行政公文撰寫與存檔標準化模板一、適用工作場景內(nèi)部規(guī)章制度的發(fā)布與傳達（如《公司考勤管理制度》）；跨部門工作部署與協(xié)調(diào)（如《關于開展年度安全檢查的通知》）；向上級單位或主管部門匯報工作、請示事項（如《部門關于申請購置辦公設備的請示》）；與外部單位商洽事務、回復函件（如《關于項目合作事宜的復函》）；會議紀要、工作總結、情況說明等日常行政記錄的歸檔管理。二、標準化操作流程（一）公文撰寫流程1.明確公文類型與核心目的根據(jù)工作需求確定公文類型（通知、報告、請示、函、紀要等），明確核心目標（如傳達要求、請求批準、匯報情況等）。不同類型公文有固定格式與適用場景，需避免混用（如“請示”需一事一請，不得夾帶報告內(nèi)容）。2.收集與整理基礎材料收集與公文內(nèi)容相關的背景資料、數(shù)據(jù)支撐、政策依據(jù)（如上級文件、會議決議、前期溝通記錄等）；核對材料的真實性、準確性和時效性，保證引用數(shù)據(jù)、條款無誤；整理材料邏輯順序，為撰寫提供清晰框架。3.確定公文結構與核心要素按公文類型規(guī)范結構，一般包含以下要素（特殊類型可調(diào)整）：準確概括公文內(nèi)容，格式為“發(fā)文機關+事由+文種”（如“公司辦公室關于2024年春節(jié)放假安排的通知”）；主送機關：明確公文接收對象（如“各部門”“各子公司”“上級單位”）；開頭：說明發(fā)文依據(jù)、目的或背景（如“根據(jù)會議精神，為規(guī)范工作，現(xiàn)將有關事項通知”）；主體：分條列項闡述具體事項、要求、措施等，邏輯清晰、語言簡潔；結尾：提出執(zhí)行要求或希望（如“請各部門認真落實，于日前反饋執(zhí)行情況”）；附件：如有支撐材料（如名單、表格、方案等），在后注明附件名稱及數(shù)量；發(fā)文機關：填寫單位全稱或規(guī)范化簡稱（需與公章一致）；成文日期：以阿拉伯數(shù)字標注年、月、日（如“2024年3月15日”）；文號：按單位公文編號規(guī)則編制（如“辦發(fā)〔2024〕5號”）。4.起草與內(nèi)容優(yōu)化按結構框架撰寫，使用正式、規(guī)范的書面用語，避免口語化、歧義表達；數(shù)據(jù)、名稱、日期等信息需反復核對，保證準確無誤；附件與內(nèi)容一致，附件標題、格式需規(guī)范。5.審核與修改自審：起草人檢查內(nèi)容完整性、格式規(guī)范性、邏輯連貫性；部門審核：部門負責人審核公文內(nèi)容是否符合部門工作實際，有無遺漏或沖突；分管領導審核：分管領導審核公文的政策合規(guī)性、事項必要性（如涉及重大事項或資源調(diào)配，需經(jīng)總經(jīng)理/單位負責人最終審批）；修改后再次校對，保證審核意見落實到位，無錯別字、標點錯誤。6.定稿與排版按單位公文格式要求排版（如字體：用仿宋GB2312，三號字；行距：28磅；頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm）；確認文號、發(fā)文機關、成文日期等信息無誤后，定稿準備發(fā)文。（二）公文存檔流程1.分類與組卷分類：按公文類型（通知、請示、報告等）、年度、部門進行三級分類（如“2024年-行政部-通知類”）；組卷：將同一事由、同一時期的公文組合為一卷，按“正件在前、附件在后，批復在前、請示在后”的順序排列，避免跨年度混卷。2.編號與登記編號：按“分類代碼-年份-流水號”規(guī)則編制檔案編號（如“XZ-2024-001”，XZ代表行政部，2024為年份，001為流水號）；登記：填寫《公文存檔登記表》（見表3），詳細記錄文號、標題、發(fā)文部門、成文日期、密級、存放位置、檔案編號等信息，保證可追溯。3.電子與紙質(zhì)同步存儲電子存儲：將定稿公文掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI），與Word原文件一同存儲至單位指定服務器/檔案管理系統(tǒng)，命名規(guī)則為“檔案編號-公文標題”（如“XZ-2024-001-關于放假的通知”）；紙質(zhì)存儲：打印公文正本（需加蓋公章），使用檔案盒統(tǒng)一保管，檔案盒脊標注“部門-年份-類型-流水號”（如“行政部-2024-通知-001”）。