企業(yè)日常行政工作模板集一、會議管理標(biāo)準(zhǔn)化模板適用工作場景適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)，包括部門例會、項目啟動會、季度總結(jié)會、跨部門協(xié)調(diào)會等常規(guī)會議，以及臨時性專題會議。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）會前準(zhǔn)備明確會議目的與議題：由會議發(fā)起人（如部門負(fù)責(zé)人*）填寫《會議申請表》，注明會議主題、目標(biāo)、需討論的核心議題及預(yù)期成果。確定會議安排：根據(jù)議題復(fù)雜度預(yù)估會議時長（一般例會不超過1.5小時，專題會議不超過2小時），提前3個工作日協(xié)調(diào)參會人員時間（需提前同步會議日程至相關(guān)人員），并預(yù)定會議室（確認(rèn)設(shè)備：投影儀、麥克風(fēng)、白板等是否正常）。準(zhǔn)備會議材料：發(fā)起人需提前1個工作日將會議議程、相關(guān)背景資料、數(shù)據(jù)報表等材料整理成電子版（PDF格式），通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具發(fā)送至參會人員；如需紙質(zhì)材料，按參會人數(shù)打印并提前放置于會議室。（二）會中執(zhí)行簽到與開場：會議開始前5分鐘，行政人員負(fù)責(zé)引導(dǎo)參會人員簽到（可通過紙質(zhì)簽到表或線上簽到工具），提醒關(guān)閉手機靜音；主持人（通常為部門負(fù)責(zé)人或會議發(fā)起人）準(zhǔn)時開場，重申會議目標(biāo)及議程，明確討論規(guī)則（如每人發(fā)言時間、決策方式等）。議題討論與記錄：按議程逐項討論，主持人控制節(jié)奏，避免偏離主題；指定專人（行政人員或會議助理）記錄關(guān)鍵內(nèi)容，包括：各議題討論要點、不同意見、形成的決議、待辦事項（明確負(fù)責(zé)人、完成時限）。確認(rèn)結(jié)論與收尾：所有議題討論完畢后，主持人總結(jié)會議決議及待辦事項，組織參會人員確認(rèn)記錄內(nèi)容無誤后散會。（三）會后跟進(jìn)分發(fā)會議紀(jì)要：會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，由記錄人整理《會議紀(jì)要》，內(nèi)容需包含：會議基本信息（時間、地點、參會人、缺席人及原因）、核心議題討論摘要、決議事項、行動項（負(fù)責(zé)人、截止時間），經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。跟蹤待辦事項：行政人員*建立《行動項跟蹤表》，每周更新待辦事項進(jìn)度，對逾期未完成的任務(wù)及時提醒負(fù)責(zé)人，并在下次會議前匯總完成情況。相關(guān)模板表格表1：會議申請表會議名稱會議類型（例會/專題/臨時）會議時間會議地點會議目標(biāo)預(yù)計時長參會人數(shù)議程（按順序填寫）所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：______提交人職務(wù)審批人（部門負(fù)責(zé)人*）審批意見日期表2：會議紀(jì)要會議基本信息會議名稱：______________________時間：____年_月_日_:_-____:____地點：______________________主持人：______________________記錄人：______________________參會人：______________________（共____人）缺席人：______________________