ICS01.140.20CCSA144112IDB4112/T332—2024前言 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 1 25建檔內(nèi)容 26紙質(zhì)檔案 26.1形成、收集 26.2整理 36.3立卷 36.3.1組卷原則 36.3.2組卷要求 36.3.3檔號(hào) 36.3.4編目 36.3.5裝訂及裝具 36.4排架 46.5借閱、利用 46.6保管、保護(hù) 46.7移交、銷毀 4 47.1基本要求 47.2處理保存 5附錄A（規(guī)范性）歸檔基本內(nèi)容及保管期限 6A.1安全技術(shù)檔案 錯(cuò)誤!未定義書簽。A.2運(yùn)行管理檔案 8A.3安全管理制度檔案 8附錄B（資料性）檔號(hào)編制規(guī)則 B.1檔號(hào)編制規(guī)則 B.1.1檔案編號(hào) 錯(cuò)誤!未定義書簽。B.2特種設(shè)備代碼 B.3特種設(shè)備檔案類別代號(hào) 附錄C（規(guī)范性）案卷編目要求 C.1案卷目錄編制 C.1.1案卷目錄項(xiàng)目填寫要求 錯(cuò)誤!未定義書簽。C.2卷內(nèi)目錄編制 C.2.1技術(shù)類卷內(nèi)目錄編制 DB4112/T332—2024C.2.2文書類卷內(nèi)目錄編制.........................................................12DB4112/T332—2024本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利，本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由三門峽市市場監(jiān)督管理局提出并歸口。本文件起草單位：河南省特種特備檢驗(yàn)技術(shù)研究院三門峽分院、河南省特種特備檢驗(yàn)技術(shù)研究院。本文件主要起草人：王優(yōu)亮、衛(wèi)柯、馬曉倩、姜邸、宋文彬、蘇丹、趙國鵬、薛江兵、牛妙玉、李權(quán)、張楊、韓咪榮、王科、宋施雨、李林松。DB4112/T332—20241機(jī)電類特種設(shè)備檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了機(jī)電類特種設(shè)備檔案（以下簡稱檔案）管理的術(shù)語和定義、總則、建檔內(nèi)容，紙質(zhì)檔案的形成收集、整理、立卷、排架、借閱利用、保管保護(hù)、移交銷毀，及電子檔案管理。本文件主要適用于機(jī)電類特種設(shè)備使用單位（以下簡稱使用單位）的檔案管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T9705文書檔案案卷格式GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則TSG08特種設(shè)備使用管理規(guī)則DB41/T2503承壓類特種設(shè)備技術(shù)檔案管理指南3術(shù)語和定義DA/T1界定的術(shù)語和定義適用于本文件。3.1機(jī)電類特種設(shè)備檔案機(jī)電類特種設(shè)備社會(huì)活動(dòng)中所形成有價(jià)值的各種形式的記錄，其范圍包括但不限于附錄A《歸檔基本內(nèi)容及保管期限》規(guī)定的內(nèi)容。按保管期限，結(jié)合檔案內(nèi)容不同，本文件將其分為三類：a)特種設(shè)備安全技術(shù)資料檔案（以下簡稱安全技術(shù)檔案），需要長期保存，主要包括正式投入使用前的設(shè)計(jì)、制造、安裝、監(jiān)督檢驗(yàn)、使用登記資料及使用后的改造、修理資料；b)特種設(shè)備運(yùn)行管理記錄檔案（以下簡稱運(yùn)行管理檔案），需要定期保存，主要包括正式投入使用后的安全管理文件及設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄；c)特種設(shè)備安全管理制度文件檔案（以下簡稱安全管理制度檔案），需要長期保存。注：本文件所指的社會(huì)活動(dòng)是指特種設(shè)備生產(chǎn)(設(shè)計(jì)、制造、安裝、改造、修理)、使用、檢驗(yàn)、檢測等活動(dòng)。3.2使用單位使用單位是指具有特種設(shè)備使用管理權(quán)的單位或者具備完全民事行為能力的自然人，一般是特種設(shè)備的產(chǎn)權(quán)單位，也可以是產(chǎn)權(quán)單位通過符合法律規(guī)定的合同關(guān)系確立的特種設(shè)備實(shí)際使用管理者。