采購(gòu)管理流程及合同審查工具模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及組織的采購(gòu)管理活動(dòng)，涵蓋物資采購(gòu)（如原材料、設(shè)備、辦公用品）、服務(wù)采購(gòu)（如咨詢、運(yùn)維、設(shè)計(jì)）、工程項(xiàng)目采購(gòu)等場(chǎng)景。涉及部門包括需求部門、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部及管理層，適用于年度集中采購(gòu)、臨時(shí)緊急采購(gòu)、新供應(yīng)商引入、續(xù)簽合同等不同采購(gòu)類型，可幫助規(guī)范流程、控制風(fēng)險(xiǎn)、提升效率。二、采購(gòu)全流程操作指引（一）需求提出與審批操作主體：需求部門、部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部、管理層（視采購(gòu)金額）步驟說(shuō)明：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算金額、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，并附上技術(shù)規(guī)格書或需求說(shuō)明（如需）。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、合理性及預(yù)算準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。采購(gòu)復(fù)核：采購(gòu)部核對(duì)采購(gòu)需求是否符合公司采購(gòu)政策（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)），并評(píng)估現(xiàn)有庫(kù)存或供應(yīng)商資源是否滿足需求，必要時(shí)與需求部門溝通調(diào)整需求。審批生效：常規(guī)采購(gòu)（金額≤X萬(wàn)元）：由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批；重要采購(gòu)（X萬(wàn)元＜金額≤Y萬(wàn)元）：由分管副總審批；重大采購(gòu)（金額＞Y萬(wàn)元）：提交總經(jīng)理辦公會(huì)或決策委員會(huì)審批。輸出文件：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（含審批流程）。（二）供應(yīng)商選擇與管理操作主體：采購(gòu)部、需求部門、評(píng)審小組（含技術(shù)、商務(wù)、財(cái)務(wù)人員）步驟說(shuō)明：采購(gòu)方式確定：根據(jù)采購(gòu)金額、需求緊急程度及市場(chǎng)情況，選擇合適的采購(gòu)方式（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等），遵循“公開、公平、公正”原則。供應(yīng)商信息收集：公開招標(biāo)：通過(guò)采購(gòu)平臺(tái)、行業(yè)媒體發(fā)布招標(biāo)公告；邀請(qǐng)招標(biāo)：向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)；詢價(jià)：向不少于3家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單。供應(yīng)商資格審查：評(píng)審小組對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證、相關(guān)認(rèn)證（如ISO體系）、財(cái)務(wù)狀況、業(yè)績(jī)案例、信譽(yù)記錄等，形成《供應(yīng)商資格審查表》。供應(yīng)商評(píng)估與選定：技術(shù)標(biāo)：評(píng)估產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)匹配度、交付能力；商務(wù)標(biāo)：評(píng)估價(jià)格、付款條件、售后服務(wù)、履約承諾；綜合評(píng)分：按權(quán)重（技術(shù)40%、價(jià)格40%、商務(wù)20%）計(jì)算得分，得分最高者首選，若得分相近可組織談判。輸出文件：《供應(yīng)商資格審查表》《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》《中標(biāo)/成交通知書》。（三）合同擬定操作主體：采購(gòu)部、法務(wù)部、需求部門步驟說(shuō)明：基礎(chǔ)信息整理：采購(gòu)部根據(jù)談判結(jié)果，整理合同基礎(chǔ)信息，包括雙方主體信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人，采購(gòu)方名稱、地址、開戶行）、采購(gòu)標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）、交付安排（時(shí)間、地點(diǎn)、方式）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收流程）、付款方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及節(jié)點(diǎn)）、違約責(zé)任（違約金、賠償范圍）、爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）等。