（原因：______________________）議題討論與決議序號議題討論要點摘要決議事項12行動項跟蹤序號行動內(nèi)容負(fù)責(zé)人協(xié)助人截止時間完成狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成□延期）12執(zhí)行要點提示會議議題需聚焦，避免“主題發(fā)散”，單次會議議題建議不超過5項；參會人員需提前閱讀會議材料，會上圍繞議題發(fā)表意見，減少臨時討論時間；會議紀(jì)要需在24小時內(nèi)發(fā)出，保證決議和待辦事項及時同步；臨時會議需至少提前1個工作日通知，緊急會議可提前4小時通過即時通訊工具告知。二、辦公用品采購管理模板適用工作場景適用于企業(yè)日常辦公用品、耗材的采購申請、審批、入庫、領(lǐng)用及庫存管理，包括筆、紙、文件夾、打印機耗材等常用物品，以及辦公設(shè)備（如U盤、移動硬盤）等低值易耗品。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）需求提報與審批月度需求匯總：每月25日前，各部門行政對接人統(tǒng)計本部門次月辦公用品需求，填寫《辦公用品需求申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、預(yù)估數(shù)量、用途，部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門。需求合并與審批：行政部門匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況（核對《辦公用品庫存臺賬》）制定《月度采購計劃》，報行政負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批（單次采購金額超過1000元需額外財務(wù)負(fù)責(zé)人*審批）。（二）供應(yīng)商選擇與采購詢價比價：行政部門根據(jù)采購計劃，向至少3家合格供應(yīng)商（需為企業(yè)合作供應(yīng)商或通過公開比選確定）詢價，填寫《詢價比價表》，對比價格、質(zhì)量、交貨期后選擇最優(yōu)供應(yīng)商。下單與跟蹤：確定供應(yīng)商后，行政部門下達(dá)采購訂單（注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨時間、地點），并跟蹤發(fā)貨進(jìn)度，保證按期到貨。（三）入庫與登記質(zhì)量驗收：物品到貨后，行政部門與采購人共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查質(zhì)量是否合格（如耗材是否在有效期內(nèi)、設(shè)備是否正常等），驗收合格后填寫《辦公用品入庫單》。更新庫存：行政部門根據(jù)《入庫單》更新《辦公用品庫存臺賬》，標(biāo)注物品入庫時間、數(shù)量、存放位置（如倉庫A區(qū)-貨架3），保證賬實相符。（四）領(lǐng)用與發(fā)放領(lǐng)用申請：員工領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用用途，部門負(fù)責(zé)人*審批（單次領(lǐng)用金額超過200元需額外行政部門審批）。發(fā)放與登記：行政部門審核領(lǐng)用申請后，發(fā)放物品并領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，同步更新《辦公用品庫存臺賬》，減少庫存數(shù)量；貴重物品（如U盤、移動硬盤）需領(lǐng)用人填寫《貴重物品領(lǐng)用登記表》，明確歸還日期。相關(guān)模板表格表3：辦公用品需求申請表部門：_________月份：____年____月

