企業(yè)人事檔案管理規(guī)范指南一、適用情境與目標(biāo)本指南適用于企業(yè)內(nèi)部人事檔案的規(guī)范化管理，覆蓋員工從入職到離職全生命周期的檔案處理環(huán)節(jié)。通過(guò)明確管理標(biāo)準(zhǔn)與操作流程，保證檔案材料的完整性、真實(shí)性與安全性，為企業(yè)人力資源規(guī)劃、員工異動(dòng)、薪酬調(diào)整、勞動(dòng)爭(zhēng)議處理等提供可靠依據(jù)，同時(shí)規(guī)避因檔案管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)與運(yùn)營(yíng)問(wèn)題。具體適用情境包括：新員工入職建檔、在職期間檔案動(dòng)態(tài)更新、員工崗位/職級(jí)變動(dòng)記錄、離職檔案交接與保存、內(nèi)部檔案查詢與借閱等。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）新員工入職檔案建立材料收集員工入職時(shí)，需提交以下材料（原件核對(duì)后留存復(fù)印件，復(fù)印件需注明“與原件一致”并由員工簽字確認(rèn)）：證件號(hào)碼復(fù)印件；學(xué)歷/學(xué)位證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件；入職登記表（含個(gè)人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、緊急聯(lián)系人等）；體檢合格證明（參照企業(yè)崗位健康要求）；與原單位解除/終止勞動(dòng)合同的證明（應(yīng)屆畢業(yè)生提供就業(yè)推薦表）；一寸免冠照片2張（存入紙質(zhì)檔案）；企業(yè)要求的其他材料（如保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等）。分類與編號(hào)按員工所在部門(mén)+入職年份+流水號(hào)進(jìn)行檔案編號(hào)（示例：市場(chǎng)部2024年001號(hào)編號(hào)為“MKT2024001”），編號(hào)規(guī)則需在企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一，便于檢索。將材料按“基礎(chǔ)信息類、學(xué)歷資格類、勞動(dòng)關(guān)系類、考核獎(jiǎng)懲類、其他類”分類排序，使用檔案袋或文件夾分裝，并在檔案袋封面標(biāo)注員工姓名、編號(hào)、部門(mén)、入職日期。電子檔案同步將紙質(zhì)檔案關(guān)鍵信息（如證件號(hào)碼號(hào)、學(xué)歷、入職日期等）錄入企業(yè)人事管理系統(tǒng)，掃描所有材料電子檔案（PDF格式），與紙質(zhì)檔案同步存儲(chǔ)，電子檔案命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致。（二）在職期間檔案動(dòng)態(tài)更新材料變更觸發(fā)當(dāng)員工出現(xiàn)以下情況時(shí)，需在發(fā)生之日起3個(gè)工作日內(nèi)更新檔案：個(gè)人信息變更（如聯(lián)系方式、住址、緊急聯(lián)系人等）；崗位/職級(jí)調(diào)整（提供調(diào)崗?fù)ㄖ?、任免文件等）；培?xùn)經(jīng)歷（培訓(xùn)合格證書(shū)、考核結(jié)果等）；獎(jiǎng)懲記錄（獎(jiǎng)懲通知、表彰文件、處分決定等，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）；薪酬調(diào)整（薪酬變更審批單）；合同續(xù)簽/變更（勞動(dòng)合同續(xù)訂書(shū)、變更協(xié)議）。更新流程員工或所在部門(mén)提交變更材料至人力資源部，人力資源部核對(duì)材料原件與復(fù)印件，確認(rèn)無(wú)誤后歸入檔案，同時(shí)在電子檔案中更新對(duì)應(yīng)信息，標(biāo)注變更日期及內(nèi)容。（三）檔案借閱與查閱管理借閱申請(qǐng)因工作需要查閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱人姓名、部門(mén)、借閱事由、檔案編號(hào)、借閱材料名稱、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批（特殊情況需經(jīng)分管人力資源負(fù)責(zé)人審批）。借閱與歸還人力資源部核對(duì)申請(qǐng)表與審批權(quán)限，確認(rèn)無(wú)誤后提供檔案，借閱人需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)材料完整性并簽字確認(rèn)。檔案原則上應(yīng)在借閱后2個(gè)工作日內(nèi)歸還，如需延長(zhǎng)，需重新申請(qǐng)。歸還時(shí)，人力資源部檢查材料是否完好、有無(wú)缺失，確認(rèn)無(wú)誤后登記歸還日期。查閱限制涉及員工隱私的敏感信息（如家庭背景、薪酬明細(xì)等），僅限人力資源部授權(quán)人員因工作需要查閱，查閱過(guò)程需有監(jiān)督人在場(chǎng)，嚴(yán)禁復(fù)制或摘抄。