綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求分析模板一、引言本模板旨在為綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）的需求分析工作提供標(biāo)準(zhǔn)化指引，幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全面梳理業(yè)務(wù)需求、明確系統(tǒng)功能邊界，保證系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)方向符合組織實(shí)際管理目標(biāo)。模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)構(gòu)等各類組織開展OA系統(tǒng)建設(shè)或升級(jí)前的需求調(diào)研與分析工作，可根據(jù)組織規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜度進(jìn)行靈活調(diào)整。二、系統(tǒng)概述綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是集信息協(xié)同、流程管理、知識(shí)沉淀、行政辦公于一體的數(shù)字化管理平臺(tái)，核心價(jià)值在于通過技術(shù)手段打破信息孤島、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升跨部門協(xié)作效率。典型功能模塊包括：用戶與權(quán)限管理、流程審批（如請(qǐng)假、報(bào)銷、用印等）、文檔管理（公告、制度、合同等）、會(huì)議管理（預(yù)約、紀(jì)要、資源調(diào)度）、日程與任務(wù)協(xié)作、資產(chǎn)管理、移動(dòng)辦公等。系統(tǒng)需支持與現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP、HR系統(tǒng)）的集成，并滿足數(shù)據(jù)安全、易用性、可擴(kuò)展性等非功能要求。三、需求分析實(shí)施步驟（一）前期準(zhǔn)備：明確分析框架與資源保障組建需求分析專項(xiàng)小組核心成員應(yīng)包括：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部）、IT技術(shù)負(fù)責(zé)人、最終用戶代表（如各崗位骨干員工*）、外部顧問（可選）。明確職責(zé)分工：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)梳理本部門業(yè)務(wù)流程與痛點(diǎn)；IT部門負(fù)責(zé)評(píng)估技術(shù)可行性與系統(tǒng)集成需求；用戶代表提供實(shí)際操作場景反饋。制定需求分析計(jì)劃確定調(diào)研范圍（覆蓋部門、業(yè)務(wù)類型）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、調(diào)研方法（訪談、問卷、現(xiàn)場觀察等）及輸出成果清單。準(zhǔn)備調(diào)研工具：如訪談提綱模板、需求調(diào)研問卷、業(yè)務(wù)流程圖繪制工具（Visio、ProcessOn等）。（二）需求調(diào)研：多渠道收集業(yè)務(wù)訴求深度訪談針對(duì)各部門負(fù)責(zé)人及關(guān)鍵崗位員工，圍繞“當(dāng)前辦公痛點(diǎn)”“期望系統(tǒng)解決的核心問題”“必備功能與可選功能”等主題展開訪談。示例問題：“現(xiàn)有報(bào)銷流程中，哪個(gè)環(huán)節(jié)耗時(shí)最長？希望系統(tǒng)如何優(yōu)化？”“跨部門協(xié)作時(shí)，信息同步存在哪些障礙？是否需要即時(shí)通訊或任務(wù)提醒功能？”問卷調(diào)查面向全體員工發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)化問卷，收集普遍性需求（如移動(dòng)辦公支持度、常用審批類型、文檔管理偏好等）。問卷設(shè)計(jì)需兼顧覆蓋面與針對(duì)性，避免開放性問題過多導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)分析困難?，F(xiàn)場觀察與流程梳理跟隨員工實(shí)際辦公場景（如合同審批、會(huì)議組織），觀察現(xiàn)有工作流程中的節(jié)點(diǎn)、表單、審批規(guī)則及人工操作環(huán)節(jié)，繪制“as-is”（現(xiàn)狀）業(yè)務(wù)流程圖。示例：梳理“合同審批”現(xiàn)狀流程，明確發(fā)起部門、需提交的材料、各審批節(jié)點(diǎn)（法務(wù)審核、財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理審批）、耗時(shí)及異常處理方式（如審批駁回后的修改流程）。（三）需求分析與優(yōu)先級(jí)排序需求分類與建模將收集的需求分為“功能需求”與“非功能需求”兩大類：功能需求：描述系統(tǒng)“做什么”（如“支持移動(dòng)端審批，可查看附件并電子簽名”）。