行政事務(wù)處理流程規(guī)范化手冊(cè)前言為規(guī)范公司行政事務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高工作效率，保障行政工作有序開展，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司全體員工，行政部為事務(wù)處理的主責(zé)部門，各部門應(yīng)配合執(zhí)行，保證行政流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化。一、適用工作場(chǎng)景與范圍本手冊(cè)涵蓋公司日常運(yùn)營中的核心行政事務(wù)，具體包括但不限于以下場(chǎng)景：日常辦公物資管理：如文具、耗材的申領(lǐng)、采購與發(fā)放；會(huì)議組織與協(xié)調(diào)：包括部門會(huì)議、跨部門會(huì)議及公司級(jí)會(huì)議的籌備、召開與跟進(jìn)；固定資產(chǎn)維護(hù)與管理：辦公設(shè)備、家具等資產(chǎn)的采購、登記、領(lǐng)用、歸還及盤點(diǎn)；外部來訪接待：客戶、合作伙伴及部門等外部人員的接待安排；員工差旅支持：國內(nèi)/外差旅的申請(qǐng)、審批、行程安排及費(fèi)用報(bào)銷協(xié)助。二、核心事務(wù)處理流程（一）日常辦公物資管理流程目標(biāo)：保障辦公物資及時(shí)供應(yīng)，避免資源浪費(fèi)，規(guī)范采購與發(fā)放環(huán)節(jié)。步驟說明：需求提出申請(qǐng)人根據(jù)部門工作需要，填寫《日常辦公物資申領(lǐng)審批表》（見配套模板1），注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間。示例：行政部*小申因部門新增5名員工，需申領(lǐng)A4紙50包、簽字筆20支。部門審核申請(qǐng)人將表格提交至部門負(fù)責(zé)人*主管審核，負(fù)責(zé)人核實(shí)需求的合理性與必要性，簽字確認(rèn)后傳遞至行政部。采購審批與執(zhí)行行政部*專員接收申領(lǐng)表，核對(duì)庫存情況：若庫存充足，直接發(fā)放物資，并在《物資臺(tái)賬》中登記領(lǐng)用信息；若庫存不足，行政部根據(jù)采購預(yù)算填寫《物資采購申請(qǐng)單》，提交至行政經(jīng)理*經(jīng)理審批，審批通過后聯(lián)系供應(yīng)商采購（緊急需求可啟動(dòng)綠色采購?fù)ǖ溃?。物資發(fā)放與登記采購?fù)瓿珊?，行政部通知申?qǐng)人領(lǐng)取物資，雙方在《物資發(fā)放登記表》簽字確認(rèn)，保證賬實(shí)一致。庫存盤點(diǎn)行政部每月末對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際庫存，編制《庫存盤點(diǎn)表》，對(duì)積壓或臨期物資提出處理建議。（二）會(huì)議組織與管理流程目標(biāo)：保證會(huì)議有序召開，提高會(huì)議效率，保障會(huì)議成果落地。步驟說明：會(huì)議發(fā)起與審批主辦部門提前2-3個(gè)工作日填寫《會(huì)議組織與安排審批表》（見配套模板2），明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）。審批流程：主辦部門負(fù)責(zé)人部長→行政部經(jīng)理（確認(rèn)場(chǎng)地與設(shè)備）→需公司級(jí)會(huì)議的，需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)*總助審批。會(huì)議準(zhǔn)備行政部根據(jù)審批結(jié)果，提前1天布置會(huì)場(chǎng)（調(diào)試設(shè)備、擺放席卡、準(zhǔn)備會(huì)議材料等），并通過郵件/群通知參會(huì)人員；主辦部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議議程、匯報(bào)材料等，提前半天發(fā)送至參會(huì)人員。會(huì)議召開與記錄會(huì)議開始前10分鐘，行政部*專員到場(chǎng)檢查設(shè)備，引導(dǎo)參會(huì)人員就座；會(huì)議期間，指定專人（主辦部門或行政部）記錄會(huì)議要點(diǎn)，形成《會(huì)議紀(jì)要草稿》，包括決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)限等。會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，主辦部門審核《會(huì)議紀(jì)要》，正式版發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門；行政部跟進(jìn)決議事項(xiàng)落實(shí)情況，每周匯總《會(huì)議決議跟蹤表》，向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)度。