采購(gòu)申請(qǐng)與審批模板物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化流程引言為規(guī)范企業(yè)物資采購(gòu)行為，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高采購(gòu)效率與透明度，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性，特制定本物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化流程。本流程適用于企業(yè)各部門日常運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目實(shí)施等場(chǎng)景的物資采購(gòu)管理，涵蓋從需求提出到最終付款的全過程，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作減少流程漏洞，保障采購(gòu)物資的質(zhì)量與及時(shí)供應(yīng)。一、流程應(yīng)用場(chǎng)景與適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)內(nèi)部所有需要對(duì)外采購(gòu)物資的場(chǎng)景，主要包括但不限于：日常運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)：如辦公用品、勞保用品、清潔用品等維持部門正常運(yùn)作的常規(guī)物資；項(xiàng)目專項(xiàng)物資采購(gòu)：如研發(fā)項(xiàng)目所需的原材料、設(shè)備，工程項(xiàng)目需要的建材、工具等；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)）、生產(chǎn)設(shè)備、運(yùn)輸工具等單價(jià)較高、使用周期長(zhǎng)的物資；應(yīng)急物資采購(gòu)：如突發(fā)故障維修所需配件、疫情防控物資等需緊急處理的物資。無論采購(gòu)金額大小、物資類型，均需遵循本流程要求，保證采購(gòu)活動(dòng)有據(jù)可依、權(quán)責(zé)清晰。二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批全流程操作步驟（一）第一步：需求提出與部門內(nèi)部確認(rèn)操作主體：需求部門（如行政部、研發(fā)部、生產(chǎn)部等）。操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如新員工入職、項(xiàng)目啟動(dòng)、設(shè)備故障等），確定所需物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)估單價(jià)、用途及到貨時(shí)間等關(guān)鍵信息；填寫《部門采購(gòu)需求確認(rèn)單》（見附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核確認(rèn)，保證需求合理、必要，避免盲目采購(gòu)。輸出成果：《部門采購(gòu)需求確認(rèn)單》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）。（二）第二步：采購(gòu)申請(qǐng)單編制與提交操作主體：需求部門申請(qǐng)人*（需為部門指定采購(gòu)對(duì)接人）。操作內(nèi)容：申請(qǐng)人依據(jù)《部門采購(gòu)需求確認(rèn)單》，登錄企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)或填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》（見附件2），完整填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)單編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)）、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；物資信息：名稱、規(guī)格型號(hào)、品牌（若有要求）、數(shù)量、單位、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、緊急程度（一般/緊急）；附件信息：需技術(shù)參數(shù)表、報(bào)價(jià)單（至少3家供應(yīng)商比價(jià)）、previousapproval等支撐材料；提交前檢查信息完整性，保證無漏填、錯(cuò)填，提交至采購(gòu)部門。輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（含附件電子版/紙質(zhì)版）。（三）第三步：采購(gòu)部門初審操作主體：采購(gòu)部門專員*。操作內(nèi)容：接收采購(gòu)申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)審核：需求合規(guī)性：是否符合企業(yè)采購(gòu)政策，是否為重復(fù)采購(gòu)（可優(yōu)化庫(kù)存物資調(diào)配）；預(yù)算匹配性：申請(qǐng)金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算申請(qǐng)是否附預(yù)算調(diào)整說明；附件完整性：技術(shù)參數(shù)是否明確，報(bào)價(jià)單是否符合比價(jià)要求（緊急采購(gòu)除外）；緊急程度合理性：緊急采購(gòu)需需求部門負(fù)責(zé)人*簽字說明緊急原因（如生產(chǎn)停機(jī)、安全等）；初審?fù)ㄟ^后，提交財(cái)務(wù)部門復(fù)核；初審不通過的，注明原因并退回需求部門修改。輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)初審意見表》（通過/不通過，說明原因）。（四）第四步：財(cái)務(wù)部門復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)部門主管*。