行政文件歸檔及管理標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)等組織（以下簡稱“單位”）的行政文件歸檔及管理工作，涵蓋公文、合同、會議紀(jì)要、人事檔案、財務(wù)憑證、項目資料、制度文件等行政類全類型文件。典型應(yīng)用場景年度歸檔場景：每年年末對全年產(chǎn)生的行政文件進行系統(tǒng)性歸檔，保證年度檔案完整有序。專項工作歸檔場景：針對重大項目、審計檢查、法律訴訟等專項工作形成的文件，按項目或事件獨立歸檔，便于后續(xù)追溯。日常文件管理場景：對日常工作中產(chǎn)生的臨時性、常規(guī)性文件（如通知、函件、報表等）進行實時整理與歸檔，避免文件堆積或遺失。電子文件歸檔場景：對OA系統(tǒng)、郵件、即時通訊工具等電子渠道產(chǎn)生的行政文件，按規(guī)范進行電子化歸檔與備份。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解行政文件歸檔及管理遵循“前端控制、全程監(jiān)管、規(guī)范整理、安全保管、高效利用”原則，分為以下7個核心階段：（一）文件收集與預(yù)處理目標(biāo)：保證應(yīng)歸檔文件齊全、完整，避免遺漏。操作步驟明確收集范圍：根據(jù)單位《行政文件管理辦法》，明確需歸檔的文件類型（如紅頭文件、合同正本、會議簽到表等）及歸檔責(zé)任部門（如辦公室、人事部、財務(wù)部等）。責(zé)任部門指定專人（如*部門文秘）作為文件收集責(zé)任人，每月/每季度對本部門產(chǎn)生的文件進行初步梳理。文件收集登記：收集責(zé)任人填寫《文件收集登記表》（詳見第三部分模板），記錄文件名稱、形成日期、份數(shù)、形成部門、收集人、收集日期等信息。對缺失或破損的文件，及時聯(lián)系形成部門補齊或修復(fù)，保證文件內(nèi)容清晰、字跡可辨。預(yù)處理：剔除無保存價值的文件（如草稿、重復(fù)件、臨時性通知等），需銷毀的文件需經(jīng)部門負責(zé)人審批并記錄。對文件進行排序（按形成時間或邏輯順序），去除金屬夾、曲別針等易銹蝕物品，避免損壞文件。（二）文件分類與編號目標(biāo)：通過科學(xué)分類和統(tǒng)一編號，實現(xiàn)文件系統(tǒng)化管理，便于檢索與利用。操作步驟文件分類：一級分類：按部門劃分，如“辦公室”“人事部”“財務(wù)部”“市場部”等。二級分類：按文件類型劃分，如“公文類”“合同類”“會議類”“項目類”“制度類”等。三級分類：按年份或項目劃分，如“2024年”“項目（2023-2024）”等。示例：辦公室2024年公文類文件分類為“辦公室-公文類-2024年”。文件編號：采用“部門代號-文件類型代號-年份-流水號”格式，部門代號和文件類型代號可由單位統(tǒng)一制定（如“BG”代表辦公室，“HT”代表合同類）。示例：辦公室2024年第3份公文，編號為“BG-GW-2024-003”。電子文件編號需與紙質(zhì)文件一致，保證線上線下檔案對應(yīng)。（三）文件整理與編目目標(biāo)：規(guī)范文件物理形態(tài)和目錄信息，保障檔案規(guī)范性。操作步驟文件裝訂：紙質(zhì)文件采用“三孔一線”裝訂法，左側(cè)裝訂，保證文件平整、不散頁；超過A4紙規(guī)格的文件需折疊為A4大小，折疊處避開文字和圖表。合同、證件等重要文件需加裝硬質(zhì)檔案盒，單獨存放。填寫備考表：每份案卷需附《備考表》，注明案卷內(nèi)文件數(shù)量、缺損情況、整理人、整理日期、檢查人等信息。示例：“本卷共12份文件，其中第5份文件有輕微折角，已修復(fù)——整理人，2024-03-15——檢查人，2024-03-16”。編制目錄：按“案卷級”和“文件級”兩級編制目錄，案卷級目錄包含檔號、案卷題名、年度、保管期限、份數(shù)、存放位置等信息；文件級目錄細化至每份文件的題名、責(zé)任者、日期、頁碼等。目錄采用Excel或?qū)I(yè)檔案管理系統(tǒng)編制，保證信息準(zhǔn)確、格式統(tǒng)一。（四）文件歸檔與移交目標(biāo)：完成檔案正式入庫，明確交接責(zé)任。