（三）固定資產(chǎn)管理流程目標(biāo)：規(guī)范固定資產(chǎn)全生命周期管理，防止資產(chǎn)流失，保證資產(chǎn)高效使用。步驟說明：需求申報(bào)與評(píng)估因工作需要新增或替換固定資產(chǎn)的部門，填寫《固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)表》（見配套模板3），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算及用途。行政部專員對(duì)需求進(jìn)行必要性評(píng)估（如現(xiàn)有資產(chǎn)是否可調(diào)配、是否符合采購標(biāo)準(zhǔn)），提交至行政經(jīng)理經(jīng)理審批。采購與入庫審批通過后，行政部通過公司指定供應(yīng)商采購，到貨后核對(duì)資產(chǎn)信息（名稱、型號(hào)、數(shù)量），填寫《固定資產(chǎn)入庫單》，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號(hào)、部門、領(lǐng)用日期），錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》。領(lǐng)用與登記領(lǐng)用人填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》，部門負(fù)責(zé)人簽字后至行政部領(lǐng)用，雙方在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》簽字確認(rèn)，臺(tái)賬更新領(lǐng)用信息。維護(hù)與歸還資產(chǎn)使用人負(fù)責(zé)日常維護(hù)，出現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修（填寫《資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》）；員工離職或部門調(diào)整時(shí)，需將資產(chǎn)交還行政部，核對(duì)無誤后辦理《資產(chǎn)歸還手續(xù)》，臺(tái)賬更新狀態(tài)。盤點(diǎn)與報(bào)廢行政部每半年組織一次全面盤點(diǎn)，編制《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表》，對(duì)盤盈、盤虧、閑置資產(chǎn)提出處理意見；無法使用或報(bào)廢的資產(chǎn)，填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一處置。（四）外部來訪接待流程目標(biāo)：規(guī)范接待標(biāo)準(zhǔn)，展現(xiàn)公司形象，保障接待工作有序進(jìn)行。步驟說明：接待申請(qǐng)與信息確認(rèn)接待部門提前1-2個(gè)工作日填寫《外部來訪接待申請(qǐng)表》（見配套模板4），注明來訪單位、人員姓名/職務(wù)、來訪時(shí)間、事由、接待需求（如場(chǎng)地、餐飲、翻譯等）。接待部門負(fù)責(zé)人總監(jiān)審核后，提交至行政部經(jīng)理協(xié)調(diào)資源。接待方案制定行政部根據(jù)來訪級(jí)別（普通/重要/重要）制定接待方案：普通接待：安排會(huì)議室、茶水；重要接待：需確認(rèn)是否需要車輛接送、用餐安排、禮品贈(zèng)送等，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批。接待實(shí)施接待當(dāng)天，行政部*專員提前30分鐘布置會(huì)場(chǎng)（席卡、指示牌、資料等），在指定地點(diǎn)迎接來訪人員；接待部門負(fù)責(zé)人全程陪同，引導(dǎo)至?xí)h室，介紹參會(huì)人員，按議程開展交流。接待總結(jié)與歸檔接待結(jié)束后，接待部門填寫《接待總結(jié)表》，反饋接待效果及改進(jìn)建議；行政部整理接待資料（申請(qǐng)表、方案、照片等），歸檔保存。（五）員工差旅支持流程目標(biāo)：規(guī)范差旅申請(qǐng)與報(bào)銷，保障員工出差順利，控制差旅成本。步驟說明：差旅申請(qǐng)與審批員工因公出差需提前3個(gè)工作日填寫《員工差旅申請(qǐng)審批表》（見配套模板5），注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具（按公司標(biāo)準(zhǔn)選擇）、預(yù)計(jì)費(fèi)用、出差人及同行人員。審批流程：部門負(fù)責(zé)人部長→行政部經(jīng)理（確認(rèn)差旅必要性）→財(cái)務(wù)部經(jīng)理（審核預(yù)算）→分管領(lǐng)導(dǎo)總審批。行程與住宿安排審批通過后，員工可通過公司指定平臺(tái)（如攜程商旅）預(yù)訂機(jī)票/車票、酒店，行政部提供必要協(xié)助；住宿標(biāo)準(zhǔn)：一線城市不超過500元/晚，二線城市不超過350元/晚（特殊情況需提前申請(qǐng)）。