企業(yè)文件檔案管理統(tǒng)一操作手冊(cè)前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀等全流程管理，保證檔案的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的文件檔案管理工作，所有相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類紙質(zhì)、電子文件檔案的管理，包括但不限于：行政公文、人力資源檔案、財(cái)務(wù)憑證、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)圖紙、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)報(bào)告等。（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景新文件歸檔：各部門在日常工作中產(chǎn)生的新文件（如合同、請(qǐng)示報(bào)告等），需按規(guī)范完成分類、整理并移交檔案室。歷史檔案整理：對(duì)以往未規(guī)范歸檔的歷史文件進(jìn)行系統(tǒng)梳理、分類、編號(hào)及補(bǔ)錄登記?？绮块T檔案借閱：?jiǎn)T工因工作需要查閱其他部門或檔案室的檔案時(shí)，需按規(guī)定流程申請(qǐng)、審批及歸還。到期檔案鑒定與銷毀：對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理部門組織鑒定，確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值后按規(guī)定銷毀。電子檔案?jìng)浞菖c遷移：電子檔案在系統(tǒng)升級(jí)、存儲(chǔ)設(shè)備更換時(shí)，需完成備份及數(shù)據(jù)遷移，保證數(shù)據(jù)安全。二、文件檔案全生命周期操作流程（一）文件分類分類依據(jù)部門維度：按文件形成部門分為行政類、人力資源類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類、技術(shù)類等。價(jià)值維度：按文件重要性分為核心檔案（如戰(zhàn)略決策文件、重大合同）、重要檔案（如年度計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表）、一般檔案（如日常通知、會(huì)議記錄）。密級(jí)維度：按保密要求分為公開級(jí)、內(nèi)部級(jí)、秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)（密級(jí)劃分需參照企業(yè)《保密管理制度》）。分類方法采用“部門-年度-問(wèn)題”三級(jí)分類法，例如：“行政部-2023-會(huì)議紀(jì)要”。電子檔案需在文件名中體現(xiàn)分類信息，格式為：“部門_年份_文件名_密級(jí)”，例如：“人力資源部_2023_員工花名冊(cè)_內(nèi)部級(jí)”。（二）文件整理與歸檔文件整理要求紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，頁(yè)碼按順序編寫（正面用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于右下角，背面標(biāo)注于左下角），無(wú)頁(yè)碼的文件需編寫頁(yè)碼并注明“共X頁(yè)”。電子文件：保證文件格式為通用、長(zhǎng)期可讀取格式（如PDF、DOCX、XLSX），壓縮包需解壓為獨(dú)立文件，避免使用加密文件（特殊情況需在檔案登記表中備注加密方式及解密權(quán)限）。歸檔范圍與時(shí)限歸檔范圍：凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均需歸檔，包括正件、附件、審批單、修改稿等。歸檔時(shí)限：紙質(zhì)文件：在辦理完畢后的次月底前完成歸檔；電子文件：在形成后的3個(gè)工作日內(nèi)至檔案管理系統(tǒng)，并完成初步登記。歸檔操作步驟步驟1：填寫《文件歸檔移交清單》（模板見(jiàn)第三章），詳細(xì)列明文件題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、存放位置等信息。步驟2：部門初審：部門負(fù)責(zé)人*對(duì)歸檔文件的內(nèi)容完整性、分類準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后移交檔案室。步驟3：檔案室復(fù)核：檔案管理員*接收文件后，核對(duì)《移交清單》與實(shí)物/電子文件是否一致，檢查文件整理是否符合規(guī)范，對(duì)不符合要求的文件退回部門重新整理。步驟4：入庫(kù)上架：復(fù)核通過(guò)的紙質(zhì)檔案按分類順序裝入檔案盒，標(biāo)注檔號(hào)（格式：部門代號(hào)-年度-檔號(hào)，例如：“XZ-2023-001”），存入檔案柜；電子檔案至檔案管理系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)《移交清單》信息，唯一檔案編號(hào)。（三）檔案借閱與利用借閱權(quán)限公開級(jí)檔案：企業(yè)全體員工可查閱，無(wú)需審批；內(nèi)部級(jí)檔案：需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人*審批；秘密級(jí)及以上檔案：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管副總審批，涉密檔案還需填寫《涉密檔案借閱申請(qǐng)表》。借閱操作步驟步驟1：提交申請(qǐng)：?jiǎn)T工填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)第三章），注明借閱檔案名稱、檔號(hào)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)審批人簽字后提交檔案室。步驟2：檔案調(diào)?。簷n案管理員*根據(jù)申請(qǐng)表調(diào)取檔案，紙質(zhì)檔案需在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息；電子檔案需在系統(tǒng)中開通借閱權(quán)限，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅可查閱不可或僅可不可編輯）。步驟3：檔案歸還：借閱期滿后，借閱人需在3個(gè)工作日內(nèi)歸還檔案，檔案管理員*檢查檔案完整性（紙質(zhì)檔案無(wú)涂改、撕毀，電子檔案無(wú)篡改、刪除），確認(rèn)無(wú)誤后注銷借閱權(quán)限。特殊利用場(chǎng)景檔案復(fù)制：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批，復(fù)制件需加蓋“檔案專用章”，與原件具有同等效力；檔案展覽：需提前3個(gè)工作日向檔案室提交《檔案展覽申請(qǐng)表》，明確展覽范圍、時(shí)間、地點(diǎn)及安保措施，經(jīng)分管副總*批準(zhǔn)后實(shí)施。