操作步驟歸檔審核：整理部門負責(zé)人對整理好的案卷進行審核，重點檢查分類是否準(zhǔn)確、編號是否規(guī)范、文件是否完整、目錄是否與實物一致。審核通過后，在《案卷歸檔審核表》簽字確認。移交登記：整理部門與檔案管理部門（如辦公室檔案室）辦理移交手續(xù)，填寫《檔案移交清單》，詳細記錄檔號、案卷題名、數(shù)量、移交人、接收人、移交日期等信息。雙方核對無誤后，在《檔案移交清單》上簽字蓋章，各執(zhí)一份備查。入庫上架：檔案管理部門按“部門-類別-年份”順序?qū)n案上架存放，粘貼存放標(biāo)簽（標(biāo)注檔號、案卷題名、存放位置等信息），保證定位清晰。（五）檔案保管與維護目標(biāo)：保障檔案實體與信息安全，延長檔案壽命。操作步驟存放環(huán)境管理：檔案庫房需符合“八防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體），溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%。檔案柜采用防腐蝕材質(zhì)，木質(zhì)柜需定期涂刷防蟲漆，金屬柜需避免直接接觸墻面地面。定期檢查維護：檔案管理員每季度對庫房檔案進行抽查，檢查文件有無霉變、蟲蛀、破損等情況，發(fā)覺問題及時處理并記錄。每年對檔案存放環(huán)境（溫濕度、消防設(shè)施、安防設(shè)備等）進行全面檢查，形成《檔案保管檢查記錄表》。電子檔案備份：電子檔案需存儲在專用服務(wù)器或云存儲平臺，定期進行增量備份（每日）和全量備份（每周），備份數(shù)據(jù)異地保存（如總部與分支機構(gòu)互備）。定期對電子檔案進行病毒查殺和格式轉(zhuǎn)換（如舊版格式轉(zhuǎn)換為通用格式），保證長期可讀。（六）檔案利用與借閱目標(biāo)：規(guī)范檔案查詢、借閱流程，保證檔案安全利用。操作步驟利用申請：因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱人信息、部門、借閱檔案名稱及檔號、借閱用途、借閱期限等，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，報檔案管理部門審批。涉密檔案需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱范圍僅限于與工作直接相關(guān)人員。借閱與歸還：檔案管理員核對《檔案借閱申請表》與檔案信息無誤后，辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》（記錄借閱日期、歸還日期、檔案狀態(tài)等）。借閱人需在借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理員檢查檔案是否完好、有無缺失，確認無誤后注銷借閱記錄。復(fù)制與摘錄：因工作需要復(fù)制檔案的，需經(jīng)檔案管理部門審批，由檔案管理員負責(zé)復(fù)印或打印，并在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)印專用章”及檔號，注明“僅供用途，再次無效”。摘錄檔案內(nèi)容需保持原意，不得篡改，摘錄件需經(jīng)檔案管理員核對并簽字確認。（七）檔案鑒定與銷毀目標(biāo)：對失去保存價值的檔案按規(guī)定程序銷毀，優(yōu)化庫藏結(jié)構(gòu)。操作步驟鑒定小組組建：單位成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門負責(zé)人及檔案專家組成，負責(zé)檔案價值鑒定。鑒定與審批：鑒定小組每3-5年對到期檔案進行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“延長保管”“銷毀”三類，填寫《檔案鑒定表》，注明鑒定意見及依據(jù)。對擬銷毀檔案，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉及涉密檔案的需報上級主管部門備案。銷毀與監(jiān)銷：檔案管理部門制定《檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的檔號、案卷題名、數(shù)量、鑒定日期、審批意見等信息。