[來源：TSG08－2017特種設(shè)備使用管理規(guī)則，2.1.1]2DB4112/T332—20243.3立卷將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。[來源：DA/T1檔案工作基本術(shù)語，5.10]3.4插卷對(duì)機(jī)電類特種設(shè)備實(shí)施重大修理、改造，更換重要安全部件等活動(dòng)中形成的需要長期保存的文件資料，不單獨(dú)組卷而是插入該原案卷的一種案卷組織方式。[來源：GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求4.3.6，有修改。]3.5續(xù)卷對(duì)機(jī)電類特種設(shè)備使用階段形成的運(yùn)行管理記錄，單獨(dú)組卷排列在其安全技術(shù)資料案卷之后，并在原案卷備考表中予以說明或標(biāo)注的一種案卷排列方式。[來源：GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求4.3.6，有修改。]4總則4.1使用單位應(yīng)依法建立健全檔案工作管理制度，明確有關(guān)部門及人員職責(zé)。使用單位應(yīng)保障檔案管理所需物資、耗材的供應(yīng)。4.2使用單位應(yīng)任命專職或兼職人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作，其應(yīng)具備檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和技能，若離崗應(yīng)按規(guī)定辦理有關(guān)檔案的交接手續(xù)。特種設(shè)備安全總監(jiān)負(fù)責(zé)組織制定本單位特種設(shè)備使用安全管理制度，特種設(shè)備安全員負(fù)責(zé)建立健全本文件規(guī)定的安全技術(shù)檔案、運(yùn)行管理檔案。4.3使用單位應(yīng)對(duì)特種設(shè)備檔案進(jìn)行合理分類，其中機(jī)電類特種設(shè)備至少應(yīng)有案卷目錄和卷內(nèi)目錄。4.4鼓勵(lì)有條件單位采用信息化手段進(jìn)行檔案管理，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。5建檔內(nèi)容建檔資料范圍見附錄A《歸檔基本內(nèi)容及保管期限》表A.1要求。6紙質(zhì)檔案6.1形成、收集6.1.1使用單位應(yīng)依據(jù)附錄A規(guī)定對(duì)機(jī)電類特種設(shè)備文件資料進(jìn)行收集，收集資料應(yīng)齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確，內(nèi)容完整、系統(tǒng)。6.1.2各階段形成的文件資料,應(yīng)及時(shí)收集：a)出廠文件資料，收到即收集；b)施工階段形成的各類文件資料，竣工即收集；c)各類檢驗(yàn)檢測、鑒定評(píng)估的報(bào)告，應(yīng)在活動(dòng)事項(xiàng)結(jié)束當(dāng)月收集；d)按年度周期性形成的記錄，應(yīng)在年末集中收集。6.1.3收集的文件資料應(yīng)滿足以下條件:a)收集文件資料應(yīng)為原件，紙張質(zhì)量應(yīng)滿足保管期限需求。若相關(guān)材料只能為復(fù)制件的，應(yīng)加蓋公章保證其真實(shí)性和法律效力；DB4112/T332—20243b)收集的文件資料應(yīng)手續(xù)完備，書繪工整，且字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔；c)需長期保存的文件資料，應(yīng)用不易褪色的書寫材料。6.2整理6.2.1可以按照機(jī)電類特種設(shè)備的種類或資料形成階段進(jìn)行分類整理，推薦結(jié)合本文件3.2進(jìn)行分類。6.2.2需經(jīng)常性查閱或借出的不涉密文件資料收集時(shí)應(yīng)另制作復(fù)制件備用。6.2.3超出卷盒尺寸的文件資料應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊，字跡模糊或易退變的應(yīng)予修復(fù)、復(fù)制，具體整理辦法見DA/T22。6.3立卷6.3.1組卷原則6.3.1.1為便于檔案的保管和利用，應(yīng)遵循文件資料的形成規(guī)律，保持案卷的成套、系統(tǒng)和案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。