商務(wù)談判記錄與合同審查標準化模板一、適用業(yè)務(wù)場景新項目/業(yè)務(wù)合作談判（如采購、銷售、聯(lián)合開發(fā)等）；現(xiàn)有合同續(xù)簽或條款修訂談判；跨部門協(xié)作事項的商務(wù)對接；涉及權(quán)利義務(wù)、成本收益、責(zé)任劃分等核心條款的協(xié)商過程。覆蓋法務(wù)、銷售、采購、項目等部門在談判記錄與合同審查中的標準化需求，保證談判過程可追溯、合同條款無遺漏、風(fēng)險可控。二、標準化操作流程（一）談判前準備明確談判目標：根據(jù)合作需求，確定核心訴求（如價格、交付周期、違約責(zé)任等）及底線條款，避免談判偏離方向。收集背景資料：整理合作方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可）、歷史合作記錄（若有）、同類市場行情數(shù)據(jù)等，支撐談判策略制定。分工與議程擬定：明確談判團隊角色（主談、記錄人、技術(shù)/法務(wù)顧問等），擬定談判議程（含議題順序、時間分配），提前發(fā)送合作方確認。（二）談判中記錄實時記錄關(guān)鍵信息：記錄人需同步記錄談判時間、地點、參與人員（含雙方職務(wù)、聯(lián)系方式，姓名用*代替）、各議題討論內(nèi)容及結(jié)論，重點標注雙方一致意見、分歧點及后續(xù)行動項。確認核心條款：對價格、交付標準、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，需經(jīng)雙方口頭確認后記錄，避免歧義。附件與佐證：對談判中涉及的方案、數(shù)據(jù)、樣品等，可拍照或標注“詳見附件X”，保證記錄與佐證材料一一對應(yīng)。（三）談判后整理記錄匯總與核對：談判結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理談判記錄，與主談人核對內(nèi)容準確性，保證無遺漏或偏差。共識與未決事項梳理：將已達成的共識條款、未決事項（需明確解決時間及責(zé)任人）、下一步行動計劃分類整理，形成《談判紀要》。內(nèi)部審批：將《談判紀要》提交相關(guān)負責(zé)人審批，確認是否啟動合同起草/審查流程。（四）合同審查啟動資料移交：審批通過的《談判紀要》及談判佐證材料（如附件、郵件記錄等）移交至法務(wù)或合同審查崗，作為合同起草/審查依據(jù)。合同初稿核對：審查崗對照《談判紀要》核對合同初稿，保證核心條款（如談判達成的價格、期限、責(zé)任劃分）與記錄一致，避免“談審分離”。（五）合同形式審查文件完整性：檢查合同文本、附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單）、簽約主體資質(zhì)文件是否齊全，合同編號、版本號是否符合企業(yè)規(guī)范。格式規(guī)范性：核對合同標題、條款編號、頁眉頁腳、簽字頁等格式是否統(tǒng)一，無錯別字、漏字或多字。（六）合同實質(zhì)審查主體資格審查：核實合作方營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)）、經(jīng)營范圍（是否符合合同內(nèi)容）、授權(quán)代表（簽字是否與授權(quán)委托書一致），避免無權(quán)代理或超越經(jīng)營范圍。核心條款合規(guī)性：標的與數(shù)量：明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量，避免模糊表述（如“一批”“大約”）；價款與支付：確認金額、幣種、支付方式（如電匯、承兌）、節(jié)點（如預(yù)付款比例、到貨付款期限），是否與談判結(jié)果一致；履行期限與地點：明確交付/服務(wù)完成時間、履行地點（涉及管轄權(quán)及風(fēng)險轉(zhuǎn)移）；違約責(zé)任：審查違約金比例是否合理（不超過實際損失的30%）、是否約定爭議解決方式（訴訟/仲裁，明確管轄法院/仲裁機構(gòu)）。風(fēng)險點排查：識別合同中的潛在風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力條款），評估風(fēng)險等級并提出修改建議。