為規(guī)范行政部門采購行為，優(yōu)化資源配置，提升采購工作的合規(guī)性、效率性與透明度，保障采購活動(dòng)依法依規(guī)、公平公正開展，結(jié)合部門實(shí)際管理需求，特制定本采購流程規(guī)范。本規(guī)范適用于行政部門開展的物資采購、服務(wù)采購及小型工程采購活動(dòng)（涉及重大工程招標(biāo)的，需參照國家及地方專項(xiàng)法規(guī)執(zhí)行）。一、職責(zé)分工（一）需求部門結(jié)合工作實(shí)際提出采購需求，明確采購標(biāo)的的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等具體要求；參與供應(yīng)商考察、采購方案研討及貨物（服務(wù)）驗(yàn)收工作，對需求的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)。（二）采購管理部門作為采購活動(dòng)的組織實(shí)施主體，負(fù)責(zé)編制采購計(jì)劃、選擇采購方式、組織供應(yīng)商篩選與談判、擬定采購合同、協(xié)調(diào)采購過程中的爭議事項(xiàng)；建立并維護(hù)供應(yīng)商信息庫，定期開展供應(yīng)商評價(jià)。（三）財(cái)務(wù)部門審核采購預(yù)算的合規(guī)性，把控資金支付節(jié)點(diǎn)，根據(jù)采購合同、驗(yàn)收單據(jù)等憑證辦理款項(xiàng)支付；對采購活動(dòng)的財(cái)務(wù)合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，定期開展采購成本分析。（四）監(jiān)督審計(jì)部門對采購流程的合規(guī)性、公正性進(jìn)行全流程監(jiān)督，重點(diǎn)核查采購方式選擇、供應(yīng)商資質(zhì)、合同條款、驗(yàn)收結(jié)果等環(huán)節(jié)；受理采購相關(guān)投訴舉報(bào)，對違規(guī)行為提出整改意見或問責(zé)建議。二、采購流程規(guī)范（一）需求發(fā)起與審批1.需求提報(bào)：需求部門根據(jù)工作任務(wù)或業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《采購需求申請表》，清晰描述采購標(biāo)的的功能需求、技術(shù)要求、預(yù)算金額（需與部門年度預(yù)算或?qū)ｍ?xiàng)經(jīng)費(fèi)計(jì)劃匹配）及交付要求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后提交采購管理部門。2.需求評審：采購管理部門聯(lián)合財(cái)務(wù)、技術(shù)相關(guān)人員對需求進(jìn)行合規(guī)性評審，重點(diǎn)核查需求的必要性、預(yù)算匹配度及技術(shù)參數(shù)的合理性。單筆采購預(yù)算超過規(guī)定額度的，需提交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行二次審批；涉及跨部門協(xié)同或重大事項(xiàng)的，需經(jīng)辦公會(huì)集體審議。（二）采購方式確定根據(jù)采購預(yù)算金額、標(biāo)的性質(zhì)及市場競爭情況，選擇適用的采購方式：自行采購：預(yù)算金額較低、市場供應(yīng)充足且技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的物資或服務(wù)（如辦公文具、常規(guī)運(yùn)維服務(wù)），由采購部門通過比價(jià)（至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）后直接采購。詢價(jià)采購：預(yù)算金額適中、標(biāo)的具有一定技術(shù)要求但市場競爭充分的，由采購部門向至少3家符合資質(zhì)的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)單及技術(shù)方案，經(jīng)綜合比價(jià)后確定合作方。競爭性談判/磋商：預(yù)算金額較高、標(biāo)的技術(shù)復(fù)雜或供應(yīng)商數(shù)量有限的，由采購部門組建談判小組，邀請3家以上供應(yīng)商參與談判，就價(jià)格、服務(wù)條款、履約保障等內(nèi)容進(jìn)行多輪磋商，根據(jù)談判結(jié)果擇優(yōu)確定供應(yīng)商。招標(biāo)采購：符合國家或地方招標(biāo)法規(guī)要求（如預(yù)算金額達(dá)到法定招標(biāo)限額、涉及公共資源交易等）的，需委托具備資質(zhì)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)或依法組建評標(biāo)委員會(huì)，嚴(yán)格按照《招標(biāo)投標(biāo)法》等法規(guī)開展公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)。