企業(yè)行政管理規(guī)章制度通用范本第一章總則一、制度目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政管理流程，明確各部門及員工職責(zé)，保障企業(yè)運(yùn)營秩序，提升工作效率，營造規(guī)范、高效、和諧的工作環(huán)境，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。本制度旨在統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)全體員工（包括全職、兼職及勞務(wù)派遣人員），涵蓋辦公環(huán)境、辦公設(shè)備、會議管理、檔案管理、員工行為規(guī)范等行政管理全流程。各部門需結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，在本制度框架下制定實(shí)施細(xì)則，保證制度落地執(zhí)行。三、基本原則合規(guī)性：嚴(yán)格遵守國家《勞動法》《檔案法》《安全生產(chǎn)法》等法律法規(guī)，保證制度內(nèi)容合法合規(guī)。規(guī)范性：明確管理流程與標(biāo)準(zhǔn)，消除操作模糊地帶，實(shí)現(xiàn)“有章可循、有據(jù)可依”。效率性：簡化審批流程，優(yōu)化資源配置，避免形式主義，提升行政服務(wù)效率。公平性：制度執(zhí)行對全體員工一視同仁，不因崗位、職級差異區(qū)別對待。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)一、行政管理部門及職責(zé)企業(yè)行政部是行政管理制度的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：制定及修訂行政管理制度，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況；統(tǒng)籌辦公環(huán)境維護(hù)、辦公設(shè)備管理、會務(wù)安排、檔案管理等行政事務(wù)；負(fù)責(zé)行政費(fèi)用預(yù)算編制與控制，優(yōu)化行政資源配置；協(xié)調(diào)跨部門行政事務(wù)，處理員工關(guān)于行政服務(wù)的投訴與建議。二、各部門職責(zé)業(yè)務(wù)部門：配合行政部落實(shí)管理制度，維護(hù)本部門辦公環(huán)境規(guī)范，規(guī)范使用辦公設(shè)備，及時提交行政需求申請。人力資源部：協(xié)助行政部進(jìn)行員工行為規(guī)范管理，將行政制度執(zhí)行情況納入員工績效考核。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的審核與報(bào)銷，監(jiān)督行政預(yù)算執(zhí)行情況。第三章行政管理細(xì)則第一節(jié)辦公環(huán)境管理一、辦公區(qū)域規(guī)范整潔維護(hù)：員工需保持個人工位整潔，物品擺放有序；每日下班前清理桌面雜物，關(guān)閉電腦、打印機(jī)等設(shè)備電源。衛(wèi)生責(zé)任：行政部每周組織一次辦公區(qū)域大掃除，各部門負(fù)責(zé)本責(zé)任區(qū)日常衛(wèi)生；禁止在辦公區(qū)域用餐（特殊情況經(jīng)行政部批準(zhǔn)除外），禁止隨地吐痰、亂扔垃圾。環(huán)境秩序：辦公區(qū)域保持安靜，禁止大聲喧嘩、播放音樂；禁止在非吸煙區(qū)吸煙，吸煙需到指定吸煙區(qū)。二、辦公區(qū)域安全管理門禁管理：員工憑工牌出入辦公區(qū)域，外來人員需在前臺登記并由員工陪同進(jìn)入；禁止將工牌轉(zhuǎn)借他人使用。消防安全：熟悉消防器材位置及使用方法，禁止堵塞消防通道；定期檢查用電安全，禁止私拉亂接電線，使用大功率電器需經(jīng)行政部批準(zhǔn)。第二節(jié)辦公設(shè)備管理一、設(shè)備申領(lǐng)與領(lǐng)用申領(lǐng)流程：員工因工作需要申領(lǐng)辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、辦公椅等），需填寫《辦公設(shè)備申領(lǐng)表》（見表1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部；行政部根據(jù)庫存情況核發(fā)設(shè)備，并建立《辦公設(shè)備臺賬》（見表2）。