法律合同審核及檔案管理工具模板一、適用范圍與核心價值本工具模板適用于企業(yè)法務(wù)部門、律師事務(wù)所、事業(yè)單位法務(wù)崗等場景，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范合同審核全環(huán)節(jié)，實現(xiàn)合同檔案的系統(tǒng)化、可追溯管理。其核心價值在于：降低合同法律風(fēng)險，統(tǒng)一審核標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理效率，為后續(xù)糾紛處理、合規(guī)審計提供可靠依據(jù)。二、合同審核全流程操作指引（一）合同接收與初步審查接收登記：收到合同文本（含電子版/紙質(zhì)版）后，立即在《合同收文登記表》中記錄合同名稱、提交部門/人員、提交日期、合同類型（如買賣、租賃、服務(wù)、勞動合同等）及份數(shù)，同步唯一受理編號（如“HT-2024–001”）。形式審查：檢查合同文本是否完整，包括但不限于封面、附件、簽署頁等；核對合同份數(shù)是否與登記一致；確認(rèn)合同是否加蓋對方公章或合同專用章（自然人合同需簽字按手?。??；A(chǔ)信息核對：初步審核合同主體名稱、合同編號、簽署日期等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確無誤，是否存在明顯涂改（若有涂改需對方加蓋印章確認(rèn)）。（二）合同主體資格審查法人/其他組織主體審查：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“裁判文書網(wǎng)”等公開渠道，查詢對方是否為合法存續(xù)的法人/組織，核實其營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人/負(fù)責(zé)人信息；檢查對方是否具備簽訂本合同的資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)需許可證、食品經(jīng)營需食品經(jīng)營許可證等）；若涉及分支機構(gòu)簽約，需確認(rèn)其已取得總公司合法授權(quán)（提供授權(quán)委托書原件）。自然人主體審查：核對自然人身份證信息，確認(rèn)其具有完全民事行為能力（若為限制民事行為能力人，需法定代理人代理簽約）；涉及特殊職業(yè)（如醫(yī)生、教師、公務(wù)員等）的，需確認(rèn)其簽約行為不違反職業(yè)限制規(guī)定。關(guān)聯(lián)方審查：若合同相對方為企業(yè)關(guān)聯(lián)方，需履行內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易審批程序，保證定價公允、程序合規(guī)。（三）合同內(nèi)容條款逐項審核核心條款完整性審查：保證合同包含《民法典》規(guī)定的必備條款，如：標(biāo)的物（或服務(wù)內(nèi)容）名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等具體信息；價款或報酬、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付期限、賬戶信息；履行期限、地點、方式；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需明確國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；違約責(zé)任（需明確違約情形、違約金計算方式或損失賠償范圍）；爭議解決方式（仲裁/訴訟，明確管轄機構(gòu)/法院）；合同生效條件（如簽字蓋章后生效、附條件生效等）。條款合規(guī)性審查：檢查條款是否違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定（如“霸王條款”“格式條款未顯著提示”等）；保證知識產(chǎn)權(quán)條款（如保密義務(wù)、專利歸屬、商標(biāo)使用等）明確無歧義；審核不可抗力條款是否合理界定范圍及免責(zé)情形。商業(yè)條款合理性審查：結(jié)合市場行情及企業(yè)成本，評估價款、支付周期是否合理；檢查履約期限是否與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃匹配；確認(rèn)驗收標(biāo)準(zhǔn)是否可操作（避免“合格”“滿意”等模糊表述）。（四）風(fēng)險排查與修訂風(fēng)險識別：針對審核中發(fā)覺的問題，分類標(biāo)注法律風(fēng)險（如條款無效風(fēng)險）、商業(yè)風(fēng)險（如對方履約能力不足）、操作風(fēng)險（如流程缺失），形成《合同風(fēng)險清單》。修訂溝通：將《合同風(fēng)險清單》反饋至提交部門/人員，要求對方針對高風(fēng)險條款進(jìn)行修改；對需內(nèi)部協(xié)調(diào)的條款（如定價、審批權(quán)限），組織業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門共同商議修訂方案。修訂復(fù)核：對方反饋修訂版本后，重點核查高風(fēng)險條款是否整改到位，新增條款是否存在新風(fēng)險，保證修訂后合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理。（五）審核意見出具分級審核：根據(jù)合同金額、風(fēng)險等級（如高風(fēng)險合同金額≥100萬元，中風(fēng)險≥50萬元，低風(fēng)險＜50萬元），由法務(wù)專員→法務(wù)主管→法務(wù)總監(jiān)/總法律顧問分級審核。意見出具：審核通過后，出具《合同審核意見表》，明確審核結(jié)論（如“同意簽署”“修改后簽署”），并說明審核依據(jù)（如“依據(jù)《民法典》第577條，補充違約責(zé)任條款”）；審核不通過的，需列明具體理由及修改建議，退回提交部門。意見簽批：《合同審核意見表》需經(jīng)審核人簽字確認(rèn)，涉及重大風(fēng)險或高層審批的，按企業(yè)權(quán)限流程報批。（六）合同簽署與歸檔銜接簽署跟進(jìn)：審核通過后，督促提交部門按《合同審核意見表》完成簽署，保證雙方簽字蓋章真實、完整（騎縫章、公章與合同名稱一致）；簽署完成后，收回合同原件（至少2份，企業(yè)留存1份，對方1份）。歸檔交接：簽署后3個工作日內(nèi)，由提交部門將合同原件、附件、《合同審核意見表》《合同收文登記表》等材料移交檔案管理員，辦理《檔案交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。