行政文件檔案管理工具模板類內(nèi)容一、工具概述本工具旨在規(guī)范行政文件檔案的全生命周期管理，通過(guò)系統(tǒng)化的流程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板及關(guān)鍵要點(diǎn)提示，幫助各類組織（如企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等）實(shí)現(xiàn)檔案的有序收集、安全保管、高效利用及合規(guī)處置，保證檔案信息的完整性、保密性和可追溯性。二、適用對(duì)象與典型場(chǎng)景（一）適用對(duì)象企業(yè)行政部門、綜合管理部、檔案室專職/兼職管理人員事業(yè)單位辦公室、檔案管理部門工作人員機(jī)關(guān)各科室檔案管理員（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景日常辦公文件歸檔：對(duì)收文、發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部通知等常規(guī)行政文件進(jìn)行定期整理歸檔。年度檔案專項(xiàng)整理：每年年末對(duì)當(dāng)年形成的各類檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、登記及入庫(kù)。歷史檔案調(diào)閱利用：針對(duì)審計(jì)、核查、決策參考等需求，快速定位并提取歷史檔案信息。項(xiàng)目文件專項(xiàng)管理：對(duì)跨部門項(xiàng)目（如基建、研發(fā)、活動(dòng)組織）的全過(guò)程文件進(jìn)行集中歸檔。到期檔案合規(guī)處置：對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、審批及銷毀處理。三、檔案管理操作流程說(shuō)明（一）文件收集與初步整理明確收集范圍重點(diǎn)關(guān)注：上級(jí)單位來(lái)文（紅頭文件、批復(fù)）、本單位發(fā)文（通知、函件、報(bào)告）、會(huì)議材料（會(huì)議紀(jì)要、簽到表）、合同協(xié)議、重要報(bào)表（年度財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表）、專項(xiàng)工作資料（項(xiàng)目方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）等具有保存價(jià)值的行政文件。排除范圍：臨時(shí)性草稿、無(wú)簽批手續(xù)的便函、重復(fù)性非正式通知等。落實(shí)收集責(zé)任各部門指定1名兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門形成文件的初步收集，每月25日前將上月文件移交至檔案室。檔案室接收文件時(shí)，檢查文件是否齊全（如、附件、簽批頁(yè)是否完整），如有缺失，及時(shí)聯(lián)系補(bǔ)充。文件預(yù)處理去除文件金屬夾、回形針等易銹蝕物品，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)（如粘貼、托裱）。文件排序：按“正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印件在前、定稿在后”的原則排列。（二）文件分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)一級(jí)分類：按部門/職能劃分，如“綜合管理部”“財(cái)務(wù)部”“業(yè)務(wù)部”“人力資源部”等。二級(jí)分類：按文件類型劃分，如“收文”“發(fā)文”“會(huì)議紀(jì)要”“合同”“報(bào)表”“專項(xiàng)資料”等。三級(jí)分類：按年度或項(xiàng)目劃分，如“2024年度”“項(xiàng)目（2023-2024）”。編號(hào)規(guī)則采用“部門代碼-二級(jí)分類代碼-年度-流水號(hào)”格式，示例：綜合管理部2024年收文：ZB-SW-2024-001（ZB：綜合部；SW：收文；2024：年度；001：流水號(hào)）財(cái)務(wù)部2024年合同：CW-HT-2024-005（CW：財(cái)務(wù)部；HT：合同；2024：年度；005：流水號(hào)）部門代碼、二級(jí)分類代碼需提前統(tǒng)一制定（如無(wú)固定代碼，可直接使用部門/文件類型全稱拼音首字母，保證全公司一致）。（三）檔案登記與建檔填寫歸檔登記表根據(jù)后續(xù)“常用表格模板”中的《文件歸檔登記表》，逐項(xiàng)錄入文件信息，包括文件名稱、文號(hào)/編號(hào)、形成部門、形成日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、存放位置等，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。編制檔案目錄以部門為單位，按分類層級(jí)編制紙質(zhì)目錄（一式兩份）及電子目錄（Excel或檔案管理系統(tǒng)），目錄需包含序號(hào)、檔案編號(hào)、文件名稱、形成日期、頁(yè)數(shù)、存放位置等核心字段。裝訂與封裝歸檔文件采用左側(cè)裝訂（對(duì)特殊無(wú)法裝訂的文件，如照片、電子截圖，使用檔案盒或文件袋封裝）。每份文件裝入統(tǒng)一規(guī)格的無(wú)酸檔案袋，袋面標(biāo)注“檔案編號(hào)”“文件名稱”“形成年度”“頁(yè)數(shù)”等信息，字跡清晰、不易褪色。（四）檔案存放與保管存放要求檔案室需配備專用密集架或檔案柜，按“部門-分類-年度”順序存放，做到“定位存放、標(biāo)識(shí)清晰”。存放位置標(biāo)注：檔案柜側(cè)面貼“部門+分類”標(biāo)簽（如“綜合管理部-收文2024”），檔案盒側(cè)面貼“檔案編號(hào)+文件名稱”標(biāo)簽。環(huán)境管理檔案室保持通風(fēng)干燥（溫度14-24℃，濕度45%-60%），配備溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲防霉藥物（如樟腦丸），定期檢查（每周1次）并記錄。