部門確認(rèn)：需求部門確認(rèn)標(biāo)的物技術(shù)細(xì)節(jié)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部確認(rèn)付款條款與預(yù)算匹配度，采購(gòu)部確認(rèn)商務(wù)條款。法務(wù)審核初稿：法務(wù)部根據(jù)公司合同模板及法律法規(guī)，審核合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性，重點(diǎn)檢查權(quán)責(zé)對(duì)等、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避條款（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)、不可抗力）。輸出文件：《采購(gòu)合同（初稿）》《法務(wù)審核意見表》。（四）合同審查操作主體：法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、管理層步驟說(shuō)明：多部門聯(lián)合審查：法務(wù)審查：重點(diǎn)審查合同主體資格、條款合法性、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等，出具《法務(wù)審查意見書》；財(cái)務(wù)審查：審查付款方式、發(fā)票要求、稅務(wù)處理、資金預(yù)算、履約保證金條款等，出具《財(cái)務(wù)審查意見書》；采購(gòu)審查：審查商務(wù)條款（價(jià)格、交付、服務(wù)）與談判結(jié)果一致性，供應(yīng)商履約能力是否達(dá)標(biāo)。意見匯總與修改：采購(gòu)部匯總各部門審查意見，與供應(yīng)商溝通修改合同，形成《合同修訂記錄》，直至所有部門無(wú)異議。最終審批：常規(guī)合同：由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人雙簽；重大合同：提交分管副總及總經(jīng)理審批。輸出文件：《法務(wù)審查意見書》《財(cái)務(wù)審查意見書》《合同修訂記錄》《合同審批表》。（五）合同簽訂與分發(fā)操作主體：采購(gòu)部、法務(wù)部、行政部步驟說(shuō)明：文本最終確認(rèn)：審批通過(guò)的合同文本由法務(wù)部加蓋“合同專用章”或公章，保證文本與審批版本一致，無(wú)涂改。簽訂與存檔：雙方授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書），采購(gòu)部留存原件至少2份，一份交供應(yīng)商，一份交行政部歸檔；電子合同需通過(guò)合法電子簽章平臺(tái)簽訂，保證法律效力。信息同步：采購(gòu)部將合同關(guān)鍵信息（編號(hào)、標(biāo)的、金額、供應(yīng)商、交付時(shí)間）錄入采購(gòu)管理系統(tǒng)，同步至財(cái)務(wù)部、需求部門。輸出文件：《采購(gòu)合同（正本）》《授權(quán)委托書》《合同登記臺(tái)賬》。（六）執(zhí)行、驗(yàn)收與結(jié)算操作主體：采購(gòu)部、需求部門、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部步驟說(shuō)明：履約跟蹤：采購(gòu)部定期跟蹤供應(yīng)商交付進(jìn)度，若出現(xiàn)延遲（如不可抗力、供應(yīng)商原因），要求供應(yīng)商書面說(shuō)明并制定補(bǔ)救方案，同步至需求部門。驗(yàn)收確認(rèn)：需求部門按合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量）組織驗(yàn)收，必要時(shí)邀請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)參與；驗(yàn)收合格：出具《驗(yàn)收合格單》，雙方簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：出具《驗(yàn)收不合格通知單》，要求供應(yīng)商限期整改，整改后復(fù)驗(yàn)直至合格。付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部根據(jù)《驗(yàn)收合格單》、合同約定的付款節(jié)點(diǎn)及發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），核對(duì)無(wú)誤后辦理付款；尾款支付前需確認(rèn)無(wú)未結(jié)違約金、質(zhì)保金扣留等事項(xiàng)。輸出文件：《履約跟蹤記錄》《驗(yàn)收合格單》《驗(yàn)收不合格通知單》《付款申請(qǐng)表》。