（七）審查意見反饋與修改出具審查意見表：法務(wù)/審查崗填寫《合同審查意見表》，列明審查問題、修改依據(jù)及建議，反饋至業(yè)務(wù)部門及合作方（如需修改）。閉環(huán)跟蹤：業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修改合同后，重新提交審查崗復(fù)核，直至所有問題整改完畢，形成“審查-修改-復(fù)核”閉環(huán)。（八）最終確認與歸檔簽字蓋章：合同終稿經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章/合同章，保證簽字清晰、印章完整。資料歸檔：將談判記錄、合同審查意見表、合同終稿、簽約主體資質(zhì)等資料整理歸檔，保存期限不少于合同終止后5年。三、核心模板內(nèi)容（一）商務(wù)談判記錄表項目內(nèi)容談判編號[年度]-[部門代碼]-[序號，如2024-SC-001]談判主題如“項目采購合同條款談判”談判時間YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM談判地點如“公司3號會議室”“線上會議（平臺：騰訊會議）”我方參與人員姓名（職務(wù)：如銷售經(jīng)理）、姓名（職務(wù)：如法務(wù)顧問）合作方參與人員姓名（職務(wù)：如公司采購總監(jiān)）、姓名（職務(wù)：如法務(wù)專員）議程與討論內(nèi)容議題1：價格條款我方報價：元/件，合作方還價：元/件討論過程：……共識：最終價格定為元/件，含13%增值稅議題2：交付周期我方要求：30天內(nèi)交付合作方要求：45天內(nèi)交付討論過程：……未決事項：需進一步確認生產(chǎn)線產(chǎn)能，3個工作日內(nèi)反饋達成的共識條款1.單價：元/件，數(shù)量件，總金額元；2.交付時間：合同簽訂后35天內(nèi)；3.付款方式：預(yù)付30%，到貨驗收合格后付70%。未決事項1.交付地點：需明確具體倉庫地址（合作方承諾2個工作日內(nèi)提供）；2.違約責(zé)任：逾期交付違約金比例由0.5%/日調(diào)整為0.3%/日（需法務(wù)審核條款表述）。下一步行動計劃1.我方：法務(wù)根據(jù)談判結(jié)果起草合同初稿，MM月DD日前完成；2.合作方：提供倉庫地址，MM月DD日前反饋。附件清單1.產(chǎn)品報價單；2.合作方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）。記錄人姓名*主談人簽字___________日期YYYY年MM月DD日（二）合同審查意見表項目內(nèi)容合同名稱如“項目采購合同”合同編號[合同編號]提審部門如銷售部提審日期YYYY年MM月DD日審查人員姓名*（法務(wù)崗）審查項目審查內(nèi)容主體資格合作方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否包含標的物標的條款產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號是否與談判記錄一致價款支付預(yù)付款比例是否超過30%，節(jié)點是否明確違約責(zé)任逾期付款違約金是否低于每日0.05%爭議解決是否約定明確的管轄法院或仲裁機構(gòu)綜合審查意見1.合作方資質(zhì)需補充；2.產(chǎn)品型號、付款條款、爭議解決條款需修改；3.建議增加“不可抗力”條款。審查結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（請注明原因：_______________________）業(yè)務(wù)部門確認簽字：___________日期：___________法務(wù)負責(zé)人審批簽字：___________日期：___________四、關(guān)鍵注意事項記錄客觀性：談判記錄需如實反映雙方觀點，避免主觀臆斷，對分歧點應(yīng)明確標注“未達成一致”，而非模糊表述“基本同意”。審查全面性：合同審查需兼顧“形式合規(guī)”與“實質(zhì)風(fēng)險”，不僅核對條款完整性，更要關(guān)注法律合規(guī)性（如是否符合《民法典》《招標投標法》等）及商業(yè)合理性（如價格是否偏離市場水平）。信息保密：談判記錄及合同內(nèi)容涉及商業(yè)秘密，僅限參與人員及審批人員查閱，嚴禁對外泄