內(nèi)部溝通協(xié)作工具平臺使用手冊前言為提升團隊溝通效率、規(guī)范協(xié)作流程，特制定本手冊。本手冊旨在幫助員工快速掌握內(nèi)部溝通協(xié)作工具平臺的核心功能，適用于日常工作中的信息同步、項目管理、任務(wù)分配等場景，保證團隊協(xié)作高效、有序進行。請各部門員工仔細閱讀并遵照執(zhí)行。一、平臺價值與應(yīng)用場景本平臺整合了即時溝通、任務(wù)管理、文件共享、日程安排等功能，可滿足以下典型工作場景需求：1.日常辦公溝通跨部門信息同步：如市場部與產(chǎn)品部同步活動需求，避免信息傳遞誤差。緊急事務(wù)通知：通過群聊或功能快速觸達相關(guān)人員，保證重要信息及時傳達。非正式討論：項目組內(nèi)部快速溝通細節(jié)，減少會議頻次。2.項目協(xié)作管理項目進度跟蹤：創(chuàng)建項目任務(wù)池，分配負責人與截止日期，實時更新任務(wù)狀態(tài)。文件協(xié)同編輯：多人在線編輯項目文檔，自動保存版本記錄，避免文件混亂。跨團隊資源協(xié)調(diào)：如技術(shù)部與設(shè)計部共享設(shè)計稿，同步修改意見。3.任務(wù)與日程管理個人任務(wù)優(yōu)先級排序：將待辦事項錄入系統(tǒng)，設(shè)置提醒，避免遺漏。團隊日程共享：查看同事會議安排，避免時間沖突；同步項目關(guān)鍵節(jié)點。4.信息沉淀與知識共享歷史記錄查詢：檢索過往溝通記錄、文件版本，快速定位信息。部門知識庫搭建：分類歸檔工作文檔、模板，形成團隊共享資源庫。二、分步驟操作指南（一）平臺登錄與初始配置登錄賬號訪問企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)址（或通過企業(yè)/釘釘?shù)热肟冢?，使用工號與初始密碼登錄（初始密碼由管理員重置，首次登錄需修改）。若忘記密碼，“忘記密碼”，通過預(yù)留手機號驗證后重置。個人信息設(shè)置登錄后右上角頭像進入“個人中心”，完善姓名、部門、職位等信息，頭像（建議使用職業(yè)照）。在“通知設(shè)置”中選擇消息接收方式（如系統(tǒng)消息、郵件提醒、App推送），避免重要信息遺漏。加入團隊/項目若管理員已邀請，“消息”中的“團隊邀請”確認加入；若需主動加入，在“工作臺”搜索團隊名稱或項目代碼，申請后等待負責人審批。（二）核心功能操作詳解1.即時溝通：發(fā)起聊天與文件傳輸單聊/群聊：“消息”模塊，右上角“+”選擇“發(fā)起單聊”或“創(chuàng)建群聊”，輸入同事姓名或部門名稱，添加成員后開始溝通。群聊支持設(shè)置“群管理員”，可修改群名稱、公告，或邀請/移除成員。發(fā)送文件：聊天窗口“??”按鈕，選擇本地文件（支持Word、Excel、PPT、圖片等格式，單個文件不超過50MB）。文件后，對方可直接在線預(yù)覽或，系統(tǒng)自動記錄文件版本。2.任務(wù)管理：創(chuàng)建與跟蹤項目任務(wù)創(chuàng)建任務(wù)：進入“任務(wù)”模塊，“新建任務(wù)”，填寫任務(wù)名稱、描述、優(yōu)先級（高/中/低）、截止日期。在“負責人”處分配執(zhí)行人（可單人或多人均攤），在“關(guān)聯(lián)項目”中選擇對應(yīng)項目分類。任務(wù)跟蹤：任務(wù)列表默認按“截止日期”排序，任務(wù)可查看詳情，包括進度（未開始/進行中/已完成）、評論、附件等。執(zhí)行人更新任務(wù)狀態(tài)（如標記“已完成”），負責人將收到系統(tǒng)通知。3.文件共享：協(xié)同編輯與版本管理文件至共享空間：在“文件”模塊選擇對應(yīng)團隊或項目文件夾，“”添加文件，支持批量。