（三）供應(yīng)商管理1.資質(zhì)審查：采購部門對意向供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用記錄（如“信用中國”平臺查詢結(jié)果）、類似項(xiàng)目業(yè)績等進(jìn)行審查，優(yōu)先選擇信用良好、履約能力強(qiáng)的供應(yīng)商，禁止與列入失信名單或有重大違法記錄的供應(yīng)商合作。2.供應(yīng)商庫建設(shè)：建立合格供應(yīng)商信息庫，對入庫供應(yīng)商實(shí)行分類管理（如物資類、服務(wù)類），定期開展履約評價(jià)（評價(jià)維度包括產(chǎn)品質(zhì)量、交付效率、售后服務(wù)等），對評價(jià)不合格的供應(yīng)商予以出庫處理。3.單一來源采購限制：原則上不采用單一來源采購方式，確因技術(shù)專利、獨(dú)家授權(quán)、緊急搶險(xiǎn)等特殊原因需單一來源采購的，需提供充分證明材料，經(jīng)監(jiān)督審計(jì)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，并在采購?fù)瓿珊笙蛉w員工公示采購理由及結(jié)果。（四）采購實(shí)施與合同管理1.采購談判：采購部門組織需求部門、技術(shù)專家與供應(yīng)商開展談判，明確采購標(biāo)的的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任等核心條款，談判過程需形成書面記錄（含參與人員、談判內(nèi)容、達(dá)成的共識等）。2.合同擬定：根據(jù)談判結(jié)果擬定采購合同，合同條款需符合《民法典》相關(guān)規(guī)定，明確雙方權(quán)利義務(wù)、爭議解決方式等內(nèi)容。合同文本需經(jīng)法務(wù)部門（或法律顧問）審核，確保條款合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。3.合同簽署：合同經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章，合同原件由采購部門存檔，需求部門、財(cái)務(wù)部門留存復(fù)印件。（五）驗(yàn)收與付款1.到貨驗(yàn)收：需求部門聯(lián)合采購部門、技術(shù)人員組成驗(yàn)收小組，對照采購合同及技術(shù)要求對貨物（服務(wù)）進(jìn)行驗(yàn)收。物資類采購需檢查數(shù)量、外觀、質(zhì)量證明文件等；服務(wù)類采購需驗(yàn)證服務(wù)成果是否滿足合同約定的標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收合格的，填寫《采購驗(yàn)收單》并由參與人員簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，由采購部門牽頭與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、返工或索賠事宜，待整改合格后重新組織驗(yàn)收。2.款項(xiàng)支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同、驗(yàn)收單據(jù)、發(fā)票等憑證，按照約定的付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）辦理支付。涉及分期付款的，需嚴(yán)格審核每一期的履約證明材料；涉及質(zhì)保金的，需在質(zhì)保期滿且無質(zhì)量問題后支付。（六）檔案管理采購管理部門需建立采購檔案，將采購需求申請表、審批文件、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、談判記錄、合同文本、驗(yàn)收單、付款憑證等資料整理歸檔，檔案保存期限不少于規(guī)定年限（涉及固定資產(chǎn)采購的，保存至資產(chǎn)報(bào)廢處置后3年）。檔案借閱需履行審批手續(xù)，確保資料安全完整。三、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.監(jiān)督審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查流程合規(guī)性、合同執(zhí)行情況及資金使用效率，每季度形成《采購監(jiān)督報(bào)告》向管理層匯報(bào)。2.建立采購信息公開機(jī)制，通過內(nèi)部OA系統(tǒng)或公告欄公示采購項(xiàng)目的需求、方式、結(jié)果等信息，接受全體員工監(jiān)督，公示期不少于3個(gè)工作日。（二）違規(guī)處理對采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為（如拆分項(xiàng)目規(guī)避審批、收受供應(yīng)商回扣、擅自變更合同條款等），視情節(jié)輕重采取以下措施：責(zé)令責(zé)任部門限期整改，追回違規(guī)支出的資金；對直接責(zé)任人進(jìn)行績效扣分、崗位調(diào)整等