wù)穩(wěn)健發(fā)展提供制度保障。手冊(cè)適用于企業(yè)銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門及合同管理人員，是合同起草、審核、簽署、歸檔等環(huán)節(jié)的操作指引。一、適用范圍與工作場(chǎng)景（一）適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)所有銷售類合同的審核與簽訂管理，包括但不限于：產(chǎn)品銷售合同（標(biāo)準(zhǔn)品、定制品）；服務(wù)銷售合同（技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、運(yùn)維服務(wù)等）；框架協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議；經(jīng)銷/代銷合作協(xié)議；其他具有銷售性質(zhì)的權(quán)利義務(wù)約定文件。（二）工作場(chǎng)景新客戶合同簽訂：銷售部與首次合作客戶達(dá)成合作意向后，需通過本流程完成合同起草與審核；老客戶續(xù)約/合同變更：針對(duì)合作到期續(xù)簽或條款調(diào)整的合同，需重新履行審核流程；重大/特殊合同處理：涉及金額較大（如超過[具體金額]）、履約周期較長(zhǎng)（如超過1年）或特殊條款（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)）的合同，需啟動(dòng)專項(xiàng)審核；跨部門協(xié)作場(chǎng)景：銷售部發(fā)起合同需求后，法務(wù)部、財(cái)務(wù)部需按職責(zé)完成專業(yè)審核，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)且符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度。二、合同審核與簽訂全流程操作指引（一）第一步：合同起草與內(nèi)部發(fā)起責(zé)任部門：銷售部（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人/客戶經(jīng)理）操作說明：信息收集：收集客戶基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、注冊(cè)地址、聯(lián)系方式等）；明確交易標(biāo)的（產(chǎn)品名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或服務(wù)內(nèi)容、范圍）；確定商務(wù)條款（單價(jià)、總價(jià)、支付方式、賬期、交付時(shí)間/地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；約定違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、合同生效條件及期限等核心條款。模板選用：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《產(chǎn)品銷售合同模板》《服務(wù)銷售合同模板》）；若客戶提出特殊需求需修改模板，需在“合同修訂說明”中標(biāo)注修改內(nèi)容及原因。內(nèi)部發(fā)起：將起草完成的合同（含電子版及掃描件）通過企業(yè)OA系統(tǒng)或指定流程提交至法務(wù)部審核，同步附《合同基本信息表》（見附件1）。輸出成果：合同草案、《合同基本信息表》。（二）第二步：法務(wù)部審核責(zé)任部門：法務(wù)部（法務(wù)專員/*經(jīng)理）審核時(shí)限：常規(guī)合同1個(gè)工作日，重大合同2個(gè)工作日審核重點(diǎn)：主體資格：核查客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明等資質(zhì)文件，保證簽約主體合法有效（如客戶為分支機(jī)構(gòu)，需核實(shí)其總公司授權(quán)）；條款合法性：檢查合同條款是否符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：審核雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、平衡，避免出現(xiàn)“霸王條款”；風(fēng)險(xiǎn)防范：重點(diǎn)關(guān)注違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決（管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提出修改建議；語言規(guī)范性：保證合同用語準(zhǔn)確、無歧義，避免模糊表述（如“大約”“左右”）。操作說明：法務(wù)部通過OA系統(tǒng)反饋審核意見，對(duì)需修改的條款明確標(biāo)注“修改建議”；若審核不通過，退回銷售部重新起草，并說明理由。輸出成果：法務(wù)審核意見書（含修改建議）。（三）第三步：財(cái)務(wù)部審核責(zé)任部門：財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)專員/*經(jīng)理）審核時(shí)限：1個(gè)工作日審核重點(diǎn)：金額準(zhǔn)確性：核對(duì)合同總價(jià)、單價(jià)、數(shù)量是否計(jì)算無誤，與報(bào)價(jià)單、訂單一致；支付條款：審核支付方式（如電匯、承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）、賬期是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，是否存在資金風(fēng)險(xiǎn)；稅費(fèi)約定：明確稅費(fèi)承擔(dān)方（如“含稅價(jià)”或“不含稅價(jià)”），保證符合稅法規(guī)定；發(fā)票開具：約定發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開具時(shí)間及交付方式。操作說明：財(cái)務(wù)部通過OA系統(tǒng)反饋審核意見，重點(diǎn)關(guān)注金額與支付條款的合規(guī)性；若涉及特殊財(cái)務(wù)安排（如大額賬期、分期支付），需與銷售部、法務(wù)部共同協(xié)商確定。