（四）檔案保管與維護(hù)存儲(chǔ)環(huán)境要求紙質(zhì)檔案：存放在專用檔案庫(kù)房，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光設(shè)備，定期（每季度）檢查存儲(chǔ)環(huán)境并記錄。電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)專用服務(wù)器，定期進(jìn)行增量備份（每日）和全量備份（每周），備份數(shù)據(jù)需異地存放（如總部與分部各存一份），防止因設(shè)備故障、自然災(zāi)害等導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。定期檢查與清點(diǎn)檔案管理員*每半年對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、存放位置與檔案目錄是否一致，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)并整改；每年對(duì)電子檔案進(jìn)行一次數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)，保證備份文件可正常讀取，檔案系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定。（五）檔案鑒定與銷毀鑒定組織對(duì)到期檔案，由檔案管理部門牽頭，組織行政部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部相關(guān)人員成立檔案鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。鑒定流程步驟1：鑒定準(zhǔn)備：檔案管理員*列出《到期檔案清單》，注明檔案名稱、檔號(hào)、保管期限、形成時(shí)間等信息。步驟2：鑒定會(huì)議：鑒定小組對(duì)清單中的檔案逐一審查，確定“繼續(xù)保存”或“銷毀”意見(jiàn)，形成《檔案鑒定意見(jiàn)表》。步驟3：審批公示：《檔案鑒定意見(jiàn)表》經(jīng)分管副總*審批后，對(duì)擬銷毀檔案在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行公示（公示期不少于3個(gè)工作日），無(wú)異議后啟動(dòng)銷毀程序。銷毀操作紙質(zhì)檔案：采用粉碎或焚燒方式銷毀，由檔案管理員、行政部代表共同監(jiān)銷，銷毀過(guò)程需記錄《檔案銷毀清單》（含檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)后存檔。電子檔案：使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀工具徹底刪除數(shù)據(jù)，并覆蓋存儲(chǔ)介質(zhì)，保證無(wú)法恢復(fù)，銷毀后記錄《電子檔案銷毀日志》。三、常用模板與填寫說(shuō)明（一）文件歸檔移交清單序號(hào)文件題名責(zé)任者（部門/人）形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)存放位置（盒號(hào)/路徑）備注12023年度工作總結(jié)行政部*2023-12-2515內(nèi)部級(jí)XZ-2023-001-01含附件3份2員工勞動(dòng)合同模板人力資源部*2023-01-108公開級(jí)RL-2023-005-02版本號(hào)V2.0填寫說(shuō)明：“責(zé)任者”填寫文件形成部門或具體經(jīng)辦人，例如：“財(cái)務(wù)部”“”；“存放位置”紙質(zhì)檔案填寫檔案盒編號(hào)，電子檔案填寫系統(tǒng)存儲(chǔ)路徑，例如：“/檔案管理/業(yè)務(wù)類/2023/合同/”；“備注”欄可填寫文件特殊屬性，如“原件復(fù)印件”“含電子版”等。（二）檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期*市場(chǎng)部10-20檔案信息檔號(hào)密級(jí)借閱用途2023年第三季度銷售數(shù)據(jù)XS-2023-032內(nèi)部級(jí)制定年度銷售計(jì)劃審批意見(jiàn)部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：_______分管副總簽字：__________日期：_______（密級(jí)及以上檔案需填寫）檔案室意見(jiàn)經(jīng)辦人簽字：__________日期：_______填寫說(shuō)明：“借閱用途”需注明具體工作事項(xiàng)，如“項(xiàng)目投標(biāo)”“審計(jì)檢查”等；預(yù)計(jì)歸還日期不得超過(guò)15個(gè)工作日，特殊情況需提前申請(qǐng)延期。（三）檔案銷毀清單序號(hào)檔案名稱檔號(hào)保管期限形成時(shí)間銷毀方式監(jiān)銷人銷毀日期備注12018年費(fèi)用報(bào)銷憑證CW-2018-1565年2018-12-31粉碎、趙六2023-09-15已鑒定無(wú)保存價(jià)值2過(guò)期產(chǎn)品宣傳冊(cè)YY-2017-0833年2017-05-20焚燒、趙六2023-09-15電子版已備份填寫說(shuō)明：“銷毀方式”根據(jù)檔案類型選擇“粉碎”“焚燒”“數(shù)據(jù)銷毀”等；“監(jiān)銷人”需為檔案管理部門及相關(guān)部門的代表，不少于2人。四、操作規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）核心操作規(guī)范檔案保密規(guī)范：嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄、傳播涉密檔案，查閱秘密級(jí)及以上檔案需在指定區(qū)域進(jìn)行，檔案不得帶離檔案室；電子檔案需設(shè)置訪問(wèn)密碼，定期更換密碼。檔案編號(hào)規(guī)范：檔號(hào)一經(jīng)確定不得隨意更改，如需修改需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人*審批并記錄修改原因。借閱超期處理：借閱檔案逾期未還的，檔案管理員*需及時(shí)催告，超期3日以上的，暫停該員工借閱權(quán)限1個(gè)月；造成檔案損毀、丟失的，按企業(yè)《檔案管理規(guī)定》追究責(zé)任。（二）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)提示歸檔遺漏風(fēng)險(xiǎn)：各部門需指定專人負(fù)責(zé)本部門文件歸檔工作，定期（每月末）自查歸檔情況，避免因人員變動(dòng)導(dǎo)致文件遺漏。電子檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)：電子檔案后需及時(shí)確認(rèn)系統(tǒng)接收狀態(tài)，避免因網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)錯(cuò)誤導(dǎo)致文件未成功歸檔；重要電子檔案建議額外保存一份U盤備份（與網(wǎng)絡(luò)隔離）。檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)：紙質(zhì)檔案需避免陽(yáng)光直射、潮濕環(huán)境，查