物品名稱|規(guī)格型號|預(yù)估數(shù)量|用途說明|領(lǐng)用人|部門負(fù)責(zé)人*簽字||—————-|—————-|———-|—————-|———-|——————|

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物品名稱|規(guī)格型號|入庫數(shù)量|單價（元）|總價（元）|驗收結(jié)果（□合格□不合格）|驗收人||—————-|—————-|———-|————|————|—————————|———-|

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||||||||表5：辦公用品領(lǐng)用申請表領(lǐng)用日期：____年_月_日領(lǐng)用人：_________部門：_________

物品名稱|規(guī)格型號|領(lǐng)用數(shù)量|用途說明|部門負(fù)責(zé)人*簽字|行政審批人簽字||—————-|—————-|———-|—————-|——————|——————|

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|||||||執(zhí)行要點提示辦公用品采購需優(yōu)先選擇企業(yè)合作供應(yīng)商，保證價格合規(guī)（不超過市場均價5%）；庫存管理員每月末進(jìn)行實物盤點，保證《庫存臺賬》與實際庫存一致，差異需在2個工作日內(nèi)核查原因并調(diào)整；領(lǐng)用辦公用品需遵循“按需領(lǐng)用、杜絕浪費”原則，禁止私人領(lǐng)用；耗材類物品（如打印紙）庫存量不超過3個月用量，避免積壓。三、員工入離職管理模板適用工作場景適用于企業(yè)新員工入職辦理、員工離職手續(xù)全流程管理，包括正式員工、試用期員工的入職引導(dǎo)、資料提交、社保辦理，以及辭職、辭退、合同到期不續(xù)簽等離職場景。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）入職前準(zhǔn)備入職通知：HR部門*確認(rèn)員工入職日期后，提前3個工作日發(fā)送《入職通知書》至員工郵箱，注明報到時間、地點、需攜帶材料（身份證原件及復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、離職證明、銀行卡等）、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。資料準(zhǔn)備：行政部門提前準(zhǔn)備新員工入職材料包（工牌、辦公用品、門禁卡、員工手冊等），HR部門準(zhǔn)備勞動合同、保密協(xié)議等文件，IT部門配置辦公電腦、郵箱及系統(tǒng)權(quán)限。（二）入職辦理資料提交與審核：員工報到當(dāng)日，提交入職材料，HR部門*核對原件與復(fù)印件，填寫《員工信息登記表》（含個人基本信息、緊急聯(lián)系人、銀行卡號等），簽訂《勞動合同》《保密協(xié)議》，發(fā)放工牌、門禁卡。入職引導(dǎo)：行政部門引導(dǎo)員工熟悉辦公環(huán)境（工位、會議室、茶水間、衛(wèi)生間等），介紹行政制度（考勤、辦公用品領(lǐng)用、會議室預(yù)訂等）；IT部門*協(xié)助登錄企業(yè)系統(tǒng)（OA、郵箱、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等），配置辦公設(shè)備。入職培訓(xùn)：HR部門*組織新員工入職培訓(xùn)，內(nèi)容包括企業(yè)文化、組織架構(gòu)、崗位職責(zé)、行政制度、安全規(guī)范等（培訓(xùn)后需簽署《培訓(xùn)確認(rèn)書》）。（三）試用期管理跟蹤與反饋：HR部門每周與試用期員工及部門負(fù)責(zé)人溝通，知曉工作進(jìn)展及適應(yīng)情況，填寫《試用期跟蹤表》。轉(zhuǎn)正評估：試用期結(jié)束前10個工作日，員工提交《轉(zhuǎn)正申請表》，部門負(fù)責(zé)人對其工作表現(xiàn)、能力進(jìn)行評估，HR部門審核后報總經(jīng)理*審批，通過后簽訂《勞動合同變更協(xié)議》。（四）離職辦理離職申請：員工需提前30天（試用期提前3天）提交《離職申請表》，說明離職原因，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)交HR部門。工作交接：員工與部門負(fù)責(zé)人、接手人辦理工作交接，填寫《工作交接清單》（含工作內(nèi)容、資料、客戶信息、系統(tǒng)賬號密碼等），交接雙方及監(jiān)交人（部門負(fù)責(zé)人）簽字確認(rèn)。手續(xù)辦理：HR部門辦理社保、公積金停繳手續(xù)，行政部門收回工牌、門禁卡、辦公設(shè)備，財務(wù)部門核算工資（含未報銷費用、年假補償?shù)龋?，出具《離職證明》。相關(guān)模板表格表6：員工信息登記表姓名性別出生日期民族政治面貌身份證號聯(lián)系電話緊急聯(lián)系人緊急電話學(xué)歷畢業(yè)院校專業(yè)入職日期崗位銀行卡號開戶行合同期限試用期表7：工作交接清單交接日期：____年_月_日交接人：_________接手人：_________監(jiān)交人：_________