6.3.1.2經(jīng)整理后的文件資料應(yīng)及時(shí)組卷，視情況既可由相互聯(lián)系的若干文件材料等組合成卷，也可按年度組卷。已成冊(cè)文件資料應(yīng)保持其原有形態(tài)，不同保管期限資料不應(yīng)歸于同一案卷。6.3.2組卷要求6.3.2.1卷內(nèi)文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。6.3.2.2同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。6.3.2.3機(jī)電類特種設(shè)備應(yīng)單臺(tái)組卷，后期的改造、重大修理、更換的重要部件等安全技術(shù)檔案適用于插卷。運(yùn)行管理檔案宜按年度組卷，其中某臺(tái)設(shè)備獨(dú)有的運(yùn)行記錄也適用續(xù)卷。安全管理制度檔案宜按文書檔案管理。6.3.3檔號(hào)6.3.3.1同一檔案室內(nèi)檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。6.3.3.2特種設(shè)備案卷按照本單位檔案分類方案和排列順序編制檔號(hào)，建議結(jié)合本單位實(shí)際需求制定。推薦的檔號(hào)編制方法見附錄B《檔號(hào)編制規(guī)則》。6.3.4編目6.3.4.1案卷內(nèi)文件資料按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、存檔資料、卷內(nèi)備考表的順序按件依次排列。案卷目錄、卷內(nèi)目錄的編目見附錄C《案卷編目要求》。6.3.4.2案卷內(nèi)文件資料宜按要求編寫頁號(hào)。件裝訂時(shí)每件首頁空白處蓋檔案章，檔案章內(nèi)容，格式6.3.5裝訂及裝具6.3.5.1應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。案卷裝訂方法可用卷裝訂或件裝訂，安全技術(shù)類案卷建議卷裝訂，運(yùn)行管理類及安全管理制度類案卷建議件裝訂。6.3.5.2裝訂材料應(yīng)與保管期限要求相匹配，裝訂時(shí)應(yīng)使用對(duì)紙張無損的裝訂材料及耗材。長期保管的安全技術(shù)類案卷，推薦采取線裝。DB4112/T332—202446.3.5.3應(yīng)選擇符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案盒，卷盒材質(zhì)應(yīng)使用無酸牛皮紙。卷盒式樣要求見GB/T11822。標(biāo)準(zhǔn)長×寬外形規(guī)格為310mm×220mm，按需要選擇不同脊背尺寸但不應(yīng)超過60mm。卷盒內(nèi)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表應(yīng)為A4規(guī)格白色紙張297mm×210mm。6.4排架6.4.1組卷完畢的案卷裝盒后，上架排列方法應(yīng)與案卷分類方案一致，避免頻繁倒架。6.4.2排架順序應(yīng)統(tǒng)一，案卷一般應(yīng)按從上到下，從左到右的順序排列，便于實(shí)體管理。特殊情況如建設(shè)項(xiàng)目類案卷宜按項(xiàng)目的前期、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、驗(yàn)收及后評(píng)估等階段進(jìn)行案卷的排列。6.4.3案卷在柜架上應(yīng)保持適宜的飽和度，避免排放過擠或太松。6.5借閱、利用6.5.1使用單位須嚴(yán)格檔案室（柜）管理，確保無關(guān)人員不能擅自上架存取。6.5.2使用單位應(yīng)建立檔案借閱、使用登記制度。借閱者應(yīng)履行登記、簽收手續(xù)；借閱涉密或重要案卷文件時(shí)，應(yīng)按管理規(guī)定經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)做好借閱登記，并在規(guī)定的期限內(nèi)收回。6.5.3安全技術(shù)案卷應(yīng)在檔案保管現(xiàn)場進(jìn)行查閱，一般不允許帶出檔案保管區(qū)域，必要時(shí)可出具檔案證明。6.5.4使用單位應(yīng)根據(jù)檔案利用情況，分析檔案利用效果，為管理決策或其他業(yè)務(wù)工作提供信息參考。6.6保管、保護(hù)使用單位應(yīng)設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的檔案管理區(qū)，檔案柜、架等裝具應(yīng)有序排列，編號(hào)統(tǒng)一、標(biāo)識(shí)清楚。