領(lǐng)用登記：領(lǐng)用設(shè)備時，員工需核對設(shè)備型號、數(shù)量并簽字確認(rèn)；設(shè)備編號需粘貼于顯眼位置，便于管理。二、設(shè)備使用與維護(hù)使用規(guī)范：辦公設(shè)備僅限工作使用，禁止用于私人事務(wù)；操作設(shè)備前需閱讀使用說明書，違規(guī)操作造成設(shè)備損壞的，責(zé)任人需承擔(dān)維修或更換費(fèi)用。維護(hù)責(zé)任：設(shè)備日常維護(hù)由使用人負(fù)責(zé)（如定期清理打印機(jī)粉塵、電腦系統(tǒng)殺毒）；設(shè)備出現(xiàn)故障時，需及時填寫《設(shè)備維修申請表》（見表3），交行政部聯(lián)系維修；維修期間需暫借設(shè)備的，按申領(lǐng)流程辦理。三、設(shè)備報(bào)廢與處置報(bào)廢條件：設(shè)備達(dá)到使用年限、維修成本過高或技術(shù)淘汰的，由行政部鑒定并填寫《設(shè)備報(bào)廢申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后處置。處置流程：報(bào)廢設(shè)備由行政部統(tǒng)一回收，優(yōu)先進(jìn)行二手轉(zhuǎn)讓或捐贈；涉及涉密設(shè)備的，需按保密規(guī)定銷毀，并記錄處置過程。第三節(jié)會議管理一、會議分類與審批會議類型：包括周例會、月度總結(jié)會、專項(xiàng)研討會、外部會議等。審批流程：部門內(nèi)部會議：由部門負(fù)責(zé)人提前1個工作日向行政部報(bào)備會議時間、地點(diǎn)、參會人員及議程；跨部門會議或外部會議：需提前3個工作日提交《會議申請表》（見表4），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部協(xié)調(diào)場地及資源。二、會議組織與準(zhǔn)備場地與物資：行政部根據(jù)會議需求布置會場，準(zhǔn)備投影儀、麥克風(fēng)、會議資料、飲用水等；大型會議需提前檢查設(shè)備調(diào)試情況。通知與簽到：會議召開前1天通過企業(yè)/郵件發(fā)送會議通知，明確時間、地點(diǎn)及議程；參會人員需提前10分鐘簽到，遲到15分鐘以上需向會議主持人說明原因。三、會議紀(jì)律與紀(jì)要紀(jì)律要求：會議期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，禁止隨意走動、交頭接耳；未經(jīng)允許不得錄音、錄像。紀(jì)要與落實(shí)：行政部或指定人員記錄會議內(nèi)容，形成《會議紀(jì)要》（見表5）并于會后24小時內(nèi)分發(fā)；會議決議事項(xiàng)需明確責(zé)任部門及完成時限，行政部跟蹤落實(shí)情況。第四節(jié)檔案管理一、檔案分類與歸檔檔案類型：包括行政檔案（制度、合同、會議紀(jì)要等）、人事檔案（員工合同、考核記錄等）、財(cái)務(wù)檔案（報(bào)銷憑證、報(bào)表等）、業(yè)務(wù)檔案（項(xiàng)目資料、客戶信息等）。歸檔范圍：具有保存價值的各類文件材料，均需在辦理完畢后3個工作日內(nèi)歸檔。歸檔流程：各部門指定檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案收集、整理；檔案按“年度-類別-問題”分類編號，填寫《檔案歸檔清單》（見表6），交行政部審核后入庫；電子檔案需備份至企業(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)檔案需存入專用檔案柜，標(biāo)注檔案名稱及編號。二、檔案查閱與保管查閱權(quán)限：員工查閱本部門檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱跨部門檔案需提交《檔案查閱申請表》（見表7），經(jīng)行政部及檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱要求：查閱檔案需在指定區(qū)域進(jìn)行，不得涂改、勾畫、抽取、撤換；檔案原則上不外借，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱期限不超過3天。