會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)合同一、服務(wù)范圍與內(nèi)容（一）會(huì)議策劃與籌備方案設(shè)計(jì)服務(wù)方應(yīng)在合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)，向委托方提交包含會(huì)議主題、議程安排、場(chǎng)地布局、視聽設(shè)備清單、餐飲方案、預(yù)算明細(xì)等內(nèi)容的《會(huì)議執(zhí)行方案》，經(jīng)委托方書面確認(rèn)后方可實(shí)施。方案調(diào)整需經(jīng)雙方協(xié)商一致，重大變更（如場(chǎng)地更換、議程調(diào)整超過3項(xiàng)）應(yīng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。場(chǎng)地協(xié)調(diào)服務(wù)方負(fù)責(zé)與會(huì)議場(chǎng)地提供方簽訂租賃合同，確保場(chǎng)地符合以下標(biāo)準(zhǔn)：主會(huì)場(chǎng)容納人數(shù)不低于委托方要求的參會(huì)人數(shù)上限，配備至少2個(gè)備用休息室，網(wǎng)絡(luò)帶寬不低于100Mbps，空調(diào)溫度控制在24-26℃，消防通道暢通并通過安全檢查。供應(yīng)商管理服務(wù)方需對(duì)以下供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核與過程監(jiān)督：搭建商：具備搭建大型會(huì)議的ISO9001認(rèn)證，近3年無安全事故記錄；設(shè)備租賃商：提供的LED屏幕分辨率不低于P2.5，音響設(shè)備支持8個(gè)無線麥克風(fēng)同時(shí)使用；餐飲服務(wù)商：持有食品經(jīng)營(yíng)許可證，提供的菜單需包含3種以上素食選項(xiàng)及清真餐備選方案。（二）現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行服務(wù)人員配置服務(wù)方應(yīng)在會(huì)議期間配備：項(xiàng)目經(jīng)理1名（全程在場(chǎng)，具備5年以上同類型會(huì)議執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)）、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)員2名（分別負(fù)責(zé)上午場(chǎng)與下午場(chǎng)）、技術(shù)支持人員3名（音視頻1名、網(wǎng)絡(luò)1名、燈光1名）、簽到人員4名（分VIP通道與普通通道）、機(jī)動(dòng)人員2名（處理突發(fā)情況）。流程管控簽到環(huán)節(jié)：采用人臉識(shí)別與紙質(zhì)簽到雙系統(tǒng)，VIP嘉賓由專人引導(dǎo)至休息室；議程執(zhí)行：提前30分鐘完成設(shè)備調(diào)試，每個(gè)環(huán)節(jié)開始前5分鐘提醒演講嘉賓；茶歇管理：在會(huì)議間隙提供茶點(diǎn)、咖啡、礦泉水，設(shè)置垃圾分類回收區(qū)。應(yīng)急處理服務(wù)方需制定《會(huì)議應(yīng)急預(yù)案》，包含以下場(chǎng)景的處置流程：設(shè)備故障：投影儀故障時(shí)15分鐘內(nèi)啟用備用投影設(shè)備，音響故障時(shí)切換至備用音響系統(tǒng)；人員突發(fā)狀況：配備急救箱（含AED設(shè)備），與最近醫(yī)院建立30分鐘應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制；天氣影響：極端天氣導(dǎo)致交通受阻時(shí)，提供線上直播備用方案，協(xié)調(diào)酒店延遲退房時(shí)間。（三）會(huì)后服務(wù)資料整理會(huì)議結(jié)束后7個(gè)工作日內(nèi)，服務(wù)方需向委托方提交：會(huì)議總結(jié)報(bào)告（含參會(huì)人員簽到表、議程執(zhí)行記錄表、問題整改清單）；音視頻資料（全程高清錄像，按議程章節(jié)剪輯，提供MP4格式文件及文字實(shí)錄）；財(cái)務(wù)決算報(bào)告（含各項(xiàng)支出原始憑證復(fù)印件，與預(yù)算偏差率不超過5%）。場(chǎng)地復(fù)原服務(wù)方應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成場(chǎng)地清場(chǎng)，確保：拆除所有搭建物，清理垃圾并分類清運(yùn)，恢復(fù)場(chǎng)地原始布局，經(jīng)場(chǎng)地提供方與委托方共同驗(yàn)收簽字。二、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（一）驗(yàn)收指標(biāo)核心指標(biāo)會(huì)議準(zhǔn)時(shí)率：議程各環(huán)節(jié)開始時(shí)間與計(jì)劃時(shí)間偏差不超過5分鐘；設(shè)備正常運(yùn)行率：音視頻、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備故障累計(jì)時(shí)長(zhǎng)不超過會(huì)議總時(shí)長(zhǎng)的0.5%；參會(huì)滿意度：會(huì)后發(fā)放電子問卷，回收有效問卷率不低于80%，滿意度評(píng)分不低于4.5分（5分制）。服務(wù)保障響應(yīng)時(shí)效：工作時(shí)間內(nèi)對(duì)委托方提出的問題2小時(shí)內(nèi)書面回復(fù)，非工作時(shí)間4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；文檔規(guī)范：所有提交文件需采用A4紙張打印，電子版使用PDF格式并加密傳輸；保密要求：對(duì)會(huì)議涉及的未公開信息（如嘉賓行程、內(nèi)部議程）保密，保密期限為會(huì)議結(jié)束后3年。