三、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)范（一）合同檔案分類與編號分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“合同類型+年度+流水號”分類法，如：買賣合同：MT-2024-001（MT為買賣合同拼音首字母，2024為年份，001為流水號）；服務(wù)合同：FW-2024-005；勞動合同：LD-2024-101（LD為勞動合同拼音首字母）。子類細(xì)分：同一類型合同可按項目名稱/部門進(jìn)一步細(xì)分，如“MT-2024-項目-001”“FW-市場部-2024-002”。（二）檔案整理與裝訂材料排序：檔案材料按以下順序排列：合同封面→合同→附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單）→《合同審核意見表》→《合同收文登記表》→簽署頁（若有單獨簽署頁）。裝訂要求：紙質(zhì)檔案采用左側(cè)膠裝，保證材料不散頁；超過A4紙規(guī)格的附件（如圖紙）需折疊為A4尺寸，折疊處避免遮擋關(guān)鍵信息；電子檔案掃描為PDF格式，分辨率不低于300DPI，保證文字清晰可辨。（三）檔案存儲與保管存儲方式：紙質(zhì)檔案：存入專用檔案柜，按分類編號順序存放，檔案柜張貼《檔案存放目錄》（含編號、合同名稱、存放位置）；電子檔案：存儲于企業(yè)加密服務(wù)器或指定云盤，設(shè)置訪問權(quán)限（僅檔案管理員、法務(wù)負(fù)責(zé)人可查閱），定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。保管環(huán)境：紙質(zhì)檔案存放庫房需防火、防潮、防蟲、防鼠，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案遠(yuǎn)離磁場、強輻射環(huán)境。（四）檔案查閱與借閱查閱權(quán)限：僅合同履行部門、法務(wù)部門、審計部門因工作需要可查閱，外部單位查閱需經(jīng)法務(wù)負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并出示單位介紹信及身份證明。借閱流程：填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱人、借閱事由、借閱期限（最長不超過15個工作日）、檔案編號；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理員辦理借閱登記；借閱檔案需妥善保管，不得涂改、拆散、轉(zhuǎn)借；歸還時，檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后銷記借閱記錄。（五）檔案保管期限與銷毀保管期限：根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及合同類型確定，如：買賣合同、服務(wù)合同：保管期限至合同履行完畢后10年；勞動合同：保管期限至勞動關(guān)系解除/終止后50年；涉及訴訟、仲裁的合同：保管期限至案件終結(jié)后20年。銷毀流程：檔案管理員對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，形成《檔案銷毀清單》；經(jīng)法務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上共同監(jiān)銷（含檔案管理員、審計人員）；銷毀過程中需拍照記錄，銷毀后《檔案銷毀清單》及照片存檔備查。四、常用工具模板與示例模板1：合同收文登記表序號合同名稱提交部門/人員提交日期合同類型份數(shù)受理編號經(jīng)辦人1設(shè)備采購合同采購部*經(jīng)理2024-03-01買賣合同3份HT-2024-001張*2市場推廣服務(wù)合同市場部*主管2024-03-02服務(wù)合同2份HT-2024-002李*模板2：合同審核意見表合同名稱設(shè)備采購合同合同編號設(shè)采2024-001提交部門采購部提交日期2024-03-01審核環(huán)節(jié)□接收登記□主體資格審查□內(nèi)容條款審核□風(fēng)險排查□審核意見審核要點1.標(biāo)的物規(guī)格型號與采購清單一致；2.價款含13%增值稅；3.質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)為國標(biāo)GB/T19001-2016；4.違約金比例為合同總額的10%。審核意見□同意簽署□修改后簽署□不通過（請注明理由）修改建議1.補充“設(shè)備質(zhì)保期自驗收合格之日起2年”；2.明確爭議解決方式為“提交合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”。審核人王*（法務(wù)專員）審核日期2024-03-03復(fù)核人趙*（法務(wù)主管）復(fù)核日期2024-03-04模板3：合同檔案目錄檔案編號合同名稱簽約方簽署日期保管期限存放位置（柜號-層號）備注MT-2024-001設(shè)備采購合同A公司、B公司2024-03-0510年01-03-05含技術(shù)協(xié)議1份FW-2024-002市場推廣服務(wù)合同C公司、D公司2024-03-1010年02-01-12含報價單2份模板4：合同檔案借閱申請表借閱人劉*（財務(wù)部）所在部門財務(wù)部借閱事由申請支付設(shè)備采購合同尾款，需核對合同條款檔案編號MT-2024-001合同名稱設(shè)備采購合同借閱期限2024-03-15至2024-03-20（5個工作日）部門負(fù)責(zé)人意見同意簽字：陳*日期：2024-03-14法務(wù)負(fù)責(zé)人意見同意簽字：趙*日期：2024-03-14歸還確認(rèn)檔案完整，無涂改簽字：王*（檔案管理員）日期：2024-03-20五、關(guān)鍵風(fēng)險點與實操建議（一）合同審核常見風(fēng)險條款遺漏：必備條款（如違約責(zé)任、爭議解決）缺失，導(dǎo)致糾紛時無據(jù)可依。建議制定《合同條款審查清單》，逐項核對，避免遺漏。主體不適格：對方無簽約資質(zhì)或超越權(quán)限簽約，導(dǎo)致合同無效。需嚴(yán)格審查營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書，必要時要求對方提供近期資信證明。條款模糊：如“質(zhì)量合格”“滿意交付”等表述，易引發(fā)履約爭議。需將條款量化（如“設(shè)備運行噪音≤70分貝”“驗收通過率≥95%”）。（二）檔案管理風(fēng)險防控信息泄露：合同檔案包含商業(yè)秘密，需嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，電子檔案加密存儲，紙質(zhì)檔案柜上鎖。歸檔不及時：合同簽署后未及時移交檔案，導(dǎo)致材料丟失。明確“簽署后3個工作日內(nèi)歸檔