非功能需求：描述系統(tǒng)“做得怎么樣”（如“系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間≤3秒”“支持10萬用戶并發(fā)訪問”“數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)”）。通過用例圖、用戶故事、流程圖等工具對(duì)需求進(jìn)行建模，明確需求主體（角色）、觸發(fā)條件、操作步驟及預(yù)期結(jié)果。需求優(yōu)先級(jí)排序采用MoSCoW法則對(duì)需求分級(jí)，保證核心資源優(yōu)先滿足高優(yōu)先級(jí)需求：Must（必須有）：支撐核心業(yè)務(wù)運(yùn)行的基礎(chǔ)功能（如用戶登錄、基礎(chǔ)審批流程）。Should（應(yīng)該有）：提升效率的重要功能（如流程自定義、文檔版本管理）。Could（可以有）：優(yōu)化體驗(yàn)的輔助功能（如會(huì)議紀(jì)要自動(dòng)、日程智能提醒）。Won（這次不會(huì)有）：本次迭代暫不實(shí)現(xiàn)的需求（可納入后續(xù)版本規(guī)劃）。（四）需求規(guī)格說明書編制將分析確認(rèn)的需求結(jié)構(gòu)化整理成《綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求規(guī)格說明書》，主要章節(jié)包括：引言（目的、范圍、術(shù)語定義）總體描述（系統(tǒng)目標(biāo)、用戶特征、運(yùn)行環(huán)境）功能需求（分模塊詳細(xì)描述，如“流程審批模塊”需說明支持的流程類型、表單字段、審批規(guī)則、流轉(zhuǎn)邏輯等）非功能需求（功能、安全、易用性、兼容性等指標(biāo)）接口需求（與外部系統(tǒng)對(duì)接的方式、數(shù)據(jù)格式、頻率）數(shù)據(jù)需求（數(shù)據(jù)模型、存儲(chǔ)要求、備份策略）（五）需求評(píng)審與確認(rèn)內(nèi)部評(píng)審：由需求分析小組、技術(shù)團(tuán)隊(duì)、測(cè)試團(tuán)隊(duì)共同評(píng)審說明書，檢查需求完整性、一致性、可實(shí)現(xiàn)性。用戶評(píng)審：組織各部門負(fù)責(zé)人及用戶代表召開評(píng)審會(huì)，確認(rèn)需求是否符合實(shí)際業(yè)務(wù)場景，收集修改意見并迭代完善。需求基線化：評(píng)審?fù)ㄟ^后，需求規(guī)格說明書需經(jīng)甲乙雙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，作為后續(xù)開發(fā)、測(cè)試、驗(yàn)收的依據(jù)。四、需求規(guī)格模板表格（一）功能需求清單表需求模塊需求編號(hào)需求名稱需求描述輸入/輸出優(yōu)先級(jí)關(guān)聯(lián)角色驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)流程審批FP-001請(qǐng)假申請(qǐng)審批流程員工在線提交請(qǐng)假申請(qǐng)（含類型、時(shí)長、事由），自動(dòng)流轉(zhuǎn)至部門負(fù)責(zé)人及HR審批輸入：請(qǐng)假信息；輸出：審批結(jié)果、假期余額Must員工、部門經(jīng)理1.申請(qǐng)表單必填項(xiàng)校驗(yàn)；2.審批節(jié)點(diǎn)可配置；3.審批完成后自動(dòng)更新考勤數(shù)據(jù)文檔管理DM-002公告發(fā)布與管理行政部可發(fā)布系統(tǒng)公告，支持置頂、定時(shí)發(fā)布，員工按權(quán)限查看輸入：公告標(biāo)題、內(nèi)容、發(fā)布范圍；輸出：公告列表Should全體員工1.公告發(fā)布后10分鐘內(nèi)生效；2.超級(jí)管理員可編輯/刪除所有公告；3.員工可查看已讀/未讀狀態(tài)會(huì)議管理MM-003會(huì)議室預(yù)約員工可查看會(huì)議室占用情況，在線提交預(yù)約申請(qǐng)，自動(dòng)沖突檢測(cè)輸入：會(huì)議室、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)；輸出：預(yù)約結(jié)果Could員工、行政助理1.日歷視圖實(shí)時(shí)顯示會(huì)議室狀態(tài)；2.預(yù)約成功后發(fā)送提醒郵件；3.