銷毀時需由2名以上人員監(jiān)銷（含檔案管理員和監(jiān)銷人），監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，保證檔案徹底銷毀（如碎紙?zhí)幚恚?，?yán)禁隨意丟棄或出售。三、常用模板與表格示例（一）《文件收集登記表》序號文件名稱形成日期形成部門份數(shù)收集人收集日期備注（如缺損情況）1關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知2024-01-15辦公室5*2024-01-16無2項目合作協(xié)議書2024-02-20市場部2*2024-02-22合同正本1份，副本1份（二）《檔案借閱登記表》借閱日期借閱人部門檔案名稱及檔號借閱用途借閱期限歸還日期檔案狀態(tài)（完好/缺損）經(jīng)辦人2024-03-01*人事部人事部-人事類-2024年-員工花名冊（BG-RS-2024-001）辦理社保3天2024-03-04完好*趙六（三）《檔案銷毀審批表》檔案名稱及檔號數(shù)量保管期限鑒定意見（繼續(xù)保存/銷毀）鑒定小組意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批備注行政部-制度類-2020年-舊版會議制度（BG-ZD-2020-005）1份10年銷毀（已失效）同意銷毀同意無（四）《電子文件歸檔目錄》（Excel示例）檔號文件題名文件類型形成日期責(zé)任者存儲路徑備份狀態(tài)BG-GW-2024-003年度工作總結(jié)報告DOCX2024-12-25辦公室D:\2024-GW-2024-003.docx已備份四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）制度規(guī)范先行，明確責(zé)任邊界單位需制定《行政文件管理辦法》《檔案分類細則》《檔案借閱制度》等配套制度，明確各部門、各崗位的職責(zé)分工（如文件形成部門負責(zé)收集，檔案管理部門負責(zé)整理與保管）。避免“重業(yè)務(wù)、輕檔案”現(xiàn)象，將檔案管理工作納入部門績效考核，保證制度落地。（二）人員培訓(xùn)到位，提升專業(yè)能力定期組織檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括文件分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔流程、檔案保護知識、電子檔案管理系統(tǒng)操作等，培訓(xùn)對象涵蓋各部門文件收集責(zé)任人和檔案管理員。對新入職員工進行檔案管理基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其知曉文件歸檔的基本要求，從源頭規(guī)范文件形成。（三）強化安全意識，嚴(yán)守保密紀(jì)律涉密檔案需單獨存放，設(shè)置專用密碼柜，借閱需經(jīng)“部門負責(zé)人-分管領(lǐng)導(dǎo)-檔案管理員”三級審批，嚴(yán)禁擅自復(fù)制或外傳。檔案庫房安裝監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施和門禁系統(tǒng)，非檔案管理員未經(jīng)許可不得進入庫房，電子檔案存儲服務(wù)器需設(shè)置訪問權(quán)限和操作日志。（四）電子與紙質(zhì)檔案同步管理，避免“重電子、輕紙質(zhì)”電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步歸檔，保證內(nèi)容一致、編號一致，避免因只歸檔電子文件導(dǎo)致紙質(zhì)文件遺失，或只歸檔紙質(zhì)文件導(dǎo)致電子文件無法檢索。定期對電子檔案進行格式遷移（如將DOC格式轉(zhuǎn)換為PDF/A格式），應(yīng)對軟件升級導(dǎo)致的文件讀取問題。（五）定期檢查與復(fù)盤，持續(xù)優(yōu)化流程檔案管理部門每半年組織一次檔案管理自查，重點檢查文件歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，以