序號|交接內(nèi)容|數(shù)量/詳情|交接狀態(tài)（□已交接□待交接）|備注||——|——————|————-|——————————|————|

|1|工作資料||||

|2|客戶信息||||

|3|系統(tǒng)賬號密碼||||

|4|辦公設(shè)備||||表8：離職證明茲證明_________（身份證號：______________________）系本公司_________部門_________崗位員工，于_年_月_日入職，于_年_月_日離職，在職期間無違規(guī)違紀(jì)行為。特此證明。公司（蓋章）：______________________日期：____年_月_日執(zhí)行要點提示入職材料需留存復(fù)印件（身份證、學(xué)歷證等）并歸檔，保證信息真實有效；試用期員工入職1個月內(nèi)需繳納社保，未繳納需及時補繳并說明原因；離職交接需保證工作連續(xù)性，涉及核心業(yè)務(wù)的交接需部門負(fù)責(zé)人*全程監(jiān)督；離職證明需注明入職、離職日期及崗位，不得包含離職原因等敏感信息。四、固定資產(chǎn)管理模板適用工作場景適用于企業(yè)固定資產(chǎn)（單價2000元以上，使用期限1年以上的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、投影儀、辦公家具等）的采購、入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、盤點及報廢管理。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）采購與入庫采購申請：各部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、預(yù)估單價、數(shù)量、用途，部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門及財務(wù)部門審批。驗收與建卡：物品到貨后，行政部門、使用部門、財務(wù)部門共同驗收，核對實物與采購信息一致后，填寫《固定資產(chǎn)入庫單》，財務(wù)部門建立《固定資產(chǎn)臺賬》（含資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、單價、采購日期、使用部門、責(zé)任人等信息），粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號+部門）。（二）領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用登記：使用部門領(lǐng)用固定資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*及行政部門審批后，領(lǐng)取資產(chǎn)并簽字確認(rèn)，行政部門更新《固定資產(chǎn)臺賬》的“使用人”“存放地點”等信息。內(nèi)部調(diào)撥：部門間資產(chǎn)調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，經(jīng)原使用部門、新使用部門、行政部門審批后，行政部門更新臺賬，雙方簽字確認(rèn)。（三）盤點與維護(hù)定期盤點：行政部門每季度組織一次固定資產(chǎn)盤點，核對臺賬與實物信息（資產(chǎn)編號、狀態(tài)、存放地點等），填寫《固定資產(chǎn)盤點表》，差異需在3個工作日內(nèi)查明原因并處理（如盤虧需出具說明，報總經(jīng)理*審批）。維護(hù)保養(yǎng)：使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)（如清潔、簡單故障排查），行政部門每年聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行一次全面檢修，記錄《固定資產(chǎn)維護(hù)記錄表》。（四）報廢與處置報廢申請：固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，注明報廢原因、資產(chǎn)信息，行政部門組織技術(shù)鑒定（確認(rèn)是否可修復(fù)），經(jīng)財務(wù)部門審核總經(jīng)理審批后，方可報廢。處置與核銷：報廢資產(chǎn)由行政部門統(tǒng)一處置（如變賣、回收殘值），財務(wù)部門*根據(jù)處置憑證核銷資產(chǎn)價值，更新《固定資產(chǎn)臺賬》。相關(guān)模板表格表9：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單價（元）采購日期使用部門責(zé)任人存放地點狀態(tài)（□在用□閑置□報廢）表10：固定資產(chǎn)盤點表盤點日期：____年_月_日盤點人：_________

資產(chǎn)編號|資產(chǎn)名稱|賬面數(shù)量|實盤數(shù)量|差異（盤盈/盤虧）|差異原因|責(zé)任人||———-|———-|———-|———-|——————–|———-|——–|

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日期|地點|費用類型（交通/住宿/餐/市內(nèi)交通）|金額（元）|發(fā)票號碼|備注||————|————|———————————–|————|————|————|

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|報銷總額（大寫）：______________________預(yù)借款：_________實報金額：_________|

|部門負(fù)責(zé)人簽字|行政審核簽字|財務(wù)審核簽字|出納付款|日期||執(zhí)行要點提示發(fā)票需在消費后3個月內(nèi)提交，逾期需部門負(fù)責(zé)人*出具說明；交通費報銷需附行程單（如機票行程單、高鐵票），住宿費需附住宿清單（含入住日期、天數(shù)）；餐費報銷需注明“工作餐”，不得報銷與出差無關(guān)的餐飲費用；虛開發(fā)票、重復(fù)報銷等違規(guī)行為一經(jīng)發(fā)覺，將按公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。六、檔案管理模板適用工作場景適用于企業(yè)各類文書檔案（含行政、人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)等文件）的分類、歸檔、借閱、保管及銷毀管理，保證檔案的完整性和安全性。標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）文件分類與編碼分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案按年度-部門-問題分類，如“2023年-行政部-會議管理”“2023年-人事部-員工入離職”等；編碼規(guī)則：檔案編號由“年度（4位）-部門代碼（2位，如行政部=XA）-問題代碼（2位，如會議管理=01）-流水號（3位）”組成，例如“2023-XA-01-001”。（二）歸檔與整理收集與排序：各部門每月末將本月需歸檔文件（如會議紀(jì)要、合同、報表等）移交至行政部門，文件按時間順序排序，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品；編目與裝訂：行政部門對文件編寫《檔案目錄》（含檔案編號、文件名稱、形成日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置），使用檔案夾裝訂，標(biāo)注檔案編號及名稱。（三）保管與保護(hù)存放環(huán)境：檔案室需保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；定期檢查：每季度檢查檔案存放情況，對破損、受潮檔案及時修復(fù)或復(fù)制，保證檔案安全。（四）借閱與歸還借閱申請：員工借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，注明檔案編號、文件名稱、借閱用途、借閱期限（一般不超過7天），部門負(fù)責(zé)人*審批后交行政部門；借閱登記：行政部門核對檔案無誤后，借閱人簽字確認(rèn)，檔案原則上不得帶出檔