三、費(fèi)用與支付（一）費(fèi)用構(gòu)成基礎(chǔ)服務(wù)費(fèi)包含策劃費(fèi)、人員服務(wù)費(fèi)、管理費(fèi)，共計(jì)人民幣XX元（大寫：XX），占總費(fèi)用的40%。代墊費(fèi)用場(chǎng)地租賃費(fèi)：按實(shí)際租賃天數(shù)計(jì)算，最高不超過預(yù)算金額XX元；設(shè)備租賃與搭建費(fèi)：LED屏幕、音響、舞臺(tái)搭建等費(fèi)用，提供3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單作為參考；餐飲費(fèi)：按實(shí)際參會(huì)人數(shù)結(jié)算，標(biāo)準(zhǔn)為XX元/人/天（含早中晚餐及茶歇）；其他費(fèi)用：包含印刷品制作、交通協(xié)調(diào)、禮品采購(gòu)等，單項(xiàng)支出超過XX元需提前獲得委托方書面確認(rèn)。（二）支付方式預(yù)付款合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)，委托方向服務(wù)方支付總費(fèi)用的30%作為預(yù)付款，服務(wù)方收到款項(xiàng)后啟動(dòng)方案策劃工作。進(jìn)度款《會(huì)議執(zhí)行方案》經(jīng)確認(rèn)后10個(gè)工作日內(nèi)，支付總費(fèi)用的40%，服務(wù)方收到款項(xiàng)后開始場(chǎng)地預(yù)訂與供應(yīng)商簽約。尾款會(huì)議結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)，服務(wù)方提交《會(huì)議決算報(bào)告》，經(jīng)委托方審核無誤后支付剩余30%尾款，付款前服務(wù)方需提供等額增值稅專用發(fā)票。四、雙方權(quán)利與義務(wù)（一）委托方權(quán)利義務(wù)權(quán)利對(duì)會(huì)議方案擁有最終審批權(quán)，可要求服務(wù)方對(duì)方案進(jìn)行不超過3次免費(fèi)修改；指派1名項(xiàng)目對(duì)接人，對(duì)服務(wù)方工作進(jìn)行監(jiān)督與評(píng)估；會(huì)議結(jié)束后7個(gè)工作日內(nèi)，組織服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)收并出具《驗(yàn)收意見書》。義務(wù)按合同約定及時(shí)支付款項(xiàng)，逾期付款每延遲1日按應(yīng)付金額的0.05%支付違約金；提供參會(huì)人員預(yù)估名單（含姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式、dietaryrequirements），實(shí)際人數(shù)變動(dòng)超過10%需提前7個(gè)工作日通知服務(wù)方；配合服務(wù)方辦理會(huì)議相關(guān)審批手續(xù)（如公安備案、消防審批），提供必要的企業(yè)資質(zhì)文件。（二）服務(wù)方權(quán)利義務(wù)權(quán)利按合同約定收取服務(wù)費(fèi)用，委托方逾期付款超過15日有權(quán)暫停服務(wù)；在方案實(shí)施過程中，對(duì)委托方提出的不合理要求（如違反消防安全規(guī)定的場(chǎng)地布置）可拒絕執(zhí)行，并書面說明理由。義務(wù)因服務(wù)方原因?qū)е聲?huì)議延遲開始超過30分鐘，每延遲1小時(shí)按總費(fèi)用的5%支付違約金；如發(fā)生設(shè)備故障未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修復(fù)，每次扣除服務(wù)費(fèi)的2%；對(duì)因自身過失造成的參會(huì)人員人身傷害或財(cái)產(chǎn)損失承擔(dān)賠償責(zé)任（最高賠償限額為總費(fèi)用的3倍）。五、違約責(zé)任（一）服務(wù)方違約情形未按時(shí)提交《會(huì)議執(zhí)行方案》，每逾期1日支付總費(fèi)用的1%違約金；現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員配置未達(dá)到合同約定標(biāo)準(zhǔn)，每缺少1人扣除服務(wù)費(fèi)的3%；會(huì)議資料未按約定時(shí)間交付，每延遲1日支付總費(fèi)用的0.5%違約金；因服務(wù)方原因?qū)е聲?huì)議取消，需退還已收款項(xiàng)并支付總費(fèi)用50%的賠償金。（二）委托方違約情形無正當(dāng)理由解除合同，需支付總費(fèi)用30%的違約金；未及時(shí)提供會(huì)議必要信息（如嘉賓名單、演講材料）導(dǎo)致方案延誤，責(zé)任由委托方承擔(dān)；擅自變更會(huì)議時(shí)間或地點(diǎn)，需承擔(dān)由此產(chǎn)生的額外費(fèi)用（如場(chǎng)地違約金、供應(yīng)商賠償金）。六、不可抗力與爭(zhēng)議解決不可抗力因地震、臺(tái)風(fēng)、洪水等自然災(zāi)害或政府行為導(dǎo)致會(huì)議無法正常舉行，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任，已發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用由委托方承擔(dān)，服務(wù)方應(yīng)退還未發(fā)生部分的預(yù)付款。爭(zhēng)議解決雙方因合同履行發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方可向會(huì)議舉辦地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。訴訟期間，除爭(zhēng)議事項(xiàng)外，雙方應(yīng)繼續(xù)履行合同其他條款。七、其他條款本合同自雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章之日起生效，有效期至?xí)蠓?/p>