差旅費(fèi)用報(bào)銷出差歸來5個(gè)工作日內(nèi)，員工整理差旅票據(jù)（發(fā)票、行程單等），填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》，附審批通過的《差旅申請(qǐng)審批表》，提交至財(cái)務(wù)部審核；財(cái)務(wù)部審核無誤后，按公司規(guī)定時(shí)間發(fā)放報(bào)銷款項(xiàng)。差旅總結(jié)與反饋重要差旅（如項(xiàng)目洽談、客戶拜訪后），員工需提交《差旅總結(jié)報(bào)告》，匯報(bào)出差成果及后續(xù)工作計(jì)劃。三、配套操作模板模板1：日常辦公物資申領(lǐng)審批表申領(lǐng)日期申領(lǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式物資名稱規(guī)格型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量用途說明部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：行政部審核意見：簽字：日期：采購執(zhí)行情況：簽字：日期：領(lǐng)取人簽字：領(lǐng)取日期：模板2：會(huì)議組織與安排審批表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人員會(huì)議主題議程安排：所需設(shè)備：□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：______主辦部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：行政部協(xié)調(diào)意見：簽字：日期：會(huì)議記錄人：聯(lián)系方式：模板3：固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)領(lǐng)用部門領(lǐng)用人資產(chǎn)狀態(tài)：□正常□維修中□閑置部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部經(jīng)辦人簽字：歸還日期：歸還人簽字：驗(yàn)收人簽字：模板4：外部來訪接待申請(qǐng)表來訪單位來訪人員姓名/職務(wù)到訪時(shí)間離開時(shí)間來訪事由接待部門接待人職務(wù)聯(lián)系方式接待需求：□會(huì)議室□車輛□餐飲□翻譯□其他：______接待部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：行政部安排意見：簽字：日期：模板5：員工差旅申請(qǐng)審批表出差人部門職務(wù)出差時(shí)間出差地點(diǎn)事由同行人員交通工具：□飛機(jī)□高鐵□汽車□其他：______預(yù)計(jì)費(fèi)用：預(yù)算科目：部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：行政部意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部意見：簽字：日期：四、操作要點(diǎn)與常見問題（一）通用操作要點(diǎn)時(shí)效性要求：所有事務(wù)需提前申請(qǐng)，緊急情況（如臨時(shí)會(huì)議、突發(fā)差旅）需通過電話/即時(shí)通訊工具同步行政部，事后補(bǔ)填審批表；信息準(zhǔn)確性：申請(qǐng)表中物資名稱、時(shí)間、地點(diǎn)等信息需完整無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致流程延誤；責(zé)任到人：各環(huán)節(jié)需明確責(zé)任人（如申請(qǐng)人、審核人、執(zhí)行人），簽字確認(rèn)保證責(zé)任可追溯；文檔留存：所有審批表、登記表、紀(jì)要等需按年度分類歸檔，保存期限不少于3年。（二）常見問題與應(yīng)對(duì)問題：辦公物資申領(lǐng)后遲遲未發(fā)放。應(yīng)對(duì)：申請(qǐng)人可向行政部*專員查詢進(jìn)度，行政部需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋原因（如庫存不足、采購延遲等），并明確解決時(shí)間。問題：會(huì)議設(shè)備突發(fā)故障。應(yīng)對(duì)：會(huì)議組織人立即聯(lián)系行政部*專員，行政部需在10分鐘內(nèi)響應(yīng)，協(xié)調(diào)備用設(shè)備或技術(shù)人員到場(chǎng)處理。問題：差旅票據(jù)不符合報(bào)銷要求。應(yīng)對(duì)：財(cái)務(wù)部提前公示報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（如發(fā)票需為增值稅普