行政文件歸檔與存檔操作指南一、適用范圍與場景本指南適用于企業(yè)、事業(yè)單位及機關等各類組織的行政文件歸檔與存檔管理，涵蓋日常辦公中產生的各類行政文書、合同協議、會議紀要、審批材料、報表統(tǒng)計等文件的規(guī)范化處理。具體場景包括：年度歸檔：每年年末對全年行政文件進行系統(tǒng)性整理與歸檔；日常文件處理：對新增行政文件及時分類、編號并納入存檔流程；審計或檢查支持：為內部審計、外部監(jiān)管檢查提供快速、準確的文件調取服務；歷史文件追溯：保證過往行政文件可按規(guī)則快速檢索與查閱，保障組織運營連續(xù)性。二、標準化操作流程（一）文件收集：全面覆蓋，無遺漏明確收集范圍收集對象包括但不限于：上級單位下發(fā)的紅頭文件、本部門發(fā)文（通知、報告、請示等）、會議紀要、審批單（如費用報銷、人事任免）、合同協議、年度工作計劃與總結、調研報告、員工檔案材料等。排除臨時性、非正式的便簽、草稿（除非有特殊保存價值，需經部門負責人確認）。確定收集責任人與時間各部門指定專人（如部門文員）作為文件收集責任人，每月25日前完成本月新增文件的初步整理；年度歸檔時，各部門需在12月20日前將全年文件移交至行政部（或檔案管理部門），由檔案管理員統(tǒng)一匯總。（二）文件分類：科學劃分，邏輯清晰采用“一級分類+二級分類”的層級分類法，保證文件歸類準確、檢索便捷。一級分類（按部門/職能）二級分類（按文件類型）示例文件綜合管理部制度規(guī)范《公司考勤管理制度》《行政辦公管理辦法》會議文件年度經營會議紀要、部門周例會記錄證照資質營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、ISO認證證書人力資源部人事管理入職登記表、勞動合同、離職證明、培訓記錄薪酬福利工資發(fā)放表、社保繳納明細、獎金審批單財務部財務核算月度財務報表、費用報銷憑證、審計報告合同協議采購合同、服務合同、借款協議市場部市場推廣活動策劃方案、宣傳物料設計稿、客戶調研報告業(yè)務合同產品銷售合同、渠道合作協議（三）文件整理：規(guī)范排序，便于存儲排序規(guī)則按文件形成時間先后排序（同一類文件中，早形成的在前）；同一天形成的文件，按“重要程度”排序（如紅頭文件優(yōu)先于普通通知，合同優(yōu)先于附件）。技術處理清理文件：去除訂書針、回形針等易銹蝕金屬夾，用長尾夾固定；對破損文件進行修補（如用透明膠帶粘貼邊緣，避免遮蓋文字）；編頁碼：每份文件首頁右上角標注頁碼（如“共5頁第1頁”），正反面均有內容的需雙面標注；裝訂：采用“三孔一線”裝訂法（左側裝訂，孔距2.5cm），厚度超過1cm的文件需單獨使用文件夾或檔案盒存放，避免散亂。（四）文件登記：信息完整，可追溯建立電子臺賬使用Excel或檔案管理系統(tǒng)錄入以下核心信息（以“年度歸檔登記表”為例）：文件編號：由“一級分類代碼-二級分類代碼-年份-流水號”組成（如“ZHSH-001-2023-001”，ZHSH為綜合管理部代碼，001為會議文件，2023為年份，001為流水號）；文件名稱：與文件標題完全一致（如“2023年度第1次經營會議紀要”）；形成日期：文件落款日期（無落款日期的以實際印發(fā)日期為準）；分類信息：對應一級、二級分類；頁數/份數：實際頁數或文件份數（如“共8頁，原件1份，復印件2份”）；責任人：文件形成部門負責人及經辦人（如“經辦人：，審核人：”）；存放位置：檔案柜編號+層位（如“A棟3樓檔案柜-02層-03盒”）；歸檔日期：完成歸檔操作的日期。紙質標簽檔案盒正面粘貼標簽，標注“一級分類-二級分類-年份-文件數量”（如“綜合管理部-會議文件-2023-共12份”），側面標簽標注文件編號范圍（如“ZHSH-001-2023-001至ZHSH-001-2023-012”）。（五）文件存儲：安全規(guī)范，長期保存存儲介質選擇紙質文件：使用無酸檔案盒（尺寸規(guī)格：31cm×21cm×5cm）存放，檔案盒材質需符合《檔案裝具規(guī)范》（DA/T6）；電子文件：刻錄成CD-R/DVD-R光盤（需選擇“一次性寫入”類型，避免數據被篡改），或存儲于專用服務器，定期（每季度）進行“雙備份”（本地服務器+異地硬盤）。