行政文件歸檔與管理制度執(zhí)行工具指南一、適用工作場景本工具適用于各類企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)及社會組織的行政管理部門，用于規(guī)范行政文件從形成到歸檔的全流程管理。具體場景包括：日常行政文件處理：如通知、報告、會議紀(jì)要、管理制度類文件的歸檔管理；年度文件集中歸檔：各部門年度形成行政文件的系統(tǒng)性整理與移交；專項工作文件管理：如項目驗收、審計檢查、資質(zhì)認(rèn)證等專項活動中形成的文件歸檔；新員工入職培訓(xùn)：作為新員工學(xué)習(xí)文件管理制度的實操指引；文件追溯與審計：為內(nèi)部審計、外部檢查提供文件流轉(zhuǎn)與歸檔的追溯依據(jù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟一：文件收集與初步篩選操作要點：各部門指定專人（如部門文員*）負(fù)責(zé)本部門行政文件的日常收集，保證文件形成后3個工作日內(nèi)完成初步篩選；篩選標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)先收集具有保存價值的正式文件（含紅頭文件、簽批件、會議決議等），剔除草稿、重復(fù)件及無保存價值的臨時性通知；對收集的文件進(jìn)行初步分類，按“年度-部門-文種”順序臨時存放，標(biāo)注“待歸檔”標(biāo)識。關(guān)鍵動作：建立《文件收集臺賬》（含文件名稱、形成日期、收集人、備注欄），記錄收集過程。步驟二：文件分類與整理操作要點：依據(jù)《行政文件分類方案》，將文件劃分為綜合管理、人事管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、后勤保障等一級類目，每類目下再按文種（如通知、報告、紀(jì)要）或具體事項設(shè)二級類目；對同一類目內(nèi)的文件按“時間順序”排列，同一事件形成的文件按“請示-批復(fù)-結(jié)果”順序整理；檢查文件完整性，如缺失附件或簽批手續(xù)，及時向形成部門（經(jīng)辦人*）補(bǔ)充完善；剔除文件中的訂書釘、回形針等金屬物，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，保證文件平整無污損。步驟三：文件編號與登記操作要點：按照“部門簡稱-年度-類目代碼-流水號”規(guī)則編制歸檔編號（示例：行政部2023年綜合管理類第5號文件編號為“XZ-2023-ZH-005”）；將編號標(biāo)注于文件首頁右上角（用鉛筆，避免污染文件）；填寫《行政文件歸檔登記表》（詳見第三部分），逐項登記文件名稱、文號、形成日期、頁數(shù)、密級、歸檔編號、經(jīng)辦人*、歸檔部門等信息，保證信息與文件實際內(nèi)容一致。步驟四：系統(tǒng)錄入與實體歸檔操作要點：將登記后的文件信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、檔案管理軟件），電子掃描件（掃描分辨率不低于300DPI，保證內(nèi)容清晰可讀）；實體文件按歸檔編號順序裝入無酸檔案盒，盒脊標(biāo)注“歸檔編號-部門名稱-年度-起止件號”（示例：“XZ-2023-ZH-005至012行政部2023年”）；檔案盒內(nèi)放置《歸檔文件目錄》，與文件一并存放于符合檔案存儲要求的文件柜（防火、防潮、防蟲、防盜）。步驟五：借閱與利用管理操作要點：因工作需要借閱文件時，借閱人（需為部門負(fù)責(zé)人*或授權(quán)人員）填寫《文件借閱申請表》，注明借閱用途、借閱期限（最長不超過15個工作日）；部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員核對文件信息，辦理借閱登記，借閱人簽字確認(rèn)；涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)，并在指定場所借閱，嚴(yán)禁帶出辦公區(qū)域；借閱歸還時，檔案管理員*檢查文件完整性，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄，如發(fā)覺文件損壞或丟失，按相關(guān)規(guī)定處理。步驟六：定期檢查與鑒定操作要點：每季度末由檔案管理員*對歸檔文件進(jìn)行清點檢查，核對實體文件與電子系統(tǒng)記錄的一致性，保證無遺漏、無錯位；每年年底組織檔案鑒定小組（由行政部負(fù)責(zé)人、各部門代表及檔案專員組成），對到期文件進(jìn)行價值鑒定，劃分“繼續(xù)保存”“定期銷毀”兩類；對“繼續(xù)保存”文件重新整理編號，對“定期銷毀”文件編制《銷毀文件清單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，由2人以上（含）監(jiān)督銷毀，并簽字確認(rèn)。步驟七：檔案移交與統(tǒng)計操作要點：次年第一季度完成上一年度檔案的集中歸檔，向單位檔案室（或檔案館）移交時，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)；每半年對歸檔文件數(shù)量、利用率、借閱頻次等進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成《檔案管理統(tǒng)計報告》，為優(yōu)化管理流程提供依據(jù)。三、執(zhí)行表示例行政文件歸檔登記表序號文件名稱文號形成日期形成部門頁數(shù)密級歸檔編號經(jīng)辦人歸檔日期存放位置備注12023年度工作計劃XZ〔2023〕1號2023-01-05行政部8普通XZ-2023-ZH-001張*2023-01-10A3-01-01含附件2份2關(guān)于規(guī)范差旅費報銷的通知XZ〔2023〕15號2023-03-20財務(wù)部6普通CW-2023-FW-015李*2023-03-25A5-02-03-32023年第一次辦公會議紀(jì)要XZ〔2023〕28號2023-04-10總經(jīng)理辦10秘密ZJB-2023-YW-028王*2023-04-12B1-01-05涉密，單獨存放………………文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期趙*市場部2023-08-10借閱文件信息文件名稱歸檔編號借閱用途預(yù)計歸還日期2023年度市場推廣方案SC-2023-XT-008項目復(fù)盤分析2023-08-24審批意見部門負(fù)責(zé)人：劉日期：2023-08-10檔案管理員：陳日期：2023-08-10四、關(guān)鍵管理要點1.責(zé)任明確各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需指定專人負(fù)責(zé)文件收集與初步整理；檔案管理員*負(fù)責(zé)歸檔文件的審核、編號、系統(tǒng)錄入及日常管理，保證流程規(guī)范；涉密文件管理需遵守《保密法》相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸或復(fù)制。2.流程規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行“收集-分類-編號-歸檔-借閱-檢查-銷毀”流程，各環(huán)節(jié)需有書面記錄可追溯；電子檔案與實體檔案同步管理，定期備份數(shù)據(jù)，防止信息丟失。3.安全保障檔案存儲場所需配備“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜、消防器材），溫濕度控制在14-24℃、45-60%；借閱涉密文件需全程登記，借閱人不得擅自復(fù)制、摘抄或外傳。4.持續(xù)優(yōu)化每年結(jié)合檔