（四）員工離職檔案處理離職材料整理員工離職時(shí)，人力資源部需整理其完整檔案，包括：勞動(dòng)合同解除/終止證明；離職申請(qǐng)表、工作交接清單；在職期間所有獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、考核材料；企業(yè)要求的其他離職相關(guān)材料。檔案轉(zhuǎn)遞與保存對(duì)于離職后需轉(zhuǎn)移檔案的員工（如入職新單位），人力資源部應(yīng)憑員工提供的《檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)》及新單位接收函，通過(guò)機(jī)要渠道或?qū)Ｈ诉f送檔案，并留存回執(zhí)。員工自行保管檔案的，需簽署《檔案保管承諾書(shū)》，企業(yè)不再承擔(dān)保管責(zé)任。離職員工檔案保存期限：未轉(zhuǎn)遞的檔案自離職日起保存不少于2年，到期后經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的按規(guī)定銷毀（銷毀需履行審批手續(xù)，記錄銷毀清單并由監(jiān)銷人簽字）。三、核心表單模板（一）員工基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容（示例）項(xiàng)目?jī)?nèi)容（示例）員工編號(hào)MKT2024001入職日期2024年3月1日姓名*某三性別男出生日期1995年6月15日證件號(hào)碼號(hào)110（復(fù)印件）學(xué)歷大學(xué)本科所學(xué)專業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)市場(chǎng)部崗位市場(chǎng)專員勞動(dòng)合同期限2024年3月1日-2027年2月28日緊急聯(lián)系人*某四（父親）緊急聯(lián)系人電話5678（虛擬號(hào)碼）現(xiàn)居住地址市區(qū)路號(hào)（二）檔案材料歸檔記錄表歸檔日期員工編號(hào)材料名稱材料來(lái)源份數(shù)歸檔人備注2024-03-02MKT2024001入職登記表員工提交1張某原件留存2024-03-05MKT2024001學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件員工提交1張某注“與原件一致”2024-07-10MKT2024001市場(chǎng)專員晉升審批表市場(chǎng)部提交1李某部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字（三）檔案借閱登記表借閱日期借閱人部門(mén)借閱人姓名員工編號(hào)檔案材料名稱借閱事由審批人歸還日期備注2024-08-15人力資源部王某MKT2024001在職培訓(xùn)考核記錄表年度績(jī)效考核趙某2024-08-16無(wú)2024-09-01市場(chǎng)部孫某MKT2024002獎(jiǎng)懲通知單評(píng)優(yōu)材料準(zhǔn)備周某2024-09-03復(fù)印件四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)（一）材料真實(shí)性管控所有檔案材料需經(jīng)人力資源部核對(duì)原件與復(fù)印件一致性，復(fù)印件需由員工簽字確認(rèn)“與原件一致”，虛假材料一經(jīng)發(fā)覺(jué)，企業(yè)有權(quán)依據(jù)規(guī)章制度處理。（二）保密與權(quán)限管理人事檔案屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，僅人力資源部專職人員及經(jīng)授權(quán)的管理人員可接觸，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員查閱、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容，電子檔案需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期更新密碼。（三）存儲(chǔ)環(huán)境保障紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜功能，由人力資源部指定專人負(fù)責(zé)管理；電子檔案存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，定期進(jìn)行備份（每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失。（四）定期核查機(jī)制人力資源部每半年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面核查，檢查材料完整性、編號(hào)準(zhǔn)確性及電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，對(duì)缺失或錯(cuò)誤信息及時(shí)補(bǔ)充、修正，并記錄核查結(jié)果。（五）合規(guī)性要求