4.保密與權限管理涉密公文（如機密、秘密級）需單獨存放，加密存儲電子文件，紙質(zhì)文件鎖入保密柜；設定檔案查閱權限，僅相關部門及授權人員可借閱，借閱需填寫《公文借閱登記表》（見表4），注明借閱事由、歸還時間，并由部門負責人審批。5.定期檢查與更新每季度檢查檔案存儲環(huán)境（溫濕度、防火防潮設施），保證紙質(zhì)檔案無破損、無蟲蛀；每年對電子檔案進行備份，檢查文件完整性，損壞或丟失的及時補充；超過保管期限的公文（如保管期限為10年的普通通知），按程序銷毀并記錄銷毀清單。三、核心模板與表格工具（一）公文基本要素模板（以“通知”為例）公司文件辦發(fā)〔2024〕5號★公司辦公室關于2024年春節(jié)放假安排的通知各部門、各子公司：根據(jù)《國務院辦公廳關于2024年部分節(jié)假日安排的通知》（國辦發(fā)明電〔2023〕號）精神，結合公司實際，現(xiàn)將2024年春節(jié)放假安排通知一、放假時間2024年2月10日（除夕）至2月17日（正月初六）放假調(diào)休，共8天。2月4日（星期日）、2月18日（星期日）上班。二、工作要求請各部門提前做好工作部署，保證假期前各項工作收尾，重要事項需提前向分管領導匯報；假期期間，各部門安排專人值班，值班表于2月8日前報辦公室備案；全體員工注意出行安全，遵守當?shù)匾咔榉揽匾?guī)定，遇有緊急情況及時向部門負責人及辦公室報告。特此通知。公司辦公室（公章）2024年3月15日（二）公文分類編號規(guī)則表分類維度代碼規(guī)則示例部門用部門簡稱首字母（行政部-XZ，財務部-CW）XZ公文類型通知-TZ，請示-QS，報告-BG，函-HTZ年份公文成文年份后兩位數(shù)字24流水號按當年同類公文順序從001起編001完整編號部門代碼+公文類型代碼+年份+流水號XZ-TZ-24-001（三）公文存檔登記表檔案編號文號公文標題發(fā)文部門成文日期密級存放位置（檔案盒/電子路徑）附件數(shù)量經(jīng)辦人XZ-24-001辦發(fā)〔2024〕5號關于2024年春節(jié)放假安排的通知辦公室2024-03-15普通1號柜-行政部-2024通知1CW-24-002CW財字〔2024〕10號關于2024年預算調(diào)整的請示財務部2024-04-20機密3號柜-財務部-2024請密0（四）公文借閱登記表借閱日期借閱人部門借閱公文標題（檔案編號）借閱事由審批人歸還日期經(jīng)辦人備注2024-05-10市場部XZ-TZ-24-001（春節(jié)放假通知）查閱歷史放假安排趙六2024-05-15已復印四、關鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）撰寫規(guī)范性標題嚴謹：避免使用“關于……的請示報告”“緊急通知通知”等重復或冗余表述，標題中不使用“擬”“打算”等不確定詞語；主送機關明確：普發(fā)性公文可寫“各部門”，針對性公文需寫具體單位（如“人力資源部、財務部”），不得使用“相關單位”“有關人員”等模糊表述；邏輯清晰：主體內(nèi)容分條列項時，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號，避免層級混亂；數(shù)據(jù)需注明來源（如“據(jù)財務部統(tǒng)計，2023年營收同比增長15%”）。（二）存檔完整性雙軌制存儲：電子與紙質(zhì)檔案必須同步保存，僅存電子文件或紙質(zhì)文件均不符合規(guī)范；附件不遺漏：提及的附件需一并存檔，附件名稱與一致，避免“附件：清單”“附件：1”等不規(guī)范標注；密級管理：涉密公文需標注密級（秘密、機密、絕密）和保密期限，未標注密級的公文按普通公文管理，但嚴禁泄露敏感信息。（三）常見錯誤規(guī)避文