三、核心工具模板清單（一）采購(gòu)申請(qǐng)表字段名稱填寫說(shuō)明示例申請(qǐng)部門需求部門全稱生產(chǎn)部采購(gòu)日期提交申請(qǐng)的日期2024-03-01物品/服務(wù)名稱具體采購(gòu)內(nèi)容A型號(hào)原材料規(guī)格型號(hào)詳細(xì)的參數(shù)要求（如尺寸、材質(zhì)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）長(zhǎng)1000mm×寬500mm×厚2mm數(shù)量采購(gòu)數(shù)量100件用途采購(gòu)物品/服務(wù)的具體使用場(chǎng)景生產(chǎn)產(chǎn)品零部件預(yù)算金額（元）含稅預(yù)算總額50,000期望交付時(shí)間要求供應(yīng)商完成交付的日期2024-03-20需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)*主任采購(gòu)部意見采購(gòu)部審核意見（如“需求合理，建議詢價(jià)”）*經(jīng)理審批結(jié)果最終審批結(jié)論（如“同意采購(gòu)”）分管副總*總（二）供應(yīng)商評(píng)估表評(píng)估維度評(píng)估指標(biāo)分值（100分）得分資質(zhì)條件營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、ISO9001認(rèn)證等（齊全得10分，每少一項(xiàng)扣2分）10技術(shù)能力產(chǎn)品/技術(shù)參數(shù)匹配度、研發(fā)能力、質(zhì)量管控體系（匹配度高得20分，一般10分）20商務(wù)條件價(jià)格合理性（低于市場(chǎng)均價(jià)10%得15分，持平10分）、付款方式、售后服務(wù)承諾20業(yè)績(jī)案例同類項(xiàng)目合作經(jīng)驗(yàn)（3個(gè)以上得15分，1-2個(gè)8分，無(wú)0分）15信譽(yù)狀況無(wú)重大訴訟、違約記錄（查征信報(bào)告，無(wú)不良記錄得15分，有不良記錄0分）15履約能力生產(chǎn)/交付能力、應(yīng)急響應(yīng)速度（評(píng)估產(chǎn)能及過(guò)往履約準(zhǔn)時(shí)率）20綜合評(píng)分100（三）合同審查表審查部門審查要點(diǎn)意見/修改建議確認(rèn)簽字法務(wù)部1.合同主體是否具備完全民事行為能力；2.條款是否違反法律法規(guī)；3.違約責(zé)任是否明確；4.爭(zhēng)議解決方式是否合法第5條“不可抗力”需補(bǔ)充定義范圍*專員財(cái)務(wù)部1.付款節(jié)點(diǎn)與預(yù)算匹配；2.發(fā)票類型及開票要求；3.質(zhì)保金比例（建議5%）尾款支付前需提供驗(yàn)收合格證明*經(jīng)理采購(gòu)部1.價(jià)格、交付時(shí)間與談判結(jié)果一致；2.供應(yīng)商服務(wù)承諾是否具體第8條“售后服務(wù)”需明確響應(yīng)時(shí)限*主管最終確認(rèn)所有部門無(wú)異議后，合同定稿*總監(jiān)（四）驗(yàn)收合格單字段名稱內(nèi)容驗(yàn)收編號(hào)YS-20240301-001采購(gòu)合同編號(hào)CG-20240228-005物品/服務(wù)名稱A型號(hào)原材料驗(yàn)收數(shù)量100件驗(yàn)收日期2024-03-21驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)合同約定的技術(shù)參數(shù)（長(zhǎng)1000mm±5mm、厚度2mm±0.1mm）實(shí)際驗(yàn)收結(jié)果長(zhǎng)度1002mm（符合）、厚度1.98mm（符合），質(zhì)量合格驗(yàn)收人員需求部門：技術(shù)員；供應(yīng)商：代表備注無(wú)四、使用關(guān)鍵提示與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）需求描述明確化需求部門在提交采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，需避免“一批辦公用品”“類似設(shè)備”等模糊描述，應(yīng)明確規(guī)格、數(shù)量、用途等細(xì)節(jié)，防止采購(gòu)偏差或供應(yīng)商理解錯(cuò)誤導(dǎo)致履約爭(zhēng)議。（二）供應(yīng)商資質(zhì)動(dòng)態(tài)管理建立供應(yīng)商檔案庫(kù)，定期（如每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，更新資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)及履約記錄，對(duì)存在重大違約、質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商及時(shí)清退，保證合作方持續(xù)合規(guī)。（三）合同條款完整性合同中需明確“不可抗力”“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬”“保密義務(wù)”“質(zhì)保期及質(zhì)保金”等易爭(zhēng)議條款，避免口頭約定代替書面條款；涉及金額較大或復(fù)雜服務(wù)時(shí)，建議聘請(qǐng)外部法律顧問(wèn)參與起草。（四）審查環(huán)節(jié)獨(dú)立制衡法務(wù)、財(cái)務(wù)、采購(gòu)部門需獨(dú)立審查，避免“一言堂”；重大合同應(yīng)引入管理層