支持取消預(yù)約（需提前2小時(shí)）（二）非功能需求表需求類型具體指標(biāo)測(cè)試方法功能需求并發(fā)用戶數(shù)≥10000，頁面平均響應(yīng)時(shí)間≤2秒，peak時(shí)段（如月初報(bào)銷）響應(yīng)時(shí)間≤5秒壓力測(cè)試（使用JMeter模擬并發(fā)場景），監(jiān)測(cè)服務(wù)器CPU、內(nèi)存占用率安全需求用戶密碼加密存儲(chǔ)（SHA-256），關(guān)鍵操作（如審批、刪除文檔）留痕，支持IP白名單滲透測(cè)試（模擬SQL注入、跨站攻擊），審計(jì)日志查詢功能驗(yàn)證易用性需求新用戶通過5分鐘引導(dǎo)即可完成核心操作，界面符合《GB/T28539-2012信息技術(shù)用戶界面設(shè)計(jì)指南》用戶可用性測(cè)試（觀察10名用戶完成指定任務(wù)的操作路徑與耗時(shí)），收集滿意度反饋兼容性需求支持主流瀏覽器（Chrome、Firefox、Edge最新版），適配Windows10/11、macOS系統(tǒng)多環(huán)境測(cè)試（不同操作系統(tǒng)、瀏覽器下運(yùn)行核心功能，驗(yàn)證兼容性）（三）用戶角色與權(quán)限表角色名稱角色描述權(quán)限列表（功能權(quán)限+數(shù)據(jù)權(quán)限）系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)配置、用戶管理、權(quán)限分配功能：用戶增刪改、角色權(quán)限配置、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、日志審計(jì)；數(shù)據(jù)：可查看所有部門數(shù)據(jù)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門審批流程管理功能：審批本部門申請(qǐng)、查看本部門流程統(tǒng)計(jì)報(bào)表；數(shù)據(jù)：僅可查看本部門員工提交的申請(qǐng)及相關(guān)文檔普通員工系統(tǒng)主要使用者功能：發(fā)起申請(qǐng)、查看待辦/已辦、查閱公告/文檔、預(yù)約會(huì)議室；數(shù)據(jù)：僅可查看/編輯本人提交的內(nèi)容HR專員負(fù)責(zé)考勤、假期管理功能：管理員工考勤規(guī)則、審批假期申請(qǐng)、考勤報(bào)表；數(shù)據(jù)：可查看全體員工考勤與假期數(shù)據(jù)（四）業(yè)務(wù)流程需求表（以“合同審批”為例）流程名稱涉及部門/角色流程步驟觸發(fā)條件審批規(guī)則系統(tǒng)支持要求合同審批業(yè)務(wù)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理1.業(yè)務(wù)部發(fā)起合同申請(qǐng)（合同文本、填寫基本信息）；2.法務(wù)部審核條款合規(guī)性；3.財(cái)務(wù)部審核金額與付款方式；4.總經(jīng)理最終審批合同金額≥1萬元或涉及重要合作方法務(wù)審核不通過退回業(yè)務(wù)部修改；財(cái)務(wù)審核超時(shí)（2個(gè)工作日）自動(dòng)提醒1.支持合同模板庫調(diào)用；2.審批意見必填；3.審批完成后自動(dòng)歸檔至文檔中心并合同編號(hào)五、需求分析關(guān)鍵把控點(diǎn)（一）需求變更管理建立需求變更控制流程：任何需求變更需提交《需求變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、影響范圍（如開發(fā)工作量、測(cè)試范圍、進(jìn)度計(jì)劃），經(jīng)評(píng)審小組評(píng)估后決定是否執(zhí)行。避免頻繁變更：對(duì)“Should”“Could”級(jí)別需求，可納入后續(xù)迭代版本，保證核心需求范圍穩(wěn)定。（二）用戶深度參與邀請(qǐng)最終用戶參與原型驗(yàn)證：在需求規(guī)格說明書編制后，通過低保真/高保真原型讓用戶體驗(yàn)核心操作流程，及時(shí)調(diào)整不符合實(shí)際使用習(xí)慣的設(shè)計(jì)（如表單字段冗余、審批節(jié)點(diǎn)過多）。（三）需求的可測(cè)試性每條功能需求需對(duì)應(yīng)明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，避免模糊描述（如“系統(tǒng)應(yīng)高效”），應(yīng)量化為“系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間≤3秒”等可驗(yàn)證的指標(biāo)。（四）現(xiàn)有系統(tǒng)兼容性梳理組織現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP、HR系統(tǒng)、財(cái)務(wù)軟件）的數(shù)據(jù)接口，明確OA系統(tǒng)需對(duì)接的系統(tǒng)名稱、對(duì)接方式（API、數(shù)據(jù)庫直連等）、數(shù)據(jù)交互頻率與格式，避免因接口問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)孤島。（五）數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)敏感數(shù)據(jù)（如員工薪資、合同金額）需加密存儲(chǔ)，訪問權(quán)限嚴(yán)格控制，符合《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》等法規(guī)要求；明確數(shù)據(jù)備份策略（如每日增量備份+每周全量備份），保證數(shù)據(jù)可恢復(fù)。六、附錄：術(shù)語表術(shù)語定義OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OfficeAutomationSystem），利用技術(shù)手