時可設(shè)置“文件權(quán)限”（如僅自己可見、團隊可見、指定人可見）。協(xié)同編輯：對于Word、Excel等文檔，文件名右側(cè)“協(xié)作”按鈕，選擇“在線編輯”，多人可同時操作，修改內(nèi)容實時同步。系統(tǒng)自動版本號（如V1.0、V2.0），“歷史版本”可查看或恢復(fù)任意版本內(nèi)容。4.日程安排：創(chuàng)建會議與共享日程創(chuàng)建日程：進入“日程”模塊，“新建日程”，填寫主題、時間、地點（線上會議需輸入會議/ID）、參會人員?？稍O(shè)置“重復(fù)周期”（如每天、每周）和“提前提醒時間”（如提前15分鐘）。共享與同步：個人日程默認僅自己可見，“共享”后可向同事開放查看權(quán)限；支持將日程同步至個人日歷（如Outlook、手機系統(tǒng)日歷），方便跨平臺查看。三、常用模板與表格模板1：項目任務(wù)分配表任務(wù)名稱任務(wù)描述負責人協(xié)助人優(yōu)先級截止日期狀態(tài)備注需求文檔撰寫完成Q3產(chǎn)品需求初稿**高2023-10-15進行中需技術(shù)部確認UI設(shè)計稿輸出首頁及核心頁面視覺設(shè)計*-中2023-10-20未開始參考競品分析模板2：會議紀要模板會議主題會議時間會議地點（線上/線下）參會人員主持人記錄人Q3產(chǎn)品規(guī)劃討論2023-10-1014:00線上會議室A、、、趙六**討論議題與決議：議題：確定Q3產(chǎn)品核心功能優(yōu)先級決議：需求A（高）、需求B（中）、需求C（低），由*于10月12日前輸出排期計劃。議題：設(shè)計稿交付時間決議：*需在10月20日前完成初稿，10月25日前完成修改稿。行動項：行動內(nèi)容負責人截止日期完成情況輸出Q3排期計劃*2023-10-12-完成設(shè)計初稿*2023-10-20-模板3：文件共享權(quán)限申請表文件名稱文件大小申請理由申請人需共享人員/部門申請時間審批人審批狀態(tài)年度總結(jié)報告15MB需提交總部審核*趙六總部財務(wù)部2023-10-11*錢七待審批四、使用建議與注意事項1.賬號與安全規(guī)范妥善保管賬號密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用；定期更換密碼，避免使用簡單密碼（如56）。離職或崗位調(diào)動時，需及時在“個人中心”更新部門信息，并聯(lián)系管理員移交權(quán)限。2.溝通效率與禮儀即時溝通時，避免發(fā)送與工作無關(guān)的內(nèi)容，群聊發(fā)言需簡潔明了，重要信息建議相關(guān)人員或使用“加急”標識。非工作時間緊急溝通時，可先電話告知，再補充文字說明，避免打擾同事休息。3.文件與任務(wù)管理文件命名需規(guī)范（如“項目名_文件類型_日期_版本號”，如“Q3產(chǎn)品_需求文檔_20231010_V1.0”），方便檢索。任務(wù)分配時需明確負責人與協(xié)助人，避免責任不清；任務(wù)完成后及時更新狀態(tài)，保證項目進度透明。4.隱私與信息保密不得通過平臺傳播敏感信息（如公司未公開數(shù)據(jù)、客戶隱私等）；涉及機密文件的共享需設(shè)置“僅指定人可見”權(quán)限。外部人員加入群聊或項目需經(jīng)部門負責人審批，避免信息泄露風險。5.系統(tǒng)維護與反饋如遇平臺登錄異常、功能故障等問題，可截圖保存并聯(lián)系IT支持（通過平臺“幫助中心”提交工單）。歡迎員工提出功能優(yōu)化建議，通過“意見反饋”模塊提交，