操作內(nèi)容：接收采購(gòu)申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)審核：預(yù)算準(zhǔn)確性：申請(qǐng)總金額與預(yù)算科目是否匹配，資金來源是否清晰（如運(yùn)營(yíng)資金、項(xiàng)目資金）；成本合理性：預(yù)估單價(jià)是否低于市場(chǎng)均價(jià)（參考?xì)v史采購(gòu)數(shù)據(jù)或第三方平臺(tái)報(bào)價(jià)），大額采購(gòu)需附成本分析報(bào)告；付款方式：是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、賬期等）；復(fù)核通過后，提交對(duì)應(yīng)管理層審批；復(fù)核不通過的，注明財(cái)務(wù)意見并退回采購(gòu)部門。輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)財(cái)務(wù)復(fù)核意見表》（通過/不通過，說明財(cái)務(wù)意見）。（五）第五步：管理層分級(jí)審批根據(jù)采購(gòu)金額及物資類型，實(shí)行分級(jí)審批制度，具體標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)金額（元）審批權(quán)限5,000以下（含）需求部門負(fù)責(zé)人*+采購(gòu)經(jīng)理*5,000-50,000（含）需求部門負(fù)責(zé)人*+采購(gòu)經(jīng)理*+分管副總*50,000-200,000（含）需求部門負(fù)責(zé)人*+采購(gòu)經(jīng)理*+分管副總*+總經(jīng)理*200,000以上需求部門負(fù)責(zé)人*+采購(gòu)經(jīng)理*+分管副總*+總經(jīng)理*+董事長(zhǎng)*操作內(nèi)容：審批人需在《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（見附件2）中簽署審批意見，重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)的必要性、經(jīng)濟(jì)性及合規(guī)性；超預(yù)算或特殊采購(gòu)（如獨(dú)家供應(yīng)商采購(gòu)），需額外附《特殊采購(gòu)申請(qǐng)說明》，由更高層級(jí)管理者審批；審批完成后，審批表返回采購(gòu)部門，進(jìn)入采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)。（六）第六步：采購(gòu)執(zhí)行操作主體：采購(gòu)部門專員*。操作內(nèi)容：根據(jù)審批結(jié)果，確定采購(gòu)方式：公開招標(biāo)：金額50,000元以上或年度框架協(xié)議內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化物資，通過企業(yè)采購(gòu)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告；詢價(jià)采購(gòu)：5,000-50,000元，向至少3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)者；單一來源采購(gòu)：僅1家供應(yīng)商可滿足需求（如專利產(chǎn)品），需附《單一來源采購(gòu)說明》并審批；緊急采購(gòu)：金額5,000元以下，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人和采購(gòu)經(jīng)理口頭確認(rèn)后，可先采購(gòu)后補(bǔ)流程，2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全手續(xù)；與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》（見附件3），明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款；跟蹤訂單進(jìn)度，保證供應(yīng)商按合同約定時(shí)間、地點(diǎn)交付物資。（七）第七步：物資驗(yàn)收與入庫(kù)操作主體：需求部門、倉(cāng)庫(kù)管理員、采購(gòu)部門專員。操作內(nèi)容：到貨核對(duì)：供應(yīng)商送貨至指定地點(diǎn)后，需求部門與采購(gòu)部門共同核對(duì)物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與合同一致，外包裝是否完好；質(zhì)量驗(yàn)收：需求部門根據(jù)技術(shù)參數(shù)表對(duì)物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)（如測(cè)試功能、檢查合格證等），必要時(shí)邀請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)檢測(cè)；入庫(kù)管理：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員*填寫《物資驗(yàn)收單》（見附件4），登記入庫(kù)（標(biāo)注采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)、供應(yīng)商信息等）；驗(yàn)收不合格的，當(dāng)場(chǎng)拒收并通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠；《物資驗(yàn)收單》需需求部門驗(yàn)收人、倉(cāng)庫(kù)管理員、采購(gòu)專員*三方簽字確認(rèn)，分別留存需求部門、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)部門。（八）第八步：財(cái)務(wù)付款與檔案歸檔操作主體：財(cái)務(wù)部門付款專員、采購(gòu)部門檔案管理員。操作內(nèi)容：供應(yīng)商憑《采購(gòu)合同》《物資驗(yàn)收單》、增值稅發(fā)票（發(fā)票抬頭需為企業(yè)全稱）提交付款申請(qǐng)；財(cái)務(wù)部門審核單據(jù)無誤后，按合同約定付款方式（電匯/承兌匯票等）辦理付款，并同步更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬；采購(gòu)部門將《采購(gòu)申請(qǐng)單》《審批表》《合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料整理歸檔，保存期限不少于5年，保證可追溯。