禁止在檔案室內(nèi)吸煙、存放易燃易爆物品，嚴(yán)禁非檔案管理人員隨意翻閱。電子檔案管理電子文件需同步備份至服務(wù)器或云存儲(chǔ)（如企業(yè)網(wǎng)盤），定期檢查備份完整性（每月1次），重要電子檔案可刻錄光盤保存（一式兩份，異地存放）。（五）檔案借閱與歸還借閱申請(qǐng)借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱部門、借閱人、聯(lián)系方式、檔案名稱/編號(hào)、借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后，提交檔案室。涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，借閱范圍僅限與工作直接相關(guān)的內(nèi)容，嚴(yán)禁復(fù)制外傳。借閱登記檔案管理員核對(duì)審批手續(xù)后，按《檔案借閱登記表》記錄借閱信息，將檔案交予借閱人，提醒“愛護(hù)檔案、不得涂改、拆散、勾畫”。歸還檢查借閱人需在歸還期限內(nèi)歸還檔案，管理員檢查檔案完整性（有無(wú)破損、缺頁(yè)、增刪），確認(rèn)無(wú)誤后登記歸還日期，檔案入庫(kù)歸位。（六）檔案鑒定與銷毀到期鑒定保管期限屆滿前1個(gè)月，檔案室組織鑒定小組（由檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員組成），對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類。銷毀審批對(duì)擬銷毀檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，列明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、頁(yè)數(shù)、銷毀理由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)檔案管理部門（如有）備案。銷毀執(zhí)行銷毀時(shí)由2名以上監(jiān)銷人（檔案管理員、紀(jì)檢人員*）共同在場(chǎng)，采用粉碎、焚燒等方式保證信息無(wú)法恢復(fù)，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，并填寫《檔案銷毀記錄表》存檔。四、常用表格模板（一）文件歸檔登記表序號(hào)檔案編號(hào)文件名稱文號(hào)/編號(hào)形成部門形成日期頁(yè)數(shù)保管期限存放位置歸檔人歸檔日期備注1ZB-SW-2024-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知ZB辦〔2024〕5號(hào)綜合管理部2024-01-15210年1號(hào)柜-1層2024-01-20附件：值班表2CW-HT-2024-005辦公設(shè)備采購(gòu)合同CW采〔2024〕12號(hào)財(cái)務(wù)部2024-03-1015長(zhǎng)期2號(hào)柜-3層2024-03-15甲方：公司（二）檔案借閱申請(qǐng)表借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱日期業(yè)務(wù)部2024-05-10檔案名稱檔案編號(hào)保管期限借閱事由2023年度市場(chǎng)分析報(bào)告YW-FG-2023-00810年制定2024年?duì)I銷方案歸還期限審批人意見審批人簽字審批日期2024-05-20同意借閱，注意歸還趙六*2024-05-10借閱登記歸還登記備注2024-05-10，檔案管理員：劉七2024-05-18，檔案完整，歸還人：無(wú)（三）檔案銷毀審批表序號(hào)檔案名稱檔案編號(hào)保管期限形成日期頁(yè)數(shù)銷毀理由12018年季度工作總結(jié)初稿ZB-FG-2018-02510年2018-12-208保管期限已滿，為非定稿文件，無(wú)保存價(jià)值22019年臨時(shí)會(huì)議通知（5份）ZB-FG-2019-1563年2019-06-105保管期限已滿，內(nèi)容已失效，無(wú)需保存鑒定人意見部門負(fù)責(zé)人意見分管領(lǐng)導(dǎo)意見經(jīng)核查，上述檔案確無(wú)保存價(jià)值，同意銷毀。鑒定人：周八*同意銷毀。負(fù)責(zé)人：吳九*同意銷毀。分管領(lǐng)導(dǎo)：鄭十*監(jiān)銷人銷毀日期備注劉七、陳十一*2024-04-20銷毀過(guò)程全程記錄，紙質(zhì)審批表存檔五、管理要點(diǎn)提示（一）檔案安全與保密涉密檔案（如未公開的合同、人事任免文件）需單獨(dú)存放于帶鎖鐵皮柜，鑰匙由檔案管理員專人保管，借閱需經(jīng)“部門負(fù)責(zé)人-分管領(lǐng)導(dǎo)-總經(jīng)理”三級(jí)審批。檔案室入口設(shè)置門禁系統(tǒng)，僅檔案管理員及授權(quán)人員可進(jìn)入，非工作時(shí)間需鎖閉門窗。（二）文件完整性管理對(duì)缺失附件、簽批頁(yè)的文件，退回原部門補(bǔ)充完善，不得歸檔；對(duì)無(wú)法補(bǔ)充的重要文件，由部門負(fù)責(zé)人*出具說(shuō)明（簽字蓋章）后，隨文件一同歸檔。電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步歸檔，保證內(nèi)容一致，電子文件命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致（如“ZB-SW-2024-001.pdf”）。（三）規(guī)范化操作分類、編號(hào)、登記等流程需嚴(yán)格執(zhí)行公司《檔案管理制度》，不得隨意變更規(guī)則；如需調(diào)整，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批并書面通知各部門。每年6月開展“檔案管理自查”，檢查檔案分類準(zhǔn)確性、存放規(guī)范性、借閱記錄完整性，形成《檔案自查報(bào)告》存檔。（四）定期檢查與維護(hù)每季度對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)查看有無(wú)蟲蛀、霉變、字跡褪色等情況，發(fā)覺問(wèn)題及時(shí)處理（如除