檔案存儲(chǔ)場所環(huán)境條件應(yīng)符合檔案儲(chǔ)存的基本要求，確保實(shí)體安全和信息安全。6.7移交、銷毀6.7.1移交(接收)檔案時(shí)，應(yīng)由交接雙方對(duì)照書面移交清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)案卷數(shù)量，查驗(yàn)案卷質(zhì)量、內(nèi)容和檢索工具，確保案卷真實(shí)完整、賬物相符。移交清冊(cè)應(yīng)有雙方責(zé)任人簽字。6.7.2使用單位宜定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并作出標(biāo)注。經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，通過有關(guān)程序經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀，銷毀清冊(cè)建議永久保存。7.1基本要求7.1.1使用單位應(yīng)依據(jù)GB/T18894并結(jié)合本單位實(shí)際條件實(shí)施對(duì)電子檔案的管理，但至少應(yīng)具備支持電子檔案采集、存儲(chǔ)、閱覽等基礎(chǔ)功能的軟硬件資源條件。7.1.2電子文件的歸檔范圍及保管期限參照附錄A要求。7.1.3電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性應(yīng)得到保證。7.1.4歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。7.1.5具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，必須制作至少一份該電子文件的紙質(zhì)文本同時(shí)歸檔，并建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)與之對(duì)應(yīng)。7.1.6應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對(duì)只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。DB4112/T332—202457.1.7當(dāng)只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)，并應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，及時(shí)存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。屬于無紙化管理系統(tǒng)電子文件的，應(yīng)可實(shí)時(shí)進(jìn)行查詢。7.2處理保存7.2.1在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備中建立文件夾，按本單位檔案分類方案分門別類、集中有序地儲(chǔ)存電子檔案，實(shí)現(xiàn)物理歸檔。7.2.2禁止選用軟磁盤作為歸檔文件長期保存的載體。7.2.3為保證歸檔用載體可靠性，對(duì)載體應(yīng)作防寫處理，并定期制作備份件以供平時(shí)利用。7.2.4歸檔用載體存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。DB4112/T332—20246歸檔基本內(nèi)容及保管期限A.1安全技術(shù)檔案A.1.1對(duì)于進(jìn)口的特種設(shè)備，應(yīng)收集其隨附的安裝及使用維護(hù)保養(yǎng)說明、產(chǎn)品銘牌、安全警示標(biāo)志及其說明文件的中文版本。A.1.2特種設(shè)備售出后，銷售單位應(yīng)確保有關(guān)出廠技術(shù)資料和文件等文件移交使用單位。A.1.3特種設(shè)備施工單位應(yīng)當(dāng)在驗(yàn)收后30日內(nèi)將相關(guān)技術(shù)資料和文件書面移交特種設(shè)備使用單位。A.1.4使用單位變更時(shí)應(yīng)當(dāng)隨設(shè)備移交有關(guān)檔案，為防止丟失或被人為扣押，對(duì)本附錄檔案宜由產(chǎn)權(quán)單位保管，法律另有規(guī)定或者當(dāng)事人另有書面約定的除外。