存儲環(huán)境管理檔案室要求：溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%（使用溫濕度計每日監(jiān)測并記錄）；防護措施：配備滅火器（二氧化碳或干粉類型）、防蟲防霉劑（如樟腦塊），檔案柜離墻、離地距離不低于10cm，避免陽光直射；電子存儲：服務器需設置訪問權限（僅檔案管理員有修改權限），定期（每半年）檢查文件完整性，防止數據損壞或丟失。（六）文件借閱：流程規(guī)范，責任到人借閱申請借閱人填寫《行政文件借閱申請表》（詳見“實用工具模板”），注明文件編號、名稱、借閱原因、借閱期限（原則上不超過3個工作日）、用途（如“審計查閱”“工作參考”），經部門負責人簽字后提交至檔案管理員。審批與登記檔案管理員核對文件信息，確認文件狀態(tài)（如“可借閱”“已加密”），審批通過后，在《文件借閱登記表》中記錄借閱人、借閱時間、預計歸還時間；涉密文件需經分管領導（如副總經理）簽字批準，借閱時需在檔案室現場查閱，不得帶出。歸還與檢查借閱人按期歸還文件，檔案管理員檢查文件完整性（有無涂改、缺頁），確認無誤后注銷借閱記錄；超期未歸還的，檔案管理員需催告借閱人，超期超過5個工作日的，報部門負責人處理。（七）文件銷毀：合規(guī)處置，杜絕隱患銷毀條件文件達到保存期限（根據《文書檔案保管期限表》確定，如“年度報表”保存30年，“臨時通知”保存1年）；文件失去保存價值（如過期合同、作廢制度），經部門負責人確認后可申請銷毀。銷毀流程部門提交《文件銷毀申請表》，列明銷毀文件清單（編號、名稱、數量、保存期限），經行政部（或檔案管理部門）負責人審核、分管領導批準后執(zhí)行；紙質文件：使用碎紙機銷毀（需保證無法還原碎片），銷毀時由檔案管理員和部門監(jiān)銷人共同在場，并在銷毀記錄上簽字確認；電子文件：使用專業(yè)數據銷毀軟件（如DBAN）徹底刪除數據，或對存儲介質進行物理破壞（如砸毀、焚燒），并記錄銷毀過程。三、實用工具模板（一）年度歸檔登記表（示例）文件編號文件名稱形成日期一級分類二級分類頁數責任人（經辦人/審核人）存放位置歸檔日期ZHSH-001-2023-0012023年度第1次經營會議紀要2023-01-15綜合管理部會議文件6/A棟3樓檔案柜-02層-03盒2023-12-25RLZY-003-2023-0152023年員工培訓計劃2023-02-20人力資源部人事管理8**/趙六A棟3樓檔案柜-03層-01盒2023-12-22CW-007-2023-0322023年第一季度財務報表2023-04-05財務部財務核算12孫七/周八A棟3樓檔案柜-01層-05盒2023-12-28（二）文件借閱申請表（示例）申請人姓名所在部門聯系方式錢九市場部138文件編號文件名稱借閱原因SC-012-2023-008與公司采購合同審計查閱部門負責人意見簽字：吳十檔案管理員意見簽字：鄭十一（三）文件銷毀申請表（示例）申請部門行政部申請日期2023-11-15銷毀理由2022年臨時通知已超過1年保存期限，無留存價值文件清單編號名稱數量（份）ZHSH-005-2022-001關于2022年春節(jié)放假的通知5ZHSH-005-2022-005關于2022年團建活動的臨時通知3部門負責人簽字：**日期：2023-11-10分管領導簽字：**日期：2023-11-12監(jiān)銷人鄭十一（檔案管理員）、錢九（行政部）銷毀方式紙質文件：碎紙機銷毀；電子文件：數據銷毀軟件刪除四、關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）文件完整性管理歸檔前需檢查文件是否包含、附件、審批簽字等關鍵要素，避免缺失；電子文件需同步保存“電子版+紙質版”（如合同需同時保存掃描件和簽字蓋章的紙質原件），保證法律效力。（二）保密與安全涉密文件（如未公開的財務數據、人事任免信息）需單獨存放，加密管理，借閱需經分管領導審批；檔案室嚴禁非工作人員進入，鑰匙由檔案管理員專人保管，每日下班前鎖好門窗。（三）動態(tài)更新與維護每季度對檔案進行一次盤點，核對電子臺賬與實際存放位置是否一致，發(fā)覺問題及時修正；組織架構或部門職能調整時，需同步更新文件分類標準，保證新文件歸類準確。（四）合規(guī)性要求文件保存期限需嚴格參照《文書檔案保管期限表》及國家相關規(guī)定（如《檔案法》），不得隨意銷毀或延長保存期限；銷毀文