保管期限：根據(jù)檔案價值確定保管期限（如行政檔案永久保存，人事檔案員工離職后保存10年），到期需銷毀的檔案，由行政部鑒定后填寫《檔案銷毀申請表》（見表8），經(jīng)總經(jīng)理審批后監(jiān)銷。第四章員工行為規(guī)范一、儀容儀表與行為禮儀儀容儀表：員工著裝需整潔得體，商務(wù)場合著正裝，日常辦公可著商務(wù)休閑裝；禁止穿著拖鞋、背心、短褲進(jìn)入辦公區(qū)域。行為禮儀：接待客戶或來訪人員時，需主動問候、微笑服務(wù)；接打電話時，需先自報(bào)部門（“您好，部門，請問有什么可以幫您？”），通話結(jié)束等對方先掛斷電話。二、辦公紀(jì)律考勤管理：嚴(yán)格遵守企業(yè)考勤制度，遲到、早退、曠工按《員工考勤管理辦法》處理；請假需提前提交申請，審批通過后方可離崗。信息保密：嚴(yán)禁泄露企業(yè)商業(yè)秘密（如客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等）；禁止在私人通訊工具中討論工作敏感內(nèi)容；離職時需辦理資料交接手續(xù)，簽訂《保密協(xié)議》。廉潔自律：禁止利用職務(wù)之便收受禮品、回扣或?yàn)閭€人謀取私利；嚴(yán)禁挪用企業(yè)資金或虛報(bào)費(fèi)用。第五章獎懲管理一、獎勵情形遵守行政管理制度，表現(xiàn)突出者；提出合理化建議，為企業(yè)節(jié)約成本或提升效率者；及時發(fā)覺并制止違規(guī)行為，避免企業(yè)損失者。獎勵形式包括通報(bào)表揚(yáng)、獎金、晉升等，由行政部提名，總經(jīng)理審批。二、處罰情形違反辦公環(huán)境管理規(guī)定，經(jīng)提醒仍不改正者；損壞辦公設(shè)備未及時報(bào)備或故意損壞者；泄露企業(yè)秘密或違反廉潔自律規(guī)定者。處罰形式包括口頭警告、書面警告、罰款、降職直至解除勞動合同，具體標(biāo)準(zhǔn)參照《員工獎懲管理辦法》。第六章附則一、制度修訂本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，每年末根據(jù)企業(yè)發(fā)展及執(zhí)行情況評估優(yōu)化，修訂后需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批發(fā)布。二、生效日期本制度自2024年X月X日起生效，原有相關(guān)規(guī)定同時廢止。表1辦公設(shè)備申領(lǐng)表表2辦公設(shè)備臺賬表3設(shè)備維修申請表表4會議申請表表5會議紀(jì)要表6檔案歸檔清單表7檔案查閱申請表表8檔案銷毀申請表表1辦公設(shè)備申領(lǐng)表申請人部門職位申請日期設(shè)備名稱規(guī)格型號數(shù)量用途部門負(fù)責(zé)人審批行政部審批簽字：日期：簽字：日期：表2辦公設(shè)備臺賬設(shè)備編號設(shè)備名稱規(guī)格型號領(lǐng)用日期使用人部門維修記錄報(bào)廢日期表3設(shè)備維修申請表申請人部門聯(lián)系方式設(shè)備編號設(shè)備名稱故障描述故障發(fā)生時間是否過保預(yù)估維修費(fèi)用期望修復(fù)時間部門負(fù)責(zé)人審批行政部審批簽字：日期：簽字：日期：表4會議申請表申請部門會議名稱會議時間會議地點(diǎn)參會人員會議類型□內(nèi)部□外部會議議程所需資源□投影儀□麥克風(fēng)□會議資料□其他：部門負(fù)責(zé)人審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：簽字：日期：表5會議紀(jì)要會議名稱會議時間會議地點(diǎn)主持人參會人員記錄人會議議題討論內(nèi)容決議事項(xiàng)責(zé)任人分發(fā)范圍表6檔案歸檔清單部門歸檔日期檔案類別檔案標(biāo)題歸檔人保管期限表7檔案查閱申請表申請人部門查閱日期查閱用途檔案名稱檔案編號所屬部門預(yù)計(jì)歸還時間檔案所屬部門負(fù)責(zé)人審批行政部審批簽字：日期：簽字：日期：表8檔案銷毀申請表檔案名稱檔案編號銷毀原因保管期限銷毀數(shù)量鑒定意見行政部負(fù)責(zé)人審批總經(jīng)理審批簽字：日期：簽字：日期：監(jiān)銷人簽字：日期：制度執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)制度宣貫：新員