三、采購(gòu)申請(qǐng)及配套表單模板附件1：《部門采購(gòu)需求確認(rèn)單》部門：_________日期：____年__月__日物資名稱——————需求部門審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：_________附件2：《采購(gòu)申請(qǐng)單》及《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》《采購(gòu)申請(qǐng)單》申請(qǐng)單編號(hào)：_________申請(qǐng)部門：_________申請(qǐng)人：_________聯(lián)系方式：_________申請(qǐng)日期：____年__月__日緊急程度：□一般□緊急預(yù)算科目：_________預(yù)算金額（元）：_________物資信息：序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)品牌—————-———-——12附件清單：□技術(shù)參數(shù)表□報(bào)價(jià)單（3家）□特殊說明材料合計(jì)金額（元）：_________采購(gòu)方式建議：□招標(biāo)□詢價(jià)□單一來源□緊急采購(gòu)《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》申請(qǐng)單編號(hào)：_________物資總金額（元）：_________審批環(huán)節(jié)審批人需求部門負(fù)責(zé)人___________采購(gòu)經(jīng)理___________財(cái)務(wù)主管___________分管副總（≥5,000元）___________總經(jīng)理（≥50,000元）___________董事長(zhǎng)（≥200,000元）___________附件3：《物資驗(yàn)收單》驗(yàn)收單編號(hào)：_________采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)：_________供應(yīng)商名稱：_________驗(yàn)收日期：____年__月__日驗(yàn)收地點(diǎn)：_________驗(yàn)收人員：_________物資信息：序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)—————-———-12需求部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：_________倉(cāng)庫(kù)意見：管理員簽字：_________采購(gòu)部門意見：專員簽字：_________四、流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算控制與成本管理嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購(gòu)、超預(yù)算不審批”原則，年度預(yù)算內(nèi)采購(gòu)需按季度分解執(zhí)行，避免突擊消費(fèi)；大額采購(gòu)（≥50,000元）需進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研或第三方比價(jià)，保證采購(gòu)價(jià)格不高于市場(chǎng)均價(jià)10%；可重復(fù)使用的物資（如辦公設(shè)備、工具）優(yōu)先考慮租賃或內(nèi)部調(diào)配，減少采購(gòu)支出。（二）緊急采購(gòu)特殊處理緊急采購(gòu)僅限突發(fā)情況（如生產(chǎn)停機(jī)、安全、疫情防控等），需需求部門負(fù)責(zé)人*在《采購(gòu)申請(qǐng)單》中注明緊急原因及“先采購(gòu)后補(bǔ)流程”承諾；緊急采購(gòu)金額≤5,000元，可由需求部門負(fù)責(zé)人與采購(gòu)經(jīng)理口頭確認(rèn)后執(zhí)行，2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全審批手續(xù)；金額＞5,000元，需按正常流程緊急審批（分管副總*加簽），保證事后可追溯。（三）供應(yīng)商管理要求供應(yīng)商需通過企業(yè)資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等），納入《合格供應(yīng)商名錄》后方可參與采購(gòu)；年度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估（交貨及時(shí)率、合格率、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力等），評(píng)分低于60分的暫停合作，連續(xù)2年評(píng)分≥90分的優(yōu)先選用；禁止與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系或利益輸送的供應(yīng)商合作，采購(gòu)人員需主動(dòng)申報(bào)親屬任職或參股的供應(yīng)商。（四）驗(yàn)收與付款風(fēng)險(xiǎn)防范物資驗(yàn)收必須“三方在場(chǎng)”（需求部門、倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)部門），嚴(yán)禁代簽或事后補(bǔ)簽，驗(yàn)收不合格物資需當(dāng)場(chǎng)拍照留存證據(jù)；財(cái)務(wù)付款需核對(duì)“四單一致”（采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票），名稱、金額、供應(yīng)商信息不一致的，拒絕付款；預(yù)付款比例≤30%，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*審批，并要求供應(yīng)商提供銀行保函。（五）檔案與廉潔自律采購(gòu)檔案（含電子版、紙質(zhì)版）由采購(gòu)部