輸出成果：財(cái)務(wù)審核意見書。（四）第四步：業(yè)務(wù)部門確認(rèn)與客戶溝通責(zé)任部門：銷售部（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人/客戶經(jīng)理）操作說明：匯總審核意見：收集法務(wù)部、財(cái)務(wù)部審核意見，形成《合同審核意見匯總表》（見附件2）；修訂合同：根據(jù)審核意見修改合同草案，對(duì)無法采納的需與審核部門溝通并說明理由；客戶溝通：將修訂后的合同發(fā)送給客戶，確認(rèn)條款是否接受，協(xié)商解決分歧；客戶確認(rèn)：獲取客戶蓋章的合同掃描件或確認(rèn)函，保證雙方條款一致。輸出成果：修訂后合同版本、客戶確認(rèn)函。（五）第五步：合同最終審批與簽署責(zé)任部門：銷售部、法務(wù)部、總經(jīng)理辦公室（或授權(quán)審批人）操作說明：最終審批：銷售部將客戶確認(rèn)后的合同、《合同審核意見匯總表》提交至總經(jīng)理辦公室（或按企業(yè)權(quán)限表規(guī)定的審批人）；審批人重點(diǎn)審核合同整體風(fēng)險(xiǎn)與業(yè)務(wù)合規(guī)性，簽署《合同審批單》（見附件3）。合同簽署：審批通過后，由銷售部安排簽署：紙質(zhì)合同：打印一式[份數(shù)]份，雙方加蓋公章/合同章（騎縫章），法定代表人或授權(quán)代理人簽字；電子合同：通過合法電子簽約平臺(tái)簽署，保證簽署身份真實(shí)、內(nèi)容不可篡改。簽署留痕：簽署完成后，掃描合同原件歸檔，同步更新《合同臺(tái)賬》（見附件4）。輸出成果：簽署生效的合同、《合同審批單》。（六）第六步：合同歸檔與管理責(zé)任部門：銷售部（合同管理員）、檔案管理部門操作說明：資料整理：將合同原件、《合同審批單》《合同審核意見匯總表》、客戶資質(zhì)文件、客戶確認(rèn)函等資料整理成套；歸檔登記：紙質(zhì)合同：移交檔案管理部門，登記《合同歸檔登記表》（見附件5）；電子合同：至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限，保證信息安全。臺(tái)賬管理：銷售部實(shí)時(shí)更新《合同臺(tái)賬》，記錄合同編號(hào)、簽約方、標(biāo)的金額、履行期限、履行狀態(tài)（如履行中、已完成、已終止）等信息。輸出成果：歸檔合同資料、《合同臺(tái)賬》。三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板附件1：合同基本信息表合同編號(hào)簽約雙方（甲方/乙方）交易標(biāo)的合同總金額（元）履約期限簽署日期備注客戶聯(lián)系人及電話：；銷售負(fù)責(zé)人：；合同類型：□產(chǎn)品銷售□服務(wù)銷售□其他附件2：合同審核意見匯總表審核部門審核人審核日期審核意見（條款編號(hào)+具體內(nèi)容+修改建議）處理結(jié)果（□采納□不采納）法務(wù)部*財(cái)務(wù)部*銷售部*最終確認(rèn)意見：附件3：合同審批單合同名稱合同編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期銷售部*合同摘要（標(biāo)的、金額、核心條款簡(jiǎn)要說明）審核部門意見法務(wù)部：財(cái)務(wù)部：審批人意見□同意□不同意□需重新審核審批人簽字：*日期：附件4：合同臺(tái)賬合同編號(hào)簽約方簽訂日期合同金額（元）履行起始日期履行截止日期履行狀態(tài)負(fù)責(zé)人歸檔日期狀態(tài)說明□履行中□已完成□終止□爭(zhēng)議中附件5：合同歸檔登記表歸檔編號(hào)合同名稱合同編號(hào)歸檔日期保管部門保管人借閱記錄（借閱人、日期、歸還日期）備注合同原件份數(shù)：□1份□2份□其他；電子檔案路徑：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作注意事項(xiàng)（一）合同主體風(fēng)險(xiǎn)審核客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)文件，保證簽約人具有合法授權(quán)（如客戶為代理人，需提供加蓋公章的授權(quán)委托書及代理人證件號(hào)碼明）；避免與無獨(dú)立法人資格的分支機(jī)構(gòu)（如分公司）簽約，除非其總公司提供明確擔(dān)保。（二）條款完整性風(fēng)險(xiǎn)核心條款不得遺漏：包括交易標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價(jià)款/支付、履行期限/地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決、合同生效條件等；避免使用“未盡事宜雙方協(xié)商解決”等模糊表述，需明確協(xié)商不成的處理方式。（三）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)違約責(zé)任條款需具體明確（如逾期付款的違約金計(jì)算方式、質(zhì)量問題的處理流程），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)約定；爭(zhēng)議解決優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄或明確仲裁機(jī)構(gòu)（如“提交[企業(yè)注冊(cè)地]仲裁委員會(huì)仲裁”）。（四）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)支付條款需與企業(yè)現(xiàn)金流匹配，避免過度賬期或大額預(yù)付款；發(fā)票條款需明確類型（專票/普票）、開具時(shí)間（如“交付后7日內(nèi)開具”）及交付方式。（五）簽署規(guī)范性風(fēng)險(xiǎn)合同簽署需加蓋公章或合同章（公章需為備案公章，避免使用財(cái)務(wù)章、部門章）；禁止在空白合同上蓋章，保證所有條款雙方確認(rèn)后再簽署；電子簽署需通過第三方認(rèn)證平臺(tái)（如e簽寶、法大大），保證簽署過程合規(guī)有效。（六）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)合同原件需妥善保管，紙質(zhì)合同存放在防火、防潮檔案柜中，電子檔案定期備份；借閱合同需履行登記手續(xù)，明確借閱用