表A.1安全技術(shù)檔案歸檔基本內(nèi)容及保管期限所更換的安全保護(hù)裝置或主要部件產(chǎn)品型式試驗(yàn)證施工方案、施工過程記錄、制造單位安裝調(diào)試報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量證明書（含合格證及其數(shù)據(jù)表、無損檢測DB4112/T332—20247施工設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)計(jì)算資料，施工作業(yè)工場內(nèi)專用機(jī)動(dòng)車輛產(chǎn)品質(zhì)量合格證（含產(chǎn)品合格證及其數(shù)據(jù)表主要工藝設(shè)備圖（線路總圖、上下站配置圖、驅(qū)整機(jī)及主要部件出廠合格證及型式試驗(yàn)合格證明、DB4112/T332—20248A.2運(yùn)行管理檔案運(yùn)行管理檔案應(yīng)符合表A.2要求。表A.2運(yùn)行管理檔案歸檔基本內(nèi)容及保管期限A.2.1使用無紙化系統(tǒng)產(chǎn)生的記錄，應(yīng)符合特種設(shè)備安全技術(shù)規(guī)范規(guī)定要求的電子記錄、電子簽名，在保存過程中不得有任何程度和任何形式的更改，確保儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠與安全，并能被實(shí)時(shí)查閱。A.2.2不需要集中保存到單位檔案室的記錄應(yīng)確保其作為備查資料的齊全性和可及性。A.3安全管理制度檔案特種設(shè)備安全管理制度文件應(yīng)是經(jīng)本單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)并在內(nèi)部發(fā)布實(shí)施的有效文本，其內(nèi)容應(yīng)與單位管理狀況相適應(yīng)。安全管理制度檔案歸檔基本把內(nèi)容及保管期限應(yīng)符合表A.3要求。表A.3安全管理制度檔案歸檔基本內(nèi)容及保管期限D(zhuǎn)B4112/T332—20249DB4112/T332—2024檔號(hào)編制規(guī)則B.1檔號(hào)編制規(guī)則大類代碼-一級(jí)屬類代碼-二級(jí)屬類代號(hào)-年度代號(hào)-流水號(hào)。大類代號(hào)（J科技檔案；W文書檔案一級(jí)屬類代碼（特種設(shè)備代碼）；二級(jí)屬類代碼（特種設(shè)備檔案分類代碼，分類方法見3.2）；年度代碼，可省略；流水號(hào)(若為續(xù)卷，另加“X”代指續(xù)卷)。B.2特種設(shè)備代碼G表示鍋爐，R表示壓力容器(固定式、移動(dòng)式)，Y表示壓力管道，T表示電梯，Q表示起重機(jī)械，N表示場（廠）內(nèi)專用機(jī)動(dòng)車輛，S表示客運(yùn)索道，L表示大型游樂設(shè)施，Z表示幾種特種設(shè)備的組合。B.3特種設(shè)備檔案類別代號(hào)1表示安全技術(shù)檔案（含設(shè)計(jì)、制造、安裝、改造、修理、使用登記等），2表示運(yùn)行管理檔案（含日常運(yùn)行維護(hù)、日常巡檢、檢驗(yàn)檢測、安全評(píng)估等），3表示安全管理制度檔案。示例1：JT?1-1：表示某使用單位電梯形成的第1個(gè)安全技術(shù)案卷；示例2：JT?2?23-1表示某使用單位電梯23年度形成的第1個(gè)運(yùn)行管理案卷；示例3：WT?3-1：表示某使用單位形成的電梯第1個(gè)安全管理制度文書案卷；示例4：JT?1-1X：表示某使用單位某臺(tái)電梯（檔號(hào)T?1-1）因需要而形成的的續(xù)卷；示例5：WZ?3-n表示某大型企業(yè)特種設(shè)備形成的第n個(gè)綜合安全管理制度案卷。DB4112/T332—2024案卷編目要求C.1案卷目錄編制序號(hào)檔號(hào)案卷題名總頁數(shù)保管期限備注圖C.1案卷目錄式樣C.1.1“序號(hào)”指登錄案卷的流水順序號(hào)。C.1.2“檔號(hào)”填寫見附錄B。C.1.3“案卷題名”應(yīng)簡潔準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)特種設(shè)備文件的內(nèi)容，包括產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備名